旅游合同使用管理制度一、總則1.目的為加強公司旅游合同的規(guī)范化管理，維護公司合法權(quán)益，防范合同風(fēng)險，特制定本制度。本制度旨在確保旅游合同從簽訂、履行到終止的全過程都能得到妥善管理，保障公司旅游業(yè)務(wù)的順利開展，同時保護公司及合作伙伴的利益。2.適用范圍本制度適用于公司所有涉及旅游業(yè)務(wù)的部門及員工，包括但不限于銷售部門、策劃部門、客服部門等在旅游合同簽訂、執(zhí)行過程中涉及的相關(guān)人員。無論是國內(nèi)旅游合同還是國際旅游合同，無論是與旅行社、酒店、景區(qū)等供應(yīng)商簽訂的合同，還是與客戶簽訂的旅游服務(wù)合同，均適用本制度。3.基本原則合法性原則：旅游合同的簽訂、履行必須遵守國家法律法規(guī)的規(guī)定，確保合同內(nèi)容合法有效。平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得強迫另一方簽訂合同。公平公正原則：合同條款應(yīng)公平合理，不得損害任何一方的合法權(quán)益。誠實守信原則：合同雙方應(yīng)誠實守信，嚴(yán)格履行合同約定的義務(wù)。二、旅游合同的簽訂管理1.合同簽訂前的準(zhǔn)備市場調(diào)研：銷售部門及相關(guān)業(yè)務(wù)人員應(yīng)在簽訂旅游合同前，對旅游市場進行充分調(diào)研，了解旅游產(chǎn)品價格、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、市場需求等信息，為合同談判提供依據(jù)。資質(zhì)審查：對于合作的旅行社、酒店、景區(qū)等供應(yīng)商，應(yīng)進行嚴(yán)格的資質(zhì)審查，包括營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營許可證、信譽狀況等，確保其具備合法經(jīng)營資格和良好的信譽。合同文本準(zhǔn)備：根據(jù)不同類型的旅游合同，準(zhǔn)備相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)合同文本。合同文本應(yīng)包含雙方基本信息、旅游行程安排、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、價格及付款方式、違約責(zé)任等主要條款。2.合同談判談判人員：合同談判應(yīng)由公司授權(quán)的代表進行，談判人員應(yīng)具備相關(guān)業(yè)務(wù)知識和談判技巧。談判內(nèi)容：談判內(nèi)容應(yīng)包括旅游行程安排、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、價格、付款方式、違約責(zé)任等條款，確保合同條款符合公司利益和業(yè)務(wù)需求。談判記錄：談判過程中應(yīng)做好記錄，記錄內(nèi)容包括談判時間、地點、參與人員、談判內(nèi)容及達成的共識等，談判記錄應(yīng)由雙方談判人員簽字確認。3.合同審批審批流程：旅游合同簽訂前，需按照公司規(guī)定的審批流程進行審批。一般流程為：業(yè)務(wù)人員填寫合同審批表，附上合同文本及相關(guān)資料，提交部門負責(zé)人審核，部門負責(zé)人審核通過后提交財務(wù)部門審核，財務(wù)部門審核通過后提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后合同方可簽訂。審批要點：審批人員應(yīng)重點審查合同條款是否合法合規(guī)、是否符合公司利益、價格是否合理、付款方式是否安全等。對于重大旅游合同或涉及金額較大的合同，應(yīng)提交公司總經(jīng)理辦公會或董事會審議。4.合同簽訂簽訂人員：合同簽訂應(yīng)由公司法定代表人或其授權(quán)的代表進行，簽訂人員應(yīng)在簽訂前仔細核對合同條款，確保合同內(nèi)容與審批通過的內(nèi)容一致。簽訂方式：合同簽訂應(yīng)采用書面形式，雙方簽字（蓋章）確認。合同一式多份，雙方各執(zhí)一份，公司相關(guān)部門留存?zhèn)浞?。三、旅游合同的履行管?.合同執(zhí)行計劃制定業(yè)務(wù)部門負責(zé)：合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定制定詳細的合同執(zhí)行計劃，明確各項工作的時間節(jié)點、責(zé)任人及工作要求。計劃內(nèi)容：合同執(zhí)行計劃應(yīng)包括旅游行程安排、服務(wù)人員調(diào)配、物資準(zhǔn)備、客戶溝通等方面的內(nèi)容，確保旅游服務(wù)能夠按照合同約定順利進行。2.服務(wù)提供供應(yīng)商管理：按照合同約定，及時與合作的旅行社、酒店、景區(qū)等供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保其按時、按質(zhì)、按量提供服務(wù)。對供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時要求其整改。內(nèi)部協(xié)調(diào)：各相關(guān)部門應(yīng)密切配合，按照合同執(zhí)行計劃做好各項工作。銷售部門負責(zé)與客戶溝通協(xié)調(diào)，及時反饋旅游服務(wù)進展情況；策劃部門負責(zé)旅游行程的策劃和安排；客服部門負責(zé)處理客戶投訴和咨詢；后勤部門負責(zé)物資準(zhǔn)備和保障等。3.變更管理變更原因：在旅游合同履行過程中，如因不可抗力、客戶需求變更等原因需要變更合同內(nèi)容的，應(yīng)及時與對方協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。變更流程：變更申請應(yīng)由業(yè)務(wù)部門提出，填寫合同變更審批表，附上變更協(xié)議及相關(guān)資料，按照合同審批流程進行審批。審批通過后，方可按照變更后的合同內(nèi)容執(zhí)行。4.付款管理付款依據(jù)：財務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的付款方式和時間節(jié)點進行付款。付款前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)提供相關(guān)的發(fā)票、服務(wù)確認單等資料，作為付款依據(jù)。付款審核：財務(wù)部門在付款前應(yīng)進行嚴(yán)格的審核，確保付款金額準(zhǔn)確無誤、付款對象合法合規(guī)。對于不符合付款條件的，應(yīng)及時通知業(yè)務(wù)部門并說明原因。四、旅游合同的檔案管理1.檔案收集收集范圍：旅游合同檔案應(yīng)包括合同文本、合同審批表、談判記錄、變更協(xié)議、服務(wù)確認單、發(fā)票等與合同相關(guān)的所有資料。收集時間：業(yè)務(wù)部門應(yīng)在合同履行完畢后及時將相關(guān)資料整理歸檔，提交給公司檔案管理部門。2.檔案整理分類整理：檔案管理部門應(yīng)按照合同類型、時間順序等對收集到的檔案進行分類整理，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。編號登記：對每份檔案進行編號登記，建立檔案目錄，便于查詢和管理。3.檔案保管保管期限：旅游合同檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行，一般為[X]年。保管方式：檔案應(yīng)妥善保管，采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，電子檔案應(yīng)進行備份，并存儲在安全的服務(wù)器或存儲設(shè)備上。4.檔案查閱查閱權(quán)限：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱旅游合同檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)部門負責(zé)人審批后，方可查閱。涉及重要合同或機密信息的，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。查閱記錄：檔案管理部門應(yīng)對檔案查閱情況進行記錄，包括查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容等，確保檔案查閱的可追溯性。五、旅游合同的風(fēng)險防范1.風(fēng)險識別定期評估：公司應(yīng)定期對旅游合同進行風(fēng)險評估，識別合同履行過程中可能存在的風(fēng)險，如市場風(fēng)險、供應(yīng)商違約風(fēng)險、客戶投訴風(fēng)險等。風(fēng)險分類：根據(jù)風(fēng)險的性質(zhì)和影響程度，對識別出的風(fēng)險進行分類，如重大風(fēng)險、較大風(fēng)險、一般風(fēng)險等。2.風(fēng)險應(yīng)對措施風(fēng)險規(guī)避：對于無法承受的重大風(fēng)險，應(yīng)采取風(fēng)險規(guī)避措施，如終止合同或調(diào)整業(yè)務(wù)模式。風(fēng)險降低：對于較大風(fēng)險，應(yīng)采取風(fēng)險降低措施，如加強供應(yīng)商管理、完善合同條款、購買保險等。風(fēng)險轉(zhuǎn)移：對于一般風(fēng)險，可采取風(fēng)險轉(zhuǎn)移措施，如將部分風(fēng)險轉(zhuǎn)移給供應(yīng)商或保險公司。風(fēng)險接受：對于一些風(fēng)險較小且可控的風(fēng)險，可采取風(fēng)險接受措施，但應(yīng)密切關(guān)注風(fēng)險變化情況，及時調(diào)整應(yīng)對策略。3.應(yīng)急預(yù)案制定應(yīng)急情況：針對可能出現(xiàn)的突發(fā)情況，如自然災(zāi)害、公共衛(wèi)生事件、客戶重大投訴等，制定應(yīng)急預(yù)案。應(yīng)急措施：應(yīng)急預(yù)案應(yīng)包括應(yīng)急組織機構(gòu)、應(yīng)急響應(yīng)程序、應(yīng)急處置措施等內(nèi)容，確保在突發(fā)情況下能夠迅速、有效地進行應(yīng)對，減少損失。六、旅游合同的監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督審計部門監(jiān)督：公司審計部門應(yīng)定期對旅游合同的簽訂、履行、檔案管理等情況進行審計監(jiān)督，檢查合同執(zhí)行是否符合公司規(guī)定和合同約定，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。業(yè)務(wù)部門自查：各業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期對本部門簽訂和執(zhí)行的旅游合同進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并將自查情況報告公司領(lǐng)導(dǎo)。2.外部監(jiān)督行業(yè)監(jiān)管：密切關(guān)注旅游行業(yè)監(jiān)管動態(tài)，遵守相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范，接受行業(yè)主管部門的監(jiān)督檢查?？蛻舴答仯杭皶r收集客戶對旅游服務(wù)的反饋意見，對客戶提出的問題進行認真分析和處理，不斷改進服務(wù)質(zhì)量，提高客戶滿意度。七、違約責(zé)任與爭議解決1.違約責(zé)任違約情形：明確合同雙方在旅游合同履行過程中可能出現(xiàn)的違約情形，如未按時提供服務(wù)、服務(wù)質(zhì)量不符合約定、未按時付款等。違約責(zé)任承擔(dān)方式：對于違約方應(yīng)承擔(dān)的違約責(zé)任，應(yīng)在合同中明確約定，包括繼續(xù)履行、采取補救措施、賠償損失等。2.爭議解決協(xié)商解決：合同雙方在履行合同過程中發(fā)生爭議的，應(yīng)首先通過協(xié)商解決。協(xié)商應(yīng)遵循平等、自愿、公平、誠信的原則，尋求雙方都能接受的解決方案。仲裁或訴訟：如協(xié)商不成，合同雙方可根據(jù)合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決爭議。選擇仲裁方式的，應(yīng)明確仲裁機構(gòu)；選擇訴訟方式的，應(yīng)按照法律規(guī)定確定管轄法院。八、附則1.