公司臨時(shí)文件管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司臨時(shí)文件的管理，確保臨時(shí)文件的安全、完整和有效利用，提高公司運(yùn)營(yíng)效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在日常工作中產(chǎn)生的臨時(shí)文件，包括但不限于臨時(shí)性報(bào)告、通知、方案、會(huì)議紀(jì)要、工作記錄等。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：公司臨時(shí)文件由行政部門統(tǒng)一歸口管理，負(fù)責(zé)文件的收集、整理、歸檔、保管和查閱等工作。2.規(guī)范流程原則：明確臨時(shí)文件從產(chǎn)生到銷毀的各個(gè)環(huán)節(jié)的操作流程，確保文件管理工作有序進(jìn)行。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度，確保臨時(shí)文件的安全和保密。4.高效利用原則：建立便捷的文件查閱機(jī)制，提高文件的利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供有力支持。二、臨時(shí)文件的定義與分類（一）定義臨時(shí)文件是指公司各部門在處理臨時(shí)性工作任務(wù)過程中形成的、不具備長(zhǎng)期保存價(jià)值的文件材料。（二）分類1.臨時(shí)性報(bào)告：如項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告、市場(chǎng)調(diào)研分析報(bào)告、專項(xiàng)工作匯報(bào)等。2.通知：包括內(nèi)部工作通知、會(huì)議通知、活動(dòng)通知等。3.方案：如工作計(jì)劃方案、活動(dòng)策劃方案、應(yīng)急預(yù)案等。4.會(huì)議紀(jì)要：記錄公司各類會(huì)議主要內(nèi)容和決議的文件。5.工作記錄：如考勤記錄、工作日志、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)記錄等。6.其他臨時(shí)性文件：如各類申請(qǐng)表、審批表、函件等。三、臨時(shí)文件的產(chǎn)生與收集（一）文件產(chǎn)生1.各部門在開展臨時(shí)性工作時(shí)，應(yīng)根據(jù)工作需要及時(shí)形成相應(yīng)的臨時(shí)文件。文件內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、完整、清晰，符合公司相關(guān)規(guī)定和業(yè)務(wù)要求。2.文件起草人應(yīng)確保文件格式規(guī)范，使用公司統(tǒng)一的模板或格式要求。如有特殊情況需使用自定義格式，應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意，并報(bào)行政部門備案。（二）文件收集1.各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門臨時(shí)文件的收集工作。收集人應(yīng)定期（至少每周一次）對(duì)本部門產(chǎn)生的臨時(shí)文件進(jìn)行整理，確保文件無遺漏。2.對(duì)于重要的臨時(shí)文件，收集人應(yīng)及時(shí)向部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)，并按照負(fù)責(zé)人的要求進(jìn)行后續(xù)處理。3.在跨部門協(xié)作的臨時(shí)性工作中，牽頭部門應(yīng)負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各參與部門的文件收集工作，確保所有相關(guān)文件及時(shí)匯總。四、臨時(shí)文件的整理與歸檔（一）整理要求1.收集到的臨時(shí)文件應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初步整理，同一類別的文件應(yīng)放在一起。2.對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于文件的識(shí)別和查找。編號(hào)規(guī)則可采用部門代碼+年份+流水號(hào)的形式，例如：HR2023001，表示人力資源部2023年產(chǎn)生的第1份臨時(shí)文件。3.檢查文件的完整性，如有缺頁、破損等情況，應(yīng)及時(shí)與文件起草人或相關(guān)人員溝通補(bǔ)充或修復(fù)。4.對(duì)文件的內(nèi)容進(jìn)行審核，確保文件表述準(zhǔn)確、邏輯清晰、格式規(guī)范。對(duì)于存在問題的文件，應(yīng)返回起草人進(jìn)行修改完善。（二）歸檔流程1.整理好的臨時(shí)文件由各部門收集人統(tǒng)一提交至行政部門。提交時(shí)應(yīng)填寫《臨時(shí)文件交接清單》，詳細(xì)注明文件的名稱、編號(hào)、數(shù)量、提交部門及提交時(shí)間等信息。2.行政部門收到各部門提交的臨時(shí)文件后，進(jìn)行再次審核和整理。審核無誤后，按照文件類別和時(shí)間順序進(jìn)行歸檔存放。3.歸檔文件應(yīng)存放在專門的文件柜或存儲(chǔ)設(shè)備中，并建立相應(yīng)的電子目錄或索引，以便快速查詢。五、臨時(shí)文件的保管（一）保管方式1.臨時(shí)文件采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、防火、防潮的專用文件柜中，按照類別和時(shí)間順序排列整齊。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)分別存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)和地點(diǎn)，以防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管期限1.一般臨時(shí)文件的保管期限為[X]年，自文件形成之日起計(jì)算。保管期限屆滿后，經(jīng)行政部門審核確認(rèn)無留存價(jià)值的，可按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.對(duì)于涉及公司重要業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、法律等方面的臨時(shí)文件，保管期限應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)，具體期限由行政部門根據(jù)實(shí)際情況確定。延長(zhǎng)保管期限的文件應(yīng)單獨(dú)標(biāo)識(shí)和存放，以便于管理和查閱。（三）保管責(zé)任1.行政部門負(fù)責(zé)臨時(shí)文件保管設(shè)施的維護(hù)和管理，確保文件存儲(chǔ)環(huán)境安全可靠。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)臨時(shí)文件進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。如因保管不善導(dǎo)致文件丟失、損壞或泄露，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、臨時(shí)文件的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱臨時(shí)文件的，應(yīng)填寫《臨時(shí)文件查閱申請(qǐng)表》，注明查閱文件的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.涉及公司機(jī)密或敏感信息的臨時(shí)文件，查閱申請(qǐng)人還需經(jīng)公司保密管理部門審批同意后方可查閱。3.外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱公司臨時(shí)文件的，須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，并按照公司相關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。查閱過程中應(yīng)安排專人陪同，確保文件安全。（二）查閱流程1.申請(qǐng)人將填寫完整并審批通過的《臨時(shí)文件查閱申請(qǐng)表》提交至行政部門檔案管理人員。2.檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表內(nèi)容，在檔案系統(tǒng)或文件柜中查找相應(yīng)文件，并提供給申請(qǐng)人查閱。3.查閱人應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱文件，不得擅自將文件帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄文件內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。（三）使用要求1.查閱人應(yīng)妥善保管查閱的臨時(shí)文件，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、丟失或泄露文件內(nèi)容。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將文件歸還檔案管理人員，并在《臨時(shí)文件查閱登記表》上簽字確認(rèn)。2.因工作需要對(duì)臨時(shí)文件進(jìn)行引用或參考的，應(yīng)注明文件來源和出處，確保引用內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。七、臨時(shí)文件的銷毀（一）銷毀條件1.臨時(shí)文件保管期限屆滿，且經(jīng)行政部門審核確認(rèn)無留存價(jià)值的，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行銷毀。2.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、機(jī)構(gòu)變更等原因?qū)е虏糠峙R時(shí)文件不再具有使用價(jià)值的，可提前進(jìn)行銷毀。3.對(duì)于涉及公司機(jī)密或敏感信息的臨時(shí)文件，在銷毀前應(yīng)按照公司保密制度進(jìn)行嚴(yán)格的審批和處理，確保信息安全。（二）銷毀流程1.行政部門檔案管理人員定期對(duì)保管期限屆滿或已無留存價(jià)值的臨時(shí)文件進(jìn)行清理，編制《臨時(shí)文件銷毀清單》，詳細(xì)注明文件的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《臨時(shí)文件銷毀清單》經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，由行政部門組織實(shí)施文件銷毀工作。銷毀方式可采用粉碎、焚燒等安全可靠的方法，確保文件內(nèi)容無法恢復(fù)。4.文件銷毀過程應(yīng)安排專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人在《臨時(shí)文件銷毀清單》上簽字確認(rèn)銷毀情況。銷毀完成后，《臨時(shí)文件銷毀清單》應(yīng)作為檔案資料留存，保存期限為[X]年。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部門定期對(duì)公司各部門臨時(shí)文件的管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括文件的產(chǎn)生、收集、整理、歸檔、保管、查閱和銷毀等環(huán)節(jié)。2.監(jiān)督檢查可采用定期檢查與不定期抽查相結(jié)合的方式進(jìn)行。定期檢查每[季度/半年]進(jìn)行一次，不定期抽查根據(jù)實(shí)際工作需要隨時(shí)開展。3.檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，行政部門應(yīng)及時(shí)向相關(guān)部門發(fā)出整改通知，要求限期整改。整改完成后，相關(guān)部門應(yīng)將整改情況書面報(bào)告行政部門。（二）考核機(jī)制1.將臨時(shí)文件管理工作納入公司部門績(jī)效考核體系，對(duì)在臨時(shí)文件管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.對(duì)于違反本制度規(guī)定，導(dǎo)致臨時(shí)文件管理出現(xiàn)問題的部門和個(gè)人，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于批評(píng)教育、績(jī)效扣分、經(jīng)濟(jì)處罰等。九、附則（一）解釋權(quán)本