職業(yè)技術(shù)學(xué)院公務(wù)接待檔案管理工作實(shí)施辦法?

一、總則1.為加強(qiáng)我校公務(wù)接待檔案管理工作，提高檔案管理水平，有效保護(hù)和利用公務(wù)接待檔案資源，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及學(xué)校實(shí)際情況，特制定本實(shí)施辦法。2.公務(wù)接待檔案是學(xué)校在公務(wù)接待活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是學(xué)校管理工作的重要組成部分。3.公務(wù)接待檔案管理工作遵循集中統(tǒng)一管理、真實(shí)完整、便于利用的原則，確保檔案資料的科學(xué)性、系統(tǒng)性和規(guī)范性。二、管理職責(zé)1.學(xué)校辦公室-負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全校公務(wù)接待檔案管理工作，制定和完善相關(guān)管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。-接收、整理、保管學(xué)校層面重要公務(wù)接待活動(dòng)形成的檔案資料，定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)和統(tǒng)計(jì)。-負(fù)責(zé)指導(dǎo)、檢查各二級(jí)學(xué)院及職能部門的公務(wù)接待檔案管理工作，組織開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動(dòng)。-負(fù)責(zé)向上級(jí)主管部門及其他相關(guān)單位提供公務(wù)接待檔案利用服務(wù)，按照規(guī)定履行檔案查閱、借閱審批手續(xù)。2.各二級(jí)學(xué)院及職能部門-明確專人負(fù)責(zé)本部門公務(wù)接待檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，確保檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。-按照學(xué)校辦公室的要求，定期將本部門公務(wù)接待檔案移交至學(xué)校辦公室統(tǒng)一保管，配合學(xué)校辦公室開展檔案清查、統(tǒng)計(jì)等工作。-負(fù)責(zé)為本部門提供公務(wù)接待檔案利用服務(wù)，嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱審批制度，做好相關(guān)登記工作。三、檔案收集范圍1.接待審批文件-公務(wù)接待審批表，包括接待對(duì)象、接待事由、接待時(shí)間、接待地點(diǎn)、接待標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。-相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的批示文件，如對(duì)特殊接待事項(xiàng)的指示、要求等。2.接待方案-詳細(xì)的接待計(jì)劃，包括行程安排、活動(dòng)內(nèi)容、陪同人員等。-涉及接待活動(dòng)的專項(xiàng)方案，如會(huì)議接待方案、參觀考察方案等。3.接待過程資料-接待活動(dòng)中的各類文字材料，如歡迎辭、致辭、講話、匯報(bào)材料等。-接待活動(dòng)中的照片、錄像、錄音等聲像資料，記錄接待活動(dòng)的重要場(chǎng)景、環(huán)節(jié)和講話內(nèi)容。-接待活動(dòng)中的用餐、住宿、交通等費(fèi)用報(bào)銷憑證及清單，包括發(fā)票、菜單、住宿登記單、租車合同等。-與接待對(duì)象交流的信件、電子郵件、傳真等往來資料，反映接待活動(dòng)中的溝通協(xié)調(diào)情況。4.紀(jì)念品資料-用于公務(wù)接待的紀(jì)念品清單，包括紀(jì)念品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格等信息。-紀(jì)念品的采購(gòu)合同、發(fā)票等相關(guān)憑證。-贈(zèng)送紀(jì)念品的相關(guān)記錄，如贈(zèng)送對(duì)象、贈(zèng)送時(shí)間等。四、檔案整理與歸檔1.整理原則-遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。-按照年度、類別、保管期限等進(jìn)行分類整理，確保檔案資料的系統(tǒng)性和規(guī)范性。2.整理方法-文件材料分類：將收集到的公務(wù)接待檔案資料分為審批文件、接待方案、過程資料、紀(jì)念品資料等類別。-編號(hào)編目：對(duì)每份檔案資料進(jìn)行編號(hào)，并編制目錄，目錄內(nèi)容包括序號(hào)、文號(hào)、題名、日期、保管期限等。-裝訂成冊(cè)：對(duì)于紙張較多的文件材料，應(yīng)進(jìn)行裝訂，確保整齊牢固，便于保管和查閱。3.歸檔要求-各部門應(yīng)在公務(wù)接待活動(dòng)結(jié)束后的[具體時(shí)間]內(nèi)，將整理好的檔案資料移交至學(xué)校辦公室。-移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，清單內(nèi)容包括檔案名稱、數(shù)量、移交部門、移交人、接收部門、接收人等信息，雙方簽字確認(rèn)。-學(xué)校辦公室應(yīng)對(duì)接收的檔案資料進(jìn)行認(rèn)真審核，對(duì)于不符合歸檔要求的，應(yīng)及時(shí)通知移交部門進(jìn)行補(bǔ)充或整改。五、檔案保管1.保管條件-學(xué)校應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。-檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.保管期限-公務(wù)接待檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期，具體保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值確定。-具有重要?dú)v史價(jià)值和長(zhǎng)期查考利用價(jià)值的檔案應(yīng)永久保存；一般的接待活動(dòng)檔案保管期限為[X]年；短期保管的檔案保管期限為[X]年。-保管期限屆滿的檔案，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。3.檔案清查與統(tǒng)計(jì)-學(xué)校辦公室應(yīng)定期對(duì)公務(wù)接待檔案進(jìn)行清查，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。-建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并定期向上級(jí)主管部門報(bào)送統(tǒng)計(jì)報(bào)表。六、檔案利用1.利用原則-嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案利用的法律法規(guī)和學(xué)校的相關(guān)規(guī)定，確保檔案的安全和保密。-優(yōu)先滿足學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作的需要，為學(xué)校的發(fā)展提供有力支持。2.利用方式-查閱：校內(nèi)各部門因工作需要查閱公務(wù)接待檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，到學(xué)校辦公室辦理查閱手續(xù)。查閱檔案應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出查閱場(chǎng)所。-借閱：因特殊情況需要借閱公務(wù)接待檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]天，如需續(xù)借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案。-復(fù)制：根據(jù)工作需要，經(jīng)學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可對(duì)公務(wù)接待檔案進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行，注明復(fù)制日期、復(fù)制人等信息，并加蓋學(xué)校檔案管理專用章。3.利用登記-建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括利用人姓名、部門、利用時(shí)間、利用目的、檔案名稱、數(shù)量等信息。七、監(jiān)督與考核1.學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)對(duì)各二級(jí)學(xué)院及職能部門的公務(wù)接待檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期通報(bào)檢查情況。2.將公務(wù)接待檔案管理工作納入學(xué)校對(duì)各部門的績(jī)效考核體系，對(duì)檔案管理工作