學(xué)校收發(fā)文管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校收發(fā)文管理，確保文件傳遞及時(shí)、準(zhǔn)確、安全，提高工作效率，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門之間及學(xué)校與外部單位之間文件的收發(fā)、傳遞、歸檔等管理工作。（三）基本原則1.及時(shí)高效原則確保文件在規(guī)定時(shí)間內(nèi)傳遞和處理，避免延誤工作。2.準(zhǔn)確無誤原則保證文件內(nèi)容準(zhǔn)確，傳遞過程中無差錯(cuò)。3.安全保密原則嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止文件泄露。二、收文管理（一）收文渠道1.學(xué)校辦公室統(tǒng)一接收上級(jí)部門、相關(guān)單位發(fā)送的文件、信函、傳真等。2.各部門指定專人負(fù)責(zé)接收本部門相關(guān)的外部來文。（二）收文登記1.辦公室收到文件后，應(yīng)立即進(jìn)行登記。登記內(nèi)容包括文件名稱、文號(hào)、來文單位、日期、份數(shù)等。2.對(duì)于重要文件，應(yīng)詳細(xì)記錄文件的密級(jí)、緊急程度等信息。（三）文件初審1.辦公室對(duì)收到的文件進(jìn)行初步審核，檢查文件的完整性、規(guī)范性。2.對(duì)于不符合要求的文件，及時(shí)與來文單位聯(lián)系，要求補(bǔ)充或更正。（四）文件傳閱1.根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)，確定傳閱范圍。2.辦公室按照傳閱范圍，將文件依次傳遞給相關(guān)人員，并做好傳閱記錄。傳閱記錄應(yīng)包括傳閱人姓名、傳閱日期、意見等。3.傳閱人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)閱讀文件，并簽署意見。如有不同意見，應(yīng)及時(shí)反饋。（五）文件辦理1.需要辦理的文件，辦公室應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示或相關(guān)規(guī)定，及時(shí)轉(zhuǎn)交給具體承辦部門或人員。2.承辦部門或人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成文件辦理工作，并將辦理結(jié)果反饋給辦公室。3.對(duì)于涉及多個(gè)部門的文件，由辦公室協(xié)調(diào)相關(guān)部門共同辦理。（六）文件催辦1.辦公室對(duì)承辦部門或人員的文件辦理情況進(jìn)行跟蹤催辦，確保按時(shí)完成。2.對(duì)于逾期未辦理的文件，及時(shí)發(fā)出催辦通知，督促承辦部門或人員加快辦理進(jìn)度。三、發(fā)文管理（一）發(fā)文流程1.擬稿各部門根據(jù)工作需要，擬寫文件初稿。擬稿人應(yīng)確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、表述清晰、格式規(guī)范。2.審核擬稿部門負(fù)責(zé)人對(duì)初稿進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性、必要性、可行性等。3.會(huì)簽涉及多個(gè)部門的文件，需進(jìn)行會(huì)簽。會(huì)簽部門應(yīng)認(rèn)真審核文件內(nèi)容，并簽署意見。4.核稿辦公室對(duì)擬發(fā)文件進(jìn)行全面核稿，包括文字表述、格式規(guī)范、政策依據(jù)等方面的審核。5.簽發(fā)核稿后的文件，按照學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)分工，呈送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。重要文件需經(jīng)學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。6.編號(hào)辦公室對(duì)已簽發(fā)的文件進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)連續(xù)、唯一。7.印發(fā)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)意見，辦公室對(duì)文件進(jìn)行排版、校對(duì)，無誤后印發(fā)。印發(fā)份數(shù)根據(jù)實(shí)際需要確定。（二）發(fā)文格式1.文件標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確概括文件主要內(nèi)容，一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種組成。2.文號(hào)應(yīng)按照規(guī)定格式編寫，包括年份、序號(hào)等。3.正文應(yīng)條理清晰、邏輯嚴(yán)密，使用規(guī)范的文字和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。4.落款應(yīng)注明發(fā)文機(jī)關(guān)名稱和發(fā)文日期。（三）發(fā)文范圍1.學(xué)校正式文件主要發(fā)送給上級(jí)部門、相關(guān)單位、校內(nèi)各部門等。2.根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要，確定具體的發(fā)文范圍。四、文件歸檔（一）歸檔范圍1.學(xué)校收文、發(fā)文過程中形成的各類文件、資料。2.學(xué)校重要會(huì)議文件、記錄等。3.學(xué)校與外部單位往來的重要文件、信函等。（二）歸檔要求1.歸檔文件應(yīng)齊全、完整，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.歸檔文件應(yīng)按照文件形成的時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行分類整理。3.歸檔文件應(yīng)編制目錄，注明文件名稱、文號(hào)、日期、保管期限等信息。（三）歸檔時(shí)間1.當(dāng)年形成的文件，應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.重要文件應(yīng)及時(shí)歸檔。（四）檔案保管1.學(xué)校設(shè)立專門的檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保檔案安全。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、整理，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，確保檔案不丟失、不損壞、不泄露。五、文件保密（一）保密措施1.嚴(yán)格控制文件的知悉范圍，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自擴(kuò)大。2.對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、學(xué)校秘密的文件，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。3.文件傳遞過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，如加密傳輸、專人送達(dá)等。（二）保密教育1.加強(qiáng)對(duì)教職工的保密教育，提高保密意識(shí)。2.定期組織保密培訓(xùn)，學(xué)習(xí)保密法律法規(guī)和相關(guān)制度。六、文件信息化管理（一）電子文件管理1.建立學(xué)校電子文件管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文件的電子化收發(fā)、傳閱、辦理、歸檔等功能。2.電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件具有同等效力，嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。3.定期對(duì)電子文件進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）信息安全1.加強(qiáng)電子文件管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止病毒入侵、數(shù)據(jù)泄露等安全事故。2.設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保文件信息的安全。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.學(xué)校辦公室定期對(duì)各部門的文件管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。2.對(duì)違反文件管理制度的行為，及時(shí)進(jìn)行糾正，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處理。（二）考核評(píng)價(jià)1.將文件管理工作納入部門和個(gè)人績(jī)效考核體系，作為考核評(píng)價(jià)的重要內(nèi)容。