培訓(xùn)公司備用金管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)培訓(xùn)公司備用金的管理，提高資金使用效率，確保備用金的安全與合理使用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于培訓(xùn)公司各部門因業(yè)務(wù)需要使用備用金的情況。（三）基本原則1.?？顚Ｓ迷瓌t：備用金應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的用途使用，不得挪作他用。2.限額管理原則：根據(jù)各部門業(yè)務(wù)特點(diǎn)和實(shí)際需求，合理確定備用金限額，并進(jìn)行動(dòng)態(tài)調(diào)整。3.及時(shí)報(bào)賬原則：使用備用金后，應(yīng)及時(shí)到財(cái)務(wù)部門報(bào)賬，不得拖延。4.監(jiān)督檢查原則：財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)備用金的使用情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，確保備用金的合規(guī)使用。二、備用金的申請(qǐng)與審批（一）備用金申請(qǐng)條件1.因培訓(xùn)業(yè)務(wù)開展需要，經(jīng)常發(fā)生差旅費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)、小額辦公用品采購(gòu)等零星支出，且金額較小、筆數(shù)較多，不便于通過(guò)銀行轉(zhuǎn)賬結(jié)算的。2.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的其他特殊情況。（二）備用金申請(qǐng)流程1.申請(qǐng)人填寫《備用金申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明申請(qǐng)備用金的用途、金額、預(yù)計(jì)使用期限等信息。2.將申請(qǐng)表提交至所在部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際情況進(jìn)行審核，并簽署意見。3.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，申請(qǐng)表提交至財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門對(duì)申請(qǐng)金額、用途等進(jìn)行合理性審查，并簽署意見。4.最后，申請(qǐng)表報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門根據(jù)審批意見為申請(qǐng)人辦理備用金借款手續(xù)。（三）備用金審批權(quán)限1.備用金金額在[X]元以下的，由部門負(fù)責(zé)人審核，財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批。2.備用金金額在[X]元至[X]元之間的，由部門負(fù)責(zé)人審核，財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人復(fù)核，公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.備用金金額在[X]元以上的，由部門負(fù)責(zé)人審核，財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人復(fù)核，公司總經(jīng)理審批。三、備用金的核定與發(fā)放（一）備用金限額核定財(cái)務(wù)部門根據(jù)各部門的業(yè)務(wù)性質(zhì)、規(guī)模、歷史備用金使用情況等因素，綜合考慮后核定各部門的備用金限額。備用金限額一經(jīng)確定，原則上不予隨意調(diào)整。如因業(yè)務(wù)發(fā)展需要確需調(diào)整的，應(yīng)重新履行申請(qǐng)與審批程序。（二）備用金發(fā)放1.財(cái)務(wù)部門根據(jù)審批通過(guò)的《備用金申請(qǐng)表》，按照核定的備用金限額，以現(xiàn)金或銀行轉(zhuǎn)賬的方式將備用金發(fā)放給申請(qǐng)人。2.申請(qǐng)人應(yīng)在收到備用金后，及時(shí)在《備用金借款單》上簽字確認(rèn)。四、備用金的使用與管理（一）使用范圍1.差旅費(fèi)：包括員工因培訓(xùn)業(yè)務(wù)出差發(fā)生的交通、住宿、餐飲等費(fèi)用。2.業(yè)務(wù)招待費(fèi)：用于招待與培訓(xùn)業(yè)務(wù)相關(guān)的客戶、合作伙伴等發(fā)生的費(fèi)用。3.小額辦公用品采購(gòu)：購(gòu)買辦公文具、紙張、墨盒等小額辦公用品的費(fèi)用。4.其他零星支出：經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的其他與培訓(xùn)業(yè)務(wù)相關(guān)的零星支出。（二）使用規(guī)定1.備用金必須由申請(qǐng)人本人使用，不得轉(zhuǎn)借他人。2.使用備用金時(shí)，應(yīng)取得合法有效的原始憑證，如發(fā)票、收據(jù)等，并在憑證上注明用途、金額、日期等信息。3.對(duì)于超過(guò)備用金限額的支出，應(yīng)提前向財(cái)務(wù)部門申請(qǐng)追加備用金或采用其他結(jié)算方式。4.嚴(yán)禁使用備用金進(jìn)行個(gè)人消費(fèi)或與培訓(xùn)業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的支出。（三）日常管理1.申請(qǐng)人應(yīng)妥善保管備用金，確保資金安全。如因保管不善導(dǎo)致備用金丟失或被盜，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立備用金臺(tái)賬，詳細(xì)記錄備用金的借款日期、金額、用途、還款日期等信息，并定期與申請(qǐng)人核對(duì)賬目。3.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)定期對(duì)本部門備用金的使用情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，確保備用金的合規(guī)使用。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)督促申請(qǐng)人整改，并向財(cái)務(wù)部門報(bào)告。五、備用金的報(bào)賬與還款（一）報(bào)賬期限1.申請(qǐng)人應(yīng)在完成備用金使用后的[X]個(gè)工作日內(nèi)到財(cái)務(wù)部門報(bào)賬。如遇特殊情況無(wú)法按時(shí)報(bào)賬的，應(yīng)提前向財(cái)務(wù)部門說(shuō)明原因，并申請(qǐng)延期報(bào)賬。2.對(duì)于逾期未報(bào)賬的備用金，財(cái)務(wù)部門將從逾期之日起按照每日[X%]的標(biāo)準(zhǔn)收取滯納金。（二）報(bào)賬流程1.申請(qǐng)人整理好備用金使用期間的原始憑證，按照公司財(cái)務(wù)報(bào)銷制度的要求進(jìn)行粘貼和填寫報(bào)銷單。2.將報(bào)銷單提交至所在部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真審核報(bào)銷憑證的真實(shí)性、合法性、完整性，并簽署意見。3.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，報(bào)銷單提交至財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門對(duì)報(bào)銷憑證進(jìn)行詳細(xì)審核，包括發(fā)票真?zhèn)?、金額計(jì)算、審批手續(xù)等。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與申請(qǐng)人溝通并要求其補(bǔ)充或更正相關(guān)資料。4.財(cái)務(wù)部門審核通過(guò)后，將報(bào)銷款項(xiàng)支付給申請(qǐng)人。如備用金有結(jié)余，申請(qǐng)人應(yīng)將結(jié)余款項(xiàng)交回財(cái)務(wù)部門；如報(bào)銷金額超過(guò)備用金借款金額，財(cái)務(wù)部門將補(bǔ)足差額給申請(qǐng)人。（三）還款方式1.備用金還款方式主要包括現(xiàn)金還款和銀行轉(zhuǎn)賬還款。申請(qǐng)人可根據(jù)實(shí)際情況選擇合適的還款方式。2.采用現(xiàn)金還款的，申請(qǐng)人應(yīng)將現(xiàn)金交至財(cái)務(wù)部門，并在《備用金借款單》上注明還款金額和還款日期。財(cái)務(wù)部門在收到現(xiàn)金后，應(yīng)開具收款收據(jù)給申請(qǐng)人。3.采用銀行轉(zhuǎn)賬還款的，申請(qǐng)人應(yīng)將還款金額轉(zhuǎn)至公司指定的銀行賬戶，并在轉(zhuǎn)賬備注中注明“歸還備用金借款”及借款單號(hào)等信息。財(cái)務(wù)部門在收到銀行轉(zhuǎn)賬后，應(yīng)及時(shí)核對(duì)賬目，并在《備用金借款單》上注明還款日期。六、備用金的清查與盤點(diǎn)（一）清查周期財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)備用金進(jìn)行清查，清查周期為每季度一次。（二）清查內(nèi)容1.核對(duì)備用金臺(tái)賬與實(shí)際備用金金額是否一致。2.檢查備用金的使用情況是否符合規(guī)定，有無(wú)超范圍使用、挪用等情況。3.核實(shí)備用金的原始憑證是否齊全、真實(shí)、合法。（三）盤點(diǎn)方法1.實(shí)地盤點(diǎn)：財(cái)務(wù)人員與備用金使用人共同對(duì)備用金進(jìn)行實(shí)地盤點(diǎn)，核實(shí)現(xiàn)金余額是否與備用金臺(tái)賬記錄一致。2.賬實(shí)核對(duì)：將備用金臺(tái)賬記錄與原始憑證進(jìn)行核對(duì)，檢查備用金的收支是否準(zhǔn)確無(wú)誤。（四）清查結(jié)果處理1.如發(fā)現(xiàn)備用金賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，并編制《備用金清查報(bào)告》。2.對(duì)于盤盈的備用金，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行賬務(wù)處理，如屬于多借少用的情況，應(yīng)通知申請(qǐng)人交回多余款項(xiàng)；如無(wú)法查明原因，應(yīng)作為營(yíng)業(yè)外收入處理。3.對(duì)于盤虧的備用金，如屬于正常損耗或業(yè)務(wù)支出未及時(shí)報(bào)賬等原因?qū)е碌?，?yīng)及時(shí)補(bǔ)充相關(guān)資料并進(jìn)行報(bào)賬處理；如屬于保管不善或其他人為原因?qū)е碌模瑧?yīng)由責(zé)任人承擔(dān)賠償責(zé)任。賠償款項(xiàng)應(yīng)及時(shí)交回財(cái)務(wù)部門。七、備用金的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)備用金使用情況的日常監(jiān)督，定期對(duì)備用金臺(tái)賬進(jìn)行核對(duì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正備用金使用過(guò)程中存在的問(wèn)題。2.審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)備用金的管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查備用金的申請(qǐng)、審批、使用、報(bào)賬等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定，有無(wú)違規(guī)行為。（二）外部監(jiān)督1.接受稅務(wù)、審計(jì)等相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，如實(shí)提供備用金管理的有關(guān)資料和情況。2.對(duì)于相關(guān)部門提出的整改意見，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，并將整改情況報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自挪用備用金的。2.超范圍使用備用金的。3.未按規(guī)定及時(shí)報(bào)賬或還款的。4.提供虛假備用金使用憑證的。5.其他違反備用金管理制度的行為。（二）違規(guī)處理措施1.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)責(zé)令責(zé)任人限期整改，并追回違規(guī)使用的備用金。2.根據(jù)違規(guī)情節(jié)輕重，給予責(zé)任人相應(yīng)的紀(jì)律處分，包括警告、記過(guò)、記大過(guò)、降級(jí)、撤職、開除等。3.對(duì)于因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。