辦公室物品定制管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司辦公室物品定制管理，確保定制物品滿足公司業(yè)務需求，提高物品使用效率，節(jié)約成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門辦公室物品的定制管理，包括但不限于辦公家具、辦公用品、宣傳資料等。（三）基本原則1.按需定制原則：根據(jù)公司實際業(yè)務需求和辦公需要，合理定制物品，避免浪費。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：定制物品應符合國家相關標準和公司要求，確保質(zhì)量可靠。3.成本控制原則：在保證物品質(zhì)量和功能的前提下，盡量降低定制成本。4.規(guī)范流程原則：明確定制流程，確保定制工作有序進行。二、定制申請與審批（一）申請部門職責各部門根據(jù)工作需要，填寫《辦公室物品定制申請表》，詳細說明定制物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預計使用時間等信息，并提交部門負責人審核。（二）部門負責人審核部門負責人對申請表進行審核，重點審核申請的必要性、合理性以及預算的準確性。審核通過后，簽字確認并提交至行政部門。（三）行政部門初審行政部門收到申請表后，對申請內(nèi)容進行初步審核，包括物品規(guī)格是否符合公司標準、數(shù)量是否合理、預算是否在控制范圍內(nèi)等。初審通過后，將申請表提交至分管領導審批。（四）分管領導審批分管領導根據(jù)公司整體情況和部門需求，對申請表進行審批。審批通過后，申請表返回行政部門，進入定制流程；審批不通過的，注明原因并退回申請部門。三、供應商選擇與管理（一）供應商篩選1.建立供應商庫：行政部門通過多種渠道收集供應商信息，包括網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等，建立公司辦公室物品定制供應商庫。2.資質(zhì)審核：對入庫供應商的營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認證等資質(zhì)進行審核，確保其具備合法經(jīng)營資格和良好的信譽。3.實地考察：對于重要的定制項目，行政部門組織相關人員對供應商進行實地考察，了解其生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理、售后服務等情況。（二）供應商選擇1.招標采購：對于金額較大、定制要求較高的項目，采用招標方式選擇供應商。行政部門發(fā)布招標公告，邀請符合條件的供應商參與投標，按照評標標準進行評標，選擇最優(yōu)供應商。2.詢價采購：對于金額較小、定制要求相對簡單的項目，采用詢價方式選擇供應商。行政部門向多家供應商發(fā)出詢價單，比較各供應商的報價和產(chǎn)品質(zhì)量，選擇性價比最高的供應商。3.單一來源采購：對于只能從唯一供應商處采購的物品，經(jīng)公司領導批準后，采用單一來源采購方式。（三）供應商管理1.簽訂合同：與選定的供應商簽訂定制合同，明確雙方的權利和義務，包括物品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標準、售后服務等條款。2.定期評估：行政部門定期對供應商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務等進行評估，評估結果作為后續(xù)合作的參考依據(jù)。3.動態(tài)調(diào)整：根據(jù)評估結果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予更多合作機會，對表現(xiàn)不佳的供應商進行警告或淘汰，及時調(diào)整供應商庫。四、定制過程管理（一）設計溝通1.設計方案制定：供應商根據(jù)公司需求和設計要求，制定定制物品的設計方案，并提交行政部門審核。2.方案審核修改：行政部門組織相關部門對設計方案進行審核，提出修改意見。供應商根據(jù)審核意見進行修改，直至設計方案通過審核。（二）樣品確認1.樣品制作：供應商根據(jù)最終審核通過的設計方案制作樣品，并提交至行政部門。2.樣品評審：行政部門組織相關部門對樣品進行評審，重點評審樣品的外觀、材質(zhì)、功能等是否符合要求。評審通過后，樣品作為批量生產(chǎn)的標準。（三）生產(chǎn)監(jiān)控1.生產(chǎn)計劃制定：供應商根據(jù)合同要求制定生產(chǎn)計劃，并提交行政部門備案。2.進度跟蹤：行政部門定期跟蹤供應商的生產(chǎn)進度，及時協(xié)調(diào)解決生產(chǎn)過程中出現(xiàn)的問題，確保按時交貨。（四）質(zhì)量檢驗1.檢驗標準確定：根據(jù)定制物品的質(zhì)量要求和相關標準，確定檢驗標準和檢驗方法。2.檢驗流程執(zhí)行：在物品生產(chǎn)過程中及交貨前，供應商按照檢驗標準進行自檢和抽檢，行政部門或委托專業(yè)機構進行抽檢。檢驗合格的物品方可入庫或投入使用。五、驗收與交付（一）驗收準備1.成立驗收小組：由行政部門、使用部門等相關人員組成驗收小組，負責對定制物品進行驗收。2.熟悉驗收標準：驗收小組人員熟悉定制合同要求、設計方案、樣品標準等驗收依據(jù)。（二）驗收流程1.文件資料審查：驗收小組首先審查供應商提供的產(chǎn)品質(zhì)量合格證明、使用說明書、保修卡等文件資料是否齊全。2.實物驗收：按照驗收標準對定制物品的外觀、規(guī)格、數(shù)量、功能等進行逐一檢查。對于辦公家具，檢查其結構是否牢固、表面是否平整、顏色是否一致等；對于辦公用品，檢查其質(zhì)量是否符合要求、數(shù)量是否準確等。3.驗收報告出具：驗收合格的，驗收小組出具《辦公室物品定制驗收報告》；驗收不合格的，注明不合格原因，要求供應商限期整改或重新制作，直至驗收合格。（三）交付使用1.物品入庫：驗收合格的定制物品辦理入庫手續(xù)，由倉庫管理人員按照規(guī)定進行保管。2.發(fā)放領用：使用部門根據(jù)實際需要，填寫《辦公室物品領用申請表》，經(jīng)部門負責人審批后，到倉庫領取定制物品。六、費用結算與支付（一）費用結算1.結算依據(jù)：根據(jù)定制合同約定和驗收報告，行政部門與供應商進行費用結算。2.結算流程：供應商提交費用結算申請，行政部門審核后，報財務部門復核。財務部門根據(jù)審核結果進行費用結算。（二）支付管理1.支付申請：財務部門根據(jù)費用結算結果，填寫《辦公室物品定制費用支付申請表》，提交至公司領導審批。2.支付審批：公司領導按照公司財務管理制度進行審批，審批通過后，財務部門辦理支付手續(xù)。七、使用與維護（一）使用管理1.明確使用責任：各部門負責本部門定制物品的使用管理，指定專人負責，確保物品的正常使用。2.規(guī)范使用行為：使用人員應按照物品的使用說明書和操作規(guī)程正確使用定制物品，不得擅自更改其用途或拆卸零部件。（二）維護管理1.制定維護計劃：行政部門根據(jù)定制物品的特點和使用情況，制定維護計劃，明確維護內(nèi)容、維護周期等。2.定期維護檢查：使用部門按照維護計劃對定制物品進行定期維護和檢查，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題。對于需要專業(yè)維修的物品，及時聯(lián)系供應商或?qū)I(yè)維修機構進行維修。八、報廢與處置（一）報廢條件1.自然損壞：定制物品因正常使用而出現(xiàn)嚴重損壞，無法修復或修復成本過高，經(jīng)鑒定符合報廢條件的。2.技術淘汰：因技術更新?lián)Q代，定制物品已被新的產(chǎn)品所替代，不再滿足公司業(yè)務需求的。3.其他原因：因不可抗力等其他原因?qū)е露ㄖ莆锲窡o法使用，符合報廢條件的。（二）報廢申請與審批1.申請部門填寫申請表：使用部門發(fā)現(xiàn)定制物品符合報廢條件時，填寫《辦公室物品報廢申請表》，詳細說明報廢原因、物品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，并提交部門負責人審核。2.部門負責人審核：部門負責人對申請表進行審核，審核通過后，簽字確認并提交至行政部門。3.行政部門鑒定：行政部門組織相關人員對申請報廢的物品進行鑒定，確認是否符合報廢條件。鑒定通過后，將申請表提交至分管領導審批。4.分管領導審批：分管領導根據(jù)公司實際情況進行審批，審批通過的，申請表返回行政部門；審批不通過的，注明原因并退回申請部門。（三）報廢處置1.集中回收：行政部門負責組織對報廢的定制物品進行集中回收，統(tǒng)一存放。2.處置方式選擇：根據(jù)報廢物品的性質(zhì)和價值，選擇合適的處置方式，如變賣、捐贈、報廢處理等。3.處置記錄：對報廢物品的處置過程進行記錄，包括處置時間、處置方式、處置收入等信息，確保處置過程可追溯。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督職責1.行政部門監(jiān)督：行政部門負責對辦公室物品定制管理的全過程進行監(jiān)督，確保各項制度和流程的執(zhí)行。2.內(nèi)部審計監(jiān)督：公司內(nèi)部審計部門定期對辦公室物品定制管理情況進行審計，檢查費用支出的合理性、合規(guī)性等。（二）檢查內(nèi)容1.制度執(zhí)行情況：檢查各部門是否按照本制度規(guī)定的流程進行辦公室物品定制申請、審批、采購、驗收等操作。2.物品使用維護情況：檢查定制物品的使用是否規(guī)范，維護是否及時，是否存在浪費或損壞現(xiàn)象。3.費用管理情況：檢查辦公室物品定制費用的結算、支付是否符合公司財務管理制度，是否存在違規(guī)支出。（三）問題處理1.發(fā)現(xiàn)問題及時整改：對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，行政部門