子公司信息管理制度一、總則（一）目的為加強子公司信息管理，規(guī)范信息收集、整理、存儲、使用、傳遞及保密等行為，保障公司信息安全，提高信息利用效率，促進子公司與公司整體的協(xié)同發(fā)展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司下屬各子公司及其全體員工。（三）基本原則1.合法性原則：信息管理活動應符合國家法律法規(guī)及相關政策要求。2.準確性原則：確保信息的真實、準確、完整，避免虛假或誤導性信息。3.及時性原則：及時收集、處理和傳遞信息，以滿足公司決策和運營的需要。4.保密性原則：嚴格保護公司機密信息，防止信息泄露。5.合規(guī)性原則：信息的使用和管理應遵循公司內(nèi)部規(guī)定及相關流程。二、信息管理職責分工（一）子公司管理層1.負責領導和監(jiān)督子公司信息管理工作，確保信息管理工作與子公司整體戰(zhàn)略和業(yè)務目標相一致。2.審批重要信息管理制度、流程及重大信息管理決策。（二）信息管理部門1.作為子公司信息管理的歸口部門，負責制定和完善子公司信息管理制度、流程，并組織實施。2.負責子公司各類信息的統(tǒng)一收集、整理、存儲、分析和維護，建立信息管理系統(tǒng)或數(shù)據(jù)庫。3.指導和監(jiān)督各部門的信息管理工作，提供信息管理培訓和技術支持。4.負責與公司總部及其他子公司的信息溝通與協(xié)調(diào)，確保信息的順暢傳遞。5.定期對子公司信息管理工作進行總結和評估，提出改進建議。（三）各部門1.負責本部門業(yè)務相關信息的收集、整理、審核和報送，確保信息的及時、準確和完整。2.按照信息管理部門的要求，配合做好信息管理系統(tǒng)的使用和維護工作。3.嚴格遵守公司信息保密制度，對本部門涉及的機密信息進行妥善保管。（四）員工個人1.積極參與公司信息管理工作，及時提供準確的個人及工作相關信息。2.嚴格遵守公司信息保密規(guī)定，不得私自泄露公司信息。三、信息分類與編碼（一）信息分類1.公司戰(zhàn)略與決策信息：包括子公司發(fā)展戰(zhàn)略、年度經(jīng)營計劃、重大決策文件等。2.業(yè)務運營信息：涵蓋市場營銷、生產(chǎn)管理、財務管理、人力資源管理、行政管理等業(yè)務領域的信息。3.客戶信息：包括客戶基本資料、交易記錄、客戶反饋等。4.供應商信息：供應商基本情況、合作協(xié)議、供貨記錄等。5.行業(yè)動態(tài)信息：行業(yè)政策法規(guī)、市場趨勢、競爭對手信息等。6.內(nèi)部管理信息：公司組織架構、規(guī)章制度、會議紀要、員工檔案等。7.其他信息：不屬于上述分類的其他重要信息。（二）信息編碼1.為便于信息的管理和查詢，對各類信息進行統(tǒng)一編碼。編碼應具有唯一性、系統(tǒng)性和擴展性。2.編碼規(guī)則如下：采用數(shù)字與字母相結合的方式。前幾位數(shù)字表示信息類別，如“1”代表公司戰(zhàn)略與決策信息，“2”代表業(yè)務運營信息等。中間部分為順序號，按照信息產(chǎn)生的先后順序或重要程度依次編排。最后一位為校驗位，用于驗證編碼的準確性。3.信息編碼由信息管理部門負責制定和維護，并及時更新編碼規(guī)則，確保編碼的科學性和適應性。四、信息收集（一）收集渠道1.內(nèi)部渠道各部門定期報送的業(yè)務報表、工作報告、統(tǒng)計數(shù)據(jù)等。員工通過公司內(nèi)部信息系統(tǒng)提交的工作信息、建議等。內(nèi)部會議、培訓、調(diào)研等活動產(chǎn)生的信息。2.外部渠道政府部門發(fā)布的政策法規(guī)、行業(yè)標準等文件。行業(yè)協(xié)會、專業(yè)機構組織的研討會、展會等活動獲取的信息。新聞媒體、網(wǎng)絡平臺等公開渠道收集的行業(yè)動態(tài)、市場信息等。與客戶、供應商、合作伙伴等溝通交流獲取的信息。（二）收集要求1.信息管理部門應明確各類信息的收集責任人、收集周期和收集方式，并向相關部門和人員進行傳達。2.各部門應按照要求及時、準確地收集和整理本部門業(yè)務相關信息，并報送至信息管理部門。對于重要信息，應在第一時間報送。3.收集的信息應確保真實、完整，不得虛報、瞞報或漏報。對收集到的信息要進行初步審核，剔除無效或重復信息。4.在收集外部信息時，要注意信息來源的可靠性和權威性，對來源不明或真實性存疑的信息要進行核實和甄別。五、信息整理與存儲（一）信息整理1.信息管理部門對收集到的信息進行統(tǒng)一整理，按照信息分類和編碼規(guī)則進行分類、編號和標注。2.對信息進行格式規(guī)范，如統(tǒng)一文檔格式、數(shù)據(jù)格式等，確保信息的一致性和可讀性。3.對信息進行內(nèi)容審核，檢查信息的準確性、完整性和合規(guī)性，對存在問題的信息及時反饋給相關部門進行修正。（二）信息存儲1.根據(jù)信息的重要性和使用頻率，選擇合適的存儲方式，包括紙質(zhì)檔案存儲和電子存儲。2.建立電子信息存儲系統(tǒng)或數(shù)據(jù)庫，對各類信息進行集中存儲和管理。電子存儲系統(tǒng)應具備數(shù)據(jù)備份、恢復、安全防護等功能，確保信息的安全性和可靠性。3.對于紙質(zhì)檔案，應按照檔案管理規(guī)定進行分類存放，建立檔案索引和借閱登記制度，便于查詢和使用。4.定期對存儲的信息進行清理和更新，刪除過期、無用的信息，確保存儲信息的有效性和時效性。六、信息使用與共享（一）信息使用1.公司員工因工作需要可按照規(guī)定權限查詢和使用相關信息。信息使用應遵循“誰使用、誰負責”的原則，確保信息的正確使用和安全。2.各部門在使用信息時，應根據(jù)業(yè)務需求進行分析和處理，為決策提供支持。如需對信息進行進一步加工或分析，應按照規(guī)定流程進行申請和審批。3.禁止員工未經(jīng)授權擅自使用公司信息用于個人目的或泄露給外部機構和人員。（二）信息共享1.公司內(nèi)部信息共享遵循“按需共享、授權使用”的原則。各部門之間如需共享信息，應填寫信息共享申請表，明確共享信息的內(nèi)容、用途、共享范圍和期限等，經(jīng)信息管理部門審核和相關領導審批后進行共享。2.對于涉及公司機密的信息，應嚴格控制共享范圍，按照公司保密制度進行審批和管理。3.與外部合作伙伴共享信息時，應簽訂信息共享協(xié)議，明確雙方的權利和義務，確保信息的安全和合法使用。七、信息傳遞（一）傳遞方式1.內(nèi)部信息系統(tǒng)：通過公司內(nèi)部建立的信息管理系統(tǒng)進行信息傳遞，實現(xiàn)信息的快速、準確共享。2.電子郵件：對于緊急或不宜通過信息系統(tǒng)傳遞的信息，可使用電子郵件進行傳遞，但應注意郵件的保密性和準確性，確保收件人信息的正確無誤。3.文件傳閱：對于重要文件和資料，采用文件傳閱的方式進行傳遞，明確傳閱范圍和時間要求，確保文件及時送達相關人員，并做好傳閱記錄。4.會議傳達：通過召開會議的方式傳達重要信息，確保參會人員準確理解信息內(nèi)容，并做好會議記錄。（二）傳遞流程1.信息發(fā)送部門按照規(guī)定格式和要求編寫信息，并明確信息的接收部門和人員。2.信息發(fā)送前應進行審核，確保信息內(nèi)容準確、完整、合規(guī)。審核通過后，按照選定的傳遞方式進行發(fā)送。3.信息接收部門和人員應及時查收信息，并進行確認。如發(fā)現(xiàn)信息存在問題或疑問，應及時與發(fā)送部門溝通反饋。4.對于重要信息的傳遞，應跟蹤信息的接收情況，確保信息傳遞的及時性和有效性。八、信息安全與保密（一）信息安全管理1.建立健全信息安全管理制度，加強信息系統(tǒng)的安全防護，防止信息被非法獲取、篡改或破壞。2.定期對信息系統(tǒng)進行安全檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和修復安全漏洞。安裝必要的安全軟件和設備，如防火墻、殺毒軟件等，保障信息系統(tǒng)的安全運行。3.對信息存儲介質(zhì)進行嚴格管理，定期進行備份，并異地存放，防止因自然災害、硬件故障等原因?qū)е滦畔G失。4.加強員工的信息安全意識培訓，提高員工對信息安全重要性的認識，規(guī)范員工的信息操作行為。（二）信息保密管理1.明確公司機密信息的范圍，包括但不限于商業(yè)秘密、技術秘密、客戶信息、財務數(shù)據(jù)等。2.與員工簽訂保密協(xié)議，明確員工在信息保密方面的權利和義務。對涉及機密信息的崗位和人員，進行重點管理和監(jiān)督。3.嚴格控制機密信息的訪問權限，根據(jù)工作需要授予不同人員相應的訪問級別，確保機密信息僅被授權人員訪問。4.在信息存儲、傳輸和使用過程中，采取加密、脫敏等技術手段保護機密信息的安全。對于涉及機密信息的文件、資料等，應進行標識和妥善保管。5.加強對辦公場所的安全管理，限制無關人員進入，防止機密信息在辦公場所被泄露。九、信息管理監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.信息管理部門定期對各部門的信息管理工作進行檢查和監(jiān)督，檢查內(nèi)容包括信息收集的及時性、準確性，信息整理的規(guī)范性，信息存儲的安全性，信息使用和共享的合規(guī)性等。2.建立信息管理工作投訴和舉報機制，鼓勵員工對信息管理工作中存在的問題進行投訴和舉報。信息管理部門對投訴和舉報內(nèi)容進行及時調(diào)查和處理，并將處理結果反饋給投訴舉報人。3.公司管理層定期聽取信息管理工作匯報，對信息管理工作進行指導和決策，確保信息管理工作符合公司發(fā)展需要。（二）考核辦法1.制定信息管理工作考核指標體系，對各部門和員工的信息管理工作進行量化考核。考核指標包括信息收集完成率、信息準確率、信息共享及時率、信息安全事故發(fā)生率等。2.信息管理工作考核結果與部門和員工的