子公司采購訂單管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范子公司采購訂單管理流程，確保采購活動的順利進行，保障公司利益，提高采購效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于子公司所有采購訂單的管理，包括但不限于原材料采購、設備采購、辦公用品采購等各類采購業(yè)務。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：采購訂單的簽訂、執(zhí)行和變更等環(huán)節(jié)必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.準確性原則：訂單內(nèi)容應準確反映采購需求，包括規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間等信息，避免因信息錯誤導致的損失。3.及時性原則：采購訂單應及時下達，確保供應商按時供貨，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營需求。4.責任明確原則：明確采購訂單各環(huán)節(jié)的責任主體，確保責任落實到人，便于監(jiān)督和考核。二、采購訂單的申請與審批（一）采購申請1.需求部門提交：各需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計劃、庫存情況等，填寫《采購申請表》，詳細說明采購物品或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求時間等信息。2.部門負責人審核：需求部門負責人對采購申請進行審核，確認需求的合理性和必要性，簽字后提交至采購部門。（二）采購審批1.采購部門初審：采購部門收到《采購申請表》后，對采購需求進行初步審核，包括市場供應情況、采購預算等，如發(fā)現(xiàn)問題及時與需求部門溝通調(diào)整。2.財務部門審核：財務部門對采購申請的預算進行審核，確保采購費用在預算范圍內(nèi)，簽字確認后返回采購部門。3.分管領(lǐng)導審批：采購部門將經(jīng)過初審和財務審核的采購申請?zhí)峤恢练止茴I(lǐng)導，分管領(lǐng)導根據(jù)公司整體情況進行審批，批準后采購部門方可下達采購訂單。三、采購訂單的下達（一）訂單編制1.采購部門根據(jù)審批后的采購申請，編制采購訂單：訂單內(nèi)容應包括訂單編號、供應商名稱、采購物品或服務的詳細規(guī)格、數(shù)量、單價、總價、交貨時間、交貨地點、付款方式等信息。2.確保訂單內(nèi)容準確無誤：采購訂單編制完成后，采購人員應進行仔細核對，避免出現(xiàn)信息錯誤。（二）訂單審核1.采購部門負責人對采購訂單進行審核：重點審核訂單內(nèi)容與采購申請的一致性、供應商選擇的合理性、價格條款的合規(guī)性等，審核通過后簽字確認。2.如訂單存在問題，采購部門應及時修改并重新提交審核：直至審核通過方可下達訂單。（三）訂單下達1.采購部門將審核通過的采購訂單發(fā)送給供應商：可通過郵件、傳真、電子訂單系統(tǒng)等方式進行發(fā)送，確保供應商及時收到訂單。2.與供應商溝通確認訂單接收情況：采購人員應跟進訂單發(fā)送情況，與供應商取得聯(lián)系，確認其是否收到訂單，并對訂單內(nèi)容進行必要的溝通解釋。四、采購訂單的執(zhí)行與跟蹤（一）供應商備貨1.供應商收到采購訂單后，應按照訂單要求進行備貨：確保貨物的質(zhì)量、數(shù)量和交貨時間符合訂單規(guī)定。2.采購人員應與供應商保持聯(lián)系，了解備貨進度：及時協(xié)調(diào)解決可能出現(xiàn)的問題。（二）交貨安排1.供應商應按照訂單約定的交貨時間和地點進行交貨：如需變更交貨時間或地點，應提前與采購部門溝通并獲得同意。2.采購人員應提前做好收貨準備工作：包括通知相關(guān)部門、安排收貨人員、準備驗收工具等。（三）貨物驗收1.收貨部門按照相關(guān)標準和訂單要求對貨物進行驗收：重點檢查貨物的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等是否與訂單一致。2.如發(fā)現(xiàn)貨物存在問題，收貨部門應及時填寫《驗收不合格報告》：詳細說明問題情況，并通知采購部門與供應商協(xié)商解決。（四）訂單跟蹤1.采購人員負責對采購訂單的執(zhí)行情況進行全程跟蹤：及時掌握訂單進度，協(xié)調(diào)解決執(zhí)行過程中出現(xiàn)的各種問題。2.定期向相關(guān)部門匯報訂單執(zhí)行情況：如遇重大問題應及時向上級領(lǐng)導匯報，以便采取相應措施。五、采購訂單的變更與終止（一）變更申請1.在采購訂單執(zhí)行過程中，如因各種原因需要變更訂單內(nèi)容：需求部門或采購部門應填寫《采購訂單變更申請表》，詳細說明變更的原因、內(nèi)容及對訂單執(zhí)行的影響。2.變更申請需按照采購訂單審批流程進行審批：經(jīng)相關(guān)部門和領(lǐng)導批準后方可實施變更。（二）變更通知1.采購部門根據(jù)審批后的變更申請，及時向供應商發(fā)送《采購訂單變更通知》：明確變更的內(nèi)容和要求，確保供應商了解并執(zhí)行變更。2.與供應商溝通變更事宜：協(xié)商解決因變更可能產(chǎn)生的價格調(diào)整、交貨時間變化等問題。（三）訂單終止1.在采購訂單執(zhí)行過程中，如出現(xiàn)以下情況可終止訂單：供應商無法按時供貨且無解決方案、采購需求取消、訂單內(nèi)容與公司規(guī)定不符等。2.采購部門填寫《采購訂單終止申請表》：說明訂單終止的原因，按照審批流程進行審批。3.訂單終止后，采購部門應及時通知供應商：并與供應商協(xié)商處理已采購貨物的退貨、退款等事宜。六、采購訂單的付款管理（一）付款申請1.采購部門根據(jù)訂單執(zhí)行情況和合同約定：在貨物驗收合格且發(fā)票收到后，填寫《付款申請表》，詳細說明訂單編號、供應商名稱、付款金額、付款方式等信息。2.附上訂單復印件、驗收報告、發(fā)票等相關(guān)憑證：確保付款申請資料完整。（二）付款審批1.采購部門負責人對付款申請進行初審：審核付款金額的準確性、付款依據(jù)的完整性等，簽字后提交至財務部門。2.財務部門對付款申請進行審核：重點審核發(fā)票的真實性、合法性、與訂單的一致性等，核對付款金額是否符合合同約定和公司財務制度，審核通過后提交至分管領(lǐng)導審批。3.分管領(lǐng)導根據(jù)公司資金狀況和審批權(quán)限進行審批：批準后財務部門方可安排付款。（三）付款執(zhí)行1.財務部門按照審批后的付款申請：選擇合適的付款方式進行付款，如銀行轉(zhuǎn)賬、支票等。2.付款完成后，財務部門應及時進行賬務處理：記錄付款情況，確保財務數(shù)據(jù)的準確性。七、采購訂單的檔案管理（一）檔案收集1.采購部門負責收集采購訂單相關(guān)的各類文件資料：包括采購申請表、采購訂單、變更通知、驗收報告、發(fā)票、付款憑證等。2.確保檔案資料的完整性和準確性：對收集到的資料進行整理分類，避免遺漏重要信息。（二）檔案整理與歸檔1.按照時間順序和類別對采購訂單檔案進行整理：建立清晰的檔案目錄，便于查詢和管理。2.將整理好的檔案資料進行歸檔保存：可采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式，確保檔案的安全性和可追溯性。（三）檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱采購訂單檔案：應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)相關(guān)部門負責人批準后，在檔案管理人員的陪同下查閱。2.如需借閱檔案，必須辦理借閱手續(xù)：明確借閱期限、借閱人責任等，借閱期滿后及時歸還檔案。3.檔案管理人員應對檔案查閱和借閱情況進行記錄：確保檔案的使用情況可追溯。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司內(nèi)部審計部門定期對采購訂單管理情況進行審計監(jiān)督：檢查采購訂單的審批流程是否合規(guī)、執(zhí)行情況是否良好、檔案管理是否規(guī)范等。2.對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見：督促相關(guān)部門進行整改，確保采購訂單管理工作符合公司要求。（二）考核指標1.采購訂單按時下達率：考核采購部門是否按照規(guī)定時間下達采購訂單。2.采購訂單執(zhí)行準確率：衡量采購訂單的執(zhí)行情況與訂單要求的符合程度。3.供應商交貨及時率：反映供應商是否按時交貨。4.采購成本控制率：考核采購成本是否在預算范圍內(nèi)。5.檔案管理規(guī)范率：評估采購訂單檔案管理工作的規(guī)范性。（三）考核方式與獎懲1.定期對采購訂單管理相關(guān)人員進行考核：根據(jù)考核指標完成情況進行評分。2