保潔用品采購管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司保潔用品的采購管理，確保保潔用品的質(zhì)量符合要求，滿足公司日常保潔工作的需要，同時控制采購成本，提高采購效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有保潔用品的采購活動，包括但不限于清潔工具、清潔劑、消毒劑、垃圾袋等。（三）基本原則1.按需采購原則：根據(jù)公司實(shí)際保潔需求，合理確定采購數(shù)量和種類，避免積壓和浪費(fèi)。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、性能優(yōu)良的保潔用品，確保保潔工作效果。3.成本控制原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過合理的采購渠道和采購方式，降低采購成本。4.公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應(yīng)商都有平等的參與機(jī)會。二、采購計(jì)劃與預(yù)算（一）采購計(jì)劃制定1.各部門應(yīng)根據(jù)本部門的保潔工作實(shí)際情況，每月[具體時間]前向行政部門提交下月保潔用品需求計(jì)劃。需求計(jì)劃應(yīng)詳細(xì)列出所需保潔用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。2.行政部門負(fù)責(zé)匯總各部門的需求計(jì)劃，結(jié)合公司整體保潔工作安排，綜合考慮庫存情況，編制公司月度保潔用品采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購時間等內(nèi)容。（二）采購預(yù)算編制1.行政部門根據(jù)采購計(jì)劃，結(jié)合市場價格行情，編制保潔用品采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)包括各項(xiàng)保潔用品的預(yù)計(jì)采購金額、運(yùn)輸費(fèi)用、稅費(fèi)等。2.采購預(yù)算經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核后，報(bào)公司管理層審批。審批通過后的采購預(yù)算作為采購活動的控制依據(jù)。三、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.行政部門負(fù)責(zé)建立保潔用品供應(yīng)商信息庫，通過多種渠道收集供應(yīng)商資料，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對收集到的供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，篩選標(biāo)準(zhǔn)包括供應(yīng)商的信譽(yù)、資質(zhì)、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、服務(wù)等方面。3.組織相關(guān)人員對初步篩選合格的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，實(shí)地考察內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、售后服務(wù)能力等。4.根據(jù)實(shí)地考察結(jié)果，綜合評估供應(yīng)商的綜合實(shí)力，選擇合適的供應(yīng)商作為公司保潔用品的合格供應(yīng)商，并與其簽訂采購合同。（二）供應(yīng)商評估與考核1.行政部門定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價格、服務(wù)等方面進(jìn)行評估和考核。評估和考核周期為每季度一次。2.建立供應(yīng)商評估與考核指標(biāo)體系，包括產(chǎn)品質(zhì)量合格率、交貨及時率、價格合理性、售后服務(wù)滿意度等指標(biāo)。3.根據(jù)評估與考核結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予適當(dāng)?shù)莫剟詈蛢?yōu)先合作機(jī)會；對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，及時發(fā)出整改通知，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，終止與其合作。四、采購流程（一）采購申請1.各部門如需采購保潔用品，應(yīng)填寫《保潔用品采購申請表》，詳細(xì)注明所需保潔用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求日期等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.將《保潔用品采購申請表》提交至行政部門。（二）采購審批1.行政部門收到采購申請后，對申請內(nèi)容進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括采購需求的合理性、庫存情況等。2.如采購申請符合要求，行政部門負(fù)責(zé)人簽字審批后，交至財(cái)務(wù)部門審核采購預(yù)算。3.財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購預(yù)算對采購申請進(jìn)行審核，如申請金額在預(yù)算范圍內(nèi)，簽字審批；如超出預(yù)算，需報(bào)公司管理層審批。（三）采購實(shí)施1.經(jīng)審批通過的采購申請，由行政部門采購人員負(fù)責(zé)實(shí)施采購。采購人員根據(jù)采購申請，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購。2.采購人員與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。3.采購人員跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保按時、按質(zhì)、按量交貨。（四）驗(yàn)收與入庫1.保潔用品到貨后，采購人員應(yīng)及時通知行政部門相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)根據(jù)采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對保潔用品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收合格的保潔用品，辦理入庫手續(xù)，填寫《保潔用品入庫單》，注明入庫日期、物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。倉庫管理人員根據(jù)入庫單將保潔用品妥善存放。3.驗(yàn)收不合格的保潔用品，采購人員應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其更換或退貨，并跟蹤處理情況。（五）付款1.倉庫管理人員根據(jù)驗(yàn)收合格的入庫單，定期編制《保潔用品付款申請單》，提交至財(cái)務(wù)部門。2.財(cái)務(wù)部門審核付款申請單，核對采購合同、入庫單等相關(guān)憑證，確保付款金額準(zhǔn)確無誤。3.審核通過后，按照采購合同約定的付款方式進(jìn)行付款。五、庫存管理（一）庫存盤點(diǎn)1.倉庫管理人員應(yīng)定期對保潔用品進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)周期為每月一次。2.盤點(diǎn)時，應(yīng)認(rèn)真核對庫存物品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等信息，確保賬實(shí)相符。3.編制《保潔用品盤點(diǎn)表》，詳細(xì)記錄盤點(diǎn)結(jié)果。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。（二）庫存控制1.根據(jù)采購計(jì)劃和實(shí)際使用情況，合理控制保潔用品的庫存水平。設(shè)定安全庫存和最高庫存限額，避免庫存積壓或缺貨。2.對于庫存積壓的保潔用品，行政部門應(yīng)及時與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，采取促銷、調(diào)配等方式進(jìn)行處理，減少庫存占用資金。六、采購監(jiān)督與審計(jì)（一）采購監(jiān)督1.公司內(nèi)部設(shè)立采購監(jiān)督小組，成員包括行政部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)人員。采購監(jiān)督小組負(fù)責(zé)對采購活動進(jìn)行全程監(jiān)督。2.采購監(jiān)督小組應(yīng)定期檢查采購流程的執(zhí)行情況，包括采購申請、審批、采購實(shí)施、驗(yàn)收、付款等環(huán)節(jié)，確保采購活動合規(guī)、公正、透明。3.如發(fā)現(xiàn)采購過程中存在違規(guī)行為，采購監(jiān)督小組應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）采購審計(jì)1.審計(jì)部門定期對保潔用品采購活動進(jìn)行審計(jì)，審計(jì)內(nèi)容包括采購合同的簽訂與執(zhí)行情況、采購成本控制情況、供應(yīng)商管理情況等。2.審計(jì)部門應(yīng)根據(jù)審計(jì)結(jié)果出具審計(jì)報(bào)告，對采購活動中存在的問題提出改進(jìn)建議。3.公司管理層應(yīng)根據(jù)審計(jì)報(bào)告，督促相關(guān)部門落實(shí)整改措施，不斷完善采購管理制度。七、附則（一）解