企業(yè)證件借閱管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司各類證件的管理，規(guī)范證件借閱行為，確保證件的安全與正常使用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、分支機(jī)構(gòu)及全體員工。（三）定義1.企業(yè)證件：指公司在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中依法取得的各類資質(zhì)證書、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、許可證、認(rèn)證證書等具有法律效力的文件。2.借閱：指因工作需要，經(jīng)相關(guān)審批流程，從證件保管部門獲取證件原件或復(fù)印件，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還的行為。二、證件管理職責(zé)（一）行政部門1.負(fù)責(zé)公司各類證件的統(tǒng)一保管，建立證件管理臺(tái)賬，詳細(xì)記錄證件的名稱、編號(hào)、頒發(fā)機(jī)關(guān)、有效期、領(lǐng)取時(shí)間、保管人等信息。2.定期對(duì)證件進(jìn)行檢查、核對(duì)，確保證件的完整性和有效性。3.根據(jù)本制度規(guī)定，辦理證件的借閱審批手續(xù)。（二）證件使用部門1.明確專人負(fù)責(zé)本部門證件的使用和歸還，并確保證件的安全。2.在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將借閱的證件歸還行政部門。3.不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改、丟失證件。（三）員工個(gè)人1.因工作需要借閱證件時(shí)，應(yīng)按照本制度規(guī)定的流程進(jìn)行申請(qǐng)和歸還。2.妥善保管借閱的證件，不得損壞、遺失，如有遺失應(yīng)及時(shí)報(bào)告并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。三、證件借閱流程（一）借閱申請(qǐng)1.員工因工作需要借閱證件時(shí)，應(yīng)填寫《證件借閱申請(qǐng)表》，注明借閱證件的名稱、編號(hào)、借閱用途、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。2.將申請(qǐng)表提交至所在部門負(fù)責(zé)人審核。（二）部門審核部門負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，確認(rèn)借閱用途合理、必要，且本部門有能力確保證件在借閱期間的安全后，簽署審核意見。（三）行政審批1.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過的申請(qǐng)表，提交至行政部門。2.行政部門根據(jù)證件的重要性、使用頻率等因素進(jìn)行審批。對(duì)于重要證件或涉及公司重大利益的證件借閱申請(qǐng)，需報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.行政部門審批通過后，在申請(qǐng)表上加蓋“同意借閱”章，并注明借閱期限。（四）證件領(lǐng)取申請(qǐng)人憑審批通過的《證件借閱申請(qǐng)表》到行政部門領(lǐng)取證件。行政部門在發(fā)放證件時(shí)，應(yīng)與申請(qǐng)人當(dāng)面核對(duì)證件的名稱、編號(hào)、數(shù)量等信息，并做好登記。（五）歸還手續(xù)1.申請(qǐng)人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還證件。如需延期歸還，應(yīng)提前向行政部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。2.歸還證件時(shí)，申請(qǐng)人應(yīng)確保證件完好無損，如有損壞或遺失，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行賠償。3.行政部門在收到歸還的證件后，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)證件的完整性和有效性，并在《證件借閱申請(qǐng)表》上注明歸還時(shí)間，予以銷賬。四、借閱期限（一）一般證件借閱期限不得超過[X]個(gè)工作日。（二）特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，需提前[X]個(gè)工作日向行政部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)，但延長(zhǎng)后的期限最長(zhǎng)不得超過[X]個(gè)工作日。五、借閱要求（一）僅限本人使用借閱人必須親自使用所借閱的證件，不得轉(zhuǎn)借他人。（二）妥善保管借閱人應(yīng)妥善保管所借閱的證件，不得隨意折疊、涂改、污損，確保證件的整潔和完好。（三）遵守使用范圍借閱人應(yīng)嚴(yán)格按照申請(qǐng)的借閱用途使用證件，不得超出規(guī)定范圍使用。（四）按時(shí)歸還借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還證件，如遇特殊情況不能按時(shí)歸還，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。（五）遺失賠償如借閱人遺失所借閱的證件，應(yīng)立即向行政部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的補(bǔ)辦費(fèi)用和由此給公司造成的損失。六、監(jiān)督與檢查（一）行政部門定期對(duì)證件的借閱情況進(jìn)行檢查，確保證件的借閱符合本制度規(guī)定。（二）如發(fā)現(xiàn)有違反本制度的行為，行政部門應(yīng)及時(shí)責(zé)令糾正，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。七、處罰措施（一）對(duì)于未按規(guī)定流程借閱證件的，給予警告處分，并責(zé)令補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)。（二）對(duì)于轉(zhuǎn)借證件、超出規(guī)定范圍使用證件或未按時(shí)歸還證件的，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)處罰，并處以警告至記過處分。（三）對(duì)于遺失證件的，除承擔(dān)補(bǔ)辦