保險(xiǎn)公司物品管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司物品管理，規(guī)范物品采購(gòu)、使用、保管及處置流程，保障公司正常運(yùn)營(yíng)，提高物品使用效率，降低公司運(yùn)營(yíng)成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)全體員工。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：公司物品實(shí)行統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一采購(gòu)、統(tǒng)一調(diào)配、統(tǒng)一處置的管理方式。2.合理配置原則：根據(jù)工作實(shí)際需要，合理配置物品資源，避免浪費(fèi)。3.節(jié)約高效原則：倡導(dǎo)節(jié)約使用物品，提高物品使用效率，降低運(yùn)營(yíng)成本。4.責(zé)任到人原則：明確物品管理各環(huán)節(jié)的責(zé)任主體，確保物品管理工作落實(shí)到位。二、物品分類及編碼（一）物品分類1.辦公設(shè)備：包括電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、投影儀等。2.辦公家具：包括辦公桌、辦公椅、文件柜、沙發(fā)等。3.辦公用品：包括文具、紙張、墨盒、硒鼓、文件夾等。4.通訊設(shè)備：包括手機(jī)、固定電話等。5.交通工具：包括公司自有車輛等。6.其他物品：不屬于以上分類的其他公司物品。（二）物品編碼為便于物品管理，對(duì)各類物品進(jìn)行統(tǒng)一編碼。編碼規(guī)則如下：1.編碼由數(shù)字和字母組成，共[X]位。2.第12位表示物品所屬類別代碼（參照物品分類表）。3.第35位表示物品所屬部門代碼（根據(jù)公司組織架構(gòu)確定）。4.第6[X]位為順序號(hào)，按照物品采購(gòu)時(shí)間先后順序依次編排。例如，某臺(tái)電腦編碼為01010001，其中“01”表示辦公設(shè)備類，“01”表示該設(shè)備所屬部門為綜合管理部，“0001”為該部門電腦的順序號(hào)。三、物品采購(gòu)管理（一）采購(gòu)需求申請(qǐng)1.各部門根據(jù)工作需要，填寫《物品采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明物品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)算金額、申請(qǐng)理由等信息。2.部門負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，簽字確認(rèn)后提交至行政部門。（二）采購(gòu)審批1.行政部門收到《物品采購(gòu)申請(qǐng)表》后，對(duì)采購(gòu)需求進(jìn)行初步審核，核實(shí)是否符合公司實(shí)際工作需要及預(yù)算安排。2.對(duì)于金額較?。╗具體金額標(biāo)準(zhǔn)]以下）的采購(gòu)申請(qǐng)，由行政部門負(fù)責(zé)人審批；金額較大的采購(gòu)申請(qǐng)，需提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批。3.審批通過(guò)后的采購(gòu)申請(qǐng)，由行政部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施采購(gòu)。（三）采購(gòu)方式選擇1.集中采購(gòu)：對(duì)于通用性強(qiáng)、使用量大的物品，如辦公用品、辦公家具等，由行政部門統(tǒng)一組織集中采購(gòu)。通過(guò)與供應(yīng)商談判、招標(biāo)等方式，確定合作供應(yīng)商，簽訂采購(gòu)合同，以獲取批量采購(gòu)優(yōu)惠價(jià)格。2.分散采購(gòu)：對(duì)于專業(yè)性較強(qiáng)、個(gè)性化需求較高的物品，如特定型號(hào)的辦公設(shè)備、通訊設(shè)備等，由使用部門在行政部門指導(dǎo)下自行采購(gòu)。采購(gòu)過(guò)程中需遵循公司相關(guān)采購(gòu)流程，確保采購(gòu)物品符合公司要求。（四）采購(gòu)合同管理1.采購(gòu)人員應(yīng)與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購(gòu)合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)、物品規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。2.采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)將合同副本提交至行政部門備案。行政部門負(fù)責(zé)跟蹤合同執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量履行合同義務(wù)。（五）采購(gòu)驗(yàn)收1.物品到貨后，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)通知使用部門和行政部門共同進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收人員按照采購(gòu)合同及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)物品的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、質(zhì)量等進(jìn)行逐一核對(duì)。對(duì)于重要設(shè)備或大批量采購(gòu)的物品，可邀請(qǐng)專業(yè)技術(shù)人員參與驗(yàn)收。3.驗(yàn)收合格的物品，由驗(yàn)收人員在《物品驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)；驗(yàn)收不合格的物品，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其限期更換或退貨。四、物品使用管理（一）領(lǐng)用登記1.員工因工作需要領(lǐng)用物品時(shí)，需填寫《物品領(lǐng)用登記表》，注明物品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、領(lǐng)用日期、用途等信息。2.部門負(fù)責(zé)人對(duì)領(lǐng)用申請(qǐng)進(jìn)行審核，簽字確認(rèn)后，員工方可到行政部門領(lǐng)取物品。3.行政部門根據(jù)《物品領(lǐng)用登記表》進(jìn)行物品發(fā)放，并做好相應(yīng)記錄。（二）使用規(guī)范1.員工應(yīng)按照物品使用說(shuō)明書及相關(guān)操作規(guī)程正確使用物品，不得擅自更改物品用途或拆卸、改裝物品。2.對(duì)于辦公設(shè)備、通訊設(shè)備等貴重物品，使用人員應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或異常情況時(shí)，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部門，由專業(yè)人員進(jìn)行維修處理。3.員工離職或崗位調(diào)動(dòng)時(shí)，應(yīng)將所領(lǐng)用的物品全部歸還行政部門，并辦理相關(guān)交接手續(xù)。（三）借用管理1.因工作需要借用公司物品的，需填寫《物品借用申請(qǐng)表》，注明借用物品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、借用期限、借用理由等信息。2.借用申請(qǐng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、行政部門負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理借用手續(xù)。3.借用人員應(yīng)在借用期限內(nèi)歸還所借物品，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借用期限的，應(yīng)提前向行政部門提出申請(qǐng)。4.借用期間，借用人員應(yīng)妥善保管所借物品，如因保管不善造成物品損壞或丟失的，借用人員應(yīng)照價(jià)賠償。五、物品保管管理（一）倉(cāng)庫(kù)管理1.公司設(shè)立專門的物品倉(cāng)庫(kù)，由行政部門負(fù)責(zé)倉(cāng)庫(kù)的日常管理工作。2.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、防盜設(shè)備等，確保物品存儲(chǔ)安全。3.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)按照物品類別、規(guī)格型號(hào)、存放位置等進(jìn)行分類存放，并建立詳細(xì)的物品臺(tái)賬，記錄物品的出入庫(kù)情況。4.定期對(duì)倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)結(jié)果如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)處理。（二）貴重物品保管1.對(duì)于電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、投影儀等貴重辦公設(shè)備，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管，并建立設(shè)備使用檔案，記錄設(shè)備的購(gòu)置時(shí)間、維修保養(yǎng)情況等信息。2.貴重物品存放地點(diǎn)應(yīng)安裝必要的安全防護(hù)設(shè)施，如監(jiān)控?cái)z像頭、門禁系統(tǒng)等，確保物品安全。3.定期對(duì)貴重物品進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。六、物品處置管理（一）報(bào)廢處理1.物品因損壞、老化等原因無(wú)法繼續(xù)使用的，使用部門應(yīng)填寫《物品報(bào)廢申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明物品報(bào)廢原因、購(gòu)置時(shí)間、使用情況等信息。2.行政部門組織相關(guān)人員對(duì)報(bào)廢申請(qǐng)進(jìn)行鑒定，確認(rèn)物品確實(shí)無(wú)法修復(fù)或繼續(xù)使用后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批。3.審批通過(guò)后的報(bào)廢物品，由行政部門統(tǒng)一組織處置。對(duì)于有回收價(jià)值的報(bào)廢物品，可進(jìn)行回收處理；對(duì)于無(wú)回收價(jià)值的報(bào)廢物品，可委托專業(yè)廢品回收公司進(jìn)行處理。4.物品報(bào)廢處置過(guò)程中，應(yīng)做好相關(guān)記錄，包括報(bào)廢物品名稱、數(shù)量、處置方式、處置時(shí)間、處置收入等信息。（二）調(diào)撥轉(zhuǎn)讓1.因工作需要，公司內(nèi)部各部門之間可進(jìn)行物品調(diào)撥。調(diào)出部門填寫《物品調(diào)撥申請(qǐng)表》，注明調(diào)撥物品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、調(diào)撥原因等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交至行政部門。2.行政部門審核調(diào)撥申請(qǐng)后，辦理物品調(diào)撥手續(xù)，并通知調(diào)入部門接收物品。3.對(duì)于閑置或不再使用的物品，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可進(jìn)行轉(zhuǎn)讓處理。轉(zhuǎn)讓物品應(yīng)遵循公開(kāi)、公平、公正的原則，通過(guò)招標(biāo)、拍賣等方式確定受讓方，并簽訂轉(zhuǎn)讓協(xié)議。（三）捐贈(zèng)處理1.公司因社會(huì)公益事業(yè)等需要進(jìn)行物品捐贈(zèng)的，由行政部門提出捐贈(zèng)申請(qǐng)，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.捐贈(zèng)申請(qǐng)獲批后，行政部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施捐贈(zèng)工作，填寫《物品捐贈(zèng)登記表》，詳細(xì)記錄捐贈(zèng)物品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、捐贈(zèng)對(duì)象等信息。3.捐贈(zèng)物品應(yīng)確保質(zhì)量完好，并按照相關(guān)規(guī)定辦理捐贈(zèng)手續(xù)。七、監(jiān)督檢查與責(zé)任追究（一）監(jiān)督檢查1.行政部門定期對(duì)公司物品管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括物品采購(gòu)、使用、保管、處置等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。2.審計(jì)部門不定期對(duì)公司物品管理進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，重點(diǎn)檢查物品采購(gòu)的合規(guī)性、物品使用的合理性、物品處置的規(guī)范性等方面。（二）責(zé)任追究1.對(duì)于違反本制度