公司對(duì)外聯(lián)絡(luò)qq軟件管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司員工使用QQ軟件進(jìn)行對(duì)外聯(lián)絡(luò)的行為，確保信息溝通的及時(shí)、準(zhǔn)確、安全，維護(hù)公司形象和利益，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工在工作中使用QQ軟件進(jìn)行對(duì)外聯(lián)絡(luò)的相關(guān)活動(dòng)。3.基本原則（1）遵守國(guó)家法律法規(guī)及互聯(lián)網(wǎng)相關(guān)規(guī)定，不得利用QQ軟件從事違法違規(guī)活動(dòng)。（2）以公司利益為出發(fā)點(diǎn)，確保對(duì)外聯(lián)絡(luò)信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，保守公司機(jī)密。（3）注重溝通效率和質(zhì)量，及時(shí)回復(fù)與工作相關(guān)的信息，不得無故拖延。（4）保持良好的職業(yè)素養(yǎng)和溝通禮儀，樹立公司良好形象。二、QQ賬號(hào)管理1.賬號(hào)申請(qǐng)與使用（1）員工因工作需要申請(qǐng)QQ賬號(hào)的，須填寫《QQ賬號(hào)申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由行政部門統(tǒng)一申請(qǐng)或分配。（2）員工應(yīng)妥善保管自己的QQ賬號(hào)和密碼，不得將賬號(hào)轉(zhuǎn)借他人使用。如因特殊原因需他人臨時(shí)使用的，須經(jīng)賬號(hào)所有者同意，并在使用完畢后及時(shí)修改密碼。（3）禁止使用公司或個(gè)人名義申請(qǐng)多個(gè)QQ賬號(hào)用于對(duì)外聯(lián)絡(luò)，如有特殊情況需要多個(gè)賬號(hào)的，須另行申請(qǐng)并說明原因。2.賬號(hào)安全（1）定期修改QQ賬號(hào)密碼，設(shè)置強(qiáng)度較高的密碼，包含字母、數(shù)字和特殊字符，并避免使用與個(gè)人信息相關(guān)的簡(jiǎn)單密碼。（2）不隨意在不可信的網(wǎng)站或應(yīng)用中登錄QQ賬號(hào)，防止賬號(hào)被盜用。如發(fā)現(xiàn)賬號(hào)異常，應(yīng)立即向行政部門報(bào)告，并采取措施防止信息泄露。（3）安裝可靠的殺毒軟件和防火墻，防范網(wǎng)絡(luò)病毒和惡意軟件攻擊，保障QQ賬號(hào)安全。3.賬號(hào)注銷與交接（1）員工離職或崗位變動(dòng)不再需要使用QQ賬號(hào)時(shí)，應(yīng)及時(shí)將賬號(hào)密碼告知部門負(fù)責(zé)人，由部門負(fù)責(zé)人通知行政部門進(jìn)行注銷處理。（2）員工在離職前，應(yīng)確保將與工作相關(guān)的QQ聯(lián)系人信息、聊天記錄等妥善交接給接任人員或相關(guān)部門。交接過程須進(jìn)行記錄，并由交接雙方簽字確認(rèn)。三、對(duì)外聯(lián)絡(luò)規(guī)范1.身份標(biāo)識(shí)（1）員工使用QQ軟件對(duì)外聯(lián)絡(luò)時(shí)，應(yīng)在個(gè)人資料中明確注明公司名稱、本人姓名及部門信息，以便對(duì)方準(zhǔn)確識(shí)別身份。（2）在聊天窗口的簽名檔中，也應(yīng)簡(jiǎn)要說明自己的工作職責(zé)，方便對(duì)方了解溝通目的。2.溝通內(nèi)容（1）與客戶、合作伙伴等進(jìn)行溝通時(shí)，應(yīng)使用禮貌、規(guī)范的語言，表達(dá)清晰、準(zhǔn)確，避免使用模糊、歧義或容易引起誤解的詞匯。（2）傳達(dá)公司政策、產(chǎn)品信息、業(yè)務(wù)需求等工作內(nèi)容時(shí)，要確保信息的準(zhǔn)確性和一致性，不得擅自更改或歪曲公司規(guī)定。（3）嚴(yán)禁在QQ聊天中發(fā)送與工作無關(guān)的內(nèi)容，如低俗、暴力、反動(dòng)等不良信息，不得傳播未經(jīng)證實(shí)的謠言和虛假信息。3.信息回復(fù)（1）對(duì)于客戶或合作伙伴的咨詢、反饋等信息，應(yīng)及時(shí)回復(fù)，原則上不得超過[X]小時(shí)。如因特殊原因無法及時(shí)回復(fù)的，應(yīng)向?qū)Ψ秸f明情況并約定回復(fù)時(shí)間。（2）回復(fù)信息時(shí)應(yīng)認(rèn)真閱讀對(duì)方的內(nèi)容，針對(duì)性地進(jìn)行回答，避免答非所問。對(duì)于重要信息，應(yīng)進(jìn)行確認(rèn)和記錄，確保準(zhǔn)確傳達(dá)。（3）如涉及多部門協(xié)作的問題，應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)相關(guān)部門共同回復(fù)，不得互相推諉。四、對(duì)外宣傳管理1.宣傳內(nèi)容審核（1）員工使用QQ軟件對(duì)外宣傳公司產(chǎn)品、服務(wù)、活動(dòng)等信息時(shí)，須提前將宣傳內(nèi)容提交給部門負(fù)責(zé)人審核，確保內(nèi)容符合公司宣傳策略和形象。（2）宣傳內(nèi)容應(yīng)客觀真實(shí)，突出公司優(yōu)勢(shì)和特色，不得夸大其詞或虛假宣傳。涉及公司重要信息和數(shù)據(jù)的，須經(jīng)相關(guān)部門核實(shí)和批準(zhǔn)。2.宣傳渠道管理（1）不得在未經(jīng)公司授權(quán)的QQ群、論壇等公共平臺(tái)發(fā)布公司宣傳信息，以免引起不必要的糾紛或負(fù)面反應(yīng)。（2）在公司指定的QQ宣傳渠道發(fā)布信息時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行，確保信息的規(guī)范性和一致性。3.宣傳效果跟蹤（1）負(fù)責(zé)對(duì)外宣傳的員工應(yīng)關(guān)注QQ宣傳信息的反饋情況，及時(shí)收集客戶和合作伙伴的意見和建議。（2）根據(jù)宣傳效果跟蹤情況，對(duì)宣傳內(nèi)容和方式進(jìn)行總結(jié)和分析，為后續(xù)宣傳工作提供參考和改進(jìn)依據(jù)。五、客戶與合作伙伴管理1.客戶添加與維護(hù)（1）員工因工作需要添加客戶QQ賬號(hào)的，應(yīng)提前向部門負(fù)責(zé)人報(bào)備，并說明添加原因和目的。（2）添加客戶后，應(yīng)及時(shí)在QQ備注中注明客戶姓名、公司名稱、聯(lián)系方式等關(guān)鍵信息，以便后續(xù)溝通和管理。（3）定期與客戶進(jìn)行溝通互動(dòng)，維護(hù)良好的客戶關(guān)系。及時(shí)解答客戶疑問，處理客戶投訴，反饋公司相關(guān)信息，提高客戶滿意度。2.合作伙伴溝通與協(xié)作（1）與合作伙伴進(jìn)行QQ溝通時(shí)，應(yīng)明確工作目標(biāo)和職責(zé)，積極協(xié)調(diào)各方資源，推動(dòng)合作項(xiàng)目順利進(jìn)行。（2）對(duì)于合作中出現(xiàn)的問題和分歧，應(yīng)通過友好協(xié)商的方式解決，避免情緒化的表達(dá)和沖突。如無法自行解決，應(yīng)及時(shí)向上級(jí)匯報(bào)，尋求支持和協(xié)調(diào)。（3）定期與合作伙伴進(jìn)行工作進(jìn)展匯報(bào)和總結(jié)，共享信息，增進(jìn)彼此了解和信任，促進(jìn)長(zhǎng)期穩(wěn)定的合作關(guān)系。3.客戶與合作伙伴信息保密（1）嚴(yán)格遵守公司保密制度，對(duì)客戶和合作伙伴的商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等信息予以保密。不得在QQ聊天中泄露涉及對(duì)方利益的敏感信息。（2）未經(jīng)客戶或合作伙伴同意，不得擅自將其QQ賬號(hào)信息、聊天記錄等提供給第三方。六、群組管理1.群組創(chuàng)建與審批（1）因工作需要?jiǎng)?chuàng)建QQ群組的，須填寫《QQ群組申請(qǐng)表》，注明群組名稱、目的、成員范圍、管理員等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由行政部門協(xié)助創(chuàng)建。（2）嚴(yán)禁私自創(chuàng)建與工作無關(guān)的QQ群組，不得利用群組進(jìn)行任何違法違規(guī)或損害公司利益的活動(dòng)。2.群組成員管理（1）群組成員應(yīng)嚴(yán)格遵守群組規(guī)定，不得隨意發(fā)布與工作無關(guān)的信息，不得發(fā)送不良信息或進(jìn)行惡意攻擊等行為。（2）群管理員負(fù)責(zé)群組的日常管理工作，包括審核成員加入申請(qǐng)、維護(hù)群秩序、清理違規(guī)成員等。如發(fā)現(xiàn)群成員有違規(guī)行為，應(yīng)及時(shí)制止并向相關(guān)部門報(bào)告。（3）因工作變動(dòng)等原因不再屬于群組成員范圍的，應(yīng)主動(dòng)退出群組，不得繼續(xù)保留。3.群組信息發(fā)布（1）在群組中發(fā)布的信息應(yīng)與工作相關(guān)，具有實(shí)質(zhì)性價(jià)值。重要信息發(fā)布前，須經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審核，確保準(zhǔn)確無誤。（2）避免在群組中頻繁發(fā)送大量無關(guān)信息，以免影響其他成員正常工作。發(fā)布通知、公告等信息時(shí)，應(yīng)確保所有成員能夠及時(shí)收到并理解。（3）對(duì)于涉及公司機(jī)密或敏感信息的討論，應(yīng)嚴(yán)格控制在必要的范圍內(nèi)，并采取相應(yīng)的保密措施。七、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機(jī)制（1）公司行政部門負(fù)責(zé)對(duì)員工使用QQ軟件進(jìn)行對(duì)外聯(lián)絡(luò)的情況進(jìn)行日常監(jiān)督，定期檢查員工的賬號(hào)使用、溝通記錄、群組管理等情況。（2）各部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門員工的QQ使用行為負(fù)有監(jiān)督責(zé)任，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)提醒和糾正，并向行政部門報(bào)告。（3）鼓勵(lì)員工之間相互監(jiān)督，對(duì)于發(fā)現(xiàn)違反本制度行為的，可向公司相關(guān)部門舉報(bào)，經(jīng)核實(shí)后給予舉報(bào)人適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)。2.考核內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)（1）將員工遵守QQ軟件管理制度的情況納入績(jī)效考核體系，考核內(nèi)容包括賬號(hào)管理、對(duì)外聯(lián)絡(luò)規(guī)范、宣傳管理、客戶與合作伙伴管理、群組管理等方面。（2）具體考核標(biāo)準(zhǔn)如下：賬號(hào)管理方面，如未按規(guī)定申請(qǐng)、保管或注銷賬號(hào)，每次扣[X]分；賬號(hào)被盜用造成公司損失的，視情節(jié)嚴(yán)重程度給予相應(yīng)扣分甚至扣減績(jī)效獎(jiǎng)金。對(duì)外聯(lián)絡(luò)規(guī)范方面，溝通內(nèi)容不規(guī)范、未及時(shí)回復(fù)信息等，每次扣[X]分；因溝通問題給公司造成負(fù)面影響的，加重扣分并追究責(zé)任。宣傳管理方面，宣傳內(nèi)容未經(jīng)審核或存在虛假宣傳等問題，每次扣[X]分；因宣傳不當(dāng)給公司帶來損失的，視情況扣減績(jī)效獎(jiǎng)金?？蛻襞c合作伙伴管理方面，未按規(guī)定添加和維護(hù)客戶信息、泄露客戶或合作伙伴機(jī)密等，每次扣[X]分；客戶滿意度明顯下降或合作伙伴關(guān)系受損的，加重扣分。群組管理方面，私自創(chuàng)建群組、群成員違規(guī)未及時(shí)處理等，每次扣[X]分；因群組管理不善導(dǎo)致公司信息泄露或工作受到影響的，給予相應(yīng)處罰。3.考核結(jié)果應(yīng)用（1）根據(jù)績(jī)效考核結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予表彰和獎(jiǎng)