公司法務(wù)部合同管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國民法典》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬子公司在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、借款合同、擔(dān)保合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則合同的簽訂、履行、變更、終止等行為必須遵守國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)章制度。2.審慎審查原則在合同簽訂前，應(yīng)對(duì)合同對(duì)方的主體資格、信用狀況、履約能力等進(jìn)行審慎審查，確保合同的合法性、有效性和可操作性。3.全程管理原則對(duì)合同的全過程進(jìn)行跟蹤管理，包括合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。4.風(fēng)險(xiǎn)防范原則強(qiáng)化合同風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，通過完善合同管理制度、加強(qiáng)合同審核等措施，有效防范合同風(fēng)險(xiǎn)，減少公司損失。二、合同管理職責(zé)分工（一）法務(wù)部職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司合同管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.參與合同的起草、審核、談判等工作，從法律角度提出專業(yè)意見和建議。3.對(duì)合同的合法性、有效性進(jìn)行審查，防范合同法律風(fēng)險(xiǎn)。4.負(fù)責(zé)處理合同糾紛，代表公司參與訴訟、仲裁等法律事務(wù)。5.定期對(duì)合同管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)措施和建議。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)合同的起草工作，確保合同內(nèi)容符合業(yè)務(wù)實(shí)際需求。2.對(duì)合同對(duì)方的主體資格、信用狀況、履約能力等進(jìn)行初步調(diào)查，并提供相關(guān)資料。3.負(fù)責(zé)合同的談判工作，及時(shí)與法務(wù)部溝通談判進(jìn)展情況和相關(guān)法律問題。4.負(fù)責(zé)合同的履行工作，按照合同約定及時(shí)履行義務(wù)，并跟蹤合同對(duì)方的履約情況。5.負(fù)責(zé)合同變更、終止等事項(xiàng)的提出和辦理，并及時(shí)通知法務(wù)部。（三）財(cái)務(wù)部職責(zé)1.參與合同涉及財(cái)務(wù)條款的審核，提出財(cái)務(wù)方面的意見和建議。2.負(fù)責(zé)審查合同的付款方式、結(jié)算時(shí)間等財(cái)務(wù)條款的合理性，確保公司資金安全。3.根據(jù)合同約定，及時(shí)辦理款項(xiàng)收付手續(xù)，并對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)督。（四）其他部門職責(zé)其他部門按照各自職責(zé)，配合法務(wù)部、業(yè)務(wù)部門等做好合同管理相關(guān)工作。三、合同簽訂管理（一）合同起草1.合同原則上由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)起草。業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需求，參照相關(guān)合同示范文本或以往簽訂的類似合同，起草合同初稿。2.合同內(nèi)容應(yīng)明確、具體、完整，包括合同雙方的基本信息、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或者報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、解決爭(zhēng)議的方法等條款。3.對(duì)于復(fù)雜合同或涉及重大利益的合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行討論和研究，確保合同條款的合理性和可行性。（二）合同審核1.合同初稿完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同提交法務(wù)部進(jìn)行審核。法務(wù)部應(yīng)在收到合同之日起[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審核，并出具審核意見。2.法務(wù)部審核合同的重點(diǎn)包括：合同主體資格是否合法、合同內(nèi)容是否符合法律法規(guī)和公司規(guī)定、合同條款是否明確具體、合同風(fēng)險(xiǎn)是否可控等。3.對(duì)于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，法務(wù)部應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通，提出修改意見和建議。業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)法務(wù)部的意見對(duì)合同進(jìn)行修改完善，并將修改后的合同再次提交法務(wù)部審核，直至審核通過。4.在合同審核過程中，業(yè)務(wù)部門與法務(wù)部如有不同意見，應(yīng)充分溝通協(xié)商。協(xié)商不一致的，可提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理進(jìn)行決策。（三）合同審批1.經(jīng)法務(wù)部審核通過的合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照公司內(nèi)部審批流程提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。合同審批流程應(yīng)明確審批環(huán)節(jié)、審批權(quán)限和審批時(shí)限。2.審批人員應(yīng)認(rèn)真審查合同內(nèi)容，重點(diǎn)關(guān)注合同的合規(guī)性、風(fēng)險(xiǎn)可控性、對(duì)公司利益的影響等因素。對(duì)于重大合同或涉及公司戰(zhàn)略決策的合同，應(yīng)提交公司董事會(huì)或總經(jīng)理辦公會(huì)審議。3.審批人員在審批過程中如有疑問或要求補(bǔ)充說明的事項(xiàng)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)給予答復(fù)。審批通過的合同，審批人員應(yīng)簽署審批意見并簽字確認(rèn)。（四）合同簽訂1.合同經(jīng)審批通過后，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與合同對(duì)方簽訂。簽訂合同應(yīng)使用公司統(tǒng)一的合同專用章，并按照公司規(guī)定的印章使用流程辦理蓋章手續(xù)。2.簽訂合同前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)確保合同對(duì)方已在合同上簽字（蓋章），并核實(shí)合同對(duì)方的簽字（蓋章）是否真實(shí)、有效。3.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同副本交法務(wù)部、財(cái)務(wù)部等相關(guān)部門存檔，并將合同履行情況納入部門工作臺(tái)賬進(jìn)行跟蹤管理。四、合同履行管理（一）合同執(zhí)行1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定全面履行自己的義務(wù)，并及時(shí)跟蹤合同對(duì)方的履約情況。2.業(yè)務(wù)部門在合同履行過程中發(fā)現(xiàn)問題或需要變更合同條款的，應(yīng)及時(shí)與合同對(duì)方協(xié)商解決，并報(bào)法務(wù)部備案。如協(xié)商不成，應(yīng)及時(shí)采取法律措施維護(hù)公司合法權(quán)益。3.在合同履行過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照公司規(guī)定的流程及時(shí)辦理款項(xiàng)收付、貨物交付等手續(xù)，并將相關(guān)憑證交財(cái)務(wù)部進(jìn)行賬務(wù)處理。（二）合同監(jiān)督1.法務(wù)部應(yīng)對(duì)合同履行情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中存在的問題。2.財(cái)務(wù)部應(yīng)加強(qiáng)對(duì)合同款項(xiàng)收付情況的監(jiān)督，確保公司資金安全。如發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)及時(shí)通知業(yè)務(wù)部門和法務(wù)部進(jìn)行核實(shí)處理。3.公司審計(jì)部門有權(quán)對(duì)合同履行情況進(jìn)行審計(jì)檢查，業(yè)務(wù)部門和相關(guān)人員應(yīng)積極配合審計(jì)工作，提供真實(shí)、完整的資料。（三）合同變更與解除1.合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更或解除合同的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與合同對(duì)方協(xié)商，并簽訂書面變更或解除協(xié)議。2.合同變更或解除協(xié)議應(yīng)按照合同簽訂的審批流程進(jìn)行審批，并報(bào)法務(wù)部備案。3.合同變更或解除后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)通知財(cái)務(wù)部等相關(guān)部門，并辦理相關(guān)手續(xù)，如調(diào)整賬務(wù)處理、收回已交付的貨物或款項(xiàng)等。五、合同糾紛處理（一）糾紛預(yù)警1.在合同履行過程中，業(yè)務(wù)部門如發(fā)現(xiàn)合同對(duì)方存在違約行為或可能導(dǎo)致合同糾紛的跡象，應(yīng)及時(shí)向法務(wù)部報(bào)告，并采取相應(yīng)的防范措施。2.法務(wù)部應(yīng)定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行排查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在的合同糾紛風(fēng)險(xiǎn)，并向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。（二）糾紛處理1.合同糾紛發(fā)生后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)收集、整理相關(guān)證據(jù)，并與法務(wù)部共同研究制定糾紛解決方案。2.糾紛解決方案應(yīng)根據(jù)糾紛的性質(zhì)、情況和公司利益，綜合考慮協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟等解決方式。對(duì)于涉及金額較大、影響重大的合同糾紛，應(yīng)及時(shí)啟動(dòng)法律程序，通過訴訟或仲裁方式解決。3.在糾紛處理過程中，法務(wù)部應(yīng)代表公司參與談判、調(diào)解、仲裁、訴訟等活動(dòng)，維護(hù)公司合法權(quán)益。業(yè)務(wù)部門應(yīng)積極配合法務(wù)部工作，提供必要的支持和協(xié)助。（三）糾紛總結(jié)1.合同糾紛處理完畢后，法務(wù)部應(yīng)及時(shí)對(duì)糾紛處理情況進(jìn)行總結(jié)分析，形成書面報(bào)告，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審閱。2.報(bào)告內(nèi)容應(yīng)包括糾紛產(chǎn)生的原因、處理過程、結(jié)果及經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)等，為公司完善合同管理制度、加強(qiáng)合同管理提供參考依據(jù)。六、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)在合同生效之日起[X]個(gè)工作日內(nèi)將合同副本及相關(guān)資料交法務(wù)部。合同相關(guān)資料包括但不限于合同審批表、合同對(duì)方的主體資格證明文件、合同談判記錄、合同變更協(xié)議、解除協(xié)議、往來函件、糾紛處理文件等。2.法務(wù)部應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)合同檔案的收集、整理和歸檔工作，確保合同檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（二）檔案整理1.法務(wù)部應(yīng)按照檔案管理的要求，對(duì)收集到的合同檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等整理工作。合同檔案應(yīng)按照合同類別、簽訂時(shí)間、保管期限等進(jìn)行分類存放。2.每份合同檔案應(yīng)建立目錄清單，注明合同名稱、編號(hào)、簽訂時(shí)間、合同對(duì)方、標(biāo)的、金額、履行期限、保管期限等信息，以便查閱和管理。（三）檔案保管1.合同檔案應(yīng)妥善保管，確保檔案的安全和完整。公司應(yīng)設(shè)立專門的合同檔案室或檔案柜，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.合同檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行，一般分為短期、中期和長期。短期保管期限為[X]年，中期保管期限為[X]年，長期保管期限為[X]年或永久保管。保管期限屆滿后，如需銷毀合同檔案，應(yīng)按照公司檔案銷毀制度辦理審批手續(xù)。（四）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和法務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.查閱合同檔案應(yīng)在法務(wù)部指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將合同檔案帶出查閱地點(diǎn)。如需復(fù)印或摘抄合同檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)法務(wù)部負(fù)責(zé)人同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)