服務產品采購管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司服務產品采購行為，加強采購管理，確保采購活動的公開、公平、公正，提高采購效率，降低采購成本，保證所采購服務產品的質量，滿足公司業(yè)務需求，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內各部門因業(yè)務需要進行的服務產品采購活動，包括但不限于信息技術服務、咨詢服務、培訓服務、廣告宣傳服務、物業(yè)管理服務等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動應嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關政策的規(guī)定。2.效益原則：追求采購活動的經濟效益和社會效益，實現資源的優(yōu)化配置。3.公開透明原則：采購信息公開，采購程序透明，確保公平競爭。4.公平公正原則：對待所有供應商一視同仁，不偏袒、不歧視，保證采購結果的公正性。5.誠實守信原則：采購各方應誠實守信，履行各自的權利和義務。二、采購組織與職責（一）采購決策機構成立公司采購管理委員會，由公司高層管理人員組成，負責審議和決策重大采購事項，包括采購戰(zhàn)略、采購預算、采購政策、供應商選擇等。（二）采購執(zhí)行部門1.設立采購部，作為公司服務產品采購的執(zhí)行部門，負責具體采購業(yè)務的操作，包括采購計劃制定、采購文件編制、供應商選擇、采購合同簽訂與執(zhí)行、采購驗收等工作。2.采購部應配備專業(yè)的采購人員，采購人員應具備良好的職業(yè)道德、專業(yè)知識和業(yè)務能力，熟悉采購流程和相關法律法規(guī)。（三）需求部門各需求部門負責提出服務產品的采購需求，明確需求的詳細內容、技術要求、服務標準、交付時間等，并配合采購部進行供應商選擇、采購合同評審、采購驗收等工作。（四）其他相關部門1.財務部負責審核采購預算、支付采購款項、監(jiān)督采購資金使用等工作。2.法務部負責審核采購合同，提供法律意見，確保合同的合法性和有效性。3.審計部負責對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的合規(guī)性、采購資金的使用情況等。三、采購流程（一）采購需求提出1.各需求部門根據業(yè)務發(fā)展需要，提前[X]個工作日填寫《服務產品采購需求申請表》，詳細說明采購服務的名稱、規(guī)格、數量、質量要求、交付時間、預算金額等內容，并經部門負責人簽字確認后提交至采購部。2.對于緊急采購需求，需求部門應在申請表中注明緊急原因，并及時與采購部溝通協調。（二）采購預算審核1.采購部收到《服務產品采購需求申請表》后，對需求的合理性進行初步審核，同時將申請表提交至財務部。2.財務部根據公司年度預算和資金狀況，對采購預算進行審核，審核通過后在申請表上簽字確認。對于超出預算的采購需求，需求部門需重新提交預算調整申請，經公司采購管理委員會批準后方可進行采購。（三）采購文件編制1.根據采購需求和預算審核結果，采購部編制采購文件，采購文件應包括采購公告（如有）、采購邀請書、采購需求說明書、采購合同條款、評審標準等內容。2.采購文件應明確采購服務的技術規(guī)格、質量要求、交付時間、驗收標準、付款方式等關鍵信息，確保供應商能夠準確理解采購要求。（四）供應商選擇與邀請1.采購部通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商數據庫。供應商應具備合法經營資質、良好的商業(yè)信譽、較強的技術實力和服務能力，能夠滿足公司采購需求。2.根據采購項目的特點和需求，從供應商數據庫中篩選出符合條件的潛在供應商，向其發(fā)出采購邀請書，邀請其參與采購項目的投標或報價。采購邀請書應明確采購項目的基本情況、采購要求、提交響應文件的截止時間和地點等內容。3.對于公開招標的采購項目，采購部應在指定媒體上發(fā)布采購公告，廣泛邀請潛在供應商參與投標。（五）響應文件接收與初步評審1.采購部按照采購邀請書規(guī)定的時間和地點接收供應商提交的響應文件，并進行登記。2.對響應文件進行初步評審，檢查響應文件的完整性、符合性和有效性，剔除不符合采購要求的響應文件。初步評審的內容包括供應商資格證明文件、采購報價、技術方案、服務承諾等。（六）詳細評審1.對于通過初步評審的供應商，采購部組織相關人員組成評審小組，按照評審標準對其響應文件進行詳細評審。評審標準應包括技術方案的合理性、服務質量的可靠性、采購報價的合理性、供應商的信譽和業(yè)績等方面。2.評審小組可以采用綜合評分法、最低價法等評審方法對供應商進行評分或排序，確定中標候選人或成交供應商。（七）采購結果公示與審批1.采購部將采購評審結果進行公示，公示期為[X]個工作日。公示期間，接受公司內部員工和其他相關方的監(jiān)督和質疑。如無異議或異議不成立，采購部將采購評審結果提交至公司采購管理委員會審批。2.公司采購管理委員會對采購評審結果進行審批，審批通過后確定中標供應商或成交供應商。（八）采購合同簽訂1.采購部與中標供應商或成交供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務。采購合同應包括采購服務的名稱、規(guī)格、數量、質量標準、交付時間、交付地點、付款方式、違約責任等條款。2.采購合同簽訂前，應提交法務部進行法律審核，確保合同的合法性和有效性。合同簽訂后，采購部應將合同副本分發(fā)給需求部門、財務部等相關部門。（九）采購合同執(zhí)行與驗收1.采購合同簽訂后，采購部負責跟蹤合同執(zhí)行情況，及時協調解決合同執(zhí)行過程中出現的問題。供應商應按照合同約定的時間、地點和要求提供服務產品。2.服務產品交付后，需求部門應按照合同約定的驗收標準進行驗收。驗收合格后，需求部門填寫《服務產品采購驗收單》，經部門負責人簽字確認后提交至采購部。采購部憑驗收單辦理付款手續(xù)。3.對于驗收不合格的服務產品，需求部門應及時通知供應商進行整改或重新提供服務產品。如供應商未能在規(guī)定時間內完成整改或重新提供服務產品，采購部有權按照合同約定扣除相應款項，并追究供應商的違約責任。四、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部定期對采購活動進行風險識別和評估，分析可能存在的風險因素，如供應商違約風險、采購價格波動風險、質量風險、法律風險等。2.根據風險發(fā)生的可能性和影響程度，對風險進行評估分級，確定風險的優(yōu)先級。（二）風險應對措施1.供應商管理風險：加強供應商的選擇、評估和管理，建立供應商信用檔案，定期對供應商進行考核評價，對存在問題的供應商及時采取整改措施或終止合作關系。2.采購價格風險：建立市場價格監(jiān)測機制，及時了解市場價格動態(tài)，通過招標、談判等多種采購方式，爭取合理的采購價格。同時，在采購合同中約定價格調整條款，降低價格波動風險。3.質量風險：在采購文件中明確質量要求和驗收標準，加強采購過程中的質量監(jiān)督，嚴格按照驗收標準進行驗收。對于質量不合格的服務產品，及時要求供應商整改或退換貨。4.法律風險：加強采購合同管理，確保合同的合法性和有效性。在采購活動中，嚴格遵守法律法規(guī)的規(guī)定，遇到法律問題及時咨詢法務部的意見。五、采購監(jiān)督與審計（一）內部監(jiān)督1.采購部應建立健全內部監(jiān)督機制，對采購活動的各個環(huán)節(jié)進行自我監(jiān)督和檢查，確保采購流程的合規(guī)性和采購結果的公正性。2.審計部定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購資金的使用情況、采購合同的簽訂與履行情況等，發(fā)現問題及時提出整改意見，并督促相關部門進行整改。（二）外部監(jiān)督1.積極接受政府有關部門的監(jiān)督檢查，如實提供采購活動相關資料，配合政府部門的工作。2.對于涉及公眾利益的重大采購項目，可以邀請社會公眾參與監(jiān)督，增強采購活動的透明度。六、采購檔案管理（一）檔案范圍采購檔案包括采購活動中形成的各類文件、資料，如采購需求申請表、采購預算審核表、采購文件、供應商響應文件、采購合同、采購驗收單、付款憑證等。（二）檔案整理與歸檔1.采購部負責采購檔案的整理和歸檔工作，按照檔案管理的要求，對采購文件進行分類、編號、裝訂，確保檔案的完整性和規(guī)范性。2.采購檔案應在采購活動結束后[X]個工作日內整理歸檔，并妥善保管。（三）檔案查閱與借閱1.公司內部人員因工作需要查閱采購檔案的，應填寫《采購檔案查閱申請表》，經所在部門負責人批準后，到采購部查閱。查閱時應在檔案管理人員的監(jiān)督下進行，不得擅自復印、涂改、抽取檔案內容。2.因特殊原因需要借閱采購檔案的，應填寫《采購檔案借閱申請表》，經所在部門負責人