施工企業(yè)合同管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)施工企業(yè)合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各項(xiàng)目部門在工程建設(shè)、物資采購、設(shè)備租賃、勞務(wù)分包等各類經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中簽訂的合同。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行應(yīng)遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強(qiáng)加給對方。3.公平公正原則：合同條款應(yīng)公平合理，不得損害國家利益、社會(huì)公共利益和對方合法權(quán)益。4.誠實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)。二、合同管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組公司成立合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司總經(jīng)理任組長，副總經(jīng)理任副組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員。合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)審議合同管理制度、重大合同及合同履行中的重大事項(xiàng)，協(xié)調(diào)解決合同管理中的重大問題。（二）合同管理部門公司設(shè)立合同管理部門，具體負(fù)責(zé)合同的歸口管理工作。其職責(zé)如下：1.制定和完善合同管理制度，并組織實(shí)施。2.參與重大合同的談判、起草、審核等工作。3.對合同的簽訂、履行、變更、終止等情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。4.建立合同臺(tái)賬，負(fù)責(zé)合同檔案的整理、歸檔和保管。5.協(xié)調(diào)處理合同糾紛。（三）合同承辦部門合同承辦部門負(fù)責(zé)本部門合同的起草、談判、簽訂、履行等具體工作，并配合合同管理部門做好合同管理的相關(guān)工作。其職責(zé)如下：1.負(fù)責(zé)收集、整理與合同簽訂有關(guān)的資料，如對方主體資格證明、資信情況等。2.根據(jù)合同管理部門的審核意見，對合同條款進(jìn)行修改完善，確保合同合法有效。3.負(fù)責(zé)組織合同的簽訂、履行，及時(shí)解決合同履行中出現(xiàn)的問題。4.按時(shí)向合同管理部門報(bào)送合同簽訂、履行情況等相關(guān)資料。（四）合同審批人員1.項(xiàng)目經(jīng)理：負(fù)責(zé)對本項(xiàng)目涉及的合同進(jìn)行初審，提出審核意見。2.部門負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)對本部門承辦的合同進(jìn)行審核，提出審核意見。3.分管領(lǐng)導(dǎo)：負(fù)責(zé)對分管業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的合同進(jìn)行審核，提出審核意見。4.總經(jīng)理：負(fù)責(zé)對重大合同及其他需總經(jīng)理審批的合同進(jìn)行審批。三、合同的簽訂（一）合同相對方的選擇1.合同承辦部門應(yīng)選擇具有良好信譽(yù)、資質(zhì)和履約能力的合同相對方。在選擇前，應(yīng)通過多種渠道對其主體資格、經(jīng)營范圍、經(jīng)營狀況、信用記錄等進(jìn)行調(diào)查了解。2.對于重大合同或涉及金額較大的合同，合同承辦部門應(yīng)要求合同相對方提供相應(yīng)的擔(dān)保，如保證、抵押、質(zhì)押等，以降低合同風(fēng)險(xiǎn)。（二）合同文本的起草1.合同文本一般由合同承辦部門負(fù)責(zé)起草。合同文本應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、解決爭議的方法等主要條款。2.合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語言文字，避免使用模糊不清、容易產(chǎn)生歧義的表述。對于格式合同，應(yīng)仔細(xì)審查條款內(nèi)容，確保符合法律法規(guī)及公司利益。（三）合同的審核1.合同承辦部門起草完成合同文本后，應(yīng)提交合同管理部門進(jìn)行審核。合同管理部門應(yīng)從法律、經(jīng)濟(jì)、技術(shù)等方面對合同文本進(jìn)行全面審核，并提出審核意見。2.審核的主要內(nèi)容包括：合同主體是否合法、合同條款是否完備、合同內(nèi)容是否符合法律法規(guī)及公司利益、合同文字表述是否準(zhǔn)確規(guī)范等。3.合同承辦部門應(yīng)根據(jù)合同管理部門的審核意見，對合同文本進(jìn)行修改完善，并將修改后的合同文本再次提交審核，直至審核通過。（四）合同的簽訂1.合同經(jīng)審核通過后，由合同承辦部門負(fù)責(zé)與合同相對方簽訂。簽訂合同時(shí)，雙方應(yīng)在合同文本上簽字（蓋章），并加蓋公司合同專用章或公章。2.合同簽訂后，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)將合同副本送合同管理部門備案。合同管理部門應(yīng)建立合同臺(tái)賬，對合同的簽訂、履行、變更、終止等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。四、合同的履行（一）合同履行的原則合同雙方應(yīng)按照合同約定全面履行各自的義務(wù)，遵循誠實(shí)信用原則，根據(jù)合同的性質(zhì)、目的和交易習(xí)慣履行通知、協(xié)助、保密等義務(wù)。（二）合同履行的跟蹤與監(jiān)督1.合同承辦部門應(yīng)建立合同履行跟蹤機(jī)制，及時(shí)掌握合同履行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。對于重大合同，應(yīng)定期向合同管理部門匯報(bào)履行情況。2.合同管理部門應(yīng)加強(qiáng)對合同履行的監(jiān)督檢查，定期對合同履行情況進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促合同承辦部門整改。（三）合同履行中的變更1.合同履行過程中，如需變更合同內(nèi)容，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)與合同相對方協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議作為原合同的補(bǔ)充文件，與原合同具有同等法律效力。2.合同變更協(xié)議簽訂后，合同承辦部門應(yīng)將變更協(xié)議副本送合同管理部門備案，合同管理部門應(yīng)及時(shí)更新合同臺(tái)賬。（四）合同履行中的糾紛處理1.合同履行過程中如發(fā)生糾紛，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)與合同相對方協(xié)商解決。協(xié)商不成的，應(yīng)及時(shí)向公司合同管理部門報(bào)告，并按照合同約定的爭議解決方式進(jìn)行處理。2.合同糾紛處理過程中，合同承辦部門應(yīng)收集、整理相關(guān)證據(jù)材料，積極配合公司進(jìn)行訴訟或仲裁等法律程序。合同管理部門應(yīng)協(xié)調(diào)處理合同糾紛，必要時(shí)可聘請法律顧問提供法律支持。五、合同的變更與終止（一）合同的變更1.符合本制度規(guī)定的變更條件時(shí)，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)與合同相對方協(xié)商變更合同，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、時(shí)間、雙方的權(quán)利義務(wù)等。2.變更協(xié)議簽訂后，合同承辦部門應(yīng)將變更協(xié)議副本送合同管理部門備案，合同管理部門應(yīng)及時(shí)更新合同臺(tái)賬。（二）合同的終止1.合同期滿、雙方履行完畢合同約定的義務(wù)、合同解除等情況下，合同終止。合同承辦部門應(yīng)及時(shí)通知合同相對方辦理合同終止手續(xù)。2.合同終止后，合同承辦部門應(yīng)清理與合同有關(guān)的文件、資料、物品等，并交合同管理部門歸檔保管。合同管理部門應(yīng)在合同終止后及時(shí)注銷合同臺(tái)賬。六、合同的檔案管理（一）合同檔案的收集合同承辦部門應(yīng)在合同簽訂生效后，及時(shí)將合同文本及相關(guān)資料收集齊全，包括合同相對方的主體資格證明、資信情況、合同談判記錄、合同審批表、合同履行過程中的相關(guān)文件等，一并交合同管理部門歸檔。（二）合同檔案的整理合同管理部門應(yīng)按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對收集到的合同檔案進(jìn)行整理。整理內(nèi)容包括分類、編號(hào)、裝訂等，確保合同檔案整齊規(guī)范。（三）合同檔案的保管合同管理部門應(yīng)設(shè)立專門的合同檔案室，妥善保管合同檔案。合同檔案應(yīng)按照不同類別、年度進(jìn)行存放，便于查閱。同時(shí)，應(yīng)做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保合同檔案的安全完整。（四）合同檔案的查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到合同管理部門查閱。查閱人應(yīng)遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、抽取、損壞合同檔案。2.外部單位或個(gè)人因工作需要查閱合同檔案的，必須持有單位介紹信或法定代表人授權(quán)委托書，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過程中，合同管理部門應(yīng)安排專人陪同，并嚴(yán)格限制查閱范圍。七、合同管理的信息化建設(shè)（一）建立合同管理信息系統(tǒng)公司應(yīng)建立合同管理信息系統(tǒng)，將合同的簽訂、履行、變更、終止等業(yè)務(wù)流程納入系統(tǒng)管理，實(shí)現(xiàn)合同信息的實(shí)時(shí)錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、分析等功能，提高合同管理工作的效率和準(zhǔn)確性。（二）信息系統(tǒng)的應(yīng)用與維護(hù)1.合同承辦部門應(yīng)按照合同管理信息系統(tǒng)的操作規(guī)范，及時(shí)準(zhǔn)確地錄入合同相關(guān)信息。合同管理部門應(yīng)定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。2.信息管理部門應(yīng)負(fù)責(zé)合同管理信息系統(tǒng)的日常維護(hù)和升級，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。同時(shí)，應(yīng)根據(jù)公司合同管理工作的需要，不斷優(yōu)化系統(tǒng)功能，提高信息化管理水平。八、合同管理的考核與獎(jiǎng)懲（一）考核內(nèi)容1.合同簽訂的及時(shí)性、合法性、完整性。2.合同履行的情況，包括是否按時(shí)履行義務(wù)、是否出現(xiàn)違約行為等。3.合同變更、終止的手續(xù)是否齊全、及時(shí)。4.合同檔案管理的規(guī)范性。5.合同管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用情況。（二）考核方式合同管理部門應(yīng)定期對各部門的合同管理工作進(jìn)行考核，考核方式可采用自查自評、部門互評、合同管理部門抽查等相結(jié)合的方式。（三）獎(jiǎng)懲措施1.對于合