病案室公章管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)病案室公章的管理，確保公章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，維護(hù)醫(yī)院及患者的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于病案室公章的保管、使用、登記等相關(guān)管理活動。（三）基本原則1.嚴(yán)格審批原則：公章使用必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，確保使用事由合法合規(guī)。2.專人保管原則：指定專人負(fù)責(zé)公章的保管，確保公章安全。3.登記備案原則：對公章的使用進(jìn)行詳細(xì)登記備案，以備查詢。二、公章的種類及用途（一）病案室業(yè)務(wù)章1.用于加蓋在病案借閱登記本、病案復(fù)印申請單等與病案業(yè)務(wù)直接相關(guān)的文件上，以確認(rèn)業(yè)務(wù)辦理的真實性和有效性。2.作為病案室與其他科室、部門之間業(yè)務(wù)往來的標(biāo)識，證明病案室在相關(guān)業(yè)務(wù)中的參與和認(rèn)可。（二）病案室證明章1.用于開具病案相關(guān)的證明文件，如患者病案信息的真實性證明、病案借閱情況證明等。2.確保所開具的證明具有法律效力，為醫(yī)院及患者提供必要的證明服務(wù)。三、公章的保管（一）保管人員的指定1.病案室負(fù)責(zé)人應(yīng)指定一名責(zé)任心強(qiáng)、工作認(rèn)真細(xì)致的工作人員擔(dān)任公章保管人。保管人應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和保密意識，熟悉公章使用規(guī)定。2.保管人一經(jīng)確定，不得隨意更換。如因工作需要確需更換，應(yīng)按規(guī)定辦理交接手續(xù)。（二）保管要求1.公章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險柜或帶鎖的文件柜中，確保公章存放環(huán)境安全，防止被盜、丟失或損壞。2.公章保管人不得將公章轉(zhuǎn)借他人使用，不得在未經(jīng)批準(zhǔn)的情況下攜帶公章外出。如遇特殊情況需要攜帶公章外出，必須經(jīng)病案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并采取必要的安全措施。3.公章保管人應(yīng)定期檢查公章的保管情況，如發(fā)現(xiàn)公章有損壞或遺失跡象，應(yīng)及時報告病案室負(fù)責(zé)人，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。四、公章的使用（一）使用流程1.申請：需要使用公章的部門或個人應(yīng)填寫《病案室公章使用申請表》，詳細(xì)說明使用事由、使用時間、使用份數(shù)等信息。申請表應(yīng)由申請部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并加蓋部門公章（如適用）。2.審批：申請表提交至病案室后，由病案室負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。審批內(nèi)容包括申請事由的合法性、必要性以及是否符合醫(yī)院相關(guān)規(guī)定等。如申請事由涉及重要事項或金額較大，還需報醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.登記：經(jīng)審批同意使用公章后，公章保管人應(yīng)在《病案室公章使用登記簿》上進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄使用日期、申請部門、使用事由、使用份數(shù)、批準(zhǔn)人等信息。4.蓋章：公章保管人應(yīng)嚴(yán)格按照審批意見在相關(guān)文件上加蓋公章，并確保蓋章位置準(zhǔn)確、清晰，不得模糊、遺漏或重復(fù)蓋章。5.歸還：公章使用完畢后，使用人應(yīng)及時將文件及申請表交回病案室，公章保管人核對無誤后，在登記簿上注明歸還日期。（二）使用限制1.公章不得用于任何違法違規(guī)、損害醫(yī)院或患者利益的事項。2.嚴(yán)禁在空白紙張、空白介紹信、空白合同等文件上加蓋公章。如因工作需要確需開具空白介紹信或合同，必須經(jīng)醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在介紹信或合同上注明有效期限和使用范圍。3.涉及醫(yī)院重大決策、重要合同簽訂、大額資金往來等事項的公章使用，必須嚴(yán)格按照醫(yī)院相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，經(jīng)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)班子集體研究決定，并履行相應(yīng)的審批手續(xù)。五、公章使用的登記與備案（一）登記1.《病案室公章使用登記簿》應(yīng)妥善保管，登記內(nèi)容應(yīng)完整、準(zhǔn)確、清晰，不得隨意涂改。如因記錄錯誤需要修改，應(yīng)在原記錄上劃紅線注銷，并由經(jīng)手人簽字確認(rèn)，同時在旁邊注明正確內(nèi)容。2.登記簿應(yīng)按照時間順序進(jìn)行記錄，每月末對本月的公章使用情況進(jìn)行匯總統(tǒng)計，形成《病案室公章使用情況月報表》，報病案室負(fù)責(zé)人審核。（二）備案1.病案室應(yīng)定期將公章使用情況進(jìn)行整理歸檔，歸檔資料包括《病案室公章使用申請表》、《病案室公章使用登記簿》、《病案室公章使用情況月報表》等。2.歸檔資料應(yīng)保存至少[X]年，以備醫(yī)院內(nèi)部審計、檢查或其他需要時查閱。六、公章的更換與廢止（一）更換1.因公章磨損、損壞或其他原因需要更換公章時，病案室負(fù)責(zé)人應(yīng)及時向醫(yī)院辦公室提出申請，并提交相關(guān)說明材料。2.醫(yī)院辦公室審核同意后，按照醫(yī)院印章管理規(guī)定辦理公章更換手續(xù)。新公章啟用后，原公章應(yīng)及時廢止，并按規(guī)定進(jìn)行封存或銷毀。（二）廢止1.公章因使用期滿、機(jī)構(gòu)變更、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因不再使用時，應(yīng)及時辦理廢止手續(xù)。2.公章廢止后，病案室應(yīng)將廢止的公章交回醫(yī)院辦公室統(tǒng)一封存或銷毀，并在《病案室公章使用登記簿》上注明廢止日期和原因。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.病案室負(fù)責(zé)人應(yīng)定期對公章的保管和使用情況進(jìn)行檢查，確保公章使用符合規(guī)定，登記備案完整準(zhǔn)確。2.醫(yī)院內(nèi)部審計部門應(yīng)不定期對病案室公章管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）外部監(jiān)督1.接受醫(yī)院上級主管部門、衛(wèi)生行政部門等相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，積極配合提供公章管理相關(guān)資料。2.對患者及其他相關(guān)方的投訴和舉報進(jìn)行認(rèn)真調(diào)查處理，如發(fā)現(xiàn)公章管理存在違規(guī)行為，應(yīng)及時糾正并追究相關(guān)人員責(zé)任。八、違規(guī)處理（一）對于違反本制度使用公章的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理：1.情節(jié)較輕的，給予批評教育，責(zé)令改正，并要求相關(guān)責(zé)任人作出書面檢討。2.情節(jié)嚴(yán)重的，造成醫(yī)院經(jīng)濟(jì)損失或不良影響的，除責(zé)令賠償損失外，還將按照醫(yī)院相關(guān)規(guī)定給予行政處分；構(gòu)成違法犯罪的，依法追究法律責(zé)任。（二）對于公章保管人因保管不善導(dǎo)致公章被盜、