互聯(lián)網(wǎng)公司行政管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司行政工作流程，提高行政工作效率，確保公司各項行政事務(wù)的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。2.規(guī)范化原則：各項行政工作流程應(yīng)明確、規(guī)范、統(tǒng)一。3.高效性原則：追求行政工作的高效執(zhí)行，節(jié)省時間和資源。4.服務(wù)性原則：以服務(wù)員工、支持公司業(yè)務(wù)發(fā)展為宗旨。二、行政管理體系架構(gòu)（一）行政管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)公司行政管理制度的制定、修訂和完善，并監(jiān)督執(zhí)行。2.統(tǒng)籌公司行政事務(wù)，協(xié)調(diào)各部門之間的工作關(guān)系。3.負(fù)責(zé)公司辦公環(huán)境的規(guī)劃、管理和維護(hù)。4.承擔(dān)公司辦公用品、設(shè)備的采購、管理和發(fā)放。5.負(fù)責(zé)公司文件、檔案的收發(fā)、整理、歸檔和保管。6.安排公司會議、活動的組織和籌備。7.負(fù)責(zé)公司車輛的調(diào)度、使用和管理。8.處理公司對外聯(lián)絡(luò)、接待等事務(wù)。（二）崗位設(shè)置及職責(zé)1.行政經(jīng)理全面負(fù)責(zé)行政管理部門的工作，制定工作計劃和目標(biāo)，并組織實施。協(xié)調(diào)行政管理部門與其他部門的溝通與協(xié)作，確保行政工作的順利開展。審核行政費用預(yù)算，控制行政成本。參與公司重要決策，為公司提供行政支持和建議。2.行政專員協(xié)助行政經(jīng)理完成各項行政工作任務(wù)，如文件管理、辦公用品采購、會議安排等。負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)域的日常巡查，及時發(fā)現(xiàn)并處理問題。協(xié)助接待來訪客人，做好接待記錄和后續(xù)跟進(jìn)工作。完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他臨時性行政工作。3.檔案管理員負(fù)責(zé)公司文件、檔案的分類、整理、歸檔和保管工作。建立檔案索引和電子檔案系統(tǒng)，便于查詢和使用。定期對檔案進(jìn)行清查和盤點，確保檔案的完整性和安全性。按照規(guī)定辦理檔案借閱、查閱手續(xù)，做好記錄。4.辦公用品管理員負(fù)責(zé)辦公用品的需求統(tǒng)計、采購申請和采購工作。對辦公用品進(jìn)行入庫、出庫管理，建立庫存臺賬。定期盤點辦公用品庫存，合理控制庫存數(shù)量。根據(jù)員工需求發(fā)放辦公用品，做好發(fā)放記錄。5.車輛管理員負(fù)責(zé)公司車輛的日常調(diào)度和使用安排，確保車輛使用合理、高效。對車輛進(jìn)行定期維護(hù)和保養(yǎng)，檢查車輛狀況，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題。辦理車輛保險、年檢等相關(guān)手續(xù)。做好車輛使用記錄和費用報銷工作。三、辦公環(huán)境管理（一）辦公區(qū)域規(guī)劃與布置1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和人員規(guī)模，合理規(guī)劃辦公區(qū)域，劃分不同的功能區(qū)域，如辦公區(qū)、會議室、接待區(qū)、休息區(qū)等。2.辦公區(qū)域應(yīng)保持整潔、明亮、通風(fēng)良好，定期進(jìn)行清潔和消毒。3.為員工配備必要的辦公家具和設(shè)備，如辦公桌、辦公椅、電腦、打印機(jī)等，并確保其正常運行。（二）辦公秩序維護(hù)1.員工應(yīng)遵守公司的作息時間，按時上下班，不得遲到、早退。2.保持辦公區(qū)域安靜，不得大聲喧嘩、打鬧或進(jìn)行其他影響他人工作的行為。3.愛護(hù)辦公區(qū)域內(nèi)的公共設(shè)施和財物，不得隨意損壞或挪用。4.不得在辦公區(qū)域內(nèi)吸煙、飲食或進(jìn)行其他與工作無關(guān)的活動。5.離開辦公區(qū)域時，應(yīng)關(guān)閉電腦、打印機(jī)等設(shè)備電源，整理好桌面。（三）環(huán)境衛(wèi)生管理1.實行環(huán)境衛(wèi)生包干制度，各部門負(fù)責(zé)本部門辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生。2.定期進(jìn)行大掃除，全面清潔辦公區(qū)域的地面、桌面、門窗等。3.保持公共區(qū)域的清潔衛(wèi)生，如走廊、樓梯、衛(wèi)生間等，及時清理垃圾和雜物。4.加強(qiáng)對衛(wèi)生間的管理，定期進(jìn)行消毒，保持衛(wèi)生間無異味。四、辦公用品管理（一）辦公用品采購1.各部門根據(jù)實際工作需要，每月定期提交辦公用品需求清單至行政管理部門。2.行政管理部門匯總各部門需求清單后，結(jié)合庫存情況，制定辦公用品采購計劃。3.按照公司采購流程，選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行采購，確保辦公用品的質(zhì)量和價格合理。4.對采購的辦公用品進(jìn)行驗收，核對數(shù)量、規(guī)格、型號等是否與采購訂單一致，如有問題及時與供應(yīng)商溝通解決。（二）辦公用品發(fā)放1.辦公用品管理員根據(jù)辦公用品采購計劃和各部門需求，將辦公用品發(fā)放至各部門。2.各部門指定專人負(fù)責(zé)領(lǐng)取辦公用品，并在辦公用品發(fā)放登記表上簽字確認(rèn)。3.員工領(lǐng)取辦公用品時，應(yīng)按需領(lǐng)取，不得浪費。如有特殊需求，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（三）辦公用品庫存管理1.建立辦公用品庫存臺賬，詳細(xì)記錄辦公用品的出入庫情況，包括日期、名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用部門等。2.定期對辦公用品庫存進(jìn)行盤點，確保賬實相符。如發(fā)現(xiàn)庫存短缺或積壓，應(yīng)及時查明原因并采取相應(yīng)措施。3.根據(jù)庫存情況和使用頻率，合理調(diào)整辦公用品采購計劃，避免庫存積壓或缺貨。五、文件與檔案管理（一）文件管理1.文件的起草、審核、審批公司各類文件的起草由相關(guān)部門負(fù)責(zé)，文件內(nèi)容應(yīng)符合公司實際情況和法律法規(guī)要求。文件起草完成后，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、邏輯清晰。重要文件還需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后發(fā)布。2.文件的編號與分類行政管理部門負(fù)責(zé)對公司文件進(jìn)行統(tǒng)一編號和分類管理，建立文件編號規(guī)則和分類目錄。文件編號應(yīng)具有唯一性，便于文件的識別和查找。3.文件的發(fā)放與傳閱文件起草部門將審核、審批后的文件提交至行政管理部門，行政管理部門按照文件的發(fā)放范圍進(jìn)行發(fā)放。需要傳閱的文件，行政管理部門應(yīng)及時組織傳閱，并做好傳閱記錄，確保文件傳閱的及時性和完整性。4.文件的保管與存檔文件承辦部門收到文件后，應(yīng)妥善保管，不得丟失或損壞。文件處理完畢后，承辦部門應(yīng)將文件及時交回行政管理部門進(jìn)行存檔，行政管理部門按照文件分類目錄進(jìn)行整理歸檔。（二）檔案管理1.檔案的收集與整理各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，定期將應(yīng)歸檔的文件資料移交至檔案管理員。檔案管理員對接收的檔案進(jìn)行分類、整理，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案的歸檔與保管檔案管理員按照檔案分類目錄將整理好的檔案進(jìn)行歸檔，建立檔案索引和電子檔案系統(tǒng)。檔案應(yīng)妥善保管在專用的檔案柜中，確保檔案的安全和完整。同時，要做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。3.檔案的查閱與借閱因工作需要查閱檔案的，需填寫檔案查閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理員處查閱。如需借閱檔案，需填寫檔案借閱申請表，注明借閱期限、用途等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞或丟失。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還檔案。六、會議與活動管理（一）會議管理1.會議類型公司會議分為董事會、總經(jīng)理辦公會、部門例會、專題會議等。董事會由公司董事組成，審議公司重大決策事項?？偨?jīng)理辦公會由公司高層管理人員組成，討論公司日常運營管理中的重要問題。部門例會由各部門定期召開，總結(jié)工作進(jìn)展，安排工作計劃。專題會議根據(jù)工作需要不定期召開，研究解決特定問題。2.會議組織與安排行政管理部門負(fù)責(zé)公司各類會議的組織和安排，包括會議時間、地點、議程、參會人員等的確定。會議組織者應(yīng)提前通知參會人員會議相關(guān)信息，確保參會人員按時參加會議。會議組織者應(yīng)準(zhǔn)備好會議所需的資料、設(shè)備等，如會議文件、投影儀、音響設(shè)備等。3.會議記錄與紀(jì)要會議組織者應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會議記錄，記錄會議的主要內(nèi)容、討論結(jié)果、決議事項等。會議結(jié)束后，會議記錄人應(yīng)及時整理會議紀(jì)要，經(jīng)會議主持人審核后，發(fā)送給參會人員，并歸檔保存。（二）活動管理1.活動策劃與組織公司組織的各類活動，如員工生日會、節(jié)日慶祝活動、團(tuán)隊建設(shè)活動等，由行政管理部門負(fù)責(zé)策劃和組織?；顒硬邉潙?yīng)充分考慮員工需求和公司文化，制定詳細(xì)的活動方案，包括活動主題、時間、地點、內(nèi)容、預(yù)算等?；顒咏M織者應(yīng)提前做好活動準(zhǔn)備工作，如場地布置、物資采購、人員安排等，確?；顒禹樌M(jìn)行。2.活動宣傳與通知行政管理部門應(yīng)通過公司內(nèi)部郵件、公告欄等渠道對活動進(jìn)行宣傳和通知，提高員工的知曉度和參與度。在活動通知中，應(yīng)明確活動的時間、地點、內(nèi)容等信息，鼓勵員工積極參與。3.活動執(zhí)行與總結(jié)活動組織者應(yīng)按照活動方案認(rèn)真組織實施活動，確保活動的質(zhì)量和效果?；顒咏Y(jié)束后，行政管理部門應(yīng)及時對活動進(jìn)行總結(jié)，收集員工的反饋意見，以便今后改進(jìn)活動組織工作。七、車輛管理（一）車輛調(diào)度1.員工因工作需要使用公司車輛的，應(yīng)提前填寫車輛使用申請表，注明用車時間、地點、事由等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后提交至車輛管理員。2.車輛管理員根據(jù)車輛使用情況和駕駛員排班情況，合理安排車輛調(diào)度，優(yōu)先保障緊急公務(wù)用車。3.車輛調(diào)度應(yīng)遵循公平、公正、合理的原則，確保車輛使用效率最大化。（二）車輛使用1.駕駛員接到車輛調(diào)度通知后，應(yīng)及時做好出車準(zhǔn)備，檢查車輛狀況，確保車輛性能良好、安全設(shè)施齊全。2.駕駛員應(yīng)嚴(yán)格遵守交通規(guī)則，安全駕駛，文明行車，不得超速、闖紅燈等違規(guī)行為。3.車輛使用過程中，駕駛員應(yīng)妥善保管車輛，不得將車輛轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。4.如因駕駛員原因造成車輛損壞或交通事故，駕駛員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（三）車輛維護(hù)與保養(yǎng)1.車輛管理員應(yīng)制定車輛維護(hù)保養(yǎng)計劃，定期對車輛進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保車輛性能良好。2.駕駛員應(yīng)在每次出車前對車輛進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時報告車輛管理員。3.車輛維修應(yīng)選擇正規(guī)的維修廠家，維修費用應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行報銷。4.車輛管理員應(yīng)建立車輛維修檔案，記錄車輛維修情況。（四）車輛費用管理1.車輛費用包括燃油費、過路費、停車費、維修保養(yǎng)費等。2.駕駛員應(yīng)及時收集車輛費用票據(jù)，并按照公司規(guī)定的報銷流程進(jìn)行報銷。3.車輛管理員應(yīng)定期對車輛費用進(jìn)行統(tǒng)計和分析，控制車輛費用支出。八、對外聯(lián)絡(luò)與接待管理（一）對外聯(lián)絡(luò)1.公司對外聯(lián)絡(luò)工作由行政管理部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)，指定專人負(fù)責(zé)接聽電話、收發(fā)郵件等。2.接聽電話應(yīng)使用禮貌用語，及時記錄電話內(nèi)容，并根據(jù)情況及時傳達(dá)給相關(guān)人員。3.收發(fā)郵件應(yīng)及時處理，重要郵件應(yīng)及時轉(zhuǎn)發(fā)給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門，并做好記錄。4.行政管理部門應(yīng)建立對外聯(lián)絡(luò)臺賬，記錄對外聯(lián)絡(luò)的時間、內(nèi)容、結(jié)果等信息。（二）接待管理1.公司接待工作應(yīng)遵循熱情、周到、節(jié)儉的原則，確保接待工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.