多媒體資產(chǎn)管理制度一、總則（一）目的為了加強公司多媒體資產(chǎn)的管理，規(guī)范多媒體資產(chǎn)的采購、使用、存儲、維護和處置等行為，確保多媒體資產(chǎn)的安全、完整和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及多媒體資產(chǎn)的部門和員工，包括但不限于辦公設(shè)備中的多媒體設(shè)備（如電腦、投影儀、音響等）、數(shù)字內(nèi)容資產(chǎn)（如圖片、視頻、音頻、文檔等）以及相關(guān)的軟件和應(yīng)用程序。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則公司多媒體資產(chǎn)實行集中統(tǒng)一管理，由專門的部門或人員負責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、調(diào)配和監(jiān)督，確保資產(chǎn)的合理配置和有效利用。2.規(guī)范使用原則所有員工應(yīng)按照規(guī)定的流程和方法使用多媒體資產(chǎn)，不得擅自更改、刪除或損壞資產(chǎn)，確保資產(chǎn)的正常運行和數(shù)據(jù)安全。3.安全保密原則高度重視多媒體資產(chǎn)的安全保密工作，采取必要的安全措施，防止資產(chǎn)丟失、泄露、被篡改或遭受其他安全威脅，保護公司的商業(yè)機密和敏感信息。4.成本效益原則在多媒體資產(chǎn)的采購、使用和管理過程中，充分考慮成本效益因素，合理控制資產(chǎn)采購數(shù)量和使用成本，提高資產(chǎn)的使用效率和回報率。二、管理職責(zé)（一）資產(chǎn)管理部門1.制定和完善制度負責(zé)制定和修訂公司多媒體資產(chǎn)管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.資產(chǎn)登記與清查建立多媒體資產(chǎn)臺賬，詳細記錄資產(chǎn)的名稱、型號、規(guī)格、購置時間、使用部門、使用人等信息，并定期組織資產(chǎn)清查，確保賬實相符。3.采購與調(diào)配根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，負責(zé)多媒體資產(chǎn)的采購計劃制定、采購流程執(zhí)行以及資產(chǎn)在各部門之間的調(diào)配工作，確保資產(chǎn)的合理配置。4.維護與保養(yǎng)組織或委托專業(yè)機構(gòu)對多媒體資產(chǎn)進行定期維護和保養(yǎng)，確保資產(chǎn)的正常運行，延長資產(chǎn)使用壽命。5.報廢處置按照規(guī)定的程序?qū)髲U的多媒體資產(chǎn)進行鑒定、審批和處置，確保資產(chǎn)處置的合規(guī)性和合理性。（二）使用部門1.資產(chǎn)領(lǐng)用與歸還負責(zé)本部門多媒體資產(chǎn)的領(lǐng)用、使用和歸還工作，指定專人負責(zé)資產(chǎn)的日常管理，并確保資產(chǎn)的安全和完整。2.使用培訓(xùn)與監(jiān)督組織本部門員工參加多媒體資產(chǎn)使用培訓(xùn)，提高員工的操作技能和安全意識，并對員工的使用情況進行監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和糾正違規(guī)行為。3.需求反饋根據(jù)本部門業(yè)務(wù)發(fā)展需要，及時向資產(chǎn)管理部門反饋多媒體資產(chǎn)的需求信息，協(xié)助資產(chǎn)管理部門做好資產(chǎn)的采購和調(diào)配工作。（三）使用人員1.規(guī)范操作嚴格按照操作規(guī)程使用多媒體資產(chǎn)，不得擅自拆卸、改裝或更換資產(chǎn)部件，確保資產(chǎn)的正常運行和數(shù)據(jù)安全。2.安全保護妥善保管多媒體資產(chǎn)，做好資產(chǎn)的防盜、防潮、防火、防蟲等工作，防止資產(chǎn)損壞或丟失。在使用過程中發(fā)現(xiàn)資產(chǎn)故障或異常情況，應(yīng)及時報告本部門負責(zé)人和資產(chǎn)管理部門。3.信息保密對涉及公司商業(yè)機密和敏感信息的多媒體資產(chǎn)，嚴格遵守公司的保密制度，不得私自傳播、復(fù)制或泄露相關(guān)信息。三、多媒體資產(chǎn)采購管理（一）采購申請1.需求提出各部門根據(jù)業(yè)務(wù)工作需要，填寫《多媒體資產(chǎn)采購申請表》，詳細說明采購資產(chǎn)的名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)計采購時間等信息，并提交部門負責(zé)人審核。2.部門審核部門負責(zé)人對采購申請進行審核，重點審查采購需求的合理性、必要性以及預(yù)算的可行性。審核通過后，簽字確認并提交資產(chǎn)管理部門。（二）采購審批1.預(yù)算審核資產(chǎn)管理部門收到采購申請后，首先對采購項目進行預(yù)算審核。如采購預(yù)算超出部門或公司預(yù)算范圍，需按照公司預(yù)算管理相關(guān)規(guī)定進行調(diào)整或重新申報。2.流程審批經(jīng)預(yù)算審核通過后，資產(chǎn)管理部門將采購申請?zhí)峤还鞠嚓P(guān)領(lǐng)導(dǎo)進行審批。審批流程根據(jù)采購資產(chǎn)的金額大小和重要性按照公司既定的審批權(quán)限執(zhí)行。（三）采購實施1.供應(yīng)商選擇資產(chǎn)管理部門根據(jù)審批通過的采購申請，通過招標、詢價、談判等方式選擇合格的供應(yīng)商。在選擇供應(yīng)商時，應(yīng)綜合考慮供應(yīng)商的信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、售后服務(wù)等因素，確保采購到性價比高的多媒體資產(chǎn)。2.合同簽訂與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括資產(chǎn)的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標準、售后服務(wù)等條款。合同簽訂后，應(yīng)及時將合同副本提交財務(wù)部門備案。3.到貨驗收資產(chǎn)到貨前，資產(chǎn)管理部門應(yīng)通知使用部門做好驗收準備工作。資產(chǎn)到貨時，由資產(chǎn)管理部門、使用部門和供應(yīng)商共同進行驗收。驗收內(nèi)容包括資產(chǎn)的數(shù)量、規(guī)格、型號、外觀、質(zhì)量等是否與合同一致，隨機附件、資料是否齊全等。驗收合格后，填寫《多媒體資產(chǎn)驗收單》，各方簽字確認。如發(fā)現(xiàn)資產(chǎn)存在質(zhì)量問題或與合同不符，應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決。四、多媒體資產(chǎn)使用管理（一）領(lǐng)用登記1.領(lǐng)用流程使用部門憑經(jīng)審批的《多媒體資產(chǎn)采購申請表》到資產(chǎn)管理部門辦理資產(chǎn)領(lǐng)用手續(xù)。資產(chǎn)管理部門根據(jù)申請表發(fā)放資產(chǎn)，并填寫《多媒體資產(chǎn)領(lǐng)用登記表》，詳細記錄資產(chǎn)的領(lǐng)用時間、使用部門、使用人、資產(chǎn)名稱、型號、規(guī)格等信息，由領(lǐng)用人和發(fā)放人簽字確認。2.責(zé)任人指定使用部門應(yīng)指定專人作為本部門多媒體資產(chǎn)的責(zé)任人，負責(zé)資產(chǎn)的日常管理和維護工作。責(zé)任人如有變動，應(yīng)及時到資產(chǎn)管理部門辦理變更手續(xù)。（二）使用規(guī)范1.操作培訓(xùn)使用部門在資產(chǎn)領(lǐng)用時，應(yīng)對使用人員進行必要的操作培訓(xùn)，確保使用人員熟悉資產(chǎn)的性能、操作規(guī)程和注意事項。使用人員應(yīng)嚴格按照操作規(guī)程使用多媒體資產(chǎn)，不得擅自更改設(shè)備設(shè)置或進行違規(guī)操作。2.使用記錄使用人員應(yīng)做好多媒體資產(chǎn)的使用記錄，包括使用時間、使用內(nèi)容、運行情況等。使用記錄應(yīng)定期整理并提交給部門負責(zé)人，以便及時發(fā)現(xiàn)和解決資產(chǎn)使用過程中出現(xiàn)的問題。3.信息安全使用人員在使用多媒體資產(chǎn)過程中，應(yīng)嚴格遵守公司的信息安全制度，保護公司的商業(yè)機密和敏感信息。不得在未經(jīng)授權(quán)的情況下將公司的多媒體資產(chǎn)用于個人目的或泄露給外部人員。（三）歸還管理1.歸還申請使用完畢后，使用部門應(yīng)及時填寫《多媒體資產(chǎn)歸還申請表》，通知資產(chǎn)管理部門安排資產(chǎn)歸還事宜。申請表應(yīng)注明資產(chǎn)的名稱、型號、規(guī)格、歸還原因、預(yù)計歸還時間等信息，并由部門負責(zé)人簽字確認。2.歸還驗收資產(chǎn)管理部門收到歸還申請后，組織相關(guān)人員對歸還的多媒體資產(chǎn)進行驗收。驗收內(nèi)容包括資產(chǎn)的外觀、性能、運行狀況、附件及資料是否齊全等。如發(fā)現(xiàn)資產(chǎn)有損壞或丟失情況，應(yīng)按照規(guī)定追究使用部門和責(zé)任人的責(zé)任。驗收合格后，在《多媒體資產(chǎn)領(lǐng)用登記表》上注明歸還時間，并由歸還人和驗收人簽字確認。五、多媒體資產(chǎn)存儲管理（一）存儲方式1.集中存儲對于重要的多媒體資產(chǎn)，應(yīng)采用集中存儲的方式，建立專門的存儲服務(wù)器或存儲系統(tǒng)，進行統(tǒng)一管理和備份。集中存儲可以提高數(shù)據(jù)的安全性和可訪問性，便于數(shù)據(jù)的共享和維護。2.分類存儲根據(jù)多媒體資產(chǎn)的類型、用途、時間等因素進行分類存儲，建立清晰的目錄結(jié)構(gòu)，便于查找和管理。例如，可以按照圖片、視頻、音頻、文檔等類別分別存儲，并在每個類別下按照項目、時間等進一步細分。（二）存儲安全1.訪問控制設(shè)置嚴格的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問多媒體資產(chǎn)存儲系統(tǒng)。根據(jù)員工的工作職責(zé)和業(yè)務(wù)需求，分配不同的訪問級別，確保敏感信息的安全性。2.數(shù)據(jù)備份定期對多媒體資產(chǎn)進行數(shù)據(jù)備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，如外部硬盤、磁帶庫或云端存儲等，以防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。備份頻率應(yīng)根據(jù)數(shù)據(jù)的重要性和變化情況合理確定，一般重要數(shù)據(jù)應(yīng)每天備份，關(guān)鍵數(shù)據(jù)應(yīng)實時備份。3.安全防護采取必要的安全防護措施，如安裝防火墻、殺毒軟件、入侵檢測系統(tǒng)等，防止存儲系統(tǒng)受到網(wǎng)絡(luò)攻擊、病毒感染或其他安全威脅。定期對存儲系統(tǒng)進行安全檢查和漏洞掃描，及時修復(fù)發(fā)現(xiàn)的問題。六、多媒體資產(chǎn)維護管理（一）日常維護1.使用人員自查使用人員在每次使用多媒體資產(chǎn)前，應(yīng)進行簡單的自查，包括設(shè)備外觀是否完好、連接是否正常、運行是否順暢等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時報告部門負責(zé)人和資產(chǎn)管理部門。2.定期巡檢資產(chǎn)管理部門應(yīng)定期組織對多媒體資產(chǎn)進行巡檢，檢查資產(chǎn)的運行狀況、性能指標、軟件更新等情況。巡檢周期根據(jù)資產(chǎn)的類型和使用頻率確定，一般每月或每季度進行一次全面巡檢。（二）故障維修1.故障報告使用人員在使用過程中發(fā)現(xiàn)多媒體資產(chǎn)出現(xiàn)故障，應(yīng)立即停止使用，并及時報告本部門負責(zé)人和資產(chǎn)管理部門。報告內(nèi)容應(yīng)包括故障現(xiàn)象、發(fā)生時間、可能原因等信息。2.維修安排資產(chǎn)管理部門接到故障報告后，應(yīng)及時評估故障情況，確定維修方式。對于一般性故障，可安排內(nèi)部技術(shù)人員進行維修；對于復(fù)雜故障或需要專業(yè)技術(shù)支持的，應(yīng)聯(lián)系設(shè)備供應(yīng)商或?qū)I(yè)維修機構(gòu)進行維修。3.維修記錄維修過程中應(yīng)做好詳細的維修記錄，包括故障現(xiàn)象、維修時間、維修內(nèi)容、更換部件等信息。維修記錄應(yīng)作為資產(chǎn)維護檔案的重要組成部分，以便日后查詢和參考。（三）軟件更新1.更新計劃資產(chǎn)管理部門應(yīng)根據(jù)多媒體資產(chǎn)所使用軟件的發(fā)布情況和安全漏洞信息，制定軟件更新計劃。更新計劃應(yīng)明確更新的軟件名稱、版本號、更新時間、更新內(nèi)容等信息，并提前通知相關(guān)使用部門和人員。2.更新實施在軟件更新前，應(yīng)做好數(shù)據(jù)備份工作，防止更新過程中出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失或損壞。更新過程中應(yīng)嚴格按照軟件供應(yīng)商提供的更新指南進行操作，確保更新的順利進行。更新完成后，應(yīng)對更新后的軟件進行測試，確保其功能正常。七、多媒體資產(chǎn)處置管理（一）報廢鑒定1.定期評估資產(chǎn)管理部門定期對多媒體資產(chǎn)進行清查和評估，根據(jù)資產(chǎn)的使用年限、技術(shù)狀況、性能指標等因素，確定資產(chǎn)是否達到報廢標準。對于已達到報廢標準或無法正常使用且維修成本過高的資產(chǎn)，應(yīng)提出報廢申請。2.技術(shù)鑒定對于擬報廢的多媒體資產(chǎn)，由資產(chǎn)管理部門組織相關(guān)技術(shù)人員進行技術(shù)鑒定，確認資產(chǎn)確實無法修復(fù)或繼續(xù)使用。技術(shù)鑒定報告應(yīng)詳細說明資產(chǎn)的報廢原因、技術(shù)狀況等信息。（二）報廢審批1.申請?zhí)峤毁Y產(chǎn)管理部門根據(jù)報廢鑒定結(jié)果，填寫《多媒體資產(chǎn)報廢申請表》，詳細說明資產(chǎn)的名稱、型號、規(guī)格、購置時間、報廢原因、已使用年限等信息，并附上技術(shù)鑒定報告，提交公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進行審批。2.審批流程報廢申請的審批流程根據(jù)資產(chǎn)的金額大小和重要性按照公司既定的審批權(quán)限執(zhí)行。經(jīng)審批通過后，方可進行報廢處置。（三）報廢處置1.處置方式選擇報廢的多媒體資產(chǎn)可以采用出售、捐贈、拆解、銷毀等方式進行處置。處置方式的選擇應(yīng)根據(jù)資產(chǎn)的實際情況和公司的相關(guān)規(guī)定進行，確保資產(chǎn)處置的合規(guī)性和合理性。2.處置實施對于出售或捐贈的報廢資產(chǎn)，應(yīng)按照公司的相關(guān)規(guī)定辦理相應(yīng)的手續(xù)，確保資產(chǎn)處置過程的公開、透明。對于拆解或銷毀的報廢資產(chǎn)，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)督實施，確保資產(chǎn)處置徹底，防止資產(chǎn)流入非法渠道。3.處置記錄做好報廢資產(chǎn)處置記錄，包括處置時間、處置方式、處置價格（如有）、接收單位（如有）等信息。處置記錄應(yīng)作為資產(chǎn)檔案的重要組成部分，長期保存。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計公司內(nèi)部審計部門定期對多媒體資產(chǎn)管理制度的執(zhí)行情況進行審計，檢查資產(chǎn)管理部門、使用部門和使用人員是否按照制度規(guī)定履行職責(zé)，資產(chǎn)的采購、使用、存儲、維護和處置等環(huán)節(jié)是否合規(guī)。審計過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）日常檢查資產(chǎn)管理部門應(yīng)加強對多媒體資產(chǎn)的日常檢查工作，不定期對各部門的資產(chǎn)使用情況進行抽查，檢查資產(chǎn)的使用記錄、維護情況、安全狀況等。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時要求相關(guān)部門和人員進行整改，