未制定介質(zhì)管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司各類介質(zhì)的有效管理，確保介質(zhì)的安全、完整、有效使用，保障公司業(yè)務(wù)的正常開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及的各類介質(zhì)，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文檔、存儲設(shè)備、辦公設(shè)備、信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)等。（三）職責(zé)分工1.行政部門負(fù)責(zé)紙質(zhì)文件的統(tǒng)一歸口管理，包括文件的收發(fā)、登記、存檔、借閱、銷毀等工作。指導(dǎo)各部門規(guī)范紙質(zhì)文件的日常管理。2.信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)電子文檔、信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)及存儲設(shè)備的管理，制定相關(guān)技術(shù)規(guī)范和安全策略。保障信息系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)測試。負(fù)責(zé)辦公設(shè)備的技術(shù)維護(hù)和管理，確保設(shè)備正常使用。3.各部門負(fù)責(zé)本部門介質(zhì)的日常管理，指定專人負(fù)責(zé)，并按照公司規(guī)定進(jìn)行分類、整理、保管。嚴(yán)格遵守公司介質(zhì)管理制度，正確使用和維護(hù)各類介質(zhì)，確保其安全與完整。二、介質(zhì)分類管理（一）紙質(zhì)文件管理1.文件收發(fā)行政部門設(shè)立文件收發(fā)崗位，負(fù)責(zé)接收外部來文和內(nèi)部發(fā)文。對收到的文件進(jìn)行詳細(xì)登記，包括文件名稱、文號、來文單位、日期、份數(shù)等信息。及時(shí)將文件分發(fā)給相關(guān)部門或人員，并做好簽收記錄。2.文件存檔各部門定期將辦理完畢、具有保存價(jià)值的文件移交行政部門存檔。行政部門按照檔案管理要求，對文件進(jìn)行分類、編號、裝訂，建立紙質(zhì)檔案目錄。檔案應(yīng)存放在專門的檔案室，保持整潔、通風(fēng)，配備必要的防火、防潮、防蟲等設(shè)施。3.文件借閱因工作需要借閱紙質(zhì)文件的，需填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件名稱、借閱原因、借閱期限等。經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到行政部門辦理借閱手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管文件，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損，按時(shí)歸還。如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.文件銷毀對已失去保存價(jià)值的紙質(zhì)文件，由行政部門定期清理，填寫《文件銷毀申請表》。經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀，銷毀過程要有記錄，確保文件信息不泄露。（二）電子文檔管理1.文檔分類與存儲各部門應(yīng)根據(jù)工作內(nèi)容和性質(zhì)，對電子文檔進(jìn)行分類整理，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)。重要電子文檔應(yīng)存儲在公司指定的服務(wù)器存儲空間或備份存儲設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份。電子文檔命名應(yīng)規(guī)范，包含文件主題、日期、作者等關(guān)鍵信息，便于查找和識別。2.文檔權(quán)限管理信息技術(shù)部門根據(jù)工作需要，為不同人員設(shè)置電子文檔的訪問權(quán)限。嚴(yán)格控制敏感信息的訪問范圍，確保只有授權(quán)人員能夠訪問相關(guān)文檔。定期檢查電子文檔的權(quán)限設(shè)置，及時(shí)調(diào)整因人員變動或工作調(diào)整而需要變更的權(quán)限。3.文檔版本控制對于需要多人協(xié)作編輯的電子文檔，應(yīng)采用版本控制工具，記錄文檔的修改歷史。每次修改后，應(yīng)注明修改日期、修改內(nèi)容和修改人，以便追溯文檔的演變過程。重要文檔修改前應(yīng)進(jìn)行備份，防止誤操作導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。4.電子文檔備份與恢復(fù)信息技術(shù)部門制定電子文檔備份策略，定期對服務(wù)器上的重要數(shù)據(jù)進(jìn)行全量備份，并在非工作時(shí)間進(jìn)行增量備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在異地存儲設(shè)備或云存儲平臺，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，驗(yàn)證備份數(shù)據(jù)的完整性和可用性，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)。（三）存儲設(shè)備管理1.設(shè)備采購與登記因工作需要采購存儲設(shè)備的，由使用部門提出申請，經(jīng)信息技術(shù)部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，統(tǒng)一采購。采購的存儲設(shè)備到貨后，信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)進(jìn)行驗(yàn)收，檢查設(shè)備的規(guī)格、型號、數(shù)量等是否與采購合同一致，并登記設(shè)備信息，包括設(shè)備名稱、品牌、型號、序列號、購買日期、使用部門等。2.設(shè)備使用與維護(hù)使用部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)存儲設(shè)備的日常使用和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。存儲設(shè)備應(yīng)按照規(guī)定的存儲容量和存儲期限進(jìn)行使用，避免過度存儲導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失或設(shè)備損壞。定期對存儲設(shè)備進(jìn)行檢查、清理和殺毒，防止病毒感染和數(shù)據(jù)損壞。3.設(shè)備報(bào)廢與處置存儲設(shè)備達(dá)到使用年限或因故障無法修復(fù)需要報(bào)廢的，由使用部門填寫《存儲設(shè)備報(bào)廢申請表》，說明報(bào)廢原因和設(shè)備現(xiàn)狀。經(jīng)信息技術(shù)部門鑒定、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照公司資產(chǎn)處置規(guī)定進(jìn)行報(bào)廢處理。報(bào)廢設(shè)備應(yīng)進(jìn)行數(shù)據(jù)清除或物理銷毀，防止數(shù)據(jù)泄露。（四）辦公設(shè)備管理1.設(shè)備采購與配置根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和人員配備情況，由行政部門統(tǒng)一制定辦公設(shè)備采購計(jì)劃。辦公設(shè)備采購應(yīng)遵循性價(jià)比原則，通過招標(biāo)、詢價(jià)等方式選擇合適的供應(yīng)商和產(chǎn)品。設(shè)備到貨后，行政部門負(fù)責(zé)組織驗(yàn)收，確保設(shè)備質(zhì)量和性能符合要求，并進(jìn)行資產(chǎn)登記。2.設(shè)備使用與維護(hù)各部門負(fù)責(zé)辦公設(shè)備的日常使用和保管，指定專人操作設(shè)備，嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行使用。行政部門定期組織辦公設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)工作，確保設(shè)備正常運(yùn)行。對于專業(yè)性較強(qiáng)的設(shè)備，可委托專業(yè)維修機(jī)構(gòu)進(jìn)行維護(hù)。辦公設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，使用部門應(yīng)及時(shí)報(bào)修，填寫《設(shè)備維修申請表》，說明故障現(xiàn)象和維修要求。3.設(shè)備報(bào)廢與更新辦公設(shè)備因使用年限過長、技術(shù)落后或損壞嚴(yán)重?zé)o法修復(fù)需要報(bào)廢的，由使用部門提出申請，行政部門審核，公司領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行報(bào)廢處理。對于因業(yè)務(wù)發(fā)展需要更新辦公設(shè)備的，行政部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況制定設(shè)備更新計(jì)劃，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。（五）信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)管理1.數(shù)據(jù)錄入與審核各部門負(fù)責(zé)本部門相關(guān)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)的錄入工作，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和及時(shí)性。錄入的數(shù)據(jù)應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格審核，審核人員應(yīng)對錄入數(shù)據(jù)的真實(shí)性和合規(guī)性負(fù)責(zé)。建立數(shù)據(jù)審核機(jī)制，定期對錄入的數(shù)據(jù)進(jìn)行抽檢，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正。2.數(shù)據(jù)安全與保密信息技術(shù)部門采取必要的技術(shù)措施，保障信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改和丟失。對涉及公司機(jī)密的數(shù)據(jù)，應(yīng)進(jìn)行加密存儲和傳輸，并嚴(yán)格限制訪問權(quán)限。加強(qiáng)對信息系統(tǒng)用戶的安全管理，定期更換密碼，嚴(yán)禁使用弱密碼。3.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)信息技術(shù)部門按照數(shù)據(jù)備份策略，定期對信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的位置。建立數(shù)據(jù)恢復(fù)預(yù)案，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在數(shù)據(jù)遭遇災(zāi)難或故障時(shí)能夠快速恢復(fù)，保障公司業(yè)務(wù)的連續(xù)性。三、介質(zhì)使用規(guī)范（一）一般要求1.各類介質(zhì)的使用應(yīng)遵循公司的相關(guān)規(guī)定和業(yè)務(wù)流程，確保介質(zhì)的安全、有效使用。2.使用人員應(yīng)愛護(hù)各類介質(zhì)，不得隨意損壞、丟棄或轉(zhuǎn)借他人。3.在使用介質(zhì)過程中，如發(fā)現(xiàn)異常情況或安全隱患，應(yīng)及時(shí)報(bào)告相關(guān)部門進(jìn)行處理。（二）紙質(zhì)文件使用規(guī)范1.打印紙質(zhì)文件應(yīng)遵循節(jié)約原則，合理排版，避免浪費(fèi)紙張。2.重要紙質(zhì)文件應(yīng)雙面打印，確需單面打印的，應(yīng)優(yōu)先使用廢紙的空白面。3.復(fù)印紙質(zhì)文件時(shí)，應(yīng)控制復(fù)印份數(shù)，嚴(yán)禁超量復(fù)印與工作無關(guān)的文件。（三）電子文檔使用規(guī)范1.不得隨意在電子文檔中添加、刪除、修改重要信息，如需修改應(yīng)按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行。2.禁止私自將公司電子文檔拷貝到個(gè)人存儲設(shè)備或外部網(wǎng)絡(luò)，如需共享應(yīng)通過公司規(guī)定的共享平臺進(jìn)行。3.定期清理電子文檔，刪除過期或無用的文件，釋放存儲空間。（四）存儲設(shè)備使用規(guī)范1.嚴(yán)禁在公司存儲設(shè)備上存儲與公司業(yè)務(wù)無關(guān)的文件或數(shù)據(jù)，不得私自格式化或刪除存儲設(shè)備上的重要數(shù)據(jù)。2.外出攜帶存儲設(shè)備時(shí)，應(yīng)妥善保管，防止丟失或損壞。如發(fā)生丟失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告，并采取措施防止數(shù)據(jù)泄露。3.存儲設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)整理和備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（五）辦公設(shè)備使用規(guī)范1.按照辦公設(shè)備的操作規(guī)程正確使用設(shè)備，不得擅自拆卸、改裝設(shè)備。2.保持辦公設(shè)備的清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行擦拭和保養(yǎng)，延長設(shè)備使用壽命。3.下班前應(yīng)關(guān)閉辦公設(shè)備電源，切斷電源插頭，節(jié)約能源。（六）信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)使用規(guī)范1.嚴(yán)格按照公司信息系統(tǒng)的操作權(quán)限和流程使用數(shù)據(jù)，不得越權(quán)訪問或篡改數(shù)據(jù)。2.在信息系統(tǒng)中進(jìn)行數(shù)據(jù)查詢、統(tǒng)計(jì)、分析等操作時(shí)，應(yīng)確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和合規(guī)性，不得利用數(shù)據(jù)謀取私利。3.如發(fā)現(xiàn)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)存在問題或異常情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告信息技術(shù)部門進(jìn)行處理。四、介質(zhì)安全管理（一）安全防護(hù)措施1.信息技術(shù)部門建立健全信息安全防護(hù)體系，安裝防火墻、殺毒軟件、入侵檢測系統(tǒng)等安全軟件，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒入侵。2.對重要介質(zhì)存儲區(qū)域設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入，確保介質(zhì)存儲環(huán)境的安全。3.定期對信息系統(tǒng)和存儲設(shè)備進(jìn)行安全漏洞掃描和修復(fù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決安全隱患。（二）數(shù)據(jù)安全保密1.加強(qiáng)對公司各類數(shù)據(jù)的安全保密管理，明確數(shù)據(jù)的密級分類，采取相應(yīng)的保密措施。2.涉及公司機(jī)密的數(shù)據(jù)應(yīng)嚴(yán)格控制訪問范圍，實(shí)行專人專管，嚴(yán)禁通過互聯(lián)網(wǎng)等不安全渠道傳輸。3.與外部單位合作涉及數(shù)據(jù)共享時(shí)，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確雙方的數(shù)據(jù)安全責(zé)任和義務(wù)。（三）應(yīng)急處理機(jī)制1.制定介質(zhì)安全應(yīng)急預(yù)案，明確在發(fā)生介質(zhì)丟失、損壞、數(shù)據(jù)泄露等突發(fā)事件時(shí)的應(yīng)急處理流程和責(zé)任分工。2.定期組織應(yīng)急演練，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力，確保能夠在最短時(shí)間內(nèi)恢復(fù)介質(zhì)的正常使用和數(shù)據(jù)的安全。3.事件發(fā)生后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查和處理，分析原因，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，采取措施防止類似事件再次發(fā)生。五、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.行政部門和信息技術(shù)部門定期對公司各類介質(zhì)的管理情況進(jìn)行檢查，包括文件存檔情況、設(shè)備使用狀況、數(shù)據(jù)備份情況等。2.檢查人員應(yīng)填寫檢查記錄，對發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）不定期抽查公司管理層不定期對各部門介質(zhì)管理情況進(jìn)行抽查，確保制度的有效執(zhí)行。對于抽查中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅