使用金蝶采購(gòu)管理制度總則目的本制度旨在規(guī)范公司采購(gòu)流程，確保采購(gòu)工作的高效、透明、合規(guī)，保障公司物資供應(yīng)的及時(shí)性、準(zhǔn)確性和質(zhì)量，降低采購(gòu)成本，提高公司整體運(yùn)營(yíng)效益。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及采購(gòu)活動(dòng)的部門和人員，包括但不限于原材料采購(gòu)、辦公用品采購(gòu)、設(shè)備采購(gòu)等各類采購(gòu)業(yè)務(wù)?；驹瓌t1.合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.效益原則：在確保物資質(zhì)量和滿足業(yè)務(wù)需求的前提下，努力降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效益。3.公正原則：采購(gòu)過程應(yīng)公平、公正、公開，杜絕不正當(dāng)交易行為。4.誠(chéng)信原則：采購(gòu)人員應(yīng)秉持誠(chéng)信原則，與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系。采購(gòu)組織與職責(zé)采購(gòu)部門1.負(fù)責(zé)公司各類物資采購(gòu)計(jì)劃的制定與執(zhí)行根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和庫(kù)存狀況，編制年度、季度、月度采購(gòu)計(jì)劃，明確采購(gòu)物資的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容。2.供應(yīng)商管理開發(fā)、評(píng)估和選擇合格的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案。定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，確保供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等符合公司要求。3.采購(gòu)合同管理起草、審核和簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。跟蹤采購(gòu)合同的執(zhí)行情況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。4.采購(gòu)成本控制通過市場(chǎng)調(diào)研、詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)等方式，選擇性價(jià)比最優(yōu)的物資和供應(yīng)商。與供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，爭(zhēng)取有利的采購(gòu)價(jià)格、付款方式等條件。分析采購(gòu)成本構(gòu)成，采取有效措施降低采購(gòu)成本。需求部門1.提出物資采購(gòu)需求根據(jù)本部門的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和實(shí)際工作需要，及時(shí)、準(zhǔn)確地向采購(gòu)部門提交物資采購(gòu)申請(qǐng)，詳細(xì)說明采購(gòu)物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、用途等信息。2.參與采購(gòu)過程協(xié)助采購(gòu)部門進(jìn)行供應(yīng)商選擇、采購(gòu)合同評(píng)審等工作，提供技術(shù)支持和專業(yè)意見。3.驗(yàn)收采購(gòu)物資負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)物資進(jìn)行驗(yàn)收，確保物資的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等符合采購(gòu)合同和公司要求。財(cái)務(wù)部門1.采購(gòu)資金管理審核采購(gòu)計(jì)劃和采購(gòu)合同，確保采購(gòu)資金的合理使用和支付安全。2.采購(gòu)賬務(wù)處理負(fù)責(zé)采購(gòu)業(yè)務(wù)的賬務(wù)核算，及時(shí)記錄采購(gòu)物資的入庫(kù)、出庫(kù)、付款等情況，定期與采購(gòu)部門、倉(cāng)庫(kù)管理部門進(jìn)行核對(duì)，確保賬賬相符、賬實(shí)相符。3.采購(gòu)成本分析協(xié)助采購(gòu)部門進(jìn)行采購(gòu)成本分析，提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持和建議，參與采購(gòu)價(jià)格的審核和控制。采購(gòu)流程采購(gòu)申請(qǐng)1.需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明采購(gòu)物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)到貨日期、用途等信息，并由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.《采購(gòu)申請(qǐng)表》提交至采購(gòu)部門，采購(gòu)部門對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行初步審核，包括物資需求的合理性、庫(kù)存情況等。如采購(gòu)申請(qǐng)不符合要求，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與需求部門溝通，要求其補(bǔ)充或修改相關(guān)信息。采購(gòu)計(jì)劃制定1.采購(gòu)部門根據(jù)審核通過的采購(gòu)申請(qǐng)，結(jié)合公司庫(kù)存狀況、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃等因素，制定采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、采購(gòu)時(shí)間、采購(gòu)方式、預(yù)計(jì)到貨日期等內(nèi)容。2.采購(gòu)計(jì)劃經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)公司整體戰(zhàn)略和實(shí)際情況，對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行審批，確保采購(gòu)計(jì)劃符合公司利益。供應(yīng)商選擇與管理1.采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，審查其營(yíng)業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、信譽(yù)狀況等資質(zhì)文件，確保供應(yīng)商具備合法經(jīng)營(yíng)資格和良好的信譽(yù)。3.組織相關(guān)人員對(duì)篩選合格的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解其生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理水平、售后服務(wù)能力等情況?？疾旖Y(jié)束后，填寫《供應(yīng)商考察報(bào)告》，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)。4.根據(jù)考察結(jié)果，選擇確定合格供應(yīng)商，并將其信息錄入公司供應(yīng)商管理系統(tǒng)，建立供應(yīng)商檔案。供應(yīng)商檔案應(yīng)包括供應(yīng)商基本信息、資質(zhì)文件、考察報(bào)告、合作記錄、考核評(píng)價(jià)等內(nèi)容。5.定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，考核指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于不合格的供應(yīng)商及時(shí)進(jìn)行淘汰。采購(gòu)詢價(jià)與比價(jià)1.采購(gòu)部門向確定的供應(yīng)商發(fā)送《詢價(jià)單》，明確采購(gòu)物資的詳細(xì)要求，要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)。2.收集供應(yīng)商的報(bào)價(jià)單，對(duì)不同供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行對(duì)比分析，包括價(jià)格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面。3.對(duì)于金額較大或重要物資的采購(gòu)，采購(gòu)部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行比價(jià)談判，與供應(yīng)商就采購(gòu)價(jià)格、付款方式、交貨期、質(zhì)量保證等條款進(jìn)行協(xié)商，爭(zhēng)取最優(yōu)的采購(gòu)條件。采購(gòu)合同簽訂1.采購(gòu)部門根據(jù)比價(jià)結(jié)果，選擇最優(yōu)供應(yīng)商，并起草采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.采購(gòu)合同經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交法律部門進(jìn)行合同合法性審查。法律部門應(yīng)對(duì)合同條款進(jìn)行審核，確保合同符合法律法規(guī)要求，避免法律風(fēng)險(xiǎn)。3.法律部門審核通過后，采購(gòu)合同報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，采購(gòu)部門與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給需求部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門。采購(gòu)訂單下達(dá)1.采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)合同，在公司采購(gòu)管理系統(tǒng)中下達(dá)采購(gòu)訂單，明確采購(gòu)物資的具體要求、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等信息。2.采購(gòu)訂單下達(dá)后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)跟蹤訂單執(zhí)行情況，與供應(yīng)商保持密切溝通，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量履行合同義務(wù)。物資驗(yàn)收1.物資到貨前，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)通知需求部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。需求部門應(yīng)組織相關(guān)人員成立驗(yàn)收小組，制定驗(yàn)收方案。2.物資到貨時(shí)，驗(yàn)收小組按照驗(yàn)收方案對(duì)物資進(jìn)行驗(yàn)收，包括物資的品種、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量等方面。驗(yàn)收合格的物資，驗(yàn)收小組應(yīng)填寫《物資驗(yàn)收單》，并簽字確認(rèn)。驗(yàn)收不合格的物資，驗(yàn)收小組應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門與供應(yīng)商協(xié)商處理，要求供應(yīng)商采取換貨、補(bǔ)貨、退貨等措施。3.如因驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)不明確等原因?qū)е买?yàn)收爭(zhēng)議，采購(gòu)部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行協(xié)商解決。協(xié)商不成的，可提交公司質(zhì)量管理部門或相關(guān)技術(shù)專家進(jìn)行判定。采購(gòu)付款1.物資驗(yàn)收合格后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)整理相關(guān)資料，包括采購(gòu)合同、發(fā)票、驗(yàn)收單等，提交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行付款申請(qǐng)。2.財(cái)務(wù)部門對(duì)采購(gòu)付款申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括采購(gòu)合同的執(zhí)行情況、發(fā)票的真實(shí)性和合法性、驗(yàn)收單的準(zhǔn)確性等。審核無誤后，按照公司財(cái)務(wù)管理制度和采購(gòu)合同約定的付款方式進(jìn)行付款。3.對(duì)于符合預(yù)付款條件的采購(gòu)業(yè)務(wù)，采購(gòu)部門應(yīng)在簽訂采購(gòu)合同后，按照合同約定的預(yù)付款比例和時(shí)間，填寫《預(yù)付款申請(qǐng)表》，提交財(cái)務(wù)部門審核付款。采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)1.密切關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，及時(shí)了解物資價(jià)格波動(dòng)情況和供應(yīng)市場(chǎng)變化趨勢(shì)。通過與供應(yīng)商建立長(zhǎng)期合作關(guān)系、簽訂價(jià)格調(diào)整條款等方式，降低市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)對(duì)采購(gòu)成本的影響。2.加強(qiáng)市場(chǎng)調(diào)研，定期收集、分析市場(chǎng)信息，提前制定應(yīng)對(duì)市場(chǎng)變化的采購(gòu)策略，如增加或減少采購(gòu)數(shù)量、尋找替代物資等。供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)1.建立供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制，對(duì)供應(yīng)商的經(jīng)營(yíng)狀況、財(cái)務(wù)狀況、信譽(yù)狀況等進(jìn)行定期評(píng)估。對(duì)于存在較高風(fēng)險(xiǎn)的供應(yīng)商，及時(shí)采取措施，如減少采購(gòu)量、要求提供擔(dān)保、更換供應(yīng)商等。2.與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，特別是關(guān)于違約責(zé)任的條款，以約束供應(yīng)商的行為，降低違約風(fēng)險(xiǎn)。合同風(fēng)險(xiǎn)1.在采購(gòu)合同簽訂前，嚴(yán)格按照公司合同管理制度進(jìn)行合同審核，確保合同條款合法、合規(guī)、明確、完整。對(duì)于重大采購(gòu)合同，應(yīng)組織法律、財(cái)務(wù)、技術(shù)等相關(guān)專業(yè)人員進(jìn)行會(huì)審。2.加強(qiáng)合同執(zhí)行過程中的跟蹤和管理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。對(duì)于合同變更事項(xiàng)，應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定的程序進(jìn)行審批和簽訂補(bǔ)充協(xié)議，確保合同變更合法有效。驗(yàn)收風(fēng)險(xiǎn)1.明確物資驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收流程，驗(yàn)收人員應(yīng)嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)和流程進(jìn)行驗(yàn)收，確保驗(yàn)收結(jié)果真實(shí)、準(zhǔn)確。2.加強(qiáng)驗(yàn)收人員的培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和責(zé)任心。對(duì)于驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行記錄和反饋，跟蹤處理結(jié)果，確保采購(gòu)物資質(zhì)量符合要求。采購(gòu)監(jiān)督與審計(jì)內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，審查采購(gòu)流程的合規(guī)性、采購(gòu)合同的執(zhí)行情況、采購(gòu)成本的控制效果等。2.采購(gòu)部門應(yīng)定期向公司管理層匯報(bào)采購(gòu)工作情況，包括采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行情況、供應(yīng)商管理情況、采購(gòu)成本分析等，自覺接受公司內(nèi)部監(jiān)督。外部審計(jì)1.按照國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求，配合外部審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)公