企業(yè)pos機(jī)管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)企業(yè)POS機(jī)的規(guī)范管理，保障公司資金安全，提高財(cái)務(wù)管理效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有使用POS機(jī)進(jìn)行交易結(jié)算的部門和員工。（三）基本原則1.合法性原則：POS機(jī)的使用必須符合國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)金融監(jiān)管要求。2.安全性原則：確保POS機(jī)設(shè)備及交易數(shù)據(jù)的安全，防止信息泄露和資金損失。3.準(zhǔn)確性原則：交易信息錄入準(zhǔn)確無(wú)誤，保證結(jié)算的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。4.責(zé)任明確原則：明確各使用人員在POS機(jī)操作過(guò)程中的職責(zé)，做到責(zé)任到人。二、POS機(jī)的購(gòu)置與配置（一）購(gòu)置申請(qǐng)1.各部門因業(yè)務(wù)需要購(gòu)置POS機(jī)時(shí)，應(yīng)提前填寫(xiě)《POS機(jī)購(gòu)置申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明購(gòu)置原因、預(yù)計(jì)使用量及使用場(chǎng)景等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至財(cái)務(wù)部門。（二）財(cái)務(wù)審核財(cái)務(wù)部門對(duì)購(gòu)置申請(qǐng)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核購(gòu)置必要性、資金預(yù)算等。審核通過(guò)后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）采購(gòu)流程經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)按照公司采購(gòu)流程進(jìn)行POS機(jī)的采購(gòu)。采購(gòu)時(shí)應(yīng)選擇具有良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、售后服務(wù)完善的供應(yīng)商。（四）配置與發(fā)放1.采購(gòu)到貨的POS機(jī)由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)驗(yàn)收，檢查設(shè)備型號(hào)、數(shù)量、配件等是否與采購(gòu)合同一致，設(shè)備外觀是否完好，功能是否正常。2.驗(yàn)收合格后，財(cái)務(wù)部門根據(jù)各部門申請(qǐng)，將POS機(jī)配置到相應(yīng)部門，并做好發(fā)放登記。登記內(nèi)容包括設(shè)備編號(hào)、發(fā)放部門、領(lǐng)取人、領(lǐng)取日期等。三、POS機(jī)的使用管理（一）使用人員資格1.只有經(jīng)過(guò)財(cái)務(wù)部門及相關(guān)業(yè)務(wù)部門培訓(xùn)并取得操作資格的員工才能使用POS機(jī)。2.新入職員工如需使用POS機(jī)，應(yīng)在入職后及時(shí)參加培訓(xùn)，培訓(xùn)合格后方可上崗操作。（二）操作規(guī)范1.使用前檢查檢查POS機(jī)外觀是否完好，電源是否正常連接，打印紙是否充足。打開(kāi)POS機(jī)，檢查設(shè)備是否能正常開(kāi)機(jī)，屏幕顯示是否正常。簽到：按照系統(tǒng)提示進(jìn)行簽到操作，輸入正確的操作員號(hào)和密碼。2.交易操作顧客消費(fèi)時(shí)，應(yīng)請(qǐng)顧客出示銀行卡，并認(rèn)真核對(duì)銀行卡的真實(shí)性和有效性。輸入消費(fèi)金額時(shí)，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)金額數(shù)字，確保準(zhǔn)確無(wú)誤。選擇正確的交易類型，如消費(fèi)、預(yù)授權(quán)、退貨等，并按照系統(tǒng)提示完成交易操作。交易成功后，應(yīng)及時(shí)打印交易憑證，并請(qǐng)顧客在憑證上簽字確認(rèn)。如遇交易失敗等異常情況，應(yīng)根據(jù)系統(tǒng)提示查找原因，并及時(shí)處理。如無(wú)法當(dāng)場(chǎng)解決，應(yīng)記錄相關(guān)信息，及時(shí)向上級(jí)匯報(bào)。3.交易結(jié)束交易結(jié)束后，應(yīng)按照系統(tǒng)提示進(jìn)行簽退操作，關(guān)閉POS機(jī)電源。將POS機(jī)、銀行卡、交易憑證等妥善保管，避免丟失或損壞。（三）日常維護(hù)1.保持POS機(jī)設(shè)備清潔，定期擦拭屏幕、鍵盤等部位，防止灰塵積累影響設(shè)備性能。2.避免POS機(jī)受到撞擊、摔落等損壞，搬運(yùn)時(shí)應(yīng)小心輕放。3.按照設(shè)備使用說(shuō)明書(shū)的要求，定期對(duì)POS機(jī)進(jìn)行軟件升級(jí)，以確保設(shè)備的安全性和穩(wěn)定性。4.如發(fā)現(xiàn)POS機(jī)出現(xiàn)故障，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系設(shè)備供應(yīng)商或售后服務(wù)商進(jìn)行維修，并填寫(xiě)《POS機(jī)故障維修記錄》，記錄故障現(xiàn)象、維修時(shí)間、維修結(jié)果等信息。（四）數(shù)據(jù)管理1.POS機(jī)交易數(shù)據(jù)應(yīng)及時(shí)準(zhǔn)確地上傳至公司財(cái)務(wù)系統(tǒng)，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的一致性和及時(shí)性。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)POS機(jī)交易數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)至少保存[X]年，以備查詢和審計(jì)。3.嚴(yán)格限制對(duì)POS機(jī)交易數(shù)據(jù)的訪問(wèn)權(quán)限，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的財(cái)務(wù)人員和相關(guān)管理人員才能查詢和操作交易數(shù)據(jù)。（五）密碼與密鑰管理1.POS機(jī)操作員密碼應(yīng)妥善保管，不得泄露給他人。操作員應(yīng)定期更換密碼，密碼長(zhǎng)度應(yīng)不少于[X]位，且包含字母、數(shù)字和特殊字符。2.POS機(jī)密鑰由設(shè)備供應(yīng)商或銀行提供，密鑰的設(shè)置、更換等操作應(yīng)嚴(yán)格按照供應(yīng)商或銀行的要求進(jìn)行，并做好記錄。3.嚴(yán)禁私自修改或刪除POS機(jī)密碼和密鑰，如有違反，將追究相關(guān)人員的責(zé)任。四、POS機(jī)的結(jié)算管理（一）結(jié)算周期1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)情況，POS機(jī)結(jié)算周期分為[具體結(jié)算周期，如每日、每周、每月等]結(jié)算。2.結(jié)算周期開(kāi)始時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)匯總上一結(jié)算周期內(nèi)的所有交易數(shù)據(jù)。（二）結(jié)算流程1.財(cái)務(wù)部門在結(jié)算周期結(jié)束后，及時(shí)從POS機(jī)系統(tǒng)中導(dǎo)出交易明細(xì)數(shù)據(jù)，并與銀行對(duì)賬單進(jìn)行核對(duì)。2.核對(duì)無(wú)誤后，生成結(jié)算報(bào)表，詳細(xì)列出各部門的交易金額、手續(xù)費(fèi)、凈額等信息。3.結(jié)算報(bào)表經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核簽字后，作為財(cái)務(wù)記賬的依據(jù)。4.財(cái)務(wù)部門按照結(jié)算報(bào)表進(jìn)行資金結(jié)算，將應(yīng)結(jié)算給各部門的款項(xiàng)及時(shí)劃轉(zhuǎn)至相應(yīng)賬戶。（三）手續(xù)費(fèi)管理1.POS機(jī)交易手續(xù)費(fèi)按照與銀行簽訂的協(xié)議執(zhí)行，手續(xù)費(fèi)率根據(jù)交易類型、銀行卡種類等因素有所不同。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)準(zhǔn)確記錄每筆交易的手續(xù)費(fèi)金額，并在結(jié)算時(shí)進(jìn)行匯總統(tǒng)計(jì)。3.手續(xù)費(fèi)由公司統(tǒng)一承擔(dān)，不得向顧客額外收取。五、POS機(jī)的風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.關(guān)注POS機(jī)使用過(guò)程中的各類風(fēng)險(xiǎn)，包括但不限于銀行卡盜刷風(fēng)險(xiǎn)、交易信息泄露風(fēng)險(xiǎn)、設(shè)備故障風(fēng)險(xiǎn)、操作失誤風(fēng)險(xiǎn)等。2.定期對(duì)POS機(jī)交易數(shù)據(jù)進(jìn)行監(jiān)測(cè)和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常交易行為，如大額交易頻繁、交易時(shí)間異常等。（二）風(fēng)險(xiǎn)防范措施1.加強(qiáng)員工培訓(xùn)，提高員工對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的認(rèn)識(shí)和防范意識(shí)，規(guī)范操作流程，避免因操作失誤引發(fā)風(fēng)險(xiǎn)。2.安裝必要的安全防護(hù)軟件和設(shè)備，如防火墻、殺毒軟件、加密設(shè)備等，保障POS機(jī)系統(tǒng)的安全。3.與銀行保持密切溝通，及時(shí)了解銀行卡風(fēng)險(xiǎn)動(dòng)態(tài)，采取相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)防范措施。4.建立健全風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)急預(yù)案，一旦發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)事件，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取有效的措施進(jìn)行處置，最大限度地降低損失。（三）風(fēng)險(xiǎn)責(zé)任追究1.對(duì)于因違規(guī)操作、管理不善等原因?qū)е鹿驹馐芙?jīng)濟(jì)損失或聲譽(yù)損害的，將追究相關(guān)部門和人員的責(zé)任。2.責(zé)任追究方式包括但不限于警告、罰款、降職、辭退等，情節(jié)嚴(yán)重的，將依法追究法律責(zé)任。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)POS機(jī)的使用和管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查制度執(zhí)行情況、操作規(guī)范性、交易數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性等。2.審計(jì)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）財(cái)務(wù)檢查1.財(cái)務(wù)部門定期對(duì)POS機(jī)交易數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查，核對(duì)交易信息與財(cái)務(wù)記錄是否一致，手續(xù)費(fèi)計(jì)算是否正確等。2.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門和人員進(jìn)行整改。（三）日常巡查1.公司安排專人對(duì)POS機(jī)的使用情況進(jìn)行日常巡查，檢查設(shè)備是否正常運(yùn)行，使用人員操作是否規(guī)范等。2.巡查人員應(yīng)做好巡查記錄，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并督促整改。七、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未按照本制度規(guī)定使用POS機(jī)，如未經(jīng)授權(quán)操作、違規(guī)更改交易信息等。2.因保管不善導(dǎo)致POS機(jī)設(shè)備丟失、損壞或交易數(shù)據(jù)泄露。3.故意隱瞞或虛報(bào)POS機(jī)交易情況，謀取私利。4.違反POS機(jī)密碼與密鑰管理規(guī)定，導(dǎo)致密碼或密鑰泄露。5.其他違反本制度及相關(guān)法律法規(guī)的行為。（二）處理方式1.對(duì)于首次違規(guī)且情節(jié)較輕的員工，給予警告處分，并責(zé)令其限期整改。2.對(duì)于多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的員工，視情節(jié)輕重給予罰款、降職、辭退