存貨無臺賬管理制度總則目的為了加強(qiáng)公司存貨管理，確保存貨信息準(zhǔn)確、及時(shí)，保障公司資產(chǎn)安全，提高存貨運(yùn)營效率，特制定本制度。本制度適用于公司各部門涉及存貨管理的所有活動，旨在規(guī)范存貨無臺賬管理流程，明確各環(huán)節(jié)職責(zé)和操作規(guī)范，避免因臺賬缺失導(dǎo)致的管理混亂、資產(chǎn)損失等問題。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及存貨采購、存儲、使用、銷售等環(huán)節(jié)的部門及人員。存貨包括但不限于原材料、在產(chǎn)品、產(chǎn)成品、周轉(zhuǎn)材料、低值易耗品等。定義1.存貨無臺賬管理：指在存貨管理過程中，不依賴傳統(tǒng)的手工或電子臺賬記錄存貨的出入庫、庫存數(shù)量、價(jià)值等信息，而是通過其他信息化手段或管理方式實(shí)現(xiàn)對存貨動態(tài)的有效跟蹤和管理。2.信息化系統(tǒng)：指公司所使用的用于存貨管理的企業(yè)資源計(jì)劃（ERP）系統(tǒng)、倉儲管理系統(tǒng)（WMS）等相關(guān)軟件系統(tǒng)。3.盤點(diǎn)：定期或不定期對存貨進(jìn)行實(shí)地清查，確定存貨的實(shí)際數(shù)量、狀況，并與相關(guān)記錄進(jìn)行核對，以保證賬實(shí)相符的一種管理活動。存貨采購管理采購申請1.需求部門提出申請：各部門根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃、銷售訂單或?qū)嶋H業(yè)務(wù)需求，填寫存貨采購申請表。申請表應(yīng)明確存貨的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間、用途等詳細(xì)信息。2.審批流程：采購申請表提交至部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需求的合理性、必要性進(jìn)行審批。對于金額較大或特殊的采購申請，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可提交至采購部門。采購訂單下達(dá)1.采購部門審核：采購部門收到經(jīng)審批的采購申請表后，對采購信息進(jìn)行審核，包括供應(yīng)商的選擇、價(jià)格比較、交貨期確認(rèn)等。2.下達(dá)訂單：采購部門選擇合適的供應(yīng)商，與其簽訂采購合同或下達(dá)采購訂單。采購訂單應(yīng)明確存貨的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、交貨地點(diǎn)等條款，并確保訂單信息準(zhǔn)確無誤。采購訂單下達(dá)后，及時(shí)將訂單信息同步至相關(guān)部門，以便做好收貨準(zhǔn)備。采購到貨驗(yàn)收1.到貨通知：采購部門在預(yù)計(jì)交貨期前提醒供應(yīng)商發(fā)貨，并跟蹤貨物運(yùn)輸情況。貨物到達(dá)公司后，采購部門應(yīng)及時(shí)通知倉庫管理部門和質(zhì)量檢驗(yàn)部門進(jìn)行到貨驗(yàn)收。2.驗(yàn)收準(zhǔn)備：倉庫管理部門根據(jù)采購訂單信息，準(zhǔn)備好相應(yīng)的存儲區(qū)域和驗(yàn)收工具。質(zhì)量檢驗(yàn)部門制定驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)方法，確保對到貨存貨的質(zhì)量進(jìn)行有效檢驗(yàn)。3.驗(yàn)收過程：驗(yàn)收人員按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對到貨存貨的數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量等進(jìn)行檢驗(yàn)。對于數(shù)量不符、質(zhì)量不合格的存貨，應(yīng)及時(shí)記錄并與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決。驗(yàn)收合格的存貨，倉庫管理部門辦理入庫手續(xù)。存貨存儲管理倉庫布局規(guī)劃1.根據(jù)存貨特性分區(qū)存儲：倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)存貨的類別、特性、出入庫頻率等因素，對倉庫進(jìn)行合理的布局規(guī)劃，劃分不同的存儲區(qū)域，如原材料區(qū)、在產(chǎn)品區(qū)、產(chǎn)成品區(qū)、不合格品區(qū)等。確保存貨分類存放，便于管理和查找。2.設(shè)置標(biāo)識牌：在每個存儲區(qū)域設(shè)置明顯的標(biāo)識牌，標(biāo)明區(qū)域名稱、存貨類別、存儲條件等信息，以便員工快速準(zhǔn)確地找到所需存貨。入庫管理1.辦理入庫手續(xù)：驗(yàn)收合格的存貨，倉庫管理人員根據(jù)驗(yàn)收結(jié)果填寫入庫單。入庫單應(yīng)包括存貨的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、供應(yīng)商名稱、入庫日期等信息，并確保入庫單信息與采購訂單、驗(yàn)收報(bào)告一致。入庫單一式多聯(lián)，分別傳遞至財(cái)務(wù)部門、采購部門等相關(guān)部門。2.系統(tǒng)錄入：倉庫管理人員將入庫信息及時(shí)錄入信息化系統(tǒng)，更新存貨庫存數(shù)量。在錄入過程中，應(yīng)仔細(xì)核對錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，確保系統(tǒng)庫存與實(shí)際庫存相符。在庫保管1.日常巡查：倉庫管理部門安排專人定期對倉庫進(jìn)行巡查，檢查存貨的存儲狀況、保管環(huán)境等。巡查內(nèi)容包括存貨是否受潮、變質(zhì)、損壞，存儲條件是否符合要求，標(biāo)識牌是否清晰等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并記錄巡查情況。2.庫存盤點(diǎn)：定期對存貨進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)周期可根據(jù)公司實(shí)際情況確定，一般為月度、季度或年度盤點(diǎn)。在盤點(diǎn)前，制定詳細(xì)的盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)范圍、方法、人員分工等。盤點(diǎn)過程中，認(rèn)真記錄存貨的實(shí)際數(shù)量、狀況，并與系統(tǒng)庫存數(shù)據(jù)進(jìn)行核對。對于盤盈、盤虧的存貨，及時(shí)查明原因，按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行處理。3.安全管理：加強(qiáng)倉庫的安全管理，做好防火、防盜、防潮、防蟲等工作。配備必要的消防器材和安全設(shè)施，確保倉庫環(huán)境安全。限制無關(guān)人員進(jìn)入倉庫，對倉庫管理人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高安全意識。出庫管理1.領(lǐng)用申請：各部門因生產(chǎn)、銷售等業(yè)務(wù)需要領(lǐng)用存貨時(shí)，應(yīng)填寫存貨領(lǐng)用申請表。申請表應(yīng)注明領(lǐng)用存貨的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途、領(lǐng)用部門等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批。2.審核發(fā)放：倉庫管理部門收到經(jīng)審批的領(lǐng)用申請表后，對領(lǐng)用信息進(jìn)行審核。審核無誤后，辦理出庫手續(xù)，填寫出庫單。出庫單應(yīng)包括存貨的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用日期等信息，并確保出庫單信息與領(lǐng)用申請表一致。出庫單一式多聯(lián)，分別傳遞至財(cái)務(wù)部門、領(lǐng)用部門等相關(guān)部門。3.系統(tǒng)錄入：倉庫管理人員將出庫信息及時(shí)錄入信息化系統(tǒng)，更新存貨庫存數(shù)量。在錄入過程中，應(yīng)仔細(xì)核對錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，確保系統(tǒng)庫存與實(shí)際庫存相符。存貨使用管理生產(chǎn)部門1.根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃領(lǐng)用存貨：生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃，按照規(guī)定的流程從倉庫領(lǐng)用所需的原材料、零部件等存貨。在領(lǐng)用過程中，嚴(yán)格遵循存貨領(lǐng)用申請和審批制度，確保領(lǐng)用存貨的數(shù)量和規(guī)格符合生產(chǎn)要求。2.合理使用存貨：生產(chǎn)部門在生產(chǎn)過程中，應(yīng)合理安排存貨的使用，提高存貨利用率。對生產(chǎn)過程中產(chǎn)生的廢料、邊角料等進(jìn)行妥善管理，按照公司規(guī)定進(jìn)行回收或處理，避免浪費(fèi)。3.生產(chǎn)過程中的盤點(diǎn)：在生產(chǎn)過程中，定期對在產(chǎn)品進(jìn)行盤點(diǎn)，及時(shí)掌握在產(chǎn)品的數(shù)量和狀態(tài)。對于在產(chǎn)品的盤盈、盤虧情況，分析原因，采取相應(yīng)措施進(jìn)行調(diào)整，確保生產(chǎn)成本核算的準(zhǔn)確性。其他部門1.按業(yè)務(wù)需求領(lǐng)用存貨：其他部門如銷售部門、研發(fā)部門等根據(jù)業(yè)務(wù)需求領(lǐng)用存貨時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的審批流程辦理領(lǐng)用手續(xù)。確保領(lǐng)用存貨的用途合理，并對領(lǐng)用存貨的使用情況負(fù)責(zé)。2.存貨使用監(jiān)督：各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對本部門領(lǐng)用存貨使用情況的監(jiān)督，避免存貨的閑置、浪費(fèi)或挪作他用。發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施進(jìn)行糾正，并向公司相關(guān)部門報(bào)告。存貨銷售管理銷售訂單處理1.接收銷售訂單：銷售部門收到客戶的銷售訂單后，對訂單信息進(jìn)行審核，包括客戶信息、產(chǎn)品規(guī)格型號、數(shù)量、價(jià)格、交貨期等。確保訂單信息準(zhǔn)確無誤，并與客戶進(jìn)行確認(rèn)。2.訂單下達(dá)與生產(chǎn)協(xié)調(diào)：銷售訂單審核通過后，銷售部門及時(shí)將訂單信息傳遞至生產(chǎn)部門和倉庫管理部門。生產(chǎn)部門根據(jù)銷售訂單安排生產(chǎn)計(jì)劃，倉庫管理部門根據(jù)訂單需求準(zhǔn)備發(fā)貨存貨。發(fā)貨管理1.備貨：倉庫管理部門根據(jù)銷售訂單信息，對需要發(fā)貨的存貨進(jìn)行備貨。備貨過程中，仔細(xì)核對存貨的數(shù)量、規(guī)格型號等信息，確保備貨準(zhǔn)確無誤。2.發(fā)貨通知：備貨完成后，倉庫管理部門通知銷售部門安排發(fā)貨。銷售部門根據(jù)發(fā)貨通知，聯(lián)系物流公司進(jìn)行貨物運(yùn)輸，并辦理相關(guān)發(fā)貨手續(xù)。發(fā)貨時(shí)，填寫發(fā)貨單，發(fā)貨單應(yīng)包括銷售訂單號、存貨名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、發(fā)貨日期、運(yùn)輸方式等信息。發(fā)貨單一式多聯(lián)，分別傳遞至財(cái)務(wù)部門、客戶等相關(guān)部門。3.系統(tǒng)錄入：倉庫管理人員將發(fā)貨信息及時(shí)錄入信息化系統(tǒng)，更新存貨庫存數(shù)量。在錄入過程中，應(yīng)仔細(xì)核對錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，確保系統(tǒng)庫存與實(shí)際庫存相符。銷售退貨管理1.退貨申請：客戶因質(zhì)量問題或其他原因提出退貨申請時(shí)，銷售部門應(yīng)及時(shí)受理。銷售部門與客戶溝通協(xié)商退貨事宜，并填寫退貨申請表。退貨申請表應(yīng)注明銷售訂單號、退貨原因、退貨數(shù)量、退貨產(chǎn)品規(guī)格型號等信息。2.審批流程：退貨申請表提交至銷售部門負(fù)責(zé)人審批，對于退貨金額較大或涉及特殊情況的退貨申請，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可辦理退貨手續(xù)。3.退貨驗(yàn)收：倉庫管理部門在收到退貨申請并經(jīng)審批通過后，安排專人對退貨產(chǎn)品進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括退貨產(chǎn)品的數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量狀況等。對于驗(yàn)收合格的退貨產(chǎn)品，辦理入庫手續(xù)；對于驗(yàn)收不合格的退貨產(chǎn)品，與客戶協(xié)商解決方案。4.系統(tǒng)處理：倉庫管理人員將退貨入庫信息及時(shí)錄入信息化系統(tǒng)，更新存貨庫存數(shù)量。同時(shí)，銷售部門根據(jù)退貨情況調(diào)整銷售數(shù)據(jù)和應(yīng)收賬款。信息溝通與協(xié)同部門間信息共享1.建立信息共享平臺：公司通過信息化系統(tǒng)搭建信息共享平臺，各部門可以實(shí)時(shí)獲取與存貨管理相關(guān)的信息，如采購訂單、入庫單、出庫單、庫存余額等。確保各部門之間信息暢通，避免信息孤島導(dǎo)致的管理問題。2.定期召開存貨管理會議：定期召開存貨管理會議，由公司領(lǐng)導(dǎo)、采購部門、倉庫管理部門、生產(chǎn)部門、銷售部門等相關(guān)人員參加。會議主要內(nèi)容包括匯報(bào)存貨管理情況、分析存在的問題、討論解決方案、制定下一步工作計(jì)劃等。通過會議溝通，加強(qiáng)部門間的協(xié)同合作，共同推進(jìn)存貨管理工作。異常情況溝通與處理1.設(shè)立異常情況反饋機(jī)制：在存貨管理過程中，如出現(xiàn)存貨短缺、積壓、質(zhì)量問題、系統(tǒng)故障等異常情況，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)通過信息共享平臺或其他溝通渠道進(jìn)行反饋。確保異常情況能夠得到及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理，減少對公司運(yùn)營的影響。2.組建異常情況處理小組：針對重大異常情況，公司組建異常情況處理小組，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和專業(yè)人員組成。處理小組負(fù)責(zé)對異常情況進(jìn)行深入調(diào)查，分析原因，制定解決方案，并跟蹤落實(shí)處理結(jié)果。監(jiān)督與考核內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督1.定期審計(jì)存貨管理：公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對存貨管理進(jìn)行審計(jì)，檢查存貨管理制度的執(zhí)行情況、業(yè)務(wù)流程的合規(guī)性、存貨信息的準(zhǔn)確性等。審計(jì)過程中，通過查閱相關(guān)文件、記錄，實(shí)地盤點(diǎn)存貨等方式，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.審計(jì)報(bào)告與反饋：內(nèi)部審計(jì)部門在審計(jì)結(jié)束后，出具審計(jì)報(bào)告，向公司管理層匯報(bào)審計(jì)結(jié)果。對審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題，分析原因，提出改進(jìn)建議，促進(jìn)公司存貨管理水平的不斷提升?？冃Э己?.制定考核指標(biāo)：人力資源部門會同財(cái)務(wù)部門、采購部門、倉庫管理部門等相關(guān)部門，制定存貨管理績效考核指標(biāo)?？己酥笜?biāo)應(yīng)包括存貨周轉(zhuǎn)率、庫存準(zhǔn)確率、存貨損耗率、采購成本控制、客戶滿意度等方面。2.考核實(shí)施：按照績效考核周期，對各部門及相關(guān)人員的存貨管理績效進(jìn)行考核評價(jià)?？己私Y(jié)果與員工的薪酬、晉升、獎勵等掛鉤，激勵員工積極參與存貨管理工作，提高存貨管理績效。附則本制度的解釋與修訂1.本制度由公司人事總監(jiān)負(fù)責(zé)解釋。在實(shí)施過程中，如遇本制度未涵蓋的情況或需要對制度進(jìn)行調(diào)整時(shí)，由人事總監(jiān)組織相關(guān)部門