公司行政部文件管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司行政部文件管理，確保文件的規(guī)范性、準(zhǔn)確性和有效性，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司行政部所涉及的各類文件，包括但不限于行政公文、通知、報告、會議紀(jì)要、規(guī)章制度、合同協(xié)議等。（三）文件管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司行政部負(fù)責(zé)對各類文件進(jìn)行統(tǒng)一的歸口管理，確保文件管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.分級負(fù)責(zé)原則：根據(jù)文件的性質(zhì)和重要程度，明確各級人員在文件管理中的職責(zé)，做到分級負(fù)責(zé)，責(zé)任到人。3.及時準(zhǔn)確原則：文件的起草、審核、發(fā)布、歸檔等環(huán)節(jié)要做到及時、準(zhǔn)確，確保文件內(nèi)容的真實性和有效性。4.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司的保密制度，確保文件的安全和保密。二、文件分類與編號（一）文件分類1.行政公文類：包括公司發(fā)布的各類行政公文，如決定、通知、通報、報告、請示、批復(fù)等。2.規(guī)章制度類：公司制定的各項規(guī)章制度、管理辦法、操作流程等。3.會議文件類：公司各類會議形成的會議紀(jì)要、決議、報告等。4.合同協(xié)議類：公司簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等。5.其他文件類：除上述四類文件以外的其他文件，如工作計劃、總結(jié)、報表、信函等。（二）文件編號1.文件編號由文件類別代碼、年份代碼、順序號組成。2.文件類別代碼：行政公文類用“XG”表示，規(guī)章制度類用“GZ”表示，會議文件類用“HY”表示，合同協(xié)議類用“HT”表示，其他文件類用“QT”表示。3.年份代碼：用公元紀(jì)年的后兩位數(shù)字表示，如“23”表示2023年。4.順序號：按照文件生成的先后順序依次編號，位數(shù)不限。5.示例：XG23001表示2023年第1號行政公文。三、文件起草（一）起草職責(zé)1.根據(jù)工作需要，由相關(guān)部門或人員負(fù)責(zé)文件的起草工作。2.起草人員應(yīng)熟悉公司的政策法規(guī)、業(yè)務(wù)流程和實際情況，確保文件內(nèi)容符合公司要求。（二）起草要求1.文件內(nèi)容應(yīng)主題明確、條理清晰、語言簡潔、用詞準(zhǔn)確。2.涉及多個部門的文件，起草部門應(yīng)主動與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，征求意見，確保文件的可行性和可操作性。3.文件格式應(yīng)符合公司規(guī)定的格式要求，包括字體、字號、行距、頁邊距等。四、文件審核（一）審核職責(zé)1.文件起草完成后，應(yīng)提交給相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或指定人員進(jìn)行審核。2.審核人員應(yīng)認(rèn)真審查文件內(nèi)容的合法性、合規(guī)性、準(zhǔn)確性和完整性，提出審核意見。（二）審核內(nèi)容1.文件是否符合國家法律法規(guī)和公司政策要求。2.文件內(nèi)容是否準(zhǔn)確反映工作實際情況，是否具有可操作性。3.文件格式是否符合公司規(guī)定要求。4.文件中涉及的部門職責(zé)、工作流程等是否明確。5.文件中是否存在錯別字、語病等問題。（三）審核流程1.起草人員將文件初稿提交給審核人員。2.審核人員在收到文件初稿后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成審核，并將審核意見反饋給起草人員。3.起草人員根據(jù)審核意見對文件進(jìn)行修改完善，再次提交審核，直至審核通過。五、文件批準(zhǔn)（一）批準(zhǔn)職責(zé)1.文件審核通過后，應(yīng)提交給公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行批準(zhǔn)。2.公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容和實際情況，做出批準(zhǔn)或不批準(zhǔn)的決定。（二）批準(zhǔn)權(quán)限1.行政公文類文件，由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。2.規(guī)章制度類文件，根據(jù)其涉及的內(nèi)容和重要程度，由公司總經(jīng)理或相關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.會議文件類文件，由會議主持人或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.合同協(xié)議類文件，按照公司合同管理規(guī)定的審批流程進(jìn)行批準(zhǔn)。5.其他文件類文件，根據(jù)其性質(zhì)和重要程度，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。六、文件發(fā)布（一）發(fā)布方式1.行政公文類文件，通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)發(fā)布，并根據(jù)需要印發(fā)紙質(zhì)文件。2.規(guī)章制度類文件，通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)發(fā)布，并在公司公告欄張貼，同時印發(fā)紙質(zhì)文件供員工查閱。3.會議文件類文件，通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)發(fā)布，并根據(jù)需要印發(fā)紙質(zhì)文件。4.合同協(xié)議類文件，按照公司合同管理規(guī)定的要求進(jìn)行簽訂和存檔，同時根據(jù)需要在公司內(nèi)部進(jìn)行傳達(dá)。5.其他文件類文件，根據(jù)其性質(zhì)和發(fā)布范圍，通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件、紙質(zhì)文件等方式進(jìn)行發(fā)布。（二）發(fā)布范圍1.行政公文類文件，根據(jù)文件內(nèi)容確定發(fā)布范圍，一般為公司全體員工或相關(guān)部門。2.規(guī)章制度類文件，發(fā)布范圍為公司全體員工。3.會議文件類文件，發(fā)布范圍為參會人員及相關(guān)部門。4.合同協(xié)議類文件，發(fā)布范圍為合同協(xié)議涉及的雙方或相關(guān)部門。5.其他文件類文件，根據(jù)文件內(nèi)容確定發(fā)布范圍。七、文件歸檔（一）歸檔職責(zé)1.公司行政部負(fù)責(zé)對各類文件進(jìn)行歸檔管理。2.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門文件的收集、整理和歸檔工作，并定期將歸檔文件移交公司行政部。（二）歸檔范圍1.已發(fā)布的各類行政公文、規(guī)章制度、會議文件、合同協(xié)議等。2.公司內(nèi)部形成的工作計劃、總結(jié)、報表、信函等文件。3.上級部門下發(fā)的與公司相關(guān)的文件、資料等。（三）歸檔要求1.歸檔文件應(yīng)齊全完整、真實有效，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.歸檔文件應(yīng)按照文件類別、時間順序進(jìn)行分類整理，編制歸檔目錄。3.歸檔文件應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行存儲，確保檔案的安全和可查閱性。八、文件借閱（一）借閱申請1.因工作需要借閱文件的人員，應(yīng)填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、編號、借閱時間、借閱用途等信息。2.《文件借閱申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交給公司行政部。（二）借閱審批1.公司行政部對《文件借閱申請表》進(jìn)行審核，根據(jù)文件的保密級別和借閱用途，確定是否批準(zhǔn)借閱。2.對于涉及公司機(jī)密的文件，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。（三）借閱期限1.文件借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱人員應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還借閱文件，如逾期未還，應(yīng)及時向公司行政部說明原因。（四）借閱歸還1.借閱人員歸還文件時，應(yīng)確保文件的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞或丟失，應(yīng)照價賠償。2.公司行政部對歸還的文件進(jìn)行檢查，確認(rèn)無誤后在《文件借閱申請表》上簽字注銷。九、文件保密（一）保密措施1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司的保密制度，對涉及公司機(jī)密的文件進(jìn)行嚴(yán)格保密。2.對文件的起草、審核、發(fā)布、歸檔、借閱等環(huán)節(jié)，采取相應(yīng)的保密措施，防止文件泄露。3.加強(qiáng)對文件管理人員的保密教育，提高保密意識，確保文件管理工作的安全。（二）保密責(zé)任1.文件管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對所管理的文件負(fù)有保密責(zé)任。2.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得擅自復(fù)制、傳播、泄露文件內(nèi)容。3.如發(fā)現(xiàn)文件泄露事件，應(yīng)及時報告公司領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。十、文件銷毀（一）銷毀范圍1.已過期、失效、廢止的文件。2.已完成歷史使命、無保存價值的文件。3.涉及公司機(jī)密且已不再需要的文件。（二）銷毀程序1.由公司行政部定期對需銷毀的文件進(jìn)行清理，編制《文件銷毀清單》。2.《文件銷毀清單》經(jīng)公司行政部負(fù)責(zé)人審核后，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.批準(zhǔn)后的《文件銷毀清單》交專人負(fù)責(zé)銷毀工作，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，確保文件徹底銷毀。4.銷毀記錄應(yīng)保存[X]年，以備查閱。十一、文件信息化管理（一）電子文件管理1.公司行政部負(fù)責(zé)建立電子文件管理系統(tǒng)，對各類電子文件進(jìn)行集中管理。2.電子文件應(yīng)按照與紙質(zhì)文件相同的分類和編號規(guī)則進(jìn)行命名和存儲，確保電子文件與紙質(zhì)文件的一致性。3.加強(qiáng)對電子文件的安全管理，設(shè)置不同的訪問權(quán)限，防止電子文件被非法篡改或刪除。（二）文件檢索與查詢1.建立完善的文件檢索系統(tǒng)，方便員工快速查詢所需文件。2.文件檢索應(yīng)支持按文件類別、編號、標(biāo)題、日期等多種方式進(jìn)行查詢。3.員工查詢文件時，應(yīng)遵守公司的相關(guān)規(guī)定，填寫《文件查詢申請表》，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行查詢。十二、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督職責(zé)公司行政部負(fù)責(zé)對文件管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保文件管理制度的有效執(zhí)行。（二）檢查內(nèi)容1.文件起草、審核、批準(zhǔn)、發(fā)布、歸檔等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定流程。2.文件的格式、內(nèi)容是否符合要求。3.文件的借閱、保密、銷毀等管理措施是否落實到位。4.電子文件管理系統(tǒng)的運(yùn)行情況是否正常。（三）檢查方式1.定期檢查：公司行