上海文件安全管理制度一、總則（一）目的為加強公司文件安全管理，確保公司文件的完整性、保密性和可用性，保障公司正常運營和發(fā)展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于上海地區(qū)公司總部及各分支機構的所有文件，包括紙質(zhì)文件和電子文件。（三）基本原則1.保密性原則：嚴格保護公司文件的機密信息，防止泄露給未經(jīng)授權的人員。2.完整性原則：確保文件內(nèi)容的完整，不被篡改、丟失或損壞。3.可用性原則：保證文件在需要時能夠及時、準確地獲取和使用。4.合規(guī)性原則：遵守國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定，規(guī)范文件管理流程。二、文件分類與編號（一）文件分類1.行政文件：包括公司各類行政事務的通知、報告、決定等。2.人事文件：涉及員工招聘、培訓、考核、薪酬、福利等方面的文件。3.財務文件：財務報表、預算、審計等相關文件。4.業(yè)務文件：與公司業(yè)務活動直接相關的文件，如合同、項目文檔、市場調(diào)研報告等。5.技術文件：公司的技術研發(fā)、產(chǎn)品設計、工藝流程等方面的文件。（二）文件編號1.編號規(guī)則：采用統(tǒng)一的編號方式，確保文件編號的唯一性。編號格式為：[年份][部門代碼][文件類別代碼][順序號]。年份：文件形成的年份，取四位數(shù)字，如“2023”。部門代碼：根據(jù)公司組織架構，為各部門設定的兩位代碼，如“HR”表示人力資源部。文件類別代碼：根據(jù)文件分類，為各類文件設定的兩位代碼，如“AD”表示行政文件。順序號：同一類別文件按順序編排的三位數(shù)字，如“001”。2.示例：2023HRAD001，表示人力資源部于2023年形成的第一份行政文件。三、文件的起草與審批（一）起草1.文件起草由相關部門或人員負責，確保文件內(nèi)容準確、清晰、完整。2.起草人應根據(jù)文件的性質(zhì)和用途，明確文件的主題、目的、范圍、主要內(nèi)容等。3.涉及多個部門的文件，由主辦部門負責協(xié)調(diào)起草，并征求相關部門意見。（二）審批1.行政文件：由行政部門負責人審核，公司分管領導審批。2.人事文件：由人力資源部負責人審核，公司分管領導審批。3.財務文件：由財務部門負責人審核，公司財務總監(jiān)審批。4.業(yè)務文件：根據(jù)文件涉及的業(yè)務領域和重要程度，由相關業(yè)務部門負責人審核，公司分管業(yè)務領導審批。5.技術文件：由技術部門負責人審核，公司技術總監(jiān)審批。6.重要文件或涉及公司重大決策的文件，需經(jīng)總經(jīng)理辦公會或董事會審批。四、文件的印發(fā)與發(fā)放（一）印發(fā)1.文件起草完成并經(jīng)審批后，由起草部門將文件電子版提交至公司文印室。2.文印室負責按照審批后的文件內(nèi)容進行排版、校對和印制。3.印制完成的文件應進行質(zhì)量檢查，確保文件內(nèi)容清晰、格式規(guī)范、印刷質(zhì)量良好。（二）發(fā)放1.紙質(zhì)文件：文印室根據(jù)文件發(fā)放范圍，將紙質(zhì)文件發(fā)放至各部門指定人員簽收。發(fā)放記錄應詳細記錄文件名稱、發(fā)放日期、發(fā)放部門、簽收人等信息。2.電子文件：通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)或指定的文件共享平臺進行發(fā)放。發(fā)放時應設置文件的訪問權限，確保只有授權人員能夠訪問。電子文件發(fā)放記錄應包括文件名稱、發(fā)放日期、發(fā)放部門、接收人員等信息。五、文件的存儲與保管（一）紙質(zhì)文件1.各部門應設立專門的文件柜或文件架，用于存放本部門的紙質(zhì)文件。2.文件應按照類別、年度、編號順序進行分類存放，便于查找和管理。3.重要文件和機密文件應存放在保險柜或?qū)ｉT的保密柜中，并指定專人負責保管。4.定期對紙質(zhì)文件進行整理和歸檔，清理過期或無用的文件，確保文件存儲環(huán)境整潔、有序。（二）電子文件1.公司建立統(tǒng)一的電子文件存儲服務器，用于存儲各類電子文件。2.電子文件應按照分類和編號規(guī)則進行命名和存儲，確保文件存儲結構清晰、便于查找。3.對重要電子文件應進行備份，備份方式可采用磁帶備份、光盤備份或異地存儲等。4.設置電子文件的訪問權限，根據(jù)員工的工作職責和崗位需求，授予相應的文件訪問權限。5.定期對電子文件進行清理和維護，刪除過期或無用的文件，確保電子文件存儲系統(tǒng)的安全和穩(wěn)定。六、文件的借閱與使用（一）借閱1.因工作需要借閱文件的人員，應填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息。2.《文件借閱申請表》經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交至文件保管部門負責人審批。3.文件保管部門負責人根據(jù)文件的保密級別和借閱申請情況，決定是否批準借閱。對于機密文件，需經(jīng)公司分管領導批準后方可借閱。4.借閱人憑審批通過的《文件借閱申請表》到文件保管部門辦理借閱手續(xù)，領取文件。5.借閱人應妥善保管借閱的文件，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復印、摘錄、傳播文件內(nèi)容。6.借閱期限屆滿，借閱人應及時歸還所借文件。如需延長借閱期限，應重新辦理借閱申請手續(xù)。（二）使用1.文件使用人員應按照文件規(guī)定的用途和范圍使用文件，不得擅自擴大使用范圍或改變文件用途。2.在文件使用過程中，如發(fā)現(xiàn)文件內(nèi)容有誤或不完整，應及時與文件起草部門或保管部門聯(lián)系，進行核對和更正。3.使用完畢后，文件使用人員應將文件及時歸還文件保管部門，并辦理歸還手續(xù)。七、文件的保密管理（一）保密措施1.加強對文件管理人員的保密教育，提高保密意識，簽訂保密協(xié)議。2.對涉及公司機密的文件，應在文件上加蓋“機密”、“絕密”等保密標識。3.嚴格控制文件的訪問權限，對不同級別的文件設置不同的訪問密碼或權限級別。4.限制文件的傳播范圍，嚴禁通過互聯(lián)網(wǎng)、電子郵件等方式傳播公司機密文件。5.對文件存儲設備進行加密處理，防止數(shù)據(jù)泄露。（二）保密監(jiān)督與檢查1.公司設立保密管理部門，定期對文件保密情況進行監(jiān)督檢查。2.對違反文件保密規(guī)定的行為，應及時進行調(diào)查處理，并根據(jù)情節(jié)輕重給予相應的處罰。3.對因工作失誤或故意泄露公司文件機密的人員，公司將依法追究其法律責任。八、文件的銷毀（一）銷毀范圍1.已過保存期限且無留存價值的文件。2.經(jīng)審批同意銷毀的文件。3.因文件內(nèi)容變更或其他原因需要銷毀的文件。（二）銷毀方式1.紙質(zhì)文件：采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀。2.電子文件：通過數(shù)據(jù)擦除、格式化等方式進行銷毀。（三）銷毀程序1.文件保管部門定期清理過期或無用的文件，填寫《文件銷毀申請表》，注明文件名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《文件銷毀申請表》經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交至公司分管領導審批。3.經(jīng)審批同意銷毀的文件，由文件保管部門指定專人負責銷毀，并填寫《文件銷毀記錄》，記錄銷毀文件的名稱、編號、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等信息。4.《文件銷毀記錄》應保存至少[X]年，以備查閱。九、文件的歸檔與移交（一）歸檔1.文件形成部門應在文件辦理完畢后，按照公司檔案管理規(guī)定及時進行歸檔。2.歸檔文件應齊全、完整、準確，符合檔案整理要求。3.歸檔文件應按照分類和編號規(guī)則進行整理，編制歸檔目錄，便于查找和利用。（二）移交1.公司檔案管理部門定期接收各部門移交的歸檔文件，并進行審核和登記。2.檔案管理部門對歸檔文件進行分類存放，建立檔