刃公司公章證件管理制度總則目的為加強(qiáng)公司公章、證件的管理，確保公章、證件的使用規(guī)范、安全，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于刃公司各部門及全體員工。定義1.公章：指公司正式對外使用的印章，包括公司公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章等。2.證件：指公司員工因工作需要持有的各類證書、執(zhí)照、工作證件等。公章管理公章的刻制1.公司公章的刻制由行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)，根據(jù)公司設(shè)立、變更等相關(guān)規(guī)定，辦理刻章手續(xù)。2.刻制公章必須選擇具有公安機(jī)關(guān)指定資質(zhì)的正規(guī)刻章單位，確保公章的質(zhì)量和安全性。3.新刻公章需在公安機(jī)關(guān)備案，并留存印模。公章的保管1.公司公章由行政部指定專人負(fù)責(zé)保管，保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識。2.公章應(yīng)存放在安全可靠的保險(xiǎn)柜或?qū)ｉT的印章保管箱內(nèi)，鑰匙由保管人員妥善保管，不得隨意轉(zhuǎn)交他人。3.如遇保管人員請假、出差等情況，需提前辦理公章交接手續(xù)，由行政部負(fù)責(zé)人指定臨時(shí)保管人員，并做好交接記錄。公章的使用1.使用流程用章申請人填寫《公章使用申請表》，詳細(xì)注明用章事由、用章內(nèi)容、用章時(shí)間等信息，并簽字確認(rèn)。將《公章使用申請表》提交至部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行審批，確保用章事項(xiàng)真實(shí)、合法、合規(guī)。經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過后，《公章使用申請表》提交至行政部負(fù)責(zé)人審批。行政部負(fù)責(zé)人對用章事項(xiàng)進(jìn)行再次審核，重點(diǎn)審查用章的必要性、準(zhǔn)確性和合規(guī)性。行政部負(fù)責(zé)人審批通過后，用章申請人將《公章使用申請表》交至公章保管人員處。公章保管人員根據(jù)審批意見，在用章登記本上進(jìn)行登記，并在用章時(shí)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，確保用章內(nèi)容與申請表一致。用章完畢后，公章保管人員應(yīng)及時(shí)將公章放回保險(xiǎn)柜或保管箱，并在用章登記本上記錄用章時(shí)間、歸還情況等信息。2.使用范圍公司公章主要用于公司對外簽訂合同、協(xié)議、文件等正式文書；向政府部門、相關(guān)單位報(bào)送的重要資料；公司內(nèi)部重要文件的發(fā)布等。合同專用章僅用于公司對外簽訂各類合同。財(cái)務(wù)專用章僅用于公司財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具等相關(guān)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)。3.禁止使用情況未經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)代表批準(zhǔn)，禁止在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋公章。禁止將公章借給其他單位或個(gè)人使用。禁止在與公司業(yè)務(wù)無關(guān)的文件、資料上加蓋公章。公章的停用與銷毀1.因公司名稱變更、機(jī)構(gòu)調(diào)整、印章?lián)p壞等原因，需要停用公章時(shí)，由行政部負(fù)責(zé)填寫《公章停用申請表》，經(jīng)公司法定代表人批準(zhǔn)后，辦理公章停用手續(xù)。2.停用的公章應(yīng)及時(shí)交回行政部，由行政部統(tǒng)一保管。3.對于需要銷毀的公章，由行政部會同法務(wù)部等相關(guān)部門進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后，填寫《公章銷毀申請表》，經(jīng)公司法定代表人批準(zhǔn)后，按照國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。證件管理證件的辦理1.員工因工作需要辦理各類證書、執(zhí)照、工作證件等，由員工本人提出申請，填寫《證件辦理申請表》，詳細(xì)注明證件名稱、辦理原因、所需材料等信息，并提交至部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人根據(jù)工作實(shí)際情況進(jìn)行審核，如同意辦理，在《證件辦理申請表》上簽字確認(rèn)后，交至行政部。3.行政部負(fù)責(zé)收集、整理員工辦理證件所需的材料，并按照相關(guān)部門的要求進(jìn)行申報(bào)、辦理。4.證件辦理過程中，如遇需要員工本人配合的事項(xiàng)，行政部應(yīng)及時(shí)通知員工，確保證件辦理順利進(jìn)行。證件的保管1.員工辦理的各類證書、執(zhí)照、工作證件等，由行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)保管。2.行政部應(yīng)建立證件保管臺賬，詳細(xì)記錄證件名稱、辦理時(shí)間、保管期限、領(lǐng)取情況等信息。3.證件保管人員應(yīng)定期對保管的證件進(jìn)行清查、核對，確保證件的安全、完整。證件的使用1.員工因工作需要使用本人證件時(shí)，應(yīng)提前向行政部提出申請，填寫《證件使用申請表》，注明使用事由、使用時(shí)間等信息，并簽字確認(rèn)。2.行政部負(fù)責(zé)人根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行審批，審批通過后，員工方可領(lǐng)取證件。3.員工使用證件完畢后，應(yīng)及時(shí)將證件交回行政部，證件保管人員在《證件使用申請表》上記錄歸還情況。4.禁止員工將本人證件轉(zhuǎn)借他人使用，如因特殊情況需要轉(zhuǎn)借，必須經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。證件的遺失與補(bǔ)辦1.如員工發(fā)現(xiàn)本人證件遺失，應(yīng)立即向行政部報(bào)告，并提交《證件遺失聲明》。2.行政部根據(jù)員工提供的信息，在公司內(nèi)部發(fā)布遺失公告，同時(shí)向相關(guān)部門報(bào)備。3.遺失證件涉及重要信息或可能對公司造成影響的，行政部應(yīng)協(xié)助員工采取必要的措施，如掛失、補(bǔ)辦等，以減少損失。4.員工如需補(bǔ)辦遺失的證件，應(yīng)按照證件辦理的相關(guān)流程重新申請辦理。監(jiān)督與檢查定期檢查1.行政部應(yīng)定期對公章、證件的保管和使用情況進(jìn)行檢查，確保公章、證件的管理符合本制度的要求。2.檢查內(nèi)容包括公章、證件的存放是否安全、使用流程是否規(guī)范、登記記錄是否完整等。不定期抽查1.公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門有權(quán)對公章、證件的管理情況進(jìn)行不定期抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。2.對于抽查中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，應(yīng)按照本制度的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。責(zé)任追究違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自使用公章、證件的。2.在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋公章的。3.將公章、證件借給其他單位或個(gè)人使用的。4.因保管不善導(dǎo)致公章、證件遺失、損壞的。5.其他違反本制度規(guī)定的行為。責(zé)任追究方式1.對于違規(guī)使用公章、證件的行為，視情節(jié)輕重，給予責(zé)任人批評教育、警告、罰款等處罰；情節(jié)嚴(yán)重的，給予辭退處理，并依法追究其法律責(zé)任。2.因保管不善導(dǎo)致公章、證件遺失、損壞的，由責(zé)任人承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任；如造成公司經(jīng)濟(jì)損失或其他