公司日常小物品管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司日常小物品的管理，規(guī)范小物品的采購、使用、保管等行為，節(jié)約公司資源，提高物品使用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有部門及員工。（三）定義日常小物品是指公司日常辦公及運(yùn)營過程中所需的價(jià)值相對較低、使用頻率較高的各類物品，如文具、辦公用品、清潔用品、小型工具等。二、采購管理（一）采購計(jì)劃1.各部門需求統(tǒng)計(jì)各部門應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際情況，每月末定期統(tǒng)計(jì)次月所需日常小物品的種類、規(guī)格和數(shù)量，填寫《日常小物品采購申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至行政部門。2.行政部門匯總審核行政部門收到各部門的采購申請后，進(jìn)行匯總整理。結(jié)合庫存情況，對采購申請進(jìn)行審核，確保申請的合理性和必要性。對于重復(fù)或不必要的采購申請，行政部門有權(quán)予以駁回，并與相關(guān)部門溝通解釋。3.采購計(jì)劃制定行政部門根據(jù)審核后的采購申請，制定月度采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等信息。對于緊急需求的物品，可根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)調(diào)整采購計(jì)劃，但需在采購后及時(shí)補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商篩選行政部門負(fù)責(zé)建立日常小物品供應(yīng)商名錄，通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、實(shí)地考察等。對潛在供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)等方面。選擇至少三家符合要求的供應(yīng)商作為備選，并與其進(jìn)行初步溝通，了解其合作意向和供應(yīng)能力。2.供應(yīng)商評審每年定期對供應(yīng)商進(jìn)行評審，評審內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價(jià)格變動(dòng)情況等。行政部門組織相關(guān)部門人員組成評審小組，對供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察和綜合評價(jià)。根據(jù)評審結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予更多的合作機(jī)會(huì)；對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，及時(shí)進(jìn)行整改或淘汰。3.合作協(xié)議簽訂確定合作供應(yīng)商后，行政部門應(yīng)與其簽訂采購合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、價(jià)格、交貨方式、付款方式、售后服務(wù)等條款。合作協(xié)議應(yīng)經(jīng)公司法律顧問審核后簽訂，確保協(xié)議的合法性和有效性。（三）采購實(shí)施1.采購流程行政部門根據(jù)采購計(jì)劃，向選定的供應(yīng)商發(fā)送采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購物品的詳細(xì)信息、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等要求。供應(yīng)商收到采購訂單后，應(yīng)及時(shí)確認(rèn)訂單內(nèi)容，并按照約定的時(shí)間和質(zhì)量要求組織發(fā)貨。2.采購跟蹤行政部門負(fù)責(zé)跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保貨物按時(shí)、按質(zhì)、按量交付。對于出現(xiàn)的交貨延遲、質(zhì)量問題等異常情況，行政部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決方案，并采取相應(yīng)的措施減少對公司工作的影響。3.驗(yàn)收與入庫采購物品到貨后，行政部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等方面。對于驗(yàn)收合格的物品，辦理入庫手續(xù)，填寫《日常小物品入庫單》，并將物品存放至指定倉庫。對于驗(yàn)收不合格的物品，行政部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其更換或處理，直至驗(yàn)收合格為止。三、使用管理（一）領(lǐng)用規(guī)定1.領(lǐng)用流程員工因工作需要領(lǐng)用日常小物品時(shí)，需填寫《日常小物品領(lǐng)用申請表》，注明領(lǐng)用物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批簽字后，到行政部門倉庫領(lǐng)取。2.領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)行政部門根據(jù)不同崗位和工作需求，制定合理的日常小物品領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)。員工應(yīng)按照領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)用物品，不得超量領(lǐng)取。對于特殊情況需要超量領(lǐng)用的，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和行政部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.領(lǐng)用記錄行政部門倉庫管理人員應(yīng)建立日常小物品領(lǐng)用臺(tái)賬，詳細(xì)記錄物品的領(lǐng)用日期、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人、物品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。領(lǐng)用臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行核對和清理，確保賬物相符。（二）使用規(guī)范1.員工責(zé)任員工應(yīng)妥善使用和保管領(lǐng)用的日常小物品，不得隨意丟棄、損壞或轉(zhuǎn)借他人。如因個(gè)人原因造成物品丟失或損壞的，應(yīng)照價(jià)賠償。2.節(jié)約使用倡導(dǎo)員工節(jié)約使用日常小物品，避免浪費(fèi)。如發(fā)現(xiàn)浪費(fèi)行為，行政部門有權(quán)進(jìn)行批評教育，并要求相關(guān)人員整改。3.特殊物品使用對于一些貴重或有特殊使用要求的日常小物品，如電子設(shè)備、精密儀器等，員工在使用前應(yīng)接受相關(guān)培訓(xùn)，了解其使用方法和注意事項(xiàng)。使用過程中應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行操作，確保設(shè)備安全和正常運(yùn)行。四、保管管理（一）倉庫管理1.倉庫設(shè)置公司應(yīng)設(shè)立專門的日常小物品倉庫，倉庫應(yīng)保持整潔、干燥、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲等條件。倉庫內(nèi)物品應(yīng)分類存放，標(biāo)識清晰，便于查找和管理。2.庫存盤點(diǎn)行政部門倉庫管理人員應(yīng)定期對倉庫庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，每月至少進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)，每季度進(jìn)行一次賬物核對。盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)形成書面報(bào)告，上報(bào)行政部門負(fù)責(zé)人。如發(fā)現(xiàn)賬物不符的情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行調(diào)整。3.庫存預(yù)警行政部門根據(jù)日常小物品的使用頻率、采購周期等因素，設(shè)定合理的庫存預(yù)警點(diǎn)。當(dāng)庫存數(shù)量低于預(yù)警點(diǎn)時(shí)，倉庫管理人員應(yīng)及時(shí)通知行政部門采購人員，以便及時(shí)補(bǔ)充庫存，確保公司工作不受影響。（二）物品保管1.分類存放根據(jù)物品的性質(zhì)、用途等進(jìn)行分類存放，如文具類、辦公用品類、清潔用品類等。不同類別的物品應(yīng)分開存放，避免相互混淆和影響質(zhì)量。2.防潮防火防蟲對于易受潮、易腐蝕的物品，應(yīng)采取防潮措施，如密封包裝、放置干燥劑等。對于易燃、易爆物品，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行單獨(dú)存放，并采取防火、防爆措施。同時(shí)，倉庫應(yīng)配備必要的防蟲設(shè)備，防止蟲害對物品造成損壞。3.安全管理倉庫應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、防盜設(shè)備等。倉庫管理人員應(yīng)定期檢查安全設(shè)施的有效性，確保其正常運(yùn)行。同時(shí)，倉庫應(yīng)制定安全管理制度，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入倉庫，確保倉庫物品安全。五、廢舊物品管理（一）廢舊物品界定廢舊物品是指公司內(nèi)已不再使用或失去使用價(jià)值的日常小物品，如廢棄文具、損壞的辦公用品、過期的清潔用品等。（二）回收處理1.定期回收行政部門定期對公司內(nèi)的廢舊物品進(jìn)行回收，回收周期根據(jù)實(shí)際情況確定，一般為每季度一次。各部門應(yīng)將本部門產(chǎn)生的廢舊物品整理分類后，交至行政部門指定地點(diǎn)。2.集中存放行政部門對回收的廢舊物品進(jìn)行集中存放，存放地點(diǎn)應(yīng)與倉庫分開，避免與正常物品混淆。存放的廢舊物品應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識，注明物品名稱、數(shù)量、回收時(shí)間等信息。3.處理方式對于可回收利用的廢舊物品，如廢紙、塑料瓶、金屬等，行政部門應(yīng)聯(lián)系專業(yè)的回收公司進(jìn)行回收處理，將回收所得款項(xiàng)上繳公司財(cái)務(wù)。對于不可回收利用的廢舊物品，如過期化學(xué)品、有害垃圾等，應(yīng)按照國家相關(guān)規(guī)定進(jìn)行妥善處理，確保不對環(huán)境造成污染。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.行政部門監(jiān)督行政部門負(fù)責(zé)對公司日常小物品的采購、使用、保管等情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查。定期對各部門的物品領(lǐng)用情況、庫存情況進(jìn)行檢查，確保制度執(zhí)行到位。2.內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對日常小物品管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購流程的合規(guī)性、物品使用的合理性、庫存管理的有效性等方面。對于發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）違規(guī)處理1.警告與批評對于違反本制度規(guī)定的行為，行政部門應(yīng)及時(shí)發(fā)出警告通知，要求相關(guān)責(zé)任人限期整改。同時(shí)，對責(zé)任人進(jìn)行批評教育，提高其對制度的認(rèn)識和遵守意識。2.經(jīng)濟(jì)處罰對于因個(gè)人原因造成物品丟失、損壞或浪費(fèi)的，按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行經(jīng)濟(jì)處罰。處罰金額根據(jù)物品價(jià)值和損失程度確定，直接從責(zé)任人工資中扣除。