書畫培訓(xùn)班檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)書畫培訓(xùn)班檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于書畫培訓(xùn)班全體教職員工及學(xué)員相關(guān)檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：書畫培訓(xùn)班的各類檔案由專門的檔案管理部門或人員進(jìn)行集中管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確地反映書畫培訓(xùn)班的各項工作和活動，不得虛假、偽造。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄露，對涉及機(jī)密的檔案要嚴(yán)格保密。4.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善書畫培訓(xùn)班檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理書畫培訓(xùn)班的各類檔案，包括教學(xué)檔案、學(xué)員檔案、師資檔案、行政檔案等。3.對檔案進(jìn)行分類、整理、編號、裝訂、上架，建立健全檔案目錄和檢索系統(tǒng)，便于檔案的查閱和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案的安全與完整。5.定期對檔案進(jìn)行鑒定，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。6.積極開展檔案信息資源的開發(fā)利用工作，為書畫培訓(xùn)班的教學(xué)、管理、決策等提供服務(wù)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和移交工作，確保檔案的齊全、完整。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理，并接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。3.嚴(yán)格按照檔案管理制度的要求，做好本部門檔案的保管和利用工作，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，具備一定的專業(yè)知識和技能。2.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理制度，保守檔案機(jī)密。3.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架、保管、查閱、利用等。4.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施加以解決。5.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。三、檔案分類及歸檔范圍（一）教學(xué)檔案1.教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、教案、教學(xué)課件等教學(xué)文件。2.學(xué)員作業(yè)、作品、考試試卷、成績冊等。3.教學(xué)活動記錄，如教學(xué)研討、講座、展覽等活動的通知、方案、總結(jié)等。4.教學(xué)評估材料，包括學(xué)員評教、教學(xué)質(zhì)量檢查、教學(xué)成果評估等相關(guān)資料。（二）學(xué)員檔案1.學(xué)員基本信息登記表，包括姓名、性別、年齡、聯(lián)系方式、家庭住址等。2.學(xué)員報名登記表、繳費(fèi)憑證、入學(xué)通知書等。3.學(xué)員學(xué)習(xí)情況記錄，如考勤記錄、學(xué)習(xí)進(jìn)度跟蹤、獎懲情況等。4.學(xué)員畢業(yè)（結(jié)業(yè)）證明、證書發(fā)放記錄等。（三）師資檔案1.教師個人簡歷、學(xué)歷證書、教師資格證書、專業(yè)技術(shù)職務(wù)證書等。2.教師教學(xué)工作安排、教學(xué)任務(wù)書等。3.教師教學(xué)業(yè)績考核材料，如教學(xué)質(zhì)量評估、學(xué)生評價、教學(xué)成果等。4.教師培訓(xùn)、進(jìn)修、獲獎等情況記錄。（四）行政檔案1.書畫培訓(xùn)班發(fā)展規(guī)劃、年度工作計劃、總結(jié)等。2.各類會議記錄、紀(jì)要、決議等。3.行政管理文件，如通知、通報、報告、請示等。4.人事檔案，包括員工招聘、錄用、調(diào)動、晉升、獎懲、工資福利等相關(guān)材料。5.財務(wù)檔案，如財務(wù)報表、賬目、憑證、發(fā)票等。6.資產(chǎn)檔案，包括固定資產(chǎn)登記、清查、處置等相關(guān)資料。7.對外合作與交流檔案，如合作協(xié)議、交流活動記錄等。四、檔案收集與整理（一）收集1.各部門應(yīng)按照檔案歸檔范圍和要求，及時收集本部門形成的各類檔案，并定期移交檔案管理部門。2.檔案管理人員應(yīng)主動收集書畫培訓(xùn)班在各項工作活動中產(chǎn)生的具有保存價值的文件材料，確保檔案的齊全、完整。3.對于重要活動、重大事件形成的檔案，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)收集，并及時整理歸檔。（二）整理1.檔案管理人員對收集到的檔案材料進(jìn)行分類、鑒別，剔除不需要歸檔的材料。2.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對檔案進(jìn)行整理，同一類別的檔案應(yīng)按照時間順序或重要程度排列。3.對每份檔案材料進(jìn)行編號，編制檔案目錄，注明檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息，便于查閱和檢索。4.對檔案材料進(jìn)行裝訂、編頁，確保檔案的整齊、牢固。五、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.對紙質(zhì)檔案應(yīng)采用裝訂成冊或裝盒的方式進(jìn)行保管，對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.建立檔案保管臺賬，記錄檔案的入庫、出庫、查閱、借閱等情況，做到賬物相符。（三）安全保護(hù)措施1.加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫房。2.配備必要的消防器材，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保消防設(shè)施完好有效。3.做好檔案的防潮、防蟲、防盜工作，定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.對涉及機(jī)密的檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，如單獨存放、加密存儲等，防止檔案泄露。六、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.書畫培訓(xùn)班內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員因工作需要查閱檔案的，須持有單位介紹信，并填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)書畫培訓(xùn)班分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可查閱。涉及機(jī)密檔案的，還須經(jīng)書畫培訓(xùn)班主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.查閱人員到檔案管理部門查閱檔案時，應(yīng)出示有效證件，并在《檔案查閱登記簿》上登記。2.檔案管理人員根據(jù)查閱人員填寫的《檔案查閱申請表》，提供相應(yīng)的檔案，并在現(xiàn)場監(jiān)督查閱。3.查閱人員只能查閱與申請事由相關(guān)的檔案，不得擅自翻閱其他檔案。如需復(fù)印、摘抄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人同意，并按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱人員查閱檔案后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并在《檔案查閱登記簿》上注明查閱情況。（三）利用限制1.檔案的查閱和利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和書畫培訓(xùn)班的保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.檔案原件一般不得外借，如因特殊情況需要外借的，須經(jīng)書畫培訓(xùn)班分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，到期應(yīng)及時歸還。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案原件，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、丟失或損壞檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期（[X]年以上）、短期（[X]年以下）三種。2.檔案鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員參加。鑒定小組根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，對檔案的保存價值進(jìn)行評估，提出鑒定意見。3.對經(jīng)過鑒定確定失去保存價值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息。（二）銷毀1.《檔案銷毀清冊》經(jīng)書畫培訓(xùn)班分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.檔案銷毀時