保理公司合同管理制度一、總則1.目的本合同管理制度旨在規(guī)范保理公司合同管理流程，防范合同風(fēng)險，維護(hù)公司合法權(quán)益，確保公司業(yè)務(wù)活動的順利開展。2.適用范圍本制度適用于公司各部門在業(yè)務(wù)經(jīng)營、行政管理等活動中所簽訂的各類合同，包括但不限于保理合同、借款合同、擔(dān)保合同、服務(wù)合同等。3.基本原則依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行、變更、解除等應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策規(guī)定。審慎性原則：在簽訂合同前，應(yīng)對合同對方的主體資格、信用狀況、履約能力等進(jìn)行充分調(diào)查和評估，審慎決策。全面履行原則：合同各方應(yīng)按照合同約定全面履行各自的義務(wù)，確保合同目的的實現(xiàn)。風(fēng)險防范原則：加強(qiáng)合同風(fēng)險的識別、評估和控制，采取有效措施防范合同風(fēng)險。二、合同管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)1.合同管理委員會組成：由公司總經(jīng)理擔(dān)任主任，副總經(jīng)理擔(dān)任副主任，各部門負(fù)責(zé)人為成員。職責(zé)：審議合同管理制度、重大合同標(biāo)準(zhǔn)等重要事項。對重大合同進(jìn)行決策，包括合同的簽訂、變更、解除等。協(xié)調(diào)解決合同管理過程中的重大問題。2.合同管理部門設(shè)立：公司設(shè)立專門的合同管理部門，負(fù)責(zé)合同管理的日常工作。職責(zé)：制定和完善合同管理制度及流程。參與合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、解除等環(huán)節(jié)的管理。建立合同臺賬，對合同進(jìn)行分類、編號、歸檔等管理。對合同履行情況進(jìn)行跟蹤、監(jiān)督和檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中的問題。負(fù)責(zé)合同糾紛的處理和訴訟、仲裁等法律事務(wù)的協(xié)調(diào)。3.業(yè)務(wù)部門職責(zé)：負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)合同的起草、洽談、簽訂等工作。對合同對方的主體資格、信用狀況等進(jìn)行初步調(diào)查。按照合同約定履行義務(wù)，并及時向合同管理部門反饋合同履行情況。配合合同管理部門做好合同糾紛的處理工作。4.法務(wù)部門職責(zé)：對合同進(jìn)行法律審查，提出法律意見和風(fēng)險防范建議。參與合同糾紛的處理，提供法律支持和指導(dǎo)。開展法律培訓(xùn)，提高公司員工的法律意識和合同管理水平。三、合同的簽訂1.合同簽訂流程業(yè)務(wù)部門發(fā)起：業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，起草合同文本，并填寫《合同審批表》，詳細(xì)說明合同的基本情況、簽訂背景、對方當(dāng)事人情況、合同主要條款等內(nèi)容。部門初審：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對合同文本進(jìn)行初審，重點審查合同條款是否符合業(yè)務(wù)要求、是否存在法律風(fēng)險等，初審?fù)ㄟ^后簽署意見。合同管理部門審核：合同管理部門對合同文本進(jìn)行審核，主要審核合同格式是否規(guī)范、條款是否完整準(zhǔn)確、權(quán)利義務(wù)是否對等、違約責(zé)任是否明確等，審核通過后簽署意見。法務(wù)部門審查：法務(wù)部門對合同文本進(jìn)行法律審查，從法律角度對合同的合法性、有效性、完整性等進(jìn)行審查，提出法律意見和風(fēng)險防范建議，審查通過后簽署意見。分管領(lǐng)導(dǎo)審批：分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)各部門的審核意見，對合同進(jìn)行審批，重點審查合同的風(fēng)險狀況、對公司利益的影響等，審批通過后簽署意見?？偨?jīng)理審批：總經(jīng)理對重大合同或涉及公司重要利益的合同進(jìn)行最終審批，審批通過后簽署意見。簽訂合同：經(jīng)各級審批通過后，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與合同對方當(dāng)事人簽訂合同，并加蓋公司合同專用章。2.合同文本要求合同文本應(yīng)使用規(guī)范的格式和語言，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任、爭議解決方式等主要條款。合同條款應(yīng)具體、明確、可操作，避免模糊不清或歧義性表述。對于格式合同，應(yīng)仔細(xì)審查格式條款是否存在加重對方責(zé)任、排除對方主要權(quán)利等不公平條款。3.合同對方當(dāng)事人資格審查業(yè)務(wù)部門在簽訂合同前，應(yīng)對合同對方當(dāng)事人的主體資格、經(jīng)營范圍、法定代表人身份證明、授權(quán)委托書等進(jìn)行審查，確保對方具有簽訂合同的合法資格和履約能力。對于新客戶或重要客戶，應(yīng)通過工商登記查詢、信用調(diào)查機(jī)構(gòu)調(diào)查、實地考察等方式，對其信用狀況、經(jīng)營狀況、財務(wù)狀況等進(jìn)行全面了解和評估。對于涉及重大利益或風(fēng)險較高的合同，應(yīng)要求對方提供有效的擔(dān)?；蚱渌L(fēng)險防范措施。四、合同的履行1.履行要求合同各方應(yīng)按照合同約定全面履行各自的義務(wù)，確保合同目的的實現(xiàn)。業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立合同履行臺賬，詳細(xì)記錄合同履行情況，包括合同執(zhí)行進(jìn)度、款項收付情況、交付情況等，并及時向合同管理部門反饋。合同履行過程中，如發(fā)現(xiàn)對方存在違約行為或可能影響合同履行的情況，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時采取措施，并向合同管理部門報告。2.款項收付管理財務(wù)部門負(fù)責(zé)合同款項的收付管理，嚴(yán)格按照合同約定的金額、時間、方式等辦理款項收付手續(xù)。業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時向財務(wù)部門提供合同款項收付的相關(guān)依據(jù)，如發(fā)票、驗收報告等。財務(wù)部門應(yīng)定期與合同對方核對款項收付情況，確保賬目清晰、準(zhǔn)確。3.交付管理涉及貨物交付或服務(wù)提供的合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的時間、地點、方式等組織交付，并及時通知對方驗收。對方驗收合格后，應(yīng)出具驗收報告，并作為合同款項收付的依據(jù)之一。如對方對交付的貨物或服務(wù)提出異議，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時處理，協(xié)商解決爭議。五、合同的變更與解除1.變更與解除條件合同變更或解除應(yīng)符合法律法規(guī)的規(guī)定和合同約定的條件。經(jīng)合同各方協(xié)商一致，可以變更或解除合同。因不可抗力、政策調(diào)整、市場變化等不可預(yù)見、不可避免的原因，致使合同無法履行或部分無法履行的，可以變更或解除合同。一方當(dāng)事人嚴(yán)重違約，致使合同目的無法實現(xiàn)的，另一方當(dāng)事人可以解除合同。2.變更與解除流程提出申請：由業(yè)務(wù)部門填寫《合同變更申請表》或《合同解除申請表》，詳細(xì)說明變更或解除的原因、內(nèi)容、對公司利益的影響等情況，并提交相關(guān)證明材料。部門審核：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、合同管理部門、法務(wù)部門等按照各自職責(zé)對申請進(jìn)行審核，提出審核意見。審批：分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理根據(jù)審核意見進(jìn)行審批，審批通過后簽署意見。簽訂變更或解除協(xié)議：經(jīng)審批通過后，由業(yè)務(wù)部門與合同對方當(dāng)事人簽訂變更或解除協(xié)議，并加蓋公司合同專用章。3.變更與解除后的處理合同變更或解除后，合同各方應(yīng)按照變更或解除協(xié)議的約定履行各自的義務(wù)。財務(wù)部門應(yīng)及時辦理款項結(jié)算、賬務(wù)調(diào)整等手續(xù)。合同管理部門應(yīng)將變更或解除的合同及相關(guān)協(xié)議進(jìn)行歸檔管理。六、合同的歸檔與保管1.歸檔要求合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同文本及相關(guān)資料提交給合同管理部門進(jìn)行歸檔。合同管理部門應(yīng)對歸檔的合同進(jìn)行分類、編號、裝訂等整理工作，確保合同檔案的完整性和規(guī)范性。歸檔的合同資料應(yīng)包括合同文本、合同審批表、對方當(dāng)事人資料、往來函件、驗收報告、款項收付憑證等相關(guān)文件。2.保管期限合同檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定確定，一般為[X]年。對于涉及重要業(yè)務(wù)、重大利益或具有長期法律效力的合同，保管期限應(yīng)適當(dāng)延長。3.保管責(zé)任合同管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)合同檔案的保管工作，確保合同檔案的安全、完整。合同檔案保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自查閱、復(fù)制、出借合同檔案。因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)，并在指定地點查閱。七、合同糾紛的處理1.糾紛預(yù)防加強(qiáng)合同管理，嚴(yán)格履行合同審批流程，確保合同條款合法、合理、明確，避免合同糾紛的發(fā)生。定期對合同履行情況進(jìn)行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決潛在的問題，防止糾紛擴(kuò)大化。加強(qiáng)對員工的合同法律知識培訓(xùn)，提高員工的法律意識和風(fēng)險防范能力。2.糾紛處理流程糾紛發(fā)生后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時向合同管理部門報告，并提供相關(guān)證據(jù)材料。合同管理部門會同法務(wù)部門對糾紛情況進(jìn)行調(diào)查分析，制定糾紛處理方案。根據(jù)糾紛處理方案，與合同對方當(dāng)事人進(jìn)行協(xié)商解決。如協(xié)商不成，可以通過仲裁、訴訟等法律途徑解決。在糾紛處理過程中，應(yīng)及時收集、整理相關(guān)證據(jù)材料，做好應(yīng)對仲裁、訴訟