茶餐廳采購管理制度總則1.目的本制度旨在規(guī)范茶餐廳采購管理工作，確保采購的食材、物資等符合質(zhì)量要求，滿足茶餐廳經(jīng)營需求，同時(shí)控制采購成本，提高采購效率，保障茶餐廳的正常運(yùn)營。2.適用范圍本制度適用于茶餐廳所有食材、飲品、餐具、設(shè)備及其他物資的采購活動(dòng)。3.基本原則質(zhì)量第一原則：采購的物品必須符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和茶餐廳的經(jīng)營要求，確保食品安全和服務(wù)質(zhì)量。成本控制原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高茶餐廳的經(jīng)濟(jì)效益。公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，杜絕不正當(dāng)交易行為。效率優(yōu)先原則：優(yōu)化采購流程，提高采購工作效率，確保物資及時(shí)供應(yīng)，不影響茶餐廳正常營業(yè)。采購組織與職責(zé)1.采購部門采購經(jīng)理全面負(fù)責(zé)采購部門的日常管理工作，制定采購計(jì)劃和預(yù)算。組織采購人員進(jìn)行市場調(diào)研，尋找合適的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案。審核采購訂單，確保采購內(nèi)容符合要求，控制采購成本。協(xié)調(diào)與其他部門的關(guān)系，解決采購過程中出現(xiàn)的問題。采購專員根據(jù)采購計(jì)劃實(shí)施采購任務(wù)，與供應(yīng)商進(jìn)行溝通、談判，簽訂采購合同。跟進(jìn)采購訂單的執(zhí)行情況，確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。收集供應(yīng)商信息，評估供應(yīng)商表現(xiàn)，提出改進(jìn)建議。協(xié)助采購經(jīng)理進(jìn)行市場調(diào)研，提供采購決策支持。2.其他相關(guān)部門廚房部門根據(jù)茶餐廳的經(jīng)營情況和菜品需求，提供食材采購清單和規(guī)格要求。對采購回來的食材進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)收，反饋質(zhì)量問題。財(cái)務(wù)部門審核采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金的使用情況。參與采購合同的審核，確保合同條款符合財(cái)務(wù)規(guī)定。負(fù)責(zé)采購成本的核算和分析，提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持。倉庫管理部門負(fù)責(zé)采購物資的入庫、存儲和發(fā)放管理。定期盤點(diǎn)庫存物資，提供庫存信息，協(xié)助采購部門合理控制庫存。采購流程1.采購申請各部門根據(jù)經(jīng)營需求，填寫《采購申請表》，詳細(xì)注明采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求日期等信息?！恫少徤暾埍怼方?jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購部門。2.采購審批采購部門收到《采購申請表》后，采購專員進(jìn)行初步審核，檢查申請內(nèi)容是否完整、合理。采購經(jīng)理根據(jù)采購預(yù)算和實(shí)際情況進(jìn)行審批，對于金額較大或重要的采購項(xiàng)目，需報(bào)上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.供應(yīng)商選擇與評估采購專員根據(jù)采購需求，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商主動(dòng)聯(lián)系等。對潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察或要求提供相關(guān)資質(zhì)證明、產(chǎn)品樣品等，評估其生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面的情況。建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評估結(jié)果等，定期對供應(yīng)商進(jìn)行重新評估，淘汰不合格供應(yīng)商。4.采購談判與合同簽訂采購專員與選定的供應(yīng)商進(jìn)行談判，就采購物品的價(jià)格、質(zhì)量、交貨期、付款方式等條款進(jìn)行協(xié)商，爭取最優(yōu)采購條件。根據(jù)談判結(jié)果，起草采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購合同經(jīng)采購經(jīng)理審核后，報(bào)財(cái)務(wù)部門備案，由茶餐廳法定代表人或授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂。5.采購訂單下達(dá)采購專員根據(jù)采購合同，填寫《采購訂單》，詳細(xì)注明采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨日期、交貨地點(diǎn)等信息?！恫少徲唵巍方?jīng)采購經(jīng)理審核簽字后，發(fā)送給供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商簽字確認(rèn)。6.采購跟蹤與催貨采購專員定期與供應(yīng)商溝通，了解采購訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)掌握生產(chǎn)進(jìn)度、運(yùn)輸情況等。對于臨近交貨期的訂單，采購專員要提前提醒供應(yīng)商按時(shí)交貨，如發(fā)現(xiàn)可能影響交貨的問題，及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決辦法。如供應(yīng)商未能按時(shí)交貨，采購專員要及時(shí)了解原因，并采取相應(yīng)措施，如催促供應(yīng)商加快生產(chǎn)、調(diào)整交貨計(jì)劃等，確保物資及時(shí)供應(yīng)。7.到貨驗(yàn)收物資到貨前，倉庫管理部門要做好收貨準(zhǔn)備工作，安排好驗(yàn)收場地和人員。物資到貨時(shí)，采購專員、倉庫管理人員和廚房部門相關(guān)人員共同對物資進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等是否與采購合同和采購訂單一致。對于食品類物資，要檢查其生產(chǎn)日期、保質(zhì)期、檢驗(yàn)報(bào)告等相關(guān)證明文件，確保食品安全。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題或數(shù)量短缺等情況，采購專員要及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其更換或補(bǔ)貨，并做好記錄。8.入庫與付款驗(yàn)收合格的物資，倉庫管理人員辦理入庫手續(xù)，填寫《入庫單》，注明物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫日期等信息，并將物資存放至指定倉庫位置。《入庫單》經(jīng)倉庫管理人員簽字后，一聯(lián)留存?zhèn)}庫，一聯(lián)交采購部門作為采購結(jié)算依據(jù)，一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門記賬。財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購合同和《入庫單》，審核無誤后，按照約定的付款方式向供應(yīng)商支付貨款。采購預(yù)算管理1.預(yù)算編制采購部門根據(jù)茶餐廳的年度經(jīng)營計(jì)劃和實(shí)際需求，編制年度采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)包括各類食材、飲品、餐具、設(shè)備及其他物資的采購金額、采購時(shí)間等內(nèi)容。在編制采購預(yù)算過程中，采購部門要充分考慮市場價(jià)格波動(dòng)、經(jīng)營業(yè)務(wù)變化等因素，確保預(yù)算的合理性和準(zhǔn)確性。年度采購預(yù)算經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核、上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，作為采購工作的依據(jù)。2.預(yù)算執(zhí)行與控制采購部門嚴(yán)格按照采購預(yù)算執(zhí)行采購任務(wù)，不得超預(yù)算采購。如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，需填寫《采購預(yù)算調(diào)整申請表》，說明調(diào)整原因和調(diào)整金額，經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核、上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行調(diào)整。采購專員要定期對采購預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行分析，對比實(shí)際采購金額與預(yù)算金額的差異，找出原因，及時(shí)采取措施進(jìn)行改進(jìn)，確保采購成本控制在預(yù)算范圍內(nèi)。供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商開發(fā)采購部門根據(jù)茶餐廳的經(jīng)營需求和采購品類，有針對性地開發(fā)新供應(yīng)商。開發(fā)渠道包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)展會、同行推薦、供應(yīng)商主動(dòng)聯(lián)系等。對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，收集其基本信息、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面的資料，建立供應(yīng)商信息庫。對符合基本要求的潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、環(huán)保情況等，評估其是否具備成為茶餐廳供應(yīng)商的條件。2.供應(yīng)商評估建立供應(yīng)商評估體系，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估。評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格水平、售后服務(wù)、合作態(tài)度等方面。采購部門收集供應(yīng)商的相關(guān)數(shù)據(jù)和信息，如產(chǎn)品檢驗(yàn)報(bào)告、交貨記錄、客戶反饋等，作為評估依據(jù)。根據(jù)評估結(jié)果，將供應(yīng)商分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級。對于優(yōu)秀供應(yīng)商，給予更多的合作機(jī)會和優(yōu)惠政策；對于不合格供應(yīng)商，及時(shí)淘汰，并尋找新的替代供應(yīng)商。3.供應(yīng)商激勵(lì)與約束建立供應(yīng)商激勵(lì)機(jī)制，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)，如增加采購量、優(yōu)先付款、頒發(fā)榮譽(yù)證書等，以提高供應(yīng)商的合作積極性和服務(wù)質(zhì)量。與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，以及違約責(zé)任。對于違反合同約定的供應(yīng)商，采取相應(yīng)的約束措施，如扣除貨款、暫停合作、追究法律責(zé)任等。4.供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)采購專員定期與供應(yīng)商溝通，了解其生產(chǎn)經(jīng)營情況和市場動(dòng)態(tài)，及時(shí)反饋茶餐廳的需求變化，加強(qiáng)雙方的合作與信任。組織供應(yīng)商參加茶餐廳的相關(guān)活動(dòng)，增進(jìn)彼此之間的了解和友誼，促進(jìn)長期穩(wěn)定的合作關(guān)系。對于供應(yīng)商提出的問題和建議，采購部門要及時(shí)給予回應(yīng)和處理，共同解決合作過程中出現(xiàn)的問題。采購風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識別采購部門對采購過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識別，包括市場風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、付款風(fēng)險(xiǎn)等。分析各種風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的原因和可能帶來的影響，如市場價(jià)格波動(dòng)可能導(dǎo)致采購成本增加，供應(yīng)商破產(chǎn)可能導(dǎo)致物資供應(yīng)中斷等。2.風(fēng)險(xiǎn)評估對識別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估，確定其風(fēng)險(xiǎn)等級。風(fēng)險(xiǎn)等級分為高、中、低三個(gè)級別，根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度進(jìn)行判斷。對于高風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)，要制定專門的應(yīng)對措施，重點(diǎn)關(guān)注和監(jiān)控；對于中風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)，要采取適當(dāng)?shù)姆婪洞胧?，降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性；對于低風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)，要保持關(guān)注，定期進(jìn)行評估。3.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對針對不同類型的風(fēng)險(xiǎn)，制定相應(yīng)的應(yīng)對措施。例如，對于市場風(fēng)險(xiǎn)，可以通過建立價(jià)格預(yù)警機(jī)制、簽訂長期合同、套期保值等方式進(jìn)行應(yīng)對；對于質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，要加強(qiáng)供應(yīng)商管理和到貨驗(yàn)收，嚴(yán)格把控質(zhì)量關(guān)；對于供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)，要建立供應(yīng)商備份機(jī)制，定期評估供應(yīng)商信用狀況；對于合同風(fēng)險(xiǎn)，要加強(qiáng)合同審核和管理，確保合同條款明確、合法、有效；對于付款風(fēng)險(xiǎn)，要嚴(yán)格按照合同約定付款，加強(qiáng)財(cái)務(wù)監(jiān)控。4.風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控建立采購風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，定期對采購風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行監(jiān)控和評估。采購專員要及時(shí)收集和分析采購過程中的相關(guān)信息，如市場價(jià)格變化、供應(yīng)商經(jīng)營狀況、合同執(zhí)行情況等，發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)跡象及時(shí)報(bào)告，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控結(jié)果，及時(shí)調(diào)整采購策略和風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施，確保采購風(fēng)險(xiǎn)管理工作的有效性。采購績效評估1.評估指標(biāo)采購成本：實(shí)際采購金額與預(yù)算金額的對比情況，反映采購成本控制效果。采購質(zhì)量：采購物資的合格比例，體現(xiàn)采購物資的質(zhì)量水平。交貨期：供應(yīng)商按時(shí)交貨的比例，衡量采購訂單的執(zhí)行效率。供應(yīng)商滿意度：通過對供應(yīng)商的調(diào)查和評估，了解供應(yīng)商對茶餐廳采購工作的滿意度。內(nèi)部客戶滿意度：收集廚房部門、倉庫管理部門等內(nèi)部客戶對采購工作的反饋意見，評估采購工作對其他部門的支持程度。2.評估方法定期收集采購成本、采購質(zhì)量、交貨期等方面的數(shù)據(jù)，進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，計(jì)算各項(xiàng)評估指標(biāo)的完成情況。發(fā)放供應(yīng)商滿意度調(diào)查問卷和內(nèi)部客戶滿意度調(diào)查問卷，收集相關(guān)意見和建議，對供應(yīng)商滿意度和內(nèi)部客戶滿意度進(jìn)行量化評估。根據(jù)各項(xiàng)評估指標(biāo)的權(quán)重，計(jì)算采購績效綜合得分，對采購部門和采購專員的工作績效進(jìn)行全面評價(jià)。3.評估周期采購績效評估每季度進(jìn)行一次，于季度末完成評估報(bào)告。