辦公室文件存儲管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司辦公室文件存儲管理，確保文件的完整性、安全性和可查閱性，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在辦公過程中產(chǎn)生、使用和存儲的各類文件。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則：公司文件存儲實行集中管理，確保文件資源的有效整合和共享。2.分類管理原則：根據(jù)文件的性質(zhì)、用途和來源進(jìn)行分類存儲，便于查找和使用。3.安全保密原則：采取必要的安全措施，確保文件的安全，防止文件泄露、丟失或損壞。4.方便利用原則：優(yōu)化文件存儲方式，提高文件查閱和使用的便捷性，滿足工作需要。二、文件分類與編號（一）文件分類1.行政文件：包括公司決議、通知、通報、報告、請示、批復(fù)等各類行政公文。2.人事文件：涵蓋員工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、績效考核文件等。3.財務(wù)文件：如預(yù)算報表、財務(wù)審計報告、費用報銷憑證等。4.業(yè)務(wù)文件：與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的合同、協(xié)議、項目文檔、市場調(diào)研報告等。5.技術(shù)文件：技術(shù)研發(fā)資料、產(chǎn)品說明書、工藝文件等。6.其他文件：不屬于上述分類的其他文件，如會議紀(jì)要、活動策劃方案等。（二）文件編號1.編號規(guī)則行政文件編號：[年份][部門代碼][文件順序號]，例如：2023AD001，表示2023年行政部門的第1號文件。人事文件編號：[年份][HR][文件類別代碼][文件順序號]，如2023HRE002，其中E表示員工檔案相關(guān)文件。財務(wù)文件編號：[年份][財務(wù)代碼][文件類型代碼][文件順序號]。業(yè)務(wù)文件編號：[年份][業(yè)務(wù)部門代碼][項目代碼][文件順序號]。技術(shù)文件編號：[年份][技術(shù)部門代碼][技術(shù)領(lǐng)域代碼][文件順序號]。其他文件編號：[年份][通用代碼][文件順序號]。2.部門代碼行政部：AD人力資源部：HR財務(wù)部：FIN市場部：MKT銷售部：SAL技術(shù)部：TECH其他部門根據(jù)實際情況設(shè)定兩位代碼。3.文件類別代碼行政文件：決議（R）、通知（N）、通報（T）等。人事文件：員工檔案（E）、招聘（RCR）、培訓(xùn)（TR）等。財務(wù)文件：預(yù)算（B）、審計（AUD）、報銷（EXP）等。業(yè)務(wù)文件：合同（C）、項目文檔（P）、市場調(diào)研（MR）等。技術(shù)文件：研發(fā)資料（RD）、產(chǎn)品說明書（PS）、工藝文件（PF）等。其他文件：會議紀(jì)要（M）、活動策劃（AP）等。4.項目代碼：根據(jù)具體項目名稱設(shè)定三位代碼，由項目負(fù)責(zé)人在項目啟動時確定。5.技術(shù)領(lǐng)域代碼：按照公司技術(shù)領(lǐng)域劃分設(shè)定兩位代碼。三、文件存儲方式（一）電子存儲1.服務(wù)器存儲建立公司文件服務(wù)器，劃分不同的文件夾用于存儲各類文件。每個文件夾按照文件分類進(jìn)行命名，如“行政文件”“人事文件”等。在文件夾內(nèi)，根據(jù)文件編號和年份進(jìn)一步細(xì)分目錄，方便文件的查找和管理。例如，“行政文件”文件夾下，按照年份創(chuàng)建子文件夾，每個子文件夾再按照文件順序號排列文件。定期對服務(wù)器文件進(jìn)行備份，備份頻率根據(jù)文件重要性和變動情況確定，重要文件每周備份一次，一般文件每月備份一次。備份數(shù)據(jù)存儲在異地存儲設(shè)備或云存儲平臺，以防止服務(wù)器故障導(dǎo)致文件丟失。2.云存儲選擇可靠的云存儲服務(wù)提供商，將部分重要文件或共享文件存儲在云端。云存儲設(shè)置不同的權(quán)限，根據(jù)員工的工作職責(zé)分配相應(yīng)的訪問權(quán)限。定期檢查云存儲中的文件，確保文件的完整性和安全性。同時，與云服務(wù)提供商保持溝通，及時了解其服務(wù)狀態(tài)和安全措施。（二）紙質(zhì)存儲1.文件柜存儲在辦公室設(shè)置專門的文件柜，按照文件分類進(jìn)行標(biāo)識。每個文件柜分配給特定的部門或人員負(fù)責(zé)管理。文件柜內(nèi)的文件按照類別和編號順序排列，便于查找。對于重要的紙質(zhì)文件，可建立索引目錄，記錄文件的名稱、編號、存放位置等信息，以便快速定位。2.檔案室存儲設(shè)立公司檔案室，用于存儲長期保存的重要文件。檔案室配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保文件的安全保存。檔案室的文件按照嚴(yán)格的分類和編號進(jìn)行存放，建立詳細(xì)的檔案目錄和檢索系統(tǒng)。檔案管理人員定期對檔案室進(jìn)行盤點和維護(hù)，確保文件的完好無損。四、文件存儲流程（一）文件生成與收集1.各部門員工在工作過程中產(chǎn)生的文件，應(yīng)及時整理并按照規(guī)定的格式和編號進(jìn)行命名。2.文件起草完成后，起草人應(yīng)將文件初稿提交給部門負(fù)責(zé)人審核。部門負(fù)責(zé)人審核通過后，文件起草人將文件定稿發(fā)送至行政部或相關(guān)文件管理部門進(jìn)行編號登記。3.對于外來文件，如上級部門下發(fā)的文件、合作單位提供的文件等，由接收部門負(fù)責(zé)收集，并按照上述流程進(jìn)行編號登記。（二）文件存儲1.行政部或相關(guān)文件管理部門根據(jù)文件分類，將編號登記后的文件存儲到相應(yīng)的電子存儲文件夾或紙質(zhì)文件柜中。2.對于需要存儲在檔案室的重要文件，文件管理部門應(yīng)填寫檔案移交清單，注明文件名稱、編號、日期、來源等信息，與檔案室管理人員辦理交接手續(xù)。3.在文件存儲過程中，如發(fā)現(xiàn)文件格式不符合要求或編號重復(fù)等問題，文件管理部門應(yīng)及時與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，進(jìn)行修正和調(diào)整。（三）文件查閱與借閱1.查閱流程員工因工作需要查閱文件時，應(yīng)填寫《文件查閱申請表》，注明查閱文件的名稱、編號、查閱目的等信息?！段募殚喩暾埍怼诽峤唤o所在部門負(fù)責(zé)人審批，部門負(fù)責(zé)人根據(jù)工作需要進(jìn)行審批。對于涉及重要機(jī)密的文件，審批權(quán)限應(yīng)適當(dāng)提高。審批通過后，員工持《文件查閱申請表》到文件管理部門查閱文件。文件管理部門應(yīng)指定專人協(xié)助查閱，并做好查閱記錄，記錄查閱時間、查閱人、查閱文件名稱等信息。2.借閱流程員工因工作需要借閱文件時，需填寫《文件借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱文件的名稱、編號、借閱期限、借閱用途等?！段募栝喩暾埍怼芬来翁峤唤o部門負(fù)責(zé)人、文件管理部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，文件管理部門按照審批意見辦理文件借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還文件，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。文件歸還時，文件管理部門應(yīng)對文件進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)文件有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時追究借閱人的責(zé)任。（四）文件變更與廢止1.文件變更文件在執(zhí)行過程中如需變更，由文件起草部門提出變更申請，填寫《文件變更申請表》，說明變更的原因、內(nèi)容和影響范圍?！段募兏暾埍怼方?jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交給原審批部門進(jìn)行審批。審批通過后，文件起草部門負(fù)責(zé)對文件進(jìn)行修改，并按照文件編號規(guī)則重新編號。文件管理部門及時更新電子存儲和紙質(zhì)存儲中的文件，確保文件的一致性。同時，將文件變更情況通知相關(guān)部門和人員。2.文件廢止文件因政策調(diào)整、工作結(jié)束等原因不再適用時，由文件起草部門或相關(guān)部門提出廢止申請，填寫《文件廢止申請表》?！段募U止申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交給原審批部門審批。審批通過后，文件管理部門在電子存儲和紙質(zhì)存儲中對廢止文件進(jìn)行標(biāo)識，并妥善保存廢止文件，以備查閱。五、文件安全與保密（一）安全措施1.加強(qiáng)服務(wù)器和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，安裝防火墻、殺毒軟件等安全設(shè)備，定期進(jìn)行病毒查殺和系統(tǒng)漏洞修復(fù)。2.對文件存儲設(shè)備進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運行。對于存儲重要文件的設(shè)備，應(yīng)采取加密存儲等措施，防止數(shù)據(jù)泄露。3.限制對文件存儲區(qū)域的訪問，設(shè)置門禁系統(tǒng)，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能進(jìn)入。（二）保密措施1.對涉及公司機(jī)密的文件，明確標(biāo)識為“機(jī)密”，并采取嚴(yán)格的保密措施。機(jī)密文件的查閱和借閱需經(jīng)過公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。2.與接觸機(jī)密文件的員工簽訂保密協(xié)議，明確員工的保密義務(wù)和責(zé)任。對違反保密協(xié)議的員工，依法追究其法律責(zé)任。3.在文件存儲和傳輸過程中，采用加密技術(shù)，確保文件內(nèi)容的保密性。對于通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)闹匾募?，?yīng)進(jìn)行加密傳輸。六、文件存儲監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督職責(zé)1.行政部負(fù)責(zé)對公司文件存儲管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督，定期檢查文件存儲的規(guī)范性、完整性和安全性。2.各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對本部門文件存儲情況進(jìn)行自查，確保本部門文件按照規(guī)定進(jìn)行存儲和管理。（二）檢查內(nèi)容1.文件分類是否準(zhǔn)確，編號是否規(guī)范。2.文件存儲位置是否正確，是否便于查找和使用。3.電子文件和紙質(zhì)文件的一致性。4.文件的安全保密措施是否落實到位。5.文件查閱和借閱記錄是否完整。（三）