互聯(lián)網(wǎng)公司費用管理制度總則目的為了加強公司費用管理，規(guī)范費用報銷流程，提高資金使用效益，確保公司各項業(yè)務(wù)活動的順利開展，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括正式員工、兼職員工以及因業(yè)務(wù)需要與公司發(fā)生費用往來的外部人員。基本原則1.預(yù)算控制原則：各項費用支出應(yīng)嚴格遵循預(yù)算安排，確保費用支出在預(yù)算范圍內(nèi)。2.真實性原則：費用報銷必須提供真實、合法、有效的憑證，不得虛報、假報。3.合理性原則：費用支出應(yīng)符合公司業(yè)務(wù)實際需要，具備合理性和必要性。4.審批流程原則：嚴格執(zhí)行費用報銷審批流程，未經(jīng)審批的費用不予報銷。費用分類及標準差旅費1.定義：員工因公務(wù)需要到公司所在地以外的地區(qū)出差所發(fā)生的交通、住宿、餐飲等費用。2.交通費用乘坐飛機：根據(jù)職級和實際需要，按照經(jīng)濟艙標準報銷。特殊情況需乘坐商務(wù)艙或頭等艙的，需提前經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準。乘坐火車：職級較低員工原則上乘坐硬座或硬臥，因特殊情況需乘坐軟臥的，需報上級領(lǐng)導(dǎo)批準。市內(nèi)交通：根據(jù)出差地區(qū)實際情況，按照公司規(guī)定的標準報銷市內(nèi)交通費，可采用實報實銷或按出差天數(shù)包干的方式。3.住宿費用：根據(jù)出差地區(qū)的類別，設(shè)定不同的住宿標準。一線城市及經(jīng)濟發(fā)達地區(qū)標準相對較高，二三線城市標準適當降低。員工需選擇符合標準的酒店住宿，并提供正規(guī)發(fā)票。4.餐飲費用：按照出差自然（日歷）天數(shù)，每人每天給予一定標準的餐飲補貼，不再報銷市內(nèi)餐飲發(fā)票。業(yè)務(wù)招待費1.定義：公司為開展業(yè)務(wù)活動，招待客戶、合作伙伴等所發(fā)生的費用。2.標準：業(yè)務(wù)招待費應(yīng)嚴格控制，根據(jù)招待對象的重要性和業(yè)務(wù)需要，設(shè)定合理的標準。每次招待活動前需填寫《業(yè)務(wù)招待費申請單》，注明招待對象、事由、預(yù)計金額等，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。招待費用報銷時需提供消費清單、發(fā)票等憑證。辦公費1.定義：公司日常辦公所需的文具、紙張、電腦耗材、辦公設(shè)備等費用。2.采購流程：各部門根據(jù)實際需求填寫《辦公用品采購申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人審批后，交由行政部門統(tǒng)一采購。行政部門應(yīng)建立辦公用品庫存管理臺賬，定期盤點。3.報銷標準：辦公用品采購發(fā)票需附采購清單，經(jīng)行政部門負責(zé)人核實后報銷。對于批量采購的辦公用品，可根據(jù)實際使用情況分期攤銷。通訊費1.定義：員工因工作需要使用手機、固定電話等通訊工具所產(chǎn)生的費用。2.報銷方式：公司根據(jù)員工職級設(shè)定不同的通訊費補貼標準，采用按月發(fā)放補貼的方式。員工無需再提供通訊費用發(fā)票報銷。差旅費1.定義：員工因公務(wù)需要到公司所在地以外的地區(qū)出差所發(fā)生的交通、住宿、餐飲等費用。2.交通費用乘坐飛機：根據(jù)職級和實際需要，按照經(jīng)濟艙標準報銷。特殊情況需乘坐商務(wù)艙或頭等艙的，需提前經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準。乘坐火車：職級較低員工原則上乘坐硬座或硬臥，因特殊情況需乘坐軟臥的，需報上級領(lǐng)導(dǎo)批準。市內(nèi)交通：根據(jù)出差地區(qū)實際情況，按照公司規(guī)定的標準報銷市內(nèi)交通費，可采用實報實銷或按出差天數(shù)包干的方式。3.住宿費用：根據(jù)出差地區(qū)的類別，設(shè)定不同的住宿標準。一線城市及經(jīng)濟發(fā)達地區(qū)標準相對較高，二三線城市標準適當降低。員工需選擇符合標準的酒店住宿，并提供正規(guī)發(fā)票。4.餐飲費用：按照出差自然（日歷）天數(shù)，每人每天給予一定標準的餐飲補貼，不再報銷市內(nèi)餐飲發(fā)票。費用報銷流程一般流程1.費用發(fā)生：員工在業(yè)務(wù)活動中發(fā)生費用支出后，應(yīng)及時取得合法有效的原始憑證，并按照公司要求填寫費用報銷單。2.部門初審：費用報銷單填寫完整后，先提交至所在部門負責(zé)人進行初審。部門負責(zé)人應(yīng)審核費用的真實性、合理性、必要性以及是否符合公司相關(guān)制度規(guī)定，簽署初審意見并簽字。3.財務(wù)審核：初審?fù)ㄟ^后的費用報銷單提交至財務(wù)部門。財務(wù)人員對報銷憑證的合法性、合規(guī)性、準確性進行審核，重點審核發(fā)票真?zhèn)巍箐N金額是否符合標準、報銷附件是否齊全等。如發(fā)現(xiàn)問題，財務(wù)人員應(yīng)及時與報銷人溝通并要求補充或更正相關(guān)資料。4.領(lǐng)導(dǎo)審批：財務(wù)審核通過后的費用報銷單，根據(jù)費用金額大小提交至相應(yīng)層級的領(lǐng)導(dǎo)進行審批。一般費用由部門分管領(lǐng)導(dǎo)審批，較大金額費用需經(jīng)總經(jīng)理審批。領(lǐng)導(dǎo)審批通過后在報銷單上簽字確認。5.報銷支付：審批完成的費用報銷單交回財務(wù)部門，財務(wù)人員根據(jù)公司資金情況安排報銷支付。報銷款項一般通過銀行轉(zhuǎn)賬方式支付到員工個人銀行賬戶。特殊情況處理1.緊急費用：因業(yè)務(wù)緊急需要預(yù)先支付費用的，報銷人可填寫《緊急費用申請表》，說明緊急情況和費用預(yù)算，經(jīng)部門負責(zé)人和財務(wù)負責(zé)人審核后，報總經(jīng)理特批。費用發(fā)生后應(yīng)及時按照正常流程補辦報銷手續(xù)。2.多人共同費用：對于多人共同發(fā)生的費用，如出差期間的共同交通、住宿等，應(yīng)由其中一人統(tǒng)一填寫報銷單，并注明其他參與人員名單及分攤情況。報銷時需提供相關(guān)證明材料，如共同出行的車票、住宿發(fā)票等。3.預(yù)借差旅費：員工因出差需要預(yù)借差旅費的，應(yīng)填寫《借款單》，注明借款事由、預(yù)計出差天數(shù)、借款金額等，經(jīng)部門負責(zé)人和財務(wù)負責(zé)人審核后，報總經(jīng)理審批。預(yù)借差旅費應(yīng)在出差結(jié)束后一個月內(nèi)辦理報銷沖賬手續(xù)，多退少補。費用報銷憑證要求發(fā)票1.真實性：報銷發(fā)票必須是由稅務(wù)機關(guān)統(tǒng)一監(jiān)制的正規(guī)發(fā)票，發(fā)票內(nèi)容應(yīng)真實、完整，包括發(fā)票名稱、發(fā)票號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、服務(wù)內(nèi)容、金額、稅額等。不得使用虛假發(fā)票或白條報銷。2.合法性：發(fā)票應(yīng)在規(guī)定的使用期限內(nèi)開具，且開具發(fā)票的單位必須具有合法經(jīng)營資格。發(fā)票應(yīng)加蓋開票單位的發(fā)票專用章，印章應(yīng)清晰、完整。3.完整性：發(fā)票如有涂改、挖補、刮擦等情況，視為無效發(fā)票，不得用于報銷。發(fā)票的各項內(nèi)容應(yīng)填寫齊全，不得遺漏或省略。如發(fā)票內(nèi)容較多，可另附清單，但清單必須加蓋開票單位印章。其他憑證1.火車票、飛機票等：應(yīng)提供完整的票面信息，包括姓名、日期、出發(fā)地、目的地、票價等。火車票如有丟失情況，需提供購票記錄或相關(guān)證明材料，經(jīng)審批后方可報銷。2.住宿發(fā)票：應(yīng)提供酒店開具的正規(guī)發(fā)票，發(fā)票上應(yīng)注明住宿日期、房費金額等信息。如住宿費用包含早餐、服務(wù)費等其他項目，應(yīng)在發(fā)票上分別注明或提供費用明細清單。3.業(yè)務(wù)招待費發(fā)票：除發(fā)票外，還需提供消費清單、招待對象名單、招待事由說明等相關(guān)證明材料，以證明業(yè)務(wù)招待費支出的真實性和合理性。費用報銷時間規(guī)定日常費用報銷員工應(yīng)在費用發(fā)生后的[X]個工作日內(nèi)填寫費用報銷單并提交報銷申請。如遇特殊情況無法及時報銷的，應(yīng)提前向財務(wù)部門說明原因，并在情況消除后的[X]個工作日內(nèi)完成報銷手續(xù)。差旅費報銷員工出差歸來后，應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)辦理差旅費報銷手續(xù)。如因特殊原因未能及時報銷的，應(yīng)在出差結(jié)束后的第一個月內(nèi)完成報銷，逾期未報且無正當理由的，財務(wù)部門有權(quán)拒絕受理。費用監(jiān)督與審計內(nèi)部監(jiān)督1.財務(wù)監(jiān)督：財務(wù)部門負責(zé)對公司費用報銷情況進行日常監(jiān)督，定期對費用報銷數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計、分析，檢查費用支出是否符合預(yù)算和制度規(guī)定。如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與相關(guān)部門和人員溝通，督促整改。2.審計監(jiān)督：公司內(nèi)部審計部門定期對費用報銷情況進行審計檢查，重點審查費用支出的真實性、合理性、合法性以及報銷流程的執(zhí)行情況。對于審計發(fā)現(xiàn)的違規(guī)問題，按照公司相關(guān)規(guī)定進行處理，并提出改進建議。外部審計公司接受稅務(wù)、審計等外部機構(gòu)的檢查和審計時，應(yīng)積極配合，如實提供費用報銷相關(guān)資料。如因費用報銷問題導(dǎo)致公司受到外部處罰或損失的，將追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。附