人力文件歸類管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司人力文件的規(guī)范化管理，提高文件處理效率，確保文件的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有與人力相關(guān)的文件，包括但不限于招聘文件、培訓(xùn)文件、績(jī)效考核文件、薪酬福利文件、員工關(guān)系文件等。（三）管理原則1.分類管理原則：按照文件的性質(zhì)、用途、時(shí)間等因素進(jìn)行分類，便于查找和使用。2.集中統(tǒng)一原則：人力文件由人力資源部門集中統(tǒng)一管理，確保文件的一致性和規(guī)范性。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守公司的保密制度，確保文件的安全和保密。4.動(dòng)態(tài)更新原則：根據(jù)公司的發(fā)展和管理需要，及時(shí)更新和完善人力文件。二、文件分類（一）招聘文件1.招聘計(jì)劃：包括年度招聘計(jì)劃、季度招聘計(jì)劃、月度招聘計(jì)劃等。2.招聘渠道資料：如招聘網(wǎng)站信息、校園招聘合作協(xié)議、人才市場(chǎng)攤位租賃協(xié)議等。3.招聘流程文件：招聘申請(qǐng)表、面試評(píng)估表、錄用審批表等。4.候選人資料：簡(jiǎn)歷、面試記錄、背景調(diào)查資料等。（二）培訓(xùn)文件1.培訓(xùn)計(jì)劃：年度培訓(xùn)計(jì)劃、專項(xiàng)培訓(xùn)計(jì)劃等。2.培訓(xùn)課程資料：培訓(xùn)大綱、教材、課件等。3.培訓(xùn)記錄：培訓(xùn)簽到表、培訓(xùn)反饋表、培訓(xùn)考核成績(jī)等。4.培訓(xùn)師資資料：內(nèi)部培訓(xùn)師簡(jiǎn)歷、外部培訓(xùn)師合作協(xié)議等。（三）績(jī)效考核文件1.績(jī)效考核制度：公司績(jī)效考核管理辦法、各部門績(jī)效考核實(shí)施細(xì)則等。2.績(jī)效指標(biāo)體系：各崗位績(jī)效指標(biāo)庫(kù)、績(jī)效目標(biāo)設(shè)定表等。3.績(jī)效考核記錄：績(jī)效評(píng)估表、績(jī)效面談?dòng)涗?、?jī)效申訴處理記錄等。4.績(jī)效結(jié)果應(yīng)用文件：績(jī)效獎(jiǎng)金分配方案、晉升調(diào)薪依據(jù)等。（四）薪酬福利文件1.薪酬制度：工資結(jié)構(gòu)、薪酬計(jì)算方法、薪酬調(diào)整機(jī)制等。2.福利制度：法定福利政策、公司福利項(xiàng)目介紹、福利申請(qǐng)流程等。3.薪酬核算記錄：工資表、獎(jiǎng)金發(fā)放記錄、福利費(fèi)用報(bào)銷記錄等。4.薪酬調(diào)研資料：同行業(yè)薪酬水平調(diào)研報(bào)告、市場(chǎng)薪酬動(dòng)態(tài)分析報(bào)告等。（五）員工關(guān)系文件1.勞動(dòng)合同：?jiǎn)T工勞動(dòng)合同文本、續(xù)簽合同記錄、解除/終止合同記錄等。2.員工入職/離職手續(xù)文件：入職登記表、離職申請(qǐng)表、工作交接清單等。3.員工關(guān)懷文件：?jiǎn)T工生日福利記錄、節(jié)日慰問(wèn)記錄、員工活動(dòng)策劃方案及執(zhí)行記錄等。4.勞動(dòng)糾紛處理文件：勞動(dòng)爭(zhēng)議調(diào)解記錄、仲裁/訴訟相關(guān)文件等。三、文件編號(hào)（一）編號(hào)規(guī)則人力文件編號(hào)采用“年份+類別代碼+順序號(hào)”的格式。例如，2023ZP001，表示2023年的招聘類文件，順序號(hào)為001。（二）類別代碼1.ZP：招聘文件2.PX：培訓(xùn)文件3.JX：績(jī)效考核文件4.XC：薪酬福利文件5.YG：?jiǎn)T工關(guān)系文件四、文件起草與審核（一）起草1.人力文件由相關(guān)業(yè)務(wù)部門或人力資源部門指定專人負(fù)責(zé)起草。2.起草人員應(yīng)根據(jù)公司實(shí)際情況和管理需求，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰，語(yǔ)言簡(jiǎn)潔明了，易于理解和執(zhí)行。3.文件起草應(yīng)注明起草部門、起草人、起草日期，并附上必要的說(shuō)明和依據(jù)。（二）審核1.人力文件起草完成后，需提交至人力資源部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。2.審核人員應(yīng)重點(diǎn)審核文件內(nèi)容是否符合公司政策法規(guī)和相關(guān)制度要求，與其他制度是否協(xié)調(diào)一致，條款是否合理可行，格式是否規(guī)范等。3.審核人員應(yīng)在文件上簽署審核意見(jiàn)，并注明審核日期。如審核通過(guò)，文件進(jìn)入會(huì)簽環(huán)節(jié)；如審核不通過(guò)，起草人員應(yīng)根據(jù)審核意見(jiàn)進(jìn)行修改，直至審核通過(guò)。五、文件會(huì)簽（一）會(huì)簽范圍涉及多個(gè)部門職責(zé)或?qū)ζ渌块T有重大影響的人力文件，需進(jìn)行會(huì)簽。（二）會(huì)簽流程1.人力資源部門將審核通過(guò)的文件發(fā)送至相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)簽。2.各會(huì)簽部門應(yīng)在收到文件后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成會(huì)簽，并簽署明確的意見(jiàn)。如無(wú)異議，應(yīng)簽署“同意”字樣；如有異議，應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明理由。3.會(huì)簽部門簽署意見(jiàn)后，將文件返回人力資源部門。人力資源部門負(fù)責(zé)匯總各部門意見(jiàn)，并根據(jù)情況進(jìn)行協(xié)調(diào)溝通。如意見(jiàn)分歧較大，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行專題討論，達(dá)成一致意見(jiàn)后對(duì)文件進(jìn)行修改完善。六、文件審批（一）審批權(quán)限1.一般性人力文件，由人力資源部門負(fù)責(zé)人審批。2.涉及公司重要政策、制度調(diào)整或?qū)居兄卮笥绊懙奈募?，需?bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，必要時(shí)提交公司總經(jīng)理辦公會(huì)審議。（二）審批流程1.人力資源部門將經(jīng)過(guò)會(huì)簽且修改完善后的文件提交至相應(yīng)審批人進(jìn)行審批。2.審批人應(yīng)認(rèn)真審閱文件內(nèi)容，簽署審批意見(jiàn)，并注明審批日期。如審批通過(guò)，文件生效；如審批不通過(guò)，文件返回人力資源部門，起草人員應(yīng)根據(jù)審批意見(jiàn)進(jìn)行修改，重新履行審核、會(huì)簽、審批程序。七、文件發(fā)放（一）發(fā)放范圍根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要，確定文件的發(fā)放范圍。發(fā)放范圍一般包括公司領(lǐng)導(dǎo)、各部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員等。（二）發(fā)放方式1.紙質(zhì)文件：通過(guò)專人送達(dá)、郵寄、內(nèi)部文件交換等方式發(fā)放。發(fā)放時(shí)應(yīng)填寫(xiě)《文件發(fā)放登記表》，注明文件名稱、編號(hào)、發(fā)放部門、接收人、發(fā)放日期等信息，并由接收人簽字確認(rèn)。2.電子文件：通過(guò)公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件等方式發(fā)送。發(fā)送時(shí)應(yīng)在郵件主題或系統(tǒng)通知中注明文件名稱、編號(hào)，并確保接收人能夠及時(shí)查收。八、文件歸檔（一）歸檔時(shí)間人力文件辦理完畢后，承辦部門應(yīng)及時(shí)將文件整理歸檔。一般情況下，應(yīng)在文件生效后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔工作。（二）歸檔要求1.歸檔文件應(yīng)齊全完整，包括文件的正本、副本、附件、簽批單、會(huì)簽意見(jiàn)等。2.歸檔文件應(yīng)按照分類編號(hào)順序進(jìn)行整理，同一類文件應(yīng)集中存放，并建立相應(yīng)的目錄索引，便于查找和檢索。3.電子文件應(yīng)按照公司電子檔案管理規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)和備份，確保文件的安全性和完整性。（三）歸檔流程1.承辦部門將整理好的紙質(zhì)文件和電子文件一并提交至人力資源部門檔案管理人員。2.檔案管理人員對(duì)歸檔文件進(jìn)行核對(duì)、清點(diǎn)，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸檔手續(xù)，并在《文件歸檔登記表》上簽字。3.檔案管理人員將歸檔文件按照檔案管理要求進(jìn)行分類存放，并更新檔案目錄。九、文件查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱人力文件，應(yīng)填寫(xiě)《文件查閱申請(qǐng)表》，注明查閱文件名稱、編號(hào)、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到人力資源部門檔案管理人員處查閱。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容提供相應(yīng)文件，并在《文件查閱登記表》上記錄查閱人姓名、部門、查閱日期、查閱文件名稱及編號(hào)等信息。查閱人應(yīng)在規(guī)定地點(diǎn)查閱文件，不得擅自將文件帶出或轉(zhuǎn)借他人。3.涉及公司機(jī)密的人力文件，查閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，不得泄露文件內(nèi)容。如需摘抄、復(fù)印文件，應(yīng)經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（二）借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱人力文件，應(yīng)填寫(xiě)《文件借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文件名稱、編號(hào)、借閱期限、借閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和人力資源部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.檔案管理人員應(yīng)向借閱人提供相應(yīng)文件，并辦理借閱登記手續(xù)，注明借閱人姓名、部門、借閱日期、借閱文件名稱及編號(hào)、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還文件，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱文件，不得擅自涂改、損壞、丟失。如發(fā)現(xiàn)文件有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)向人力資源部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。十、文件保管與保密（一）保管1.人力資源部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)人力文件的保管工作，確保文件存放安全、有序。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行整理、清查，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)文件有損壞、丟失或霉變等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)充。3.檔案保管場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等條件，確保文件安全。（二）保密1.人力文件涉及公司商業(yè)秘密、員工個(gè)人隱私等敏感信息，所有接觸和處理文件的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，履行保密義務(wù)。2.未經(jīng)公司批準(zhǔn)，任何人不得擅自將人力文件泄露給公司以外的人員。如因工作需要對(duì)外提供文件，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批，并采取必要的保密措施。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格控制文件查閱和借閱范圍，對(duì)涉及保密的文件應(yīng)進(jìn)行特殊標(biāo)識(shí)和管理。如發(fā)現(xiàn)有違反保密制度的行為，應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。十一、文件清理與銷毀（一）清理1.人力資源部門應(yīng)定期對(duì)人力文件進(jìn)行清理，根據(jù)文件的保存期限和實(shí)際使用情況，確定需要清理的文件清單。2.清理工作應(yīng)在每年[X]月底前完成，清理時(shí)應(yīng)確保文件的完整性和準(zhǔn)確性，避免誤清重要文件。（二）銷毀1.對(duì)于已過(guò)保存期限且無(wú)留存價(jià)值的人力文件，由人力資源部門填寫(xiě)《文件銷毀申請(qǐng)表》，注明文件名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀處理。2.文