鄉(xiāng)鎮(zhèn)行政公文管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)行政公文管理，確保公文處理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高公文處理效率和質(zhì)量，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和上級部門的要求，結(jié)合本鄉(xiāng)鎮(zhèn)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)各部門、各行政村（社區(qū)）在行政管理過程中形成的各類公文的起草、審核、簽發(fā)、印制、收發(fā)、傳閱、歸檔、保管等環(huán)節(jié)的管理。（三）基本原則1.準(zhǔn)確規(guī)范原則：公文的格式、內(nèi)容、語言表達(dá)等應(yīng)符合國家法律法規(guī)、黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例及相關(guān)規(guī)定，確保準(zhǔn)確無誤、規(guī)范統(tǒng)一。2.及時(shí)高效原則：公文處理應(yīng)注重時(shí)效性，嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和時(shí)限要求辦理，做到及時(shí)、迅速、高效，不拖延、不積壓。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，加強(qiáng)公文的安全保密管理，防止公文泄露、丟失或被篡改，確保公文信息安全。4.精簡實(shí)用原則：公文應(yīng)遵循精簡的原則，內(nèi)容簡潔明了，突出重點(diǎn)，注重實(shí)用性，避免冗長繁瑣、空洞無物。二、公文種類（一）決議適用于會議討論通過的重大決策事項(xiàng)。（二）決定適用于對重要事項(xiàng)作出決策和部署、獎懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。（三）命令（令）適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布施行重大強(qiáng)制性措施、批準(zhǔn)授予和晉升銜級、嘉獎有關(guān)單位和人員。（四）公報(bào)適用于公布重要決定或者重大事項(xiàng)。（五）公告適用于向國內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。（六）通告適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。（七）意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。（八）通知適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。（九）通報(bào)適用于表彰先進(jìn)、批評錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況。（十）報(bào)告適用于向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，回復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。（十一）請示適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。（十二）批復(fù)適用于答復(fù)下級機(jī)關(guān)請示事項(xiàng)。（十三）議案適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或者人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項(xiàng)。（十四）函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。（十五）紀(jì)要適用于記載會議主要情況和議定事項(xiàng)。三、公文格式（一）一般格式公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、頁碼等組成。（二）特定格式1.信函格式：發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱，居中排布，上邊緣至上頁邊為30mm，推薦使用紅色小標(biāo)宋體字。聯(lián)合行文時(shí)，使用主辦機(jī)關(guān)標(biāo)志。2.命令（令）格式：發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱加“命令”或“令”字組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為20mm，推薦使用紅色小標(biāo)宋體字。3.紀(jì)要格式：紀(jì)要標(biāo)志由“XXXXX紀(jì)要”組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用紅色小標(biāo)宋體字。（三）排版要求公文用紙采用A4型紙，其幅面尺寸為210mm×297mm。排版規(guī)格為：正文用3號仿宋體字，一般每面排22行，每行排28個(gè)字。特定情況可以作適當(dāng)調(diào)整。四、行文規(guī)則（一）向上級行文規(guī)則1.原則上主送一個(gè)上級機(jī)關(guān)，根據(jù)需要同時(shí)抄送相關(guān)上級機(jī)關(guān)和同級機(jī)關(guān)，不抄送下級機(jī)關(guān)。2.黨委、政府的部門向上級主管部門請示、報(bào)告重大事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)經(jīng)本級黨委、政府同意或者授權(quán)；屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)應(yīng)當(dāng)直接報(bào)送上級主管部門。3.下級機(jī)關(guān)的請示事項(xiàng)，如需以本機(jī)關(guān)名義向上級機(jī)關(guān)請示，應(yīng)當(dāng)提出傾向性意見后上報(bào)，不得原文轉(zhuǎn)報(bào)上級機(jī)關(guān)。4.請示應(yīng)當(dāng)一文一事。不得在報(bào)告等非請示性公文中夾帶請示事項(xiàng)。5.除上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦事項(xiàng)外，不得以本機(jī)關(guān)名義向上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送公文，不得以本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人名義向上級機(jī)關(guān)報(bào)送公文。6.受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向一個(gè)上級機(jī)關(guān)行文，必要時(shí)抄送另一個(gè)上級機(jī)關(guān)。（二）向下級行文規(guī)則1.主送受理機(jī)關(guān)，根據(jù)需要抄送相關(guān)機(jī)關(guān)。重要行文應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送發(fā)文機(jī)關(guān)的直接上級機(jī)關(guān)。2.黨委、政府的辦公廳（室）根據(jù)本級黨委、政府授權(quán)，可以向下級黨委、政府行文，其他部門和單位不得向下級黨委、政府發(fā)布指令性公文或者在公文中向下級黨委、政府提出指令性要求。需經(jīng)政府審批的具體事項(xiàng)，經(jīng)政府同意后可以由政府職能部門行文，文中須注明已經(jīng)政府同意。3.黨委、政府的部門在各自職權(quán)范圍內(nèi)可以向下級黨委、政府的相關(guān)部門行文。4.涉及多個(gè)部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，部門之間未協(xié)商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上級機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)責(zé)令其糾正或者撤銷。5.上級機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機(jī)關(guān)行文，必要時(shí)抄送該下級機(jī)關(guān)的另一個(gè)上級機(jī)關(guān)。（三）聯(lián)合行文規(guī)則1.同級黨政機(jī)關(guān)、黨政機(jī)關(guān)與其他同級機(jī)關(guān)必要時(shí)可以聯(lián)合行文。屬于黨委、政府各自職權(quán)范圍內(nèi)的工作，不得聯(lián)合行文。2.黨委、政府的部門依據(jù)職權(quán)可以相互行文。3.部門內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公廳（室）外不得對外正式行文。五、公文起草（一）起草要求1.公文起草應(yīng)當(dāng)做到內(nèi)容簡潔、主題突出、觀點(diǎn)鮮明、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、表述準(zhǔn)確、文字精煉。2.起草公文前，應(yīng)當(dāng)深入調(diào)查研究，充分進(jìn)行論證，廣泛聽取意見。涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，起草單位應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，起草單位的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào)，仍不能取得一致時(shí)，起草單位可以列明各方理據(jù)，提出建設(shè)性意見，并與有關(guān)部門會簽后報(bào)請上級機(jī)關(guān)協(xié)調(diào)或裁定。3.公文的語言表達(dá)應(yīng)當(dāng)符合語法規(guī)則、邏輯規(guī)則和公文的語言規(guī)范，避免使用生僻字、模糊不清的詞語和句子，做到通俗易懂、準(zhǔn)確清晰。（二）起草流程1.明確發(fā)文目的和主題：根據(jù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作實(shí)際需要，確定公文要解決的問題、傳達(dá)的信息或作出的決策，明確公文的主題。2.收集相關(guān)資料：圍繞公文主題，收集政策依據(jù)、事實(shí)數(shù)據(jù)、典型案例等相關(guān)資料，為公文起草提供充分的素材。3.擬定提綱：根據(jù)公文的主題和內(nèi)容要求，擬定公文的框架結(jié)構(gòu)和提綱，明確各部分的主要內(nèi)容和邏輯關(guān)系。4.撰寫初稿：按照提綱進(jìn)行公文初稿的撰寫，注意語言表達(dá)、格式規(guī)范和內(nèi)容完整。初稿完成后，起草人員應(yīng)認(rèn)真進(jìn)行自我審核，檢查有無錯(cuò)別字、語病、數(shù)據(jù)錯(cuò)誤等問題。5.修改完善：初稿形成后，應(yīng)廣泛征求意見，組織相關(guān)人員進(jìn)行討論修改。征求意見的范圍包括本鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)各部門、各行政村（社區(qū)）以及相關(guān)利益方等。根據(jù)反饋意見，對公文進(jìn)行認(rèn)真修改，確保公文質(zhì)量。六、公文審核（一）審核內(nèi)容1.行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準(zhǔn)確。2.內(nèi)容是否符合黨的理論路線方針政策和國家法律法規(guī)；是否完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)意圖；是否同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實(shí)可行。3.涉及有關(guān)地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否經(jīng)過充分協(xié)商并達(dá)成一致意見。4.文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準(zhǔn)確；文字、數(shù)字、計(jì)量單位和標(biāo)點(diǎn)符號等用法是否規(guī)范。5.其他內(nèi)容是否符合公文起草的有關(guān)要求。（二）審核流程1.初審：公文起草完成后，由起草部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審。初審主要對公文的內(nèi)容、格式、語言表達(dá)等進(jìn)行初步審核，檢查是否符合起草要求，有無明顯錯(cuò)誤和問題。初審?fù)ㄟ^后，將公文送審核部門進(jìn)行審核。2.審核：審核部門收到公文后，指定專人進(jìn)行審核。審核人員應(yīng)按照審核內(nèi)容要求，對公文進(jìn)行全面細(xì)致的審核。審核過程中，可與起草部門溝通協(xié)商，提出修改意見。審核完成后，審核人員應(yīng)填寫審核意見表，明確提出審核結(jié)論和修改建議。3.終審：審核后的公文送鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對公文的內(nèi)容、政策導(dǎo)向、行文必要性等進(jìn)行最終審定。終審?fù)ㄟ^后，公文方可進(jìn)入簽發(fā)環(huán)節(jié)。七、公文簽發(fā)（一）簽發(fā)權(quán)限1.以鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府名義制發(fā)的公文，由黨委書記或鄉(xiāng)鎮(zhèn)長簽發(fā)。2.黨委、政府聯(lián)合行文，由黨委書記和鄉(xiāng)鎮(zhèn)長共同簽發(fā)。3.黨委、政府部門制發(fā)的公文，由部門主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)；重要公文由鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。4.涉及多個(gè)部門的聯(lián)合發(fā)文，由主辦部門牽頭會簽，相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽署意見后，報(bào)鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。（二）簽發(fā)程序公文經(jīng)審核通過后，由起草部門將公文送簽批單及公文文稿一并呈送簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)。簽批單應(yīng)注明公文標(biāo)題、發(fā)文字號、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期等內(nèi)容。簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認(rèn)真審閱公文文稿，對公文內(nèi)容和格式進(jìn)行最后審定，無誤后在簽批單上簽署簽發(fā)意見和姓名、日期。八、公文印制（一）印制要求1.公文印制必須確保質(zhì)量，做到字跡清晰、圖案準(zhǔn)確、墨色均勻、裝訂牢固。2.嚴(yán)格按照公文格式要求進(jìn)行排版和印制，確保公文格式規(guī)范統(tǒng)一。3.涉密公文應(yīng)當(dāng)在符合保密要求的場所印制。（二）印制流程1.排版：根據(jù)公文格式要求，對公文文稿進(jìn)行排版，調(diào)整字體、字號、行距、頁邊距等，確保排版美觀、規(guī)范。2.校對：排版完成后，安排專人進(jìn)行校對。校對人員應(yīng)認(rèn)真核對公文內(nèi)容，檢查有無錯(cuò)別字、語病、格式錯(cuò)誤等問題，確保公文內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。校對一般應(yīng)進(jìn)行至少兩遍，重要公文應(yīng)增加校對次數(shù)。3.印制：校對無誤后，按照規(guī)定的份數(shù)進(jìn)行印制。印制過程中應(yīng)嚴(yán)格控制質(zhì)量，確保公文印制清晰、完整。4.裝訂：印制完成的公文應(yīng)及時(shí)進(jìn)行裝訂，確保裝訂牢固、整齊美觀。九、公文收發(fā)（一）收文1.簽收：鄉(xiāng)鎮(zhèn)辦公室負(fù)責(zé)公文的簽收工作。收到公文后，應(yīng)認(rèn)真核對來文的信封、封皮、份數(shù)等，確認(rèn)無誤后在送文登記簿上簽字，并注明簽收日期。2.登記：對簽收的公文進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括公文標(biāo)題、發(fā)文字號、來文機(jī)關(guān)、發(fā)文日期、密級、份數(shù)、簽收日期等。3.分發(fā)：根據(jù)公文內(nèi)容和性質(zhì)，將收文及時(shí)分發(fā)給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門。屬于緊急公文的，應(yīng)立即呈送領(lǐng)導(dǎo)批示；屬于一般公文的，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)分發(fā)。（二）發(fā)文1.編號：對擬發(fā)的公文進(jìn)行編號，編號應(yīng)按照一定的規(guī)則進(jìn)行，確保文號的唯一性和規(guī)范性。2.封裝：將擬發(fā)的公文文稿、附件等進(jìn)行整理封裝，確保公文完整無缺。封裝時(shí)應(yīng)注意公文的保密要求，對涉密公文應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施。3.發(fā)送：按照規(guī)定的渠道和方式，將封裝好的公文發(fā)送給主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)。發(fā)送重要公文或緊急公文時(shí)，應(yīng)采用專人送達(dá)或機(jī)要通信等方式，確保公文安全、及時(shí)送達(dá)。十、公文傳閱（一）傳閱范圍根據(jù)公文內(nèi)容和工作需要，確定公文的傳閱范圍。傳閱范圍一般包括鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)班子成員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等。（二）傳閱流程1.送閱：鄉(xiāng)鎮(zhèn)辦公室將需要傳閱的公文呈送鄉(xiāng)鎮(zhèn)主要領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)閱批。2.傳遞：領(lǐng)導(dǎo)閱批后，辦公室工作人員按照傳閱范圍依次傳遞公文，確保公文在規(guī)定時(shí)間內(nèi)傳閱到相關(guān)人員手中。3.催閱：對傳閱中的公文，辦公室工作人員應(yīng)定期進(jìn)行催閱，提醒傳閱人員及時(shí)閱辦，防止公文積壓。4.回收：公文傳閱完畢后，辦公室工作人員應(yīng)及時(shí)回收公文，進(jìn)行整理歸檔。十一、公文歸檔（一）歸檔范圍本鄉(xiāng)鎮(zhèn)在行政管理過程中形成的具有保存價(jià)值的各類公文，包括決議、決定、命令（令）、公報(bào)、公告、通告、意見、通知、通報(bào)、報(bào)告、請示、批復(fù)、議案、函、紀(jì)要等，均應(yīng)進(jìn)行歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的公文應(yīng)齊全完整，包括正文、附件、底稿、簽批單等。2.公文應(yīng)按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類整理，編制歸檔目錄。3.歸檔的公文應(yīng)字跡清晰、紙張完好，便于長期保存。（三）歸檔流程1.整理：公文辦理完畢后，承辦部門應(yīng)及時(shí)將公文進(jìn)行整理，按照歸檔要求進(jìn)行分類、編號、裝訂等。2.移交：整理好的公文由承辦部門移交鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室。移交時(shí)，雙方應(yīng)辦理交接手續(xù)，填寫公文移交清單。3.歸檔：檔案室收到移交的公文后，按照歸檔要求進(jìn)行審核、上架歸檔，確保公文歸檔規(guī)范、有序。十二、公文保管（一）保管期限公文的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的公文主要是具有重要?dú)v史價(jià)值和查考利用價(jià)值的公文；長期保管的公文一般是在較長時(shí)間內(nèi)具有查考利用價(jià)值的公文；短期保管的公文是在較短時(shí)間內(nèi)具有查考利用價(jià)值的公文。（二）保管措施1.檔案室應(yīng)具備完善的保管設(shè)施，確保公文存放安全、整潔、有序。2.對不同保管期限的公文應(yīng)分別存放，便于查找和管理。3.定期對公文進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保公文的完整性和安全性。4.嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止公文泄露。十三、公文保密（一）保密范圍涉及國家秘密、鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作秘密以及其他不宜公開的公文內(nèi)容，均屬于保密范圍。（二）保密措施1.對涉密公文應(yīng)按照國家保密法律法規(guī)的要求進(jìn)行管理，明確密級、保密期限和知悉范