公司先進辦公設(shè)備管理制度一、總則（一）目的為加強公司先進辦公設(shè)備的管理，提高設(shè)備使用效率，確保設(shè)備的正常運行，延長設(shè)備使用壽命，降低設(shè)備使用成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有先進辦公設(shè)備的采購、使用、維護、保養(yǎng)、報廢等管理活動。先進辦公設(shè)備包括但不限于電腦、打印機、復印機、傳真機、投影儀、掃描儀等。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司所有先進辦公設(shè)備由行政部門統(tǒng)一采購、調(diào)配和管理。2.合理使用原則：各部門應根據(jù)工作需要合理使用辦公設(shè)備，提高設(shè)備使用效率。3.定期維護原則：定期對辦公設(shè)備進行維護保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運行。4.節(jié)約使用原則：提倡節(jié)約使用辦公設(shè)備，降低設(shè)備使用成本。二、采購管理（一）需求申請1.各部門根據(jù)工作需要，填寫《辦公設(shè)備采購申請表》，詳細說明設(shè)備名稱、型號、數(shù)量、用途、采購預算等信息，并經(jīng)部門負責人簽字確認后提交行政部門。2.行政部門對各部門提交的采購申請進行匯總和審核，結(jié)合公司實際情況和預算安排，提出采購建議，報公司領(lǐng)導審批。（二）采購流程1.經(jīng)公司領(lǐng)導審批同意后，行政部門負責組織采購工作。采購人員應根據(jù)審批后的采購申請，選擇合適的供應商進行采購。2.采購人員應與供應商簽訂采購合同，明確設(shè)備規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、售后服務等條款，確保采購過程的合法性和規(guī)范性。3.采購人員應及時跟進采購進度，確保設(shè)備按時、按質(zhì)、按量到貨。設(shè)備到貨后，采購人員應組織相關(guān)人員進行驗收，驗收合格后方可辦理入庫手續(xù)。（三）采購預算1.公司應根據(jù)年度經(jīng)營計劃和實際工作需要，編制辦公設(shè)備采購預算。采購預算應明確采購項目、金額、時間等內(nèi)容，并報公司領(lǐng)導審批。2.采購人員應嚴格按照采購預算進行采購，不得超預算采購。如因特殊原因需要調(diào)整采購預算，應按規(guī)定程序報公司領(lǐng)導審批。三、使用管理（一）設(shè)備分配1.行政部門根據(jù)各部門的工作需要和人員配置情況，將采購入庫的辦公設(shè)備分配到各部門使用。2.各部門應指定專人負責辦公設(shè)備的管理和使用，并將設(shè)備使用人員名單報行政部門備案。（二）使用培訓1.行政部門應對新采購的辦公設(shè)備進行使用培訓，確保設(shè)備使用人員熟悉設(shè)備性能、操作方法和注意事項。2.設(shè)備使用人員應參加行政部門組織的使用培訓，認真學習設(shè)備使用知識，掌握設(shè)備操作技能。未經(jīng)培訓不得擅自使用設(shè)備。（三）使用規(guī)范1.設(shè)備使用人員應嚴格按照設(shè)備操作規(guī)程使用設(shè)備，不得違規(guī)操作。如因違規(guī)操作導致設(shè)備損壞，應承擔相應的賠償責任。2.設(shè)備使用人員應保持設(shè)備清潔、整齊，定期對設(shè)備進行擦拭和保養(yǎng)。設(shè)備使用完畢后，應及時關(guān)閉電源，妥善保管設(shè)備。3.設(shè)備使用人員應愛護設(shè)備，不得隨意拆卸、改裝設(shè)備。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或異常情況，應及時報告行政部門，不得擅自維修。（四）設(shè)備借用1.因工作需要，員工可向本部門設(shè)備管理人員借用辦公設(shè)備。借用時應填寫《辦公設(shè)備借用申請表》，經(jīng)部門負責人簽字同意后，到行政部門辦理借用手續(xù)。2.行政部門應對借用設(shè)備進行登記，明確借用設(shè)備名稱、型號、數(shù)量、借用時間、預計歸還時間等信息，并要求借用人員簽字確認。3.借用人員應按照借用期限及時歸還設(shè)備，如需延長借用期限，應提前向行政部門申請。如借用設(shè)備發(fā)生損壞或丟失，借用人員應照價賠償。四、維護管理（一）維護計劃1.行政部門應根據(jù)辦公設(shè)備的使用情況和廠家建議，制定年度維護計劃。維護計劃應明確維護項目、維護時間、維護人員等內(nèi)容。2.行政部門應按照維護計劃定期對辦公設(shè)備進行維護保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運行。維護保養(yǎng)內(nèi)容包括設(shè)備清潔、檢查、調(diào)試、更換零部件等。（二）故障維修1.設(shè)備使用人員在使用過程中發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或異常情況，應及時報告行政部門。行政部門接到報告后，應及時安排維修人員進行維修。2.維修人員在維修設(shè)備時，應做好維修記錄，記錄設(shè)備故障現(xiàn)象、維修過程、維修結(jié)果等信息。維修記錄應妥善保存，以備查閱。3.對于一些復雜的設(shè)備故障，維修人員應及時與設(shè)備廠家或?qū)I(yè)維修機構(gòu)聯(lián)系，尋求技術(shù)支持和幫助，確保設(shè)備盡快恢復正常運行。（三）維修費用1.辦公設(shè)備的維修費用由行政部門統(tǒng)一管理。維修費用應根據(jù)維修項目和實際發(fā)生金額進行核算，并報公司領(lǐng)導審批。2.對于因設(shè)備老化、自然損壞等原因需要更換零部件的維修項目，行政部門應按照公司相關(guān)規(guī)定進行采購和更換，確保維修質(zhì)量和成本控制。五、保養(yǎng)管理（一）日常保養(yǎng)1.設(shè)備使用人員應每天對辦公設(shè)備進行日常保養(yǎng)，包括設(shè)備清潔、檢查設(shè)備運行狀態(tài)、清理設(shè)備周邊環(huán)境等。2.日常保養(yǎng)應做到及時、細致、全面，確保設(shè)備外觀整潔、運行正常。（二）定期保養(yǎng)1.行政部門應按照維護計劃定期對辦公設(shè)備進行全面保養(yǎng)，保養(yǎng)周期根據(jù)設(shè)備類型和使用情況確定，一般為每季度或每半年進行一次。2.定期保養(yǎng)內(nèi)容包括設(shè)備內(nèi)部清潔、檢查設(shè)備性能指標、更換磨損零部件、進行設(shè)備調(diào)試等。定期保養(yǎng)應由專業(yè)維修人員或廠家技術(shù)人員進行操作，確保保養(yǎng)質(zhì)量。（三）保養(yǎng)記錄1.行政部門應建立辦公設(shè)備保養(yǎng)記錄檔案，記錄設(shè)備保養(yǎng)時間、保養(yǎng)內(nèi)容、保養(yǎng)人員等信息。保養(yǎng)記錄應詳細、準確，以便于查詢和統(tǒng)計分析。2.設(shè)備保養(yǎng)記錄檔案應妥善保存，保存期限為設(shè)備使用壽命結(jié)束后至少兩年。六、報廢管理（一）報廢鑒定1.辦公設(shè)備出現(xiàn)下列情況之一的，可申請報廢：已超過規(guī)定使用年限，且設(shè)備性能嚴重下降，無法正常使用的；因技術(shù)進步或其他原因，設(shè)備已被淘汰，無使用價值的；設(shè)備損壞嚴重，無法修復或修復成本過高，不具備維修價值的；因自然災害、意外事故等原因?qū)е略O(shè)備嚴重損壞，無法正常使用的。2.設(shè)備使用部門或行政部門應填寫《辦公設(shè)備報廢申請表》，詳細說明設(shè)備名稱、型號、購置時間、報廢原因等信息，并附上設(shè)備照片和相關(guān)證明材料，報行政部門審核。3.行政部門接到報廢申請后，應組織相關(guān)人員對設(shè)備進行鑒定，確認設(shè)備是否符合報廢條件。如符合報廢條件，行政部門應簽署審核意見，報公司領(lǐng)導審批。（二）報廢處理1.經(jīng)公司領(lǐng)導審批同意后，行政部門負責對報廢設(shè)備進行處理。報廢設(shè)備的處理方式包括出售、捐贈、拆解等，具體處理方式應根據(jù)設(shè)備實際情況和公司相關(guān)規(guī)定確定。2.對于出售報廢設(shè)備的，行政部門應按照公司相關(guān)規(guī)定進行招標或詢價，選擇合適的買家，確保設(shè)備出售價格合理。出售報廢設(shè)備的收入應及時上繳公司財務部門，納入公司統(tǒng)一核算。3.對于捐贈報廢設(shè)備的，行政部門應選擇合適的捐贈對象，并辦理相關(guān)捐贈手續(xù)。捐贈報廢設(shè)備應符合國家相關(guān)法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，確保捐贈行為合法合規(guī)。4.對于拆解報廢設(shè)備的，行政部門應按照環(huán)保要求進行操作，確保拆解過程不對環(huán)境造成污染。拆解后的零部件應進行分類存放，可回收利用的零部件應進行回收處理，不可回收利用的零部件應按照相關(guān)規(guī)定進行處理。（三）報廢記錄1.行政部門應建立辦公設(shè)備報廢記錄檔案，記錄設(shè)備報廢時間、報廢原因、報廢處理方式等信息。報廢記錄應詳細、準確，以便于查詢和統(tǒng)計分析。2.設(shè)備報廢記錄檔案應妥善保存，保存期限為設(shè)備報廢后至少兩年。七、盤點管理（一）盤點計劃1.行政部門應定期對辦公設(shè)備進行盤點，盤點周期一般為每半年或每年進行一次。盤點計劃應明確盤點時間、盤點范圍、盤點人員等內(nèi)容。2.盤點計劃應提前通知各部門，要求各部門做好盤點準備工作。各部門應指定專人負責本部門辦公設(shè)備的盤點工作，并確保盤點數(shù)據(jù)的準確、完整。（二）盤點實施1.盤點人員應按照盤點計劃對辦公設(shè)備進行逐一清點，核對設(shè)備名稱、型號、數(shù)量、使用狀態(tài)等信息，并填寫《辦公設(shè)備盤點表》。2.在盤點過程中，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備賬實不符的情況，盤點人員應及時查明原因，并記錄在《辦公設(shè)備盤點表》中。對于盤盈或盤虧的設(shè)備，應按照公司相關(guān)規(guī)定進行處理。（三）盤點報告1.盤點結(jié)束后，盤點人員應根據(jù)盤點結(jié)果編制《辦公設(shè)備盤點報告》，詳細說明盤點情況、賬實不符原因及處理建議等內(nèi)容。2.《辦公設(shè)備盤點報告》應經(jīng)盤點人員簽