污水廠資料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)污水廠資料管理，確保資料的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性和安全性，提高資料利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于污水廠各部門及全體員工在資料的形成、收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、銷毀等過程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：污水廠資料實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的資料管理部門或人員負(fù)責(zé)。2.真實(shí)性原則：資料應(yīng)如實(shí)反映污水廠的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)等實(shí)際情況。3.完整性原則：確保各類資料齊全、完整，不遺漏重要信息。4.準(zhǔn)確性原則：資料內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。5.規(guī)范性原則：資料的形成、整理、歸檔等應(yīng)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。6.安全性原則：保障資料的安全，防止資料丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。二、資料分類與編號(hào)（一）資料分類1.生產(chǎn)運(yùn)行資料：包括污水處理工藝流程圖、運(yùn)行記錄、水質(zhì)監(jiān)測(cè)報(bào)告、設(shè)備運(yùn)行記錄等。2.設(shè)備管理資料：設(shè)備臺(tái)賬、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄、設(shè)備操作規(guī)程、設(shè)備故障維修記錄等。3.安全管理資料：安全管理制度、安全檢查記錄、安全培訓(xùn)資料、應(yīng)急預(yù)案等。4.質(zhì)量管理資料：質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量控制記錄等。5.人力資源資料：?jiǎn)T工檔案、考勤記錄、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核資料等。6.行政管理資料：文件收發(fā)記錄、會(huì)議紀(jì)要、辦公用品采購(gòu)記錄等。7.財(cái)務(wù)資料：財(cái)務(wù)報(bào)表、預(yù)算資料、費(fèi)用報(bào)銷記錄等。8.工程建設(shè)資料：項(xiàng)目立項(xiàng)文件、設(shè)計(jì)圖紙、施工記錄、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。（二）編號(hào)規(guī)則1.資料編號(hào)采用“部門代碼+年份+順序號(hào)”的形式。2.部門代碼：根據(jù)污水廠各部門名稱首字母縮寫確定，如生產(chǎn)運(yùn)行部為SY，設(shè)備管理部為SB等。3.年份：資料形成年份的后兩位數(shù)字。4.順序號(hào)：按照資料形成的先后順序依次編號(hào)，從001開始。例如：SY23001表示生產(chǎn)運(yùn)行部2023年形成的第1份資料。三、資料形成與收集（一）資料形成1.各部門及員工應(yīng)按照工作職責(zé)和業(yè)務(wù)流程，及時(shí)、準(zhǔn)確地形成各類資料。2.資料應(yīng)采用紙質(zhì)、電子等多種形式保存，確保內(nèi)容一致。3.形成資料的人員應(yīng)在資料上簽名，并注明日期，以明確責(zé)任。（二）資料收集1.各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門資料的收集工作，定期將收集到的資料整理后移交資料管理部門。2.資料管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門資料收集情況進(jìn)行檢查，確保資料及時(shí)、完整收集。3.對(duì)于外來(lái)文件、資料，如政府部門文件、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)收集，并及時(shí)移交資料管理部門。四、資料整理與歸檔（一）資料整理1.資料管理部門收到各部門移交的資料后，應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。2.對(duì)紙質(zhì)資料進(jìn)行分類、排序、編目，去除重復(fù)、無(wú)效的資料。3.對(duì)電子資料進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，文件名應(yīng)規(guī)范、準(zhǔn)確反映資料內(nèi)容。（二）資料歸檔1.整理后的資料應(yīng)及時(shí)歸檔，按照編號(hào)順序依次存放。2.歸檔資料應(yīng)編制歸檔目錄，注明資料名稱、編號(hào)、日期、保管期限等信息，便于查找和管理。3.對(duì)于重要資料，應(yīng)進(jìn)行備份，分別存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。五、資料保管（一）保管場(chǎng)所1.資料管理部門應(yīng)設(shè)立專門的資料檔案室，配備必要的檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.資料檔案室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。（二）保管期限1.各類資料的保管期限根據(jù)其重要性和使用價(jià)值確定，分為永久、長(zhǎng)期、短期。2.永久保管的資料包括污水廠的重要文件、合同協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表等。3.長(zhǎng)期保管的資料保管期限一般為10年以上，如設(shè)備檔案、生產(chǎn)運(yùn)行記錄等。4.短期保管的資料保管期限一般為110年，如一般性的文件、報(bào)表等。5.保管期限屆滿后，由資料管理部門提出銷毀意見，報(bào)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。（三）保管要求1.歸檔資料應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找。2.定期對(duì)資料進(jìn)行清查、核對(duì)，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。3.對(duì)破損、褪色的資料應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，以保證資料的可讀性。4.嚴(yán)禁在資料檔案室吸煙、存放易燃、易爆物品，確保資料安全。六、資料查閱與借閱（一）查閱1.因工作需要查閱資料的，應(yīng)填寫《資料查閱申請(qǐng)表》，注明查閱資料的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息。2.《資料查閱申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交資料管理部門。3.資料管理部門根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，提供相應(yīng)的資料，并做好查閱登記，記錄查閱人姓名、部門、查閱日期、查閱資料名稱等信息。4.查閱人員應(yīng)在資料管理部門指定的場(chǎng)所查閱資料，不得擅自將資料帶出資料檔案室。查閱過程中應(yīng)愛護(hù)資料，不得在資料上涂改、標(biāo)記、污損等。（二）借閱1.因工作需要借閱資料的，應(yīng)填寫《資料借閱申請(qǐng)表》，注明借閱資料的名稱、編號(hào)、借閱期限、借閱目的等信息。2.《資料借閱申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和資料管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。3.資料管理部門根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，提供相應(yīng)的資料，并辦理借閱手續(xù)，收取借閱押金（根據(jù)資料重要性和價(jià)值確定）。借閱人應(yīng)在借閱期限屆滿前歸還資料，資料管理部門在確認(rèn)資料無(wú)損壞、遺失等情況后，退還借閱押金。4.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄資料內(nèi)容。如因特殊情況需要復(fù)制資料，應(yīng)經(jīng)資料管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定收取復(fù)制費(fèi)用。七、資料保密（一）保密范圍1.涉及污水廠商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)信息等資料。2.未經(jīng)公開的污水廠生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)、客戶信息等資料。（二）保密措施1.資料管理部門應(yīng)與接觸保密資料的人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.對(duì)保密資料應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識(shí)，注明“保密”字樣，并采取加密存儲(chǔ)、限制訪問等措施。3.查閱、借閱保密資料的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露資料內(nèi)容。4.資料管理部門應(yīng)定期對(duì)保密資料進(jìn)行清查，確保資料安全。如發(fā)現(xiàn)保密資料有泄露風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。八、資料信息化管理（一）信息化建設(shè)1.建立污水廠資料管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)資料的電子化存儲(chǔ)、檢索、借閱等功能。2.資料管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理功能，根據(jù)人員職責(zé)設(shè)置不同的訪問權(quán)限，確保資料安全。3.定期對(duì)資料管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.資料管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)資料管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入工作，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.對(duì)新形成的資料應(yīng)及時(shí)錄入系統(tǒng)，對(duì)已錄入系統(tǒng)的資料信息發(fā)生變更時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行更新維護(hù)。3.定期對(duì)資料管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。九、資料銷毀（一）銷毀條件1.保管期限屆滿且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的資料。2.因機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因不再使用且無(wú)保存必要的資料。3.已過保密期限且無(wú)需保密的資料。（二）銷毀程序1.資料管理部門對(duì)擬銷毀的資料進(jìn)行清理、核對(duì)，編制《資料銷毀清單》，注明資料名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《資料銷毀清單》經(jīng)資料管理部門負(fù)責(zé)人審核、主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.資料銷毀可采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保資料無(wú)法恢復(fù)。銷毀過程中應(yīng)有專人監(jiān)銷，并在《資料銷毀清單》上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的《資料銷毀清單》應(yīng)存檔保存，保存期限與原資料保管期限相同。十、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.資料管理部門定期對(duì)各部門資料管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括資料的形成、收集、整理、歸檔、保管等環(huán)節(jié)。2.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，要求相關(guān)部門限期整改。