公辦民營采購管理制度總則1.目的本制度旨在規(guī)范公辦民營模式下公司采購管理流程，加強采購活動的內(nèi)部控制，確保采購工作的合規(guī)、高效、經(jīng)濟(jì)，滿足公司業(yè)務(wù)運營需求，實現(xiàn)公司效益最大化。2.適用范圍本制度適用于公司在公辦民營模式下進(jìn)行的各類物資采購、服務(wù)采購等活動。包括但不限于辦公用品、設(shè)備設(shè)施、原材料、外包服務(wù)等采購事項。3.采購原則合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、政策以及公司內(nèi)部規(guī)定開展采購活動。效益性原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略降低采購成本，提高資金使用效益。公開透明原則：采購過程應(yīng)公開、公正、公平，接受內(nèi)部監(jiān)督和相關(guān)方的監(jiān)督。誠信合作原則：與供應(yīng)商建立誠信合作關(guān)系，共同維護(hù)良好的商業(yè)秩序。采購管理組織與職責(zé)1.采購決策機構(gòu)公司成立采購決策委員會，成員包括公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等。采購決策委員會負(fù)責(zé)審議重大采購項目的采購策略、預(yù)算、供應(yīng)商選擇等關(guān)鍵事項，做出最終決策。2.采購執(zhí)行部門設(shè)立專門的采購部門，負(fù)責(zé)具體采購業(yè)務(wù)的實施。采購部門職責(zé)如下：根據(jù)公司需求制定采購計劃，明確采購物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、時間等要求。開展供應(yīng)商開發(fā)、評估與管理工作，建立供應(yīng)商庫。組織采購談判、招標(biāo)、詢價等采購活動，確定成交供應(yīng)商。簽訂采購合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況，及時協(xié)調(diào)解決合同履行過程中的問題。負(fù)責(zé)采購文件的整理、歸檔和保管工作。3.需求部門職責(zé)準(zhǔn)確提出采購需求，詳細(xì)說明所需物資或服務(wù)的功能、質(zhì)量、規(guī)格等要求。參與采購過程中的技術(shù)交流、評標(biāo)等工作，提供專業(yè)意見。配合采購部門進(jìn)行到貨驗收工作，對采購物資或服務(wù)的質(zhì)量、數(shù)量等進(jìn)行確認(rèn)。4.監(jiān)督部門職責(zé)公司內(nèi)部審計、紀(jì)檢等監(jiān)督部門負(fù)責(zé)對采購活動進(jìn)行全過程監(jiān)督，檢查采購行為是否合規(guī)，對違規(guī)行為進(jìn)行調(diào)查和處理，確保采購活動公正、廉潔。采購預(yù)算管理1.預(yù)算編制各需求部門應(yīng)根據(jù)年度業(yè)務(wù)計劃和實際需求，于每年[具體時間]前編制本部門下一年度采購預(yù)算草案，提交至采購部門。采購部門匯總各部門采購預(yù)算草案，結(jié)合公司整體預(yù)算安排，進(jìn)行審核和平衡，編制公司年度采購預(yù)算方案，報采購決策委員會審議通過。年度采購預(yù)算方案經(jīng)公司批準(zhǔn)后，分解至各季度、月度執(zhí)行。2.預(yù)算調(diào)整在預(yù)算執(zhí)行過程中，如因業(yè)務(wù)發(fā)展、市場變化等原因需要調(diào)整采購預(yù)算，需求部門應(yīng)提出書面申請，詳細(xì)說明調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容及預(yù)計影響。申請經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報采購部門。采購部門審核后提交采購決策委員會審批。采購預(yù)算調(diào)整經(jīng)批準(zhǔn)后，按照新的預(yù)算執(zhí)行。采購流程1.采購申請需求部門根據(jù)實際需求填寫采購申請表，詳細(xì)注明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、需求時間等信息，并由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。對于緊急采購需求，應(yīng)在申請表中注明緊急原因，并經(jīng)相關(guān)授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后提交采購部門。2.采購審批采購申請表提交至采購部門后，采購部門根據(jù)采購金額、采購性質(zhì)等進(jìn)行分類審核。對于金額較小、日常性的采購申請，由采購部門負(fù)責(zé)人審批；對于金額較大、重要性高的采購申請，采購部門審核后報采購決策委員會審批。3.采購方式選擇招標(biāo)采購：適用于采購金額較大、技術(shù)復(fù)雜、潛在供應(yīng)商較多的項目。采購部門應(yīng)制定招標(biāo)文件，明確招標(biāo)條件、技術(shù)要求、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等，通過公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)等方式選擇供應(yīng)商。詢價采購：對于規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、市場貨源充足、價格波動較小的采購項目，可采用詢價采購方式。采購部門向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價函，比較各供應(yīng)商報價，選擇合適的供應(yīng)商成交。競爭性談判：適用于招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的；技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的；采用招標(biāo)所需時間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計算出價格總額的項目。采購部門與不少于三家的供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定成交供應(yīng)商。單一來源采購：符合下列情形之一的，可以采用單一來源方式采購：只能從唯一供應(yīng)商處采購的；發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。采購部門與單一供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商，確定采購價格和條款。4.供應(yīng)商選擇與管理供應(yīng)商開發(fā)采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，建立潛在供應(yīng)商名單。對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步調(diào)查，了解其基本情況、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等，篩選出合格的供應(yīng)商納入供應(yīng)商庫。供應(yīng)商評估定期對供應(yīng)商庫中的供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)、企業(yè)信譽等。采購部門組織相關(guān)人員組成評估小組，通過實地考察、數(shù)據(jù)分析、供應(yīng)商自評、客戶反饋等方式對供應(yīng)商進(jìn)行全面評估，根據(jù)評估結(jié)果對供應(yīng)商進(jìn)行分級管理。供應(yīng)商選擇根據(jù)采購項目需求和供應(yīng)商評估結(jié)果，從供應(yīng)商庫中選擇合適的供應(yīng)商參與采購活動。對于重大采購項目，采購部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行綜合評審，確定最終成交供應(yīng)商。供應(yīng)商管理采購部門與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方權(quán)利和義務(wù)。建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商基本信息、采購合同執(zhí)行情況、評估結(jié)果等。定期對供應(yīng)商進(jìn)行跟蹤和評價，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵和更多合作機會，對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告、整改或淘汰處理。5.采購合同簽訂采購部門根據(jù)采購談判結(jié)果或評標(biāo)報告，起草采購合同文本。采購合同應(yīng)明確采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購合同文本經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，提交公司法律部門進(jìn)行合法性審查。法律部門對合同條款進(jìn)行審核，提出修改意見，確保合同合法合規(guī)。采購合同經(jīng)法律部門審查通過后，報公司授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)簽字蓋章。采購部門負(fù)責(zé)將簽訂后的采購合同副本分發(fā)給需求部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門，以便跟蹤合同執(zhí)行情況。6.采購執(zhí)行與驗收采購執(zhí)行采購部門按照采購合同要求，及時向供應(yīng)商下達(dá)訂單，跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交貨。在采購過程中，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商有違約行為，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其采取補救措施，如仍不能解決問題，應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商違約責(zé)任。到貨驗收采購物資或服務(wù)到貨前，采購部門應(yīng)通知需求部門做好驗收準(zhǔn)備工作。需求部門組織相關(guān)人員按照采購合同和相關(guān)驗收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗收，驗收內(nèi)容包括物資或服務(wù)的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、性能等。對于驗收合格的物資或服務(wù)，需求部門應(yīng)出具驗收報告；對于驗收不合格的物資或服務(wù)，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其退換貨或采取其他補救措施，直至驗收合格。7.采購付款采購物資或服務(wù)驗收合格后，需求部門根據(jù)驗收報告填寫付款申請單，注明采購合同編號、物資或服務(wù)名稱、數(shù)量、金額、付款方式等信息，并由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。付款申請單提交至財務(wù)部門，財務(wù)部門審核付款申請單的完整性、準(zhǔn)確性以及采購合同執(zhí)行情況。審核無誤后，報公司授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)審批。公司授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，財務(wù)部門按照采購合同約定的付款方式和時間向供應(yīng)商支付貨款。在付款過程中，財務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格遵守公司財務(wù)管理制度，確保付款安全、準(zhǔn)確。采購風(fēng)險管理1.風(fēng)險識別與評估采購部門應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行風(fēng)險識別，分析可能存在的風(fēng)險因素，如供應(yīng)商違約風(fēng)險、市場價格波動風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、法律合規(guī)風(fēng)險等。采用定性與定量相結(jié)合的方法對識別出的風(fēng)險進(jìn)行評估，確定風(fēng)險等級。對于高風(fēng)險的采購項目，應(yīng)制定專門的風(fēng)險應(yīng)對措施。2.風(fēng)險應(yīng)對措施供應(yīng)商違約風(fēng)險：選擇信譽良好、實力較強的供應(yīng)商，與其簽訂詳細(xì)、明確的采購合同，約定違約責(zé)任。加強對供應(yīng)商的日常管理和監(jiān)督，定期評估供應(yīng)商履約情況，及時發(fā)現(xiàn)并解決潛在問題。市場價格波動風(fēng)險：建立市場價格監(jiān)測機制，關(guān)注市場價格動態(tài)，合理安排采購時機。對于價格波動較大的物資或服務(wù)，可采用套期保值、簽訂長期合同等方式鎖定價格。質(zhì)量風(fēng)險：在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收條款，加強到貨驗收工作。要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件，對重要物資或服務(wù)可進(jìn)行抽檢或委托第三方檢測機構(gòu)進(jìn)行檢測。法律合規(guī)風(fēng)險：加強對采購人員的法律法規(guī)培訓(xùn)，提高法律意識。在采購過程中嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定，確保采購行為合法合規(guī)。對于重大采購項目，可聘請專業(yè)法律顧問進(jìn)行法律審查。采購績效評估1.評估指標(biāo)設(shè)定采購成本：衡量采購活動的經(jīng)濟(jì)性，包括采購價格、運輸成本、稅費等。采購質(zhì)量：評估采購物資或服務(wù)的質(zhì)量符合要求的程度。交貨期：考核供應(yīng)商是否按時交貨，滿足公司業(yè)務(wù)需求。供應(yīng)商管理：評價供應(yīng)商選擇、評估、合作等方面的管理效果。合規(guī)性：檢查采購活動是否符合國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定。2.評估方法定期收集采購相關(guān)數(shù)據(jù)，如采購發(fā)票、驗收報告、供應(yīng)商評價記錄等。采用定量分析與定性評價相結(jié)合的方法，對采購績效指標(biāo)進(jìn)行計算和評估。采購部門定期撰寫采購績效評估報告，總結(jié)采購工作成績和存在的問題，提出改進(jìn)措施和建議。3.評估結(jié)果應(yīng)用將采購績效評估結(jié)果與采購人員績效掛鉤，作為采購人員績效考核、晉升、獎勵的重要依據(jù)。根據(jù)采購績效評估結(jié)果，對采購管理流程進(jìn)行優(yōu)化，持續(xù)改進(jìn)采購工作，提高采購管理水平。信息管理與檔案管理1.信息管理建立采購信息管理系統(tǒng)，及時記錄和更新采購活動相關(guān)信息，包括采購申請、審批、采購執(zhí)行、驗收、付款等環(huán)節(jié)的信息。采購部門應(yīng)定期對采購信息進(jìn)行整理和分析，為采購決策提供數(shù)據(jù)支持。同時，應(yīng)確保采購信息的安全與保密，防止信息泄露。2.檔案管理采購部門負(fù)責(zé)采購檔案的整理、歸檔和保管工作。采購檔案包括采購申請文件、采購審批文件、采購合同、供應(yīng)商資料、驗收報告、付款憑證等。采購檔案應(yīng)按照檔案管理要求