公司聯(lián)系人分類管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司聯(lián)系人的管理，確保公司內(nèi)外部溝通的順暢與高效，提高工作效率，保障公司運(yùn)營(yíng)的正常開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工以及與公司有業(yè)務(wù)往來的外部聯(lián)系人，包括但不限于供應(yīng)商、客戶、合作伙伴、政府部門等。（三）基本原則1.分類管理原則：根據(jù)聯(lián)系人的性質(zhì)、業(yè)務(wù)關(guān)系、重要程度等因素進(jìn)行分類，實(shí)施差異化管理。2.信息準(zhǔn)確原則：確保聯(lián)系人信息的真實(shí)性、完整性和及時(shí)性，以便于溝通與協(xié)作。3.保密原則：對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的聯(lián)系人信息嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.動(dòng)態(tài)更新原則：聯(lián)系人信息應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)更新，確保信息的有效性。二、聯(lián)系人分類標(biāo)準(zhǔn)（一）內(nèi)部聯(lián)系人1.按部門分類行政部門聯(lián)系人：負(fù)責(zé)公司行政事務(wù)、后勤保障等工作的人員，如行政經(jīng)理、行政專員等。財(cái)務(wù)部門聯(lián)系人：處理公司財(cái)務(wù)核算、資金管理、稅務(wù)申報(bào)等業(yè)務(wù)的人員，如財(cái)務(wù)經(jīng)理、會(huì)計(jì)、出納等。人力資源部門聯(lián)系人：負(fù)責(zé)人事招聘、培訓(xùn)、績(jī)效考核、薪酬福利等工作的人員，如人力資源總監(jiān)、招聘專員、培訓(xùn)專員等。業(yè)務(wù)部門聯(lián)系人：直接參與公司業(yè)務(wù)拓展、項(xiàng)目實(shí)施、客戶服務(wù)等工作的人員，根據(jù)不同業(yè)務(wù)領(lǐng)域進(jìn)一步細(xì)分，如銷售部門聯(lián)系人、市場(chǎng)部門聯(lián)系人、技術(shù)部門聯(lián)系人等。2.按職位層級(jí)分類高層管理人員聯(lián)系人：公司的董事長(zhǎng)、總經(jīng)理、副總經(jīng)理等高級(jí)管理人員，負(fù)責(zé)公司整體戰(zhàn)略規(guī)劃和決策。中層管理人員聯(lián)系人：各部門經(jīng)理、副經(jīng)理等，負(fù)責(zé)部門日常管理和業(yè)務(wù)執(zhí)行?；鶎訂T工聯(lián)系人：普通員工，具體承擔(dān)各項(xiàng)工作任務(wù)的執(zhí)行。（二）外部聯(lián)系人1.按業(yè)務(wù)關(guān)系分類供應(yīng)商聯(lián)系人：為公司提供原材料、設(shè)備、服務(wù)等物資或服務(wù)的企業(yè)或個(gè)人，如原材料供應(yīng)商聯(lián)系人、設(shè)備供應(yīng)商聯(lián)系人、外包服務(wù)供應(yīng)商聯(lián)系人等。客戶聯(lián)系人：購(gòu)買公司產(chǎn)品或服務(wù)的企業(yè)或個(gè)人，包括直接客戶聯(lián)系人、經(jīng)銷商聯(lián)系人等。合作伙伴聯(lián)系人：與公司在業(yè)務(wù)上有合作關(guān)系的企業(yè)或組織，如戰(zhàn)略合作伙伴聯(lián)系人、項(xiàng)目合作伙伴聯(lián)系人等。政府部門聯(lián)系人：與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的政府職能部門工作人員，如工商行政管理部門聯(lián)系人、稅務(wù)部門聯(lián)系人、行業(yè)監(jiān)管部門聯(lián)系人等。2.按重要程度分類重要聯(lián)系人：對(duì)公司業(yè)務(wù)發(fā)展具有重大影響，合作頻繁、交易額較大或?qū)韭曌u(yù)有重要作用的外部聯(lián)系人，如核心客戶聯(lián)系人、主要供應(yīng)商聯(lián)系人、關(guān)鍵合作伙伴聯(lián)系人等。一般聯(lián)系人：業(yè)務(wù)往來相對(duì)較少、重要性一般的外部聯(lián)系人，如普通客戶聯(lián)系人、小型供應(yīng)商聯(lián)系人等。三、聯(lián)系人信息管理（一）信息收集1.內(nèi)部聯(lián)系人信息員工入職時(shí)，人力資源部門負(fù)責(zé)收集其個(gè)人基本信息，包括姓名、性別、出生日期、聯(lián)系方式、職位、所屬部門等，并錄入公司人力資源管理系統(tǒng)。員工在工作過程中發(fā)生職位變動(dòng)、聯(lián)系方式變更等情況時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知人力資源部門進(jìn)行信息更新。2.外部聯(lián)系人信息業(yè)務(wù)部門在與外部聯(lián)系人首次建立業(yè)務(wù)關(guān)系時(shí)，負(fù)責(zé)收集其相關(guān)信息，包括公司名稱、聯(lián)系人姓名、職位、聯(lián)系方式、經(jīng)營(yíng)范圍、業(yè)務(wù)需求等。對(duì)于重要外部聯(lián)系人，應(yīng)收集更詳細(xì)的信息，如公司簡(jiǎn)介、信用狀況、過往合作記錄等。通過參加行業(yè)展會(huì)、商務(wù)活動(dòng)、網(wǎng)絡(luò)搜索等途徑獲取的外部聯(lián)系人信息，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門及時(shí)整理并錄入公司聯(lián)系人管理系統(tǒng)。（二）信息錄入1.錄入系統(tǒng)：將收集到的聯(lián)系人信息準(zhǔn)確無誤地錄入公司專門的聯(lián)系人管理系統(tǒng)。系統(tǒng)應(yīng)具備分類存儲(chǔ)、檢索查詢、信息更新等功能，方便員工隨時(shí)獲取和使用聯(lián)系人信息。2.信息字段：聯(lián)系人信息應(yīng)至少包括姓名、聯(lián)系方式（電話、郵箱、傳真等）、所屬類別、業(yè)務(wù)關(guān)系、備注等字段。對(duì)于外部聯(lián)系人，還應(yīng)包括公司名稱、地址、經(jīng)營(yíng)范圍等信息。（三）信息審核1.內(nèi)部審核：人力資源部門對(duì)新錄入的內(nèi)部聯(lián)系人信息進(jìn)行審核，確保信息的真實(shí)性和完整性。審核通過后，信息正式生效并存儲(chǔ)在系統(tǒng)中。2.外部審核：業(yè)務(wù)部門對(duì)新錄入的外部聯(lián)系人信息進(jìn)行審核，對(duì)于重要外部聯(lián)系人的信息，可組織相關(guān)部門進(jìn)行聯(lián)合審核。審核重點(diǎn)包括信息的準(zhǔn)確性、合法性以及與公司業(yè)務(wù)的相關(guān)性等。審核通過后，信息方可錄入系統(tǒng)。（四）信息更新1.定期更新：人力資源部門定期（每季度）對(duì)內(nèi)部聯(lián)系人信息進(jìn)行全面梳理和更新，確保信息的時(shí)效性。業(yè)務(wù)部門每半年對(duì)外部聯(lián)系人信息進(jìn)行更新，重點(diǎn)關(guān)注聯(lián)系人的職位變動(dòng)、聯(lián)系方式變更、業(yè)務(wù)關(guān)系變化等情況。2.實(shí)時(shí)更新：當(dāng)聯(lián)系人信息發(fā)生變更時(shí)，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)在得知變更信息后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，及時(shí)在聯(lián)系人管理系統(tǒng)中進(jìn)行更新。如聯(lián)系人離職、退休、聯(lián)系方式失效等情況，應(yīng)立即刪除或標(biāo)記為無效信息。（五）信息保密1.保密措施：公司建立嚴(yán)格的信息保密制度，對(duì)聯(lián)系人信息進(jìn)行加密存儲(chǔ)，限制訪問權(quán)限。只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能查詢、修改和使用聯(lián)系人信息。2.保密責(zé)任：接觸和使用聯(lián)系人信息的員工應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。如因工作需要向第三方提供聯(lián)系人信息，必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，并確保第三方具備相應(yīng)的保密能力。四、聯(lián)系人溝通與協(xié)作管理（一）溝通原則1.及時(shí)溝通原則：對(duì)于重要事項(xiàng)和緊急問題，應(yīng)及時(shí)與聯(lián)系人進(jìn)行溝通，確保信息傳遞的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。2.有效溝通原則：根據(jù)聯(lián)系人的特點(diǎn)和溝通事項(xiàng)的性質(zhì)，選擇合適的溝通方式，如電話、郵件、面對(duì)面會(huì)議等，確保溝通效果。3.層級(jí)溝通原則：內(nèi)部溝通應(yīng)遵循層級(jí)匯報(bào)制度，一般事項(xiàng)由直接上級(jí)進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，重要事項(xiàng)需向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)后再進(jìn)行溝通。與外部聯(lián)系人溝通時(shí)，應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)關(guān)系和職位層級(jí)確定合適的溝通對(duì)接人。（二）溝通方式1.電話溝通：適用于緊急、簡(jiǎn)單的事項(xiàng)溝通，應(yīng)在電話接通后簡(jiǎn)要說明事項(xiàng)要點(diǎn)，避免冗長(zhǎng)的敘述。通話結(jié)束后，如有需要可發(fā)送郵件進(jìn)行確認(rèn)。2.郵件溝通：適用于正式事項(xiàng)的溝通，如業(yè)務(wù)合作協(xié)議、項(xiàng)目報(bào)告、工作安排等。郵件內(nèi)容應(yīng)條理清晰、格式規(guī)范，主題明確，正文應(yīng)詳細(xì)闡述事項(xiàng)內(nèi)容、要求和時(shí)間節(jié)點(diǎn)等。發(fā)送郵件前應(yīng)仔細(xì)核對(duì)收件人信息，確保發(fā)送準(zhǔn)確。3.面對(duì)面會(huì)議：適用于重要事項(xiàng)的討論和決策，如項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)、業(yè)務(wù)洽談會(huì)、問題協(xié)調(diào)會(huì)等。會(huì)議前應(yīng)明確會(huì)議主題、議程和參會(huì)人員，提前準(zhǔn)備好相關(guān)資料。會(huì)議過程中應(yīng)認(rèn)真記錄討論內(nèi)容和決議事項(xiàng)，會(huì)后及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要并發(fā)送給參會(huì)人員確認(rèn)。（三）協(xié)作流程1.內(nèi)部協(xié)作跨部門協(xié)作時(shí)，發(fā)起部門應(yīng)填寫《內(nèi)部協(xié)作申請(qǐng)表》，明確協(xié)作事項(xiàng)、協(xié)作要求、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等信息，提交給相關(guān)部門負(fù)責(zé)人。相關(guān)部門負(fù)責(zé)人收到申請(qǐng)表后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行審核，并安排專人負(fù)責(zé)協(xié)作事項(xiàng)。如有需要，可組織跨部門會(huì)議進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)。協(xié)作過程中，各部門應(yīng)密切配合，及時(shí)共享信息，共同推進(jìn)協(xié)作事項(xiàng)的完成。協(xié)作完成后，發(fā)起部門應(yīng)填寫《內(nèi)部協(xié)作反饋表》，對(duì)協(xié)作效果進(jìn)行評(píng)價(jià)。2.外部協(xié)作業(yè)務(wù)部門與外部聯(lián)系人開展業(yè)務(wù)協(xié)作時(shí)，應(yīng)簽訂合作協(xié)議或合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、合作內(nèi)容、合作期限、費(fèi)用支付等條款。按照合作協(xié)議或合同的約定，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)具體的協(xié)作工作，定期與外部聯(lián)系人溝通協(xié)作進(jìn)展情況，及時(shí)解決出現(xiàn)的問題。合作結(jié)束后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)對(duì)合作效果進(jìn)行評(píng)估總結(jié)，形成《外部合作評(píng)估報(bào)告》，為今后的合作提供參考。五、聯(lián)系人拜訪與接待管理（一）拜訪管理1.拜訪計(jì)劃：業(yè)務(wù)部門因工作需要拜訪外部聯(lián)系人時(shí)，應(yīng)提前制定拜訪計(jì)劃，明確拜訪目的、拜訪對(duì)象、拜訪時(shí)間、拜訪地點(diǎn)等信息。拜訪計(jì)劃應(yīng)提交給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批，重大拜訪活動(dòng)還需報(bào)公司管理層備案。2.拜訪準(zhǔn)備：拜訪人員應(yīng)提前了解拜訪對(duì)象的基本情況、業(yè)務(wù)需求和關(guān)注點(diǎn)，準(zhǔn)備好相關(guān)的資料和文件，如公司介紹、產(chǎn)品資料、合作方案等。同時(shí)，應(yīng)注意儀表儀態(tài)，保持良好的形象。3.拜訪實(shí)施：拜訪過程中，拜訪人員應(yīng)注重溝通技巧，尊重拜訪對(duì)象，認(rèn)真傾聽對(duì)方意見和建議，清晰準(zhǔn)確地表達(dá)公司的觀點(diǎn)和訴求。如有需要，可現(xiàn)場(chǎng)達(dá)成合作意向或簽訂合作協(xié)議。拜訪結(jié)束后，拜訪人員應(yīng)及時(shí)撰寫拜訪總結(jié)報(bào)告，向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)拜訪情況和成果。（二）接待管理1.接待計(jì)劃：當(dāng)有外部聯(lián)系人來訪時(shí)，由對(duì)口業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)制定接待計(jì)劃，包括接待對(duì)象、接待時(shí)間、接待地點(diǎn)、接待人員、接待議程等內(nèi)容。接待計(jì)劃應(yīng)提前與來訪人員溝通確認(rèn)，并報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.接待準(zhǔn)備：根據(jù)接待計(jì)劃，做好接待場(chǎng)所的布置、餐飲安排、車輛接送等準(zhǔn)備工作。安排專人負(fù)責(zé)接待工作，提前了解來訪人員的行程和需求，確保接待工作的順利進(jìn)行。3.接待實(shí)施：接待過程中，接待人員應(yīng)熱情周到，注重細(xì)節(jié)，為來訪人員提供良好的服務(wù)體驗(yàn)。安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄、攝影攝像等工作，及時(shí)整理接待資料。接待結(jié)束后，對(duì)口業(yè)務(wù)部門應(yīng)對(duì)接待工作進(jìn)行總結(jié)評(píng)估，收集來訪人員的反饋意見，不斷改進(jìn)接待工作。六、聯(lián)系人關(guān)系維護(hù)管理（一）定期回訪1.內(nèi)部聯(lián)系人回訪：人力資源部門定期對(duì)離職員工進(jìn)行回訪，了解其離職后的工作情況和發(fā)展需求，保持與離職員工的良好關(guān)系。同時(shí)，對(duì)在職員工進(jìn)行滿意度調(diào)查回訪，收集員工對(duì)公司管理、工作環(huán)境、職業(yè)發(fā)展等方面的意見和建議，為公司改進(jìn)管理提供參考。2.外部聯(lián)系人回訪：業(yè)務(wù)部門定期對(duì)重要外部聯(lián)系人進(jìn)行回訪，了解合作項(xiàng)目的進(jìn)展情況、客戶滿意度、市場(chǎng)動(dòng)態(tài)等信息，及時(shí)解決合作過程中出現(xiàn)的問題，維護(hù)良好的合作關(guān)系?；卦L方式可采用電話回訪、郵件回訪、實(shí)地拜訪等多種形式。（二）節(jié)日關(guān)懷1.內(nèi)部關(guān)懷：在重要節(jié)日期間，公司通過發(fā)送節(jié)日祝福短信、舉辦節(jié)日活動(dòng)等方式，向全體員工表達(dá)節(jié)日問候和關(guān)懷，增強(qiáng)員工的歸屬感和凝聚力。2.外部關(guān)懷：對(duì)于重要外部聯(lián)系人，在節(jié)日期間可通過寄送賀卡、禮品等方式表達(dá)節(jié)日祝福，增進(jìn)與外部聯(lián)系人的感情。（三）合作活動(dòng)1.內(nèi)部合作活動(dòng)：組織公司內(nèi)部各部門之間的合作活動(dòng)，如團(tuán)隊(duì)拓展、業(yè)務(wù)交流研討會(huì)等，加強(qiáng)內(nèi)部溝通與協(xié)作，提升團(tuán)隊(duì)凝聚力和工作效率。2.外部合作活動(dòng)：與重要外部聯(lián)系人共同舉辦合作活動(dòng)，如聯(lián)合舉辦行業(yè)研討會(huì)、產(chǎn)品發(fā)布會(huì)、客戶答謝會(huì)等，增進(jìn)雙方的了解與信任，拓展合作領(lǐng)域和機(jī)會(huì)。七、聯(lián)系人風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)：關(guān)注內(nèi)部聯(lián)系人因職位變動(dòng)、離職等原因?qū)е碌墓ぷ鹘唤硬粫?、信息傳遞中斷等風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，注意內(nèi)部人員利用聯(lián)系人信息謀取私利、泄露公司機(jī)密等風(fēng)險(xiǎn)。2.外部風(fēng)險(xiǎn)：識(shí)別外部聯(lián)系人因經(jīng)營(yíng)不善、信譽(yù)問題、法律法規(guī)變化等原因給公司帶來的業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等。如供應(yīng)商破產(chǎn)導(dǎo)致原材料供應(yīng)中斷、客戶拖欠貨款、合作伙伴違約等風(fēng)險(xiǎn)。（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.風(fēng)險(xiǎn)可能性評(píng)估：根據(jù)歷史數(shù)據(jù)、行業(yè)經(jīng)驗(yàn)、市場(chǎng)動(dòng)態(tài)等因素，對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性進(jìn)行評(píng)估，分為高、中、低三個(gè)等級(jí)。2.風(fēng)險(xiǎn)影響程度評(píng)估：評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)一旦發(fā)生對(duì)公司業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、聲譽(yù)等方面造成的影響程度，分為重大、較大、一般三個(gè)等級(jí)。3.風(fēng)險(xiǎn)矩陣確定：將風(fēng)險(xiǎn)可能性和影響程度進(jìn)行交叉分析，形成風(fēng)險(xiǎn)矩陣，確定不同風(fēng)險(xiǎn)的等級(jí)，為制定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施提供依據(jù)。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避：對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)較高、無法有效控制的風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)采取風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避措施，如終止合作、調(diào)整業(yè)務(wù)策略等。2.風(fēng)險(xiǎn)降低：通過加強(qiáng)管理、完善制度、優(yōu)化流程等方式，降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性或減輕風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生后的影響程度。如加強(qiáng)