公司用印及報銷管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司用印及報銷行為，加強公司印章管理，嚴格控制費用報銷，確保公司各項工作合法、有序開展，保障公司利益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：用印及報銷行為必須符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.審批規(guī)范原則：嚴格執(zhí)行用印及報銷審批流程，未經(jīng)審批不得用印或報銷。3.責(zé)任明確原則：明確用印及報銷各環(huán)節(jié)的責(zé)任人員，確保責(zé)任落實到人。4.風(fēng)險防控原則：有效防范因用印及報銷不當(dāng)引發(fā)的各類風(fēng)險。二、用印管理制度（一）印章種類及保管1.公司公章：由行政部指定專人保管，保管人員須具備高度責(zé)任心，確保公章安全。2.合同專用章：用于簽訂各類合同，由法務(wù)部或相關(guān)業(yè)務(wù)部門指定專人保管。3.財務(wù)專用章：由財務(wù)部指定專人保管，嚴格按照財務(wù)規(guī)定使用。4.法定代表人章：由法定代表人指定專人保管或法定代表人自行保管。5.部門印章：各部門根據(jù)工作需要刻制的印章，由各部門指定專人保管，并報行政部備案。（二）用印審批流程1.常規(guī)用印用印申請人填寫《用印申請表》，詳細注明用印事項、文件名稱、份數(shù)、用印日期等信息。將《用印申請表》提交至部門負責(zé)人審批，部門負責(zé)人需對用印事項的真實性、必要性進行審核，并簽署意見。經(jīng)部門負責(zé)人審批通過后，將申請表提交至相關(guān)審批領(lǐng)導(dǎo)審批。審批領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司規(guī)定及實際情況進行審批。審批通過后，用印申請人將申請表交至印章保管人處，印章保管人核對申請表內(nèi)容與用印文件一致后，方可蓋章。2.重要文件用印對于涉及重大事項、合同協(xié)議等重要文件的用印，除按照常規(guī)用印流程審批外，還需經(jīng)法務(wù)部審核，確保文件內(nèi)容合法合規(guī)。（三）用印要求1.印章保管人應(yīng)嚴格按照審批后的《用印申請表》用印，不得擅自更改用印內(nèi)容或擴大用印范圍。2.用印應(yīng)清晰、端正，確保印跡完整、準(zhǔn)確。3.用印完畢后，印章保管人應(yīng)及時將印章歸位，并對用印情況進行登記，包括用印日期、文件名稱、用印人等信息。（四）禁止用印情況1.未經(jīng)審批的文件、材料不得用印。2.涉及違法違規(guī)、損害公司利益的文件不得用印。3.空白紙張、空白介紹信等不得用印。（五）印章遺失、損壞處理1.如印章遺失，印章保管人應(yīng)立即向行政部報告，并采取必要措施防止印章被冒用。行政部應(yīng)及時向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報，并根據(jù)情況決定是否登報聲明作廢。2.如印章?lián)p壞，印章保管人應(yīng)及時更換新章，并將損壞印章交回行政部妥善保管。三、報銷管理制度（一）報銷范圍1.差旅費：員工因公務(wù)出差發(fā)生的交通、住宿、餐飲等費用。2.業(yè)務(wù)招待費：公司因業(yè)務(wù)需要發(fā)生的招待客戶的費用。3.辦公用品費：公司日常辦公所需的文具、紙張、電腦耗材等費用。4.通訊費：員工因工作需要發(fā)生的手機話費、固定電話費等費用。5.車輛費用：公司車輛的加油費、過路費、保養(yǎng)費、修理費等。6.培訓(xùn)費：員工參加與工作相關(guān)的培訓(xùn)課程所發(fā)生的費用。7.會議費：公司召開會議所發(fā)生的場地租賃、會議資料、餐飲等費用。8.其他費用：經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的其他與工作相關(guān)的合理費用。（二）報銷標(biāo)準(zhǔn)1.差旅費交通費用：根據(jù)職級和實際出差情況，規(guī)定不同的乘坐交通工具標(biāo)準(zhǔn)，如飛機經(jīng)濟艙、高鐵二等座等。住宿費用：按照出差地區(qū)的不同，劃分不同的住宿標(biāo)準(zhǔn)，如一線城市、二線城市等。餐飲補貼：根據(jù)出差天數(shù)和地區(qū)給予相應(yīng)的餐飲補貼。2.業(yè)務(wù)招待費：嚴格控制業(yè)務(wù)招待費支出，根據(jù)招待對象和業(yè)務(wù)性質(zhì)制定不同的標(biāo)準(zhǔn)，并需提前經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.辦公用品費：根據(jù)實際工作需要，合理采購辦公用品，嚴格控制費用支出。4.通訊費：按照員工職級給予不同額度的通訊補貼。5.車輛費用：按照公司車輛管理規(guī)定，合理報銷車輛相關(guān)費用。6.培訓(xùn)費：憑培訓(xùn)發(fā)票及相關(guān)證明報銷，報銷金額不得超過實際發(fā)生費用。7.會議費：憑會議通知、發(fā)票等相關(guān)憑證報銷，確保費用真實合理。（三）報銷流程1.費用發(fā)生：員工在費用發(fā)生后，應(yīng)及時取得合法有效的發(fā)票及相關(guān)憑證，并在發(fā)票背面注明費用明細、發(fā)生日期、用途等信息。2.填寫報銷單：員工根據(jù)費用類型填寫相應(yīng)的《費用報銷單》，詳細注明報銷事項、金額、附件張數(shù)等內(nèi)容，并簽字確認。3.部門負責(zé)人審核：部門負責(zé)人對本部門員工的報銷事項進行審核，核實費用的真實性、合理性及是否符合公司規(guī)定，并簽署意見。4.財務(wù)審核：財務(wù)部對報銷單進行財務(wù)審核，重點審核發(fā)票的真實性、合法性、報銷金額是否符合標(biāo)準(zhǔn)等。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與報銷人溝通并要求補充或更正相關(guān)資料。5.審批領(lǐng)導(dǎo)審批：經(jīng)部門負責(zé)人和財務(wù)審核通過的報銷單，提交至審批領(lǐng)導(dǎo)進行最終審批。審批領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司財務(wù)狀況、業(yè)務(wù)情況等綜合因素進行審批。6.報銷支付：審批通過后，財務(wù)部根據(jù)公司財務(wù)流程進行報銷支付，將款項支付至報銷人指定的銀行賬戶。（四）報銷憑證要求1.報銷憑證必須是合法有效的發(fā)票或財政監(jiān)制的收據(jù)，發(fā)票應(yīng)具備開票日期、購買方名稱、銷售方名稱、商品或服務(wù)名稱、金額、稅率、稅額等完整信息，并加蓋發(fā)票專用章。2.除發(fā)票外，還需提供與報銷事項相關(guān)的其他證明材料，如出差審批單、會議通知、合同協(xié)議等，以證明費用發(fā)生的真實性和合理性。3.報銷憑證應(yīng)保持整潔、完整，不得隨意涂改、挖補。如有錯誤，應(yīng)由開票單位重新開具或在原發(fā)票上更正并加蓋印章。（五）報銷時間規(guī)定1.員工應(yīng)在費用發(fā)生后的規(guī)定時間內(nèi)進行報銷，一般不得超過[X]個工作日。2.對于跨年度的費用報銷，應(yīng)在次年[X]月[X]日前辦理完畢，逾期不予報銷（特殊情況經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)除外）。四、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對公司用印及報銷情況進行審計檢查，重點檢查用印審批流程的執(zhí)行情況、報銷憑證的真實性和合規(guī)性、報銷標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行情況等。（二）違規(guī)處理1.對于違反本制度用印或報銷規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、降職、辭退等。2.如因用印或報銷不當(dāng)給公司造成經(jīng)濟損失的，責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。構(gòu)成犯罪