學(xué)校合采購管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范學(xué)校合采購行為，加強(qiáng)學(xué)校采購管理，提高資金使用效益，保證采購質(zhì)量，促進(jìn)廉政建設(shè)，特制定本制度。本制度適用于學(xué)校范圍內(nèi)使用財政性資金、自有資金等進(jìn)行的合采購活動。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門、各項目組等在教學(xué)、科研、行政管理等活動中涉及的物資設(shè)備采購、服務(wù)采購等合采購行為。（三）基本原則1.合法性原則嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及相關(guān)政策規(guī)定，確保采購活動合法合規(guī)。2.公開、公平、公正原則采購活動應(yīng)公開透明，所有符合條件的供應(yīng)商均可參與競爭，不得偏袒任何一方，保證采購過程和結(jié)果的公正性。3.效益原則追求采購資金的使用效益最大化，在保證質(zhì)量的前提下，降低采購成本，提高資金使用效率。4.誠信原則采購各方應(yīng)誠實守信，嚴(yán)格履行合同約定，不得欺詐、違約。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機(jī)構(gòu)學(xué)校成立采購領(lǐng)導(dǎo)小組，由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成。其職責(zé)包括：1.審議學(xué)校采購工作的重要政策、制度和流程。2.審定年度采購預(yù)算和采購計劃。3.對重大采購項目進(jìn)行決策，協(xié)調(diào)解決采購工作中的重大問題。（二）采購執(zhí)行機(jī)構(gòu)設(shè)立專門的采購部門或指定專人負(fù)責(zé)采購具體實施工作。其職責(zé)如下：1.根據(jù)采購領(lǐng)導(dǎo)小組的決策和學(xué)校實際需求，編制采購計劃和采購文件。2.發(fā)布采購信息，組織供應(yīng)商報名、資格審查、招標(biāo)（談判、詢價等）活動。3.與中標(biāo)（成交）供應(yīng)商簽訂采購合同，并負(fù)責(zé)合同執(zhí)行的跟蹤和協(xié)調(diào)。4.整理、歸檔采購項目的相關(guān)文件和資料。5.配合學(xué)校相關(guān)部門進(jìn)行采購項目的驗收工作。（三）需求部門職責(zé)1.提出采購需求，詳細(xì)說明采購物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、技術(shù)參數(shù)等。2.參與采購文件的編制和審核，提供技術(shù)支持和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.協(xié)助采購部門進(jìn)行供應(yīng)商考察、談判等工作。4.負(fù)責(zé)采購項目的驗收工作，對采購物資或服務(wù)的質(zhì)量進(jìn)行確認(rèn)。（四）監(jiān)督部門職責(zé)學(xué)校的審計、監(jiān)察等部門負(fù)責(zé)對采購活動進(jìn)行監(jiān)督。其職責(zé)包括：1.監(jiān)督采購制度的執(zhí)行情況，檢查采購流程的合規(guī)性。2.受理對采購活動的投訴和舉報，對違規(guī)違紀(jì)行為進(jìn)行調(diào)查處理。3.對采購項目的資金使用情況進(jìn)行審計監(jiān)督。三、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.各需求部門應(yīng)根據(jù)學(xué)校發(fā)展規(guī)劃、教學(xué)科研任務(wù)以及年度工作計劃，結(jié)合自身實際需求，在每年規(guī)定時間內(nèi)編制下一年度的采購預(yù)算。2.采購預(yù)算應(yīng)明確采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)算金額等詳細(xì)內(nèi)容，并對采購資金來源進(jìn)行說明。3.采購預(yù)算需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、財務(wù)部門復(fù)核后，報采購領(lǐng)導(dǎo)小組審定。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購活動應(yīng)嚴(yán)格按照審定后的采購預(yù)算執(zhí)行，不得超預(yù)算采購。特殊情況需要調(diào)整預(yù)算的，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行申報和審批。2.采購部門應(yīng)根據(jù)采購預(yù)算合理安排采購進(jìn)度，確保采購項目按時完成，避免資金閑置或浪費(fèi)。（三）預(yù)算調(diào)整1.在采購過程中，因政策變化、市場波動、采購需求變更等原因確需調(diào)整預(yù)算的，需求部門應(yīng)提出書面申請，詳細(xì)說明調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容及金額。2.申請經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、財務(wù)部門復(fù)核后，報采購領(lǐng)導(dǎo)小組審批。審批通過后，采購部門方可按照新的預(yù)算執(zhí)行采購。四、采購方式（一）公開招標(biāo)1.公開招標(biāo)是指采購人依法以招標(biāo)公告的方式邀請不特定的供應(yīng)商參加投標(biāo)的采購方式。2.達(dá)到公開招標(biāo)數(shù)額標(biāo)準(zhǔn)的采購項目，應(yīng)采用公開招標(biāo)方式采購。公開招標(biāo)數(shù)額標(biāo)準(zhǔn)按照國家和地方相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。3.采購部門應(yīng)在指定的媒體上發(fā)布招標(biāo)公告，公告內(nèi)容應(yīng)包括采購人、采購項目名稱、采購內(nèi)容及要求、投標(biāo)人資格條件、獲取招標(biāo)文件的時間、地點、方式以及開標(biāo)時間、地點等。（二）邀請招標(biāo)1.邀請招標(biāo)是指采購人依法從符合相應(yīng)資格條件的供應(yīng)商中隨機(jī)邀請三家以上供應(yīng)商，并以投標(biāo)邀請書的方式邀請其參加投標(biāo)的采購方式。2.符合下列情形之一的采購項目，可以采用邀請招標(biāo)方式采購：具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購的。采用公開招標(biāo)方式的費(fèi)用占采購項目總價值的比例過大的。3.采購部門應(yīng)通過隨機(jī)方式選擇不少于三家符合資格條件的供應(yīng)商，并向其發(fā)出投標(biāo)邀請書。（三）競爭性談判1.競爭性談判是指采購人通過與符合相應(yīng)資格條件的不少于三家供應(yīng)商分別談判，商定價格、條件和合同條款，最后從中確定成交供應(yīng)商的采購方式。2.符合下列情形之一的采購項目，可以采用競爭性談判方式采購：招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的。技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的。采用招標(biāo)所需時間不能滿足用戶緊急需要的。不能事先計算出價格總額的。3.采購部門應(yīng)成立談判小組，與供應(yīng)商進(jìn)行談判。談判小組應(yīng)由學(xué)校代表和有關(guān)技術(shù)、經(jīng)濟(jì)等方面的專家組成，成員人數(shù)為三人以上單數(shù)，其中專家的人數(shù)不得少于成員總數(shù)的三分之二。（四）單一來源采購1.單一來源采購是指采購人向唯一供應(yīng)商進(jìn)行采購的方式。2.符合下列情形之一的采購項目，可以采用單一來源采購方式：只能從唯一供應(yīng)商處采購的。發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的。必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。3.采購部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行論證，并向采購領(lǐng)導(dǎo)小組提交單一來源采購申請及論證報告。經(jīng)批準(zhǔn)后，方可與唯一供應(yīng)商進(jìn)行談判并簽訂采購合同。（五）詢價1.詢價是指采購人向三家以上供應(yīng)商發(fā)出詢價通知書，對供應(yīng)商一次報出的價格進(jìn)行比較，最后確定成交供應(yīng)商的采購方式。2.采購的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目，可以采用詢價方式采購。3.采購部門應(yīng)向符合資格條件的供應(yīng)商發(fā)出詢價通知書，要求其在規(guī)定時間內(nèi)報價。詢價小組對供應(yīng)商的報價進(jìn)行評審，確定成交供應(yīng)商。五、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據(jù)實際需要填寫采購申請表，詳細(xì)注明采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、技術(shù)參數(shù)、采購預(yù)算、預(yù)計采購時間等內(nèi)容，并由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.采購申請表提交給采購部門，采購部門對申請內(nèi)容進(jìn)行初步審核，審核通過后進(jìn)入采購流程。（二）采購計劃制定1.采購部門根據(jù)采購申請表，結(jié)合采購預(yù)算和實際情況，制定采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購方式、采購時間安排、采購文件編制要求等內(nèi)容。2.采購計劃報采購領(lǐng)導(dǎo)小組審批，經(jīng)批準(zhǔn)后組織實施。（三）采購文件編制1.根據(jù)采購項目特點和采購方式，采購部門編制相應(yīng)的采購文件。采購文件包括招標(biāo)文件、談判文件、詢價通知書等，應(yīng)明確采購項目的技術(shù)要求、商務(wù)條款、評標(biāo)（談判、詢價）標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。2.采購文件編制完成后，需經(jīng)需求部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門審核，確保采購文件的準(zhǔn)確性、完整性和合法性。（四）信息發(fā)布與供應(yīng)商報名1.對于公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)項目，采購部門在指定媒體上發(fā)布采購信息，包括招標(biāo)公告、投標(biāo)邀請書等。2.供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)報名，提交相關(guān)資格證明文件。采購部門對報名供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，確定符合條件的供應(yīng)商名單。（五）開標(biāo)、談判、詢價等采購活動1.根據(jù)采購方式組織開標(biāo)、談判、詢價等采購活動。開標(biāo)過程應(yīng)公開進(jìn)行，唱標(biāo)、評標(biāo)過程應(yīng)嚴(yán)格按照招標(biāo)文件規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和程序進(jìn)行。2.談判和詢價活動中，采購部門與供應(yīng)商進(jìn)行談判或詢價，要求供應(yīng)商對采購項目的價格、技術(shù)、服務(wù)等內(nèi)容進(jìn)行響應(yīng)。談判小組或詢價小組根據(jù)供應(yīng)商的響應(yīng)情況進(jìn)行評審，確定成交候選人。（六）中標(biāo)（成交）供應(yīng)商確定1.采購領(lǐng)導(dǎo)小組根據(jù)評審結(jié)果，確定中標(biāo)（成交）供應(yīng)商。采購部門向中標(biāo)（成交）供應(yīng)商發(fā)出中標(biāo)（成交）通知書，并同時將中標(biāo)（成交）結(jié)果通知其他未中標(biāo)（成交）的供應(yīng)商。2.中標(biāo)（成交）供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)與采購部門簽訂采購合同。合同內(nèi)容應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、采購項目的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。（七）合同執(zhí)行與驗收1.采購合同簽訂后，采購部門和需求部門應(yīng)按照合同約定執(zhí)行。采購部門負(fù)責(zé)跟蹤合同執(zhí)行情況，督促供應(yīng)商按時履行合同義務(wù)。2.采購項目完成后，需求部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容包括采購物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、性能等是否符合合同要求。驗收合格后，出具驗收報告。（八）資金支付1.財務(wù)部門根據(jù)采購合同和驗收報告，按照學(xué)校財務(wù)管理制度辦理資金支付手續(xù)。2.支付資金時，應(yīng)嚴(yán)格審核相關(guān)憑證，確保支付的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。六、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商準(zhǔn)入1.建立供應(yīng)商準(zhǔn)入制度，明確供應(yīng)商應(yīng)具備的基本條件，包括具有獨(dú)立承擔(dān)民事責(zé)任的能力、良好的商業(yè)信譽(yù)和健全的財務(wù)會計制度、履行合同所必需的設(shè)備和專業(yè)技術(shù)能力、依法繳納稅收和社會保障資金的良好記錄等。2.采購部門定期收集供應(yīng)商信息，對潛在供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)查和評估，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。對于符合準(zhǔn)入條件的供應(yīng)商，納入供應(yīng)商名單管理。（二）供應(yīng)商評價與考核1.采購部門定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面進(jìn)行評價和考核。評價方式包括日常評價、定期評價和項目評價等。2.根據(jù)評價和考核結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予優(yōu)先合作機(jī)會；對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，提出整改意見，情節(jié)嚴(yán)重的，取消其供應(yīng)商資格。（三）供應(yīng)商動態(tài)管理1.及時更新供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫信息，對供應(yīng)商的經(jīng)營狀況、資質(zhì)變化等情況進(jìn)行跟蹤和記錄。2.根據(jù)學(xué)校采購需求的變化和市場情況，適時調(diào)整供應(yīng)商名單，引入新的供應(yīng)商，優(yōu)化供應(yīng)商結(jié)構(gòu)。七、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別1.采購部門應(yīng)識別采購活動中可能存在的風(fēng)險，包括市場風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、合同風(fēng)險、法律風(fēng)險、廉政風(fēng)險等。2.對識別出的風(fēng)險進(jìn)行分析和評估，確定風(fēng)險的可能性和影響程度。（二）風(fēng)險應(yīng)對1.針對不同類型的風(fēng)險，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。例如，對于市場風(fēng)險，加強(qiáng)市場調(diào)研和價格監(jiān)測；對于質(zhì)量風(fēng)險，嚴(yán)格質(zhì)量檢驗和驗收程序；對于合同風(fēng)險，加強(qiáng)合同審核和管理；對于法律風(fēng)險，咨詢專業(yè)法律意見；對于廉政風(fēng)險，加強(qiáng)廉政教育和監(jiān)督等。2.建立風(fēng)險預(yù)警機(jī)制，及時發(fā)現(xiàn)和預(yù)警潛在的風(fēng)險，以便采取有效的應(yīng)對措施，降低風(fēng)險損失。八、采購檔案管理（一）檔案收集采購部門負(fù)責(zé)收集采購活動過程中產(chǎn)生的各類文件和資料，包括采購申請表、采購計劃、采購文件、供應(yīng)商報名資料、開標(biāo)記錄、評標(biāo)報告、中標(biāo)（成交）通知書、采購合同、驗收報告等。（二）檔案整理與歸檔1.對收集到的文件和資料進(jìn)行分類整理，按照項目和時間順序進(jìn)行編號，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.將整理好的檔案資料及時