公司設(shè)計部檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司設(shè)計部檔案管理，確保設(shè)計檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于設(shè)計檔案的查閱、利用和維護，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司設(shè)計部在項目設(shè)計過程中形成的各類檔案資料的管理，包括但不限于設(shè)計圖紙、設(shè)計文件、設(shè)計變更記錄、與客戶溝通的往來文件等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：設(shè)計部檔案由專人負責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映設(shè)計項目的實際情況，不得偽造、篡改。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守公司保密制度，對涉及公司商業(yè)秘密和客戶隱私的檔案進行保密。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、檢索和利用。二、檔案管理職責(zé)（一）設(shè)計部經(jīng)理職責(zé)1.負責(zé)設(shè)計部檔案管理工作的總體指導(dǎo)和監(jiān)督，確保檔案管理工作符合公司要求。2.審核重要設(shè)計檔案的歸檔范圍和保管期限，批準(zhǔn)檔案的銷毀申請。3.協(xié)調(diào)設(shè)計部與其他部門之間的檔案管理工作，保障檔案的順利交接和利用。（二）檔案管理員職責(zé)1.負責(zé)設(shè)計部檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱等日常管理工作。2.按照檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對檔案進行分類、編號、編目等操作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.定期對檔案進行清查和盤點，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問題，確保檔案的安全和完整。4.負責(zé)檔案管理系統(tǒng)的維護和更新，錄入檔案信息，建立檔案數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理的信息化水平。5.為檔案查閱人員提供必要的幫助和服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱手續(xù)，做好查閱記錄。（三）設(shè)計人員職責(zé)1.在項目設(shè)計過程中，及時將形成的各類檔案資料整理齊全，移交檔案管理員歸檔。2.對所提交檔案資料的真實性、完整性負責(zé)，確保檔案內(nèi)容準(zhǔn)確反映設(shè)計工作的實際情況。3.配合檔案管理員做好檔案的整理、查閱等工作，按照要求提供相關(guān)資料和信息。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.設(shè)計項目前期資料，包括項目委托書、設(shè)計任務(wù)書、項目調(diào)研資料等。2.設(shè)計過程中的各類圖紙，如方案設(shè)計圖、初步設(shè)計圖、施工圖等，以及相應(yīng)的設(shè)計說明、計算書等。3.設(shè)計變更記錄，包括變更通知單、變更圖紙、變更說明等。4.與客戶溝通的往來文件，如郵件、會議紀(jì)要、客戶反饋意見等。5.項目評審資料，包括評審意見、評審會議記錄等。6.項目驗收資料，如驗收報告、客戶滿意度調(diào)查等。7.其他與設(shè)計項目相關(guān)的資料，如設(shè)計合同、合作協(xié)議等。（二）收集要求1.設(shè)計人員應(yīng)在項目完成或階段性工作結(jié)束后及時將相關(guān)檔案資料整理好，移交檔案管理員。2.檔案資料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽署完備。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并與紙質(zhì)文件相對應(yīng)。（三）整理方法1.分類：按照設(shè)計項目的類別、階段等進行分類，如建筑設(shè)計、景觀設(shè)計、室內(nèi)設(shè)計等，每個類別下再分為前期資料、設(shè)計過程資料、變更資料等。2.編號：為每份檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年份、順序等信息，便于查詢和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，目錄應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，便于查閱。4.裝訂：對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)按照一定的順序進行裝訂，確保整齊、牢固。四、檔案的歸檔（一）歸檔時間1.設(shè)計項目完成后，設(shè)計人員應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)將整理好的檔案資料移交檔案管理員歸檔。2.對于項目中的階段性成果，如方案設(shè)計完成后、初步設(shè)計完成后等，應(yīng)及時歸檔相應(yīng)的檔案資料。（二）歸檔流程1.設(shè)計人員填寫檔案移交清單，詳細列出移交檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息，并簽字確認。2.檔案管理員對移交的檔案進行核對，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.核對無誤后，檔案管理員將檔案資料按照分類和編號順序進行存放，并在檔案移交清單上簽字確認。4.檔案管理員將檔案移交清單存入檔案管理臺賬，作為檔案管理的重要依據(jù)。五、檔案的保管（一）保管期限1.設(shè)計項目檔案的保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案包括：具有重要歷史價值和法律意義的設(shè)計文件、涉及公司核心商業(yè)秘密的檔案等。3.長期保管的檔案包括：一般設(shè)計項目的檔案資料，保管期限為[X]年。4.短期保管的檔案包括：一般性的設(shè)計參考資料、臨時性的文件等，保管期限為[X]年。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保紙質(zhì)檔案的安全保管。2.電子檔案：建立電子檔案存儲系統(tǒng)，對電子檔案進行分類存儲，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點。（三）檔案清查1.檔案管理員應(yīng)定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，每季度進行一次局部清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時記錄并采取相應(yīng)的措施進行處理。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報告，上報設(shè)計部經(jīng)理。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱設(shè)計檔案的，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，方可查閱。2.涉及公司核心商業(yè)秘密或重要客戶信息的檔案，需經(jīng)設(shè)計部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查閱。3.外部單位或個人因特殊原因需要查閱設(shè)計檔案的，必須持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由檔案管理員陪同查閱。（二）查閱流程1.查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，提交給所在部門負責(zé)人或相關(guān)審批人簽字。2.將簽字后的申請表提交給檔案管理員，檔案管理員根據(jù)查閱權(quán)限進行審核。3.審核通過后，檔案管理員按照查閱申請表的要求提供檔案資料，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。4.查閱人員查閱檔案時，應(yīng)保持檔案的整潔和完整，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理員，檔案管理員對歸還的檔案進行核對，確認無誤后辦理歸還手續(xù)。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱設(shè)計檔案的，需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，報設(shè)計部經(jīng)理批準(zhǔn)。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員必須妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞或丟失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（四）借閱流程1.借閱人員填寫《檔案借閱申請表》，提交給所在部門負責(zé)人簽字。2.將簽字后的申請表提交給設(shè)計部經(jīng)理審批。3.審批通過后，檔案管理員按照申請表的要求提供檔案資料，并與借閱人員辦理借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱登記薄》，記錄借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱日期、歸還日期等信息。4.借閱人員在借閱期限屆滿時，應(yīng)按時歸還檔案。如需續(xù)借，應(yīng)提前[X]個工作日向檔案管理員提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可續(xù)借。5.檔案管理員在收到歸還的檔案后，應(yīng)及時進行核對，確認檔案無損壞、丟失等情況后，辦理歸還手續(xù)，并在《檔案借閱登記薄》上注明歸還日期。七、檔案的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，對涉及公司商業(yè)秘密和客戶隱私的檔案進行保密。2.在檔案管理過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，如限制查閱人員范圍、設(shè)置密碼、加密存儲等。3.嚴(yán)禁將檔案資料帶出公司或泄露給無關(guān)人員，如因工作需要必須帶出公司的，應(yīng)經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，并采取相應(yīng)的保密措施。（二）安全管理1.檔案庫房應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備，并定期進行檢查和維護，確保設(shè)施的正常運行。2.檔案管理員應(yīng)加強對檔案庫房的日常管理，嚴(yán)禁無關(guān)人員進入檔案庫房。3.定期對檔案進行備份，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聶n案數(shù)據(jù)丟失。4.如發(fā)生檔案丟失、損壞、泄露等安全事故，應(yīng)立即采取措施進行處理，并及時報告公司領(lǐng)導(dǎo)。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理員應(yīng)定期對保管期滿的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定工作由設(shè)計部經(jīng)理牽頭，組織檔案管理員、相關(guān)設(shè)計人員等組成鑒定小組，對檔案進行逐一審查。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值等因素，綜合判斷檔案是否需要銷毀。（二）銷毀流程1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，由檔案管理員填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息