外購?fù)鈪f(xié)件管理制度一、總則（一）目的為加強公司外購?fù)鈪f(xié)件的管理，規(guī)范外購?fù)鈪f(xié)業(yè)務(wù)流程，確保外購?fù)鈪f(xié)件的質(zhì)量、交期和成本符合公司要求，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有外購?fù)鈪f(xié)件的采購、外協(xié)加工及相關(guān)管理活動。（三）職責(zé)分工1.采購部門負(fù)責(zé)外購?fù)鈪f(xié)件供應(yīng)商的開發(fā)、評估、選擇和管理。制定采購計劃，下達(dá)采購訂單，跟蹤采購進(jìn)度，確保按時到貨。負(fù)責(zé)采購合同的簽訂、執(zhí)行和變更管理。與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，處理采購過程中的問題和糾紛。2.技術(shù)部門提供外購?fù)鈪f(xié)件的技術(shù)要求和圖紙，參與供應(yīng)商的技術(shù)評審。對外購?fù)鈪f(xié)件的質(zhì)量進(jìn)行檢驗和驗收，提出質(zhì)量改進(jìn)意見。協(xié)助解決采購過程中的技術(shù)問題。3.質(zhì)量部門制定外購?fù)鈪f(xié)件的檢驗標(biāo)準(zhǔn)和檢驗流程。對外購?fù)鈪f(xié)件進(jìn)行進(jìn)貨檢驗和試驗，確保質(zhì)量符合要求。對不合格品進(jìn)行評審和處理，跟蹤整改情況。參與供應(yīng)商的質(zhì)量評估和管理。4.生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計劃，提出外購?fù)鈪f(xié)件的需求計劃。協(xié)助采購部門進(jìn)行供應(yīng)商的選擇和評估。負(fù)責(zé)外購?fù)鈪f(xié)件的到貨接收和入庫管理。反饋外購?fù)鈪f(xié)件在生產(chǎn)過程中的質(zhì)量問題和使用情況。5.財務(wù)部門負(fù)責(zé)審核采購合同的付款條款，辦理采購付款手續(xù)。對外購?fù)鈪f(xié)件的成本進(jìn)行核算和分析，提供成本控制建議。參與供應(yīng)商的價格談判和成本評估。二、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商開發(fā)1.采購部門應(yīng)根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營需求，通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商信息庫。2.對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，評估其生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制水平、價格水平、交貨期、售后服務(wù)等方面的情況。3.對于符合基本要求的供應(yīng)商，采購部門組織相關(guān)部門進(jìn)行實地考察，填寫《供應(yīng)商考察報告》。4.技術(shù)部門對外購?fù)鈪f(xié)件的技術(shù)要求和圖紙進(jìn)行交底，確保供應(yīng)商能夠理解并滿足要求。5.質(zhì)量部門對供應(yīng)商的質(zhì)量管理體系進(jìn)行評估，要求供應(yīng)商提供相關(guān)質(zhì)量認(rèn)證文件。（二）供應(yīng)商評估1.采購部門定期（每年至少一次）對現(xiàn)有供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括質(zhì)量、交期、價格、服務(wù)等方面。2.質(zhì)量部門負(fù)責(zé)提供供應(yīng)商的質(zhì)量評估數(shù)據(jù)，包括進(jìn)貨檢驗合格率、退貨率、質(zhì)量問題投訴等。3.生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)提供供應(yīng)商的交貨期評估數(shù)據(jù)，包括按時交貨率、交貨延遲次數(shù)等。4.采購部門負(fù)責(zé)提供供應(yīng)商的價格評估數(shù)據(jù)，包括采購價格、價格波動情況等。5.各部門根據(jù)評估結(jié)果填寫《供應(yīng)商評估表》，采購部門匯總后進(jìn)行綜合評估，確定供應(yīng)商等級。（三）供應(yīng)商選擇1.根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果，采購部門優(yōu)先選擇等級高、質(zhì)量好、交期準(zhǔn)、價格合理、服務(wù)優(yōu)的供應(yīng)商。2.對于重要的外購?fù)鈪f(xié)件，應(yīng)選擇多家供應(yīng)商進(jìn)行采購，以降低供應(yīng)風(fēng)險。3.采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期、價格、付款方式、售后服務(wù)等條款。（四）供應(yīng)商管理1.采購部門定期與供應(yīng)商溝通，了解其生產(chǎn)經(jīng)營情況，及時解決合作過程中出現(xiàn)的問題。2.質(zhì)量部門定期對供應(yīng)商進(jìn)行質(zhì)量監(jiān)督和檢查，發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題及時通知供應(yīng)商整改，并跟蹤整改情況。3.生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計劃變化及時調(diào)整對外購?fù)鈪f(xié)件的需求，采購部門與供應(yīng)商協(xié)商調(diào)整交貨期和數(shù)量。4.對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予適當(dāng)?shù)莫剟?；對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，采取警告、減少訂單量、暫停合作等措施，直至取消合作資格。三、采購管理（一）采購計劃1.生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計劃，提前[X]天提出外購?fù)鈪f(xié)件的需求計劃，明確規(guī)格型號、數(shù)量、交貨期等要求。2.采購部門根據(jù)需求計劃，結(jié)合庫存情況，制定采購計劃，明確采購品種、數(shù)量、采購時間等。3.采購計劃應(yīng)經(jīng)過相關(guān)部門審核，確保其合理性和可行性。審核通過后的采購計劃作為采購訂單下達(dá)的依據(jù)。（二）采購訂單1.采購部門根據(jù)采購計劃，向選定的供應(yīng)商下達(dá)采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購品種、規(guī)格型號、數(shù)量、交貨期、價格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、包裝要求等內(nèi)容。2.采購訂單下達(dá)后，采購部門應(yīng)及時跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交貨。3.如因生產(chǎn)計劃變更等原因需要變更采購訂單，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，簽訂變更協(xié)議，并確保變更后的訂單得到有效執(zhí)行。（三）采購合同1.采購部門與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購合同應(yīng)包括但不限于以下內(nèi)容：合同雙方的名稱、地址、聯(lián)系方式等。采購品種、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期等。質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方式及標(biāo)準(zhǔn)。付款方式及期限。違約責(zé)任及爭議解決方式。2.采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，如技術(shù)部門、質(zhì)量部門、財務(wù)部門等，以便各部門按照合同要求進(jìn)行工作。3.采購合同執(zhí)行過程中，如發(fā)生糾紛，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決；協(xié)商不成的，可按照合同約定的爭議解決方式進(jìn)行處理。（四）采購成本控制1.采購部門應(yīng)通過市場調(diào)研、供應(yīng)商談判等方式，合理控制采購價格，降低采購成本。2.在采購過程中，應(yīng)充分考慮采購批量、交貨期、付款方式等因素對成本的影響，選擇最優(yōu)的采購方案。3.財務(wù)部門應(yīng)定期對外購?fù)鈪f(xié)件的采購成本進(jìn)行核算和分析，提出成本控制建議，協(xié)助采購部門降低采購成本。四、外協(xié)加工管理（一）外協(xié)加工計劃1.生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計劃，結(jié)合自身生產(chǎn)能力，確定需要外協(xié)加工的零部件清單，明確規(guī)格型號、數(shù)量、加工要求、交貨期等。2.技術(shù)部門對外協(xié)加工零部件的技術(shù)要求和圖紙進(jìn)行交底，確保外協(xié)加工單位能夠理解并滿足要求。3.采購部門根據(jù)外協(xié)加工計劃，選擇合適的外協(xié)加工單位，簽訂外協(xié)加工合同。（二）外協(xié)加工合同1.外協(xié)加工合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括加工品種、規(guī)格型號、數(shù)量、加工價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方式、付款方式等條款。2.合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，如技術(shù)部門、質(zhì)量部門、財務(wù)部門等，以便各部門按照合同要求進(jìn)行工作。3.外協(xié)加工合同執(zhí)行過程中，如發(fā)生糾紛，采購部門應(yīng)及時與外協(xié)加工單位協(xié)商解決；協(xié)商不成的，可按照合同約定的爭議解決方式進(jìn)行處理。（三）外協(xié)加工過程控制1.技術(shù)部門應(yīng)定期對外協(xié)加工單位進(jìn)行技術(shù)指導(dǎo)和監(jiān)督，確保加工過程符合技術(shù)要求。2.質(zhì)量部門應(yīng)制定外協(xié)加工件的檢驗標(biāo)準(zhǔn)和檢驗流程，對外協(xié)加工件進(jìn)行檢驗和試驗，確保質(zhì)量符合要求。3.采購部門應(yīng)定期對外協(xié)加工單位的加工進(jìn)度進(jìn)行跟蹤，及時協(xié)調(diào)解決加工過程中出現(xiàn)的問題，確保按時交貨。（四）外協(xié)加工成本控制1.采購部門應(yīng)通過與外協(xié)加工單位談判等方式，合理控制外協(xié)加工價格，降低外協(xié)加工成本。2.在選擇外協(xié)加工單位時，應(yīng)充分考慮其加工能力、質(zhì)量水平、價格等因素，選擇最優(yōu)的外協(xié)加工單位。3.財務(wù)部門應(yīng)定期對外協(xié)加工成本進(jìn)行核算和分析，提出成本控制建議，協(xié)助采購部門降低外協(xié)加工成本。五、質(zhì)量控制（一）進(jìn)貨檢驗1.質(zhì)量部門制定外購?fù)鈪f(xié)件的進(jìn)貨檢驗標(biāo)準(zhǔn)和檢驗流程，明確檢驗項目、檢驗方法、檢驗頻次等。2.外購?fù)鈪f(xié)件到貨后，倉庫應(yīng)及時通知質(zhì)量部門進(jìn)行檢驗。質(zhì)量部門按照檢驗標(biāo)準(zhǔn)和流程對外購?fù)鈪f(xié)件進(jìn)行檢驗，填寫《進(jìn)貨檢驗記錄》。3.對于檢驗合格的外購?fù)鈪f(xié)件，質(zhì)量部門出具《進(jìn)貨檢驗合格報告》，倉庫辦理入庫手續(xù)；對于檢驗不合格的外購?fù)鈪f(xié)件，質(zhì)量部門出具《進(jìn)貨檢驗不合格報告》，采購部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商處理。（二）過程檢驗1.在生產(chǎn)過程中，質(zhì)量部門應(yīng)對使用的外購?fù)鈪f(xié)件進(jìn)行定期或不定期的抽檢，確保其質(zhì)量符合要求。2.對于發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題，質(zhì)量部門應(yīng)及時通知生產(chǎn)部門停止使用，并對不合格品進(jìn)行隔離和標(biāo)識。3.采購部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商對不合格品進(jìn)行處理或更換。（三）成品檢驗1.產(chǎn)品生產(chǎn)完成后，質(zhì)量部門按照產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對成品進(jìn)行檢驗，確保成品質(zhì)量符合要求。2.對于檢驗合格的成品，質(zhì)量部門出具《成品檢驗合格報告》，準(zhǔn)予入庫或發(fā)貨；對于檢驗不合格的成品，質(zhì)量部門出具《成品檢驗不合格報告》，生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)對不合格品進(jìn)行返工或報廢處理。（四）質(zhì)量改進(jìn)1.質(zhì)量部門定期對采購的外購?fù)鈪f(xié)件質(zhì)量情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，找出質(zhì)量問題的原因和規(guī)律。2.針對質(zhì)量問題，組織相關(guān)部門召開質(zhì)量分析會議，制定質(zhì)量改進(jìn)措施，并跟蹤措施的執(zhí)行情況。3.采購部門應(yīng)加強對供應(yīng)商的質(zhì)量控制，要求供應(yīng)商采取有效的質(zhì)量改進(jìn)措施，提高外購?fù)鈪f(xié)件的質(zhì)量水平。六、交貨期管理（一）交貨期確認(rèn)1.采購部門在下達(dá)采購訂單或簽訂外協(xié)加工合同時，應(yīng)與供應(yīng)商或外協(xié)加工單位明確交貨期，并要求其簽字確認(rèn)。2.供應(yīng)商或外協(xié)加工單位應(yīng)按照約定的交貨期按時交貨，如因特殊原因需要延遲交貨，應(yīng)提前[X]天通知采購部門，并說明延遲原因和預(yù)計交貨時間。（二）交貨期跟蹤1.采購部門應(yīng)建立交貨期跟蹤臺賬，及時記錄采購訂單或外協(xié)加工合同的執(zhí)行情況，包括預(yù)計交貨期、實際交貨期等。2.定期對交貨期進(jìn)行跟蹤檢查，對于即將到期的訂單或合同，及時提醒供應(yīng)商或外協(xié)加工單位按時交貨。3.如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商或外協(xié)加工單位可能無法按時交貨，采購部門應(yīng)及時與對方溝通協(xié)商，采取措施確保交貨期不受影響。（三）逾期交貨處理1.對于逾期交貨的供應(yīng)商或外協(xié)加工單位，采購部門應(yīng)按照合同約定追究其違約責(zé)任，如扣除違約金、暫停合作等。2.逾期交貨給公司造成損失的，供應(yīng)商或外協(xié)加工單位應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.采購部門應(yīng)及時調(diào)整生產(chǎn)計劃，減少逾期交貨對公司生產(chǎn)經(jīng)營的影響。七、付款管理（一）付款申請1.采購部門在收到供應(yīng)商的發(fā)票和送貨單后，應(yīng)及時核對發(fā)票信息和貨物數(shù)量、質(zhì)量等情況。2.核對無誤后，采購部門填寫《付款申請單》，注明采購訂單號、供應(yīng)商名稱、付款金額、付款方式等內(nèi)容，并附上發(fā)票、送貨單等相關(guān)憑證。3.《付款申請單》經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交財務(wù)部門審核。（二）付款審核1.財務(wù)部門收到《付款申請單》后，對其進(jìn)行審核，主要審核付款金額是否準(zhǔn)確、付款方式是否符合合同約定、相關(guān)憑證是否齊全等。2.如審核通過，財務(wù)部門在《付款申請單》上簽字，并按照公司財務(wù)制度辦理付款手續(xù)；如審核不通過，財務(wù)部門應(yīng)注明原因，退回采購部門重新修改。（三）付款執(zhí)行1.財務(wù)部門根據(jù)審核通過的《付款申請單》，安排資金進(jìn)行付款。付款方式包括支票、匯票、電匯等，具體付款方式按照合同約定執(zhí)行。2.付款完成后，財務(wù)部門應(yīng)及時登記付款臺賬，記錄付款日期、付款金額、付款方式等信息。八、文件管理（一）文件分類1.外購?fù)鈪f(xié)件管理文件主要包括采購合同、外協(xié)加工合同、采購訂單、進(jìn)貨檢驗記錄、成品檢驗記錄、供應(yīng)商評估表、供應(yīng)商考察報告等。2.按照文件的性質(zhì)和用途，將其分為合同文件、訂單文件、檢驗文件、評估文件等類別。（二）文件編號1.為便于文件的識別和管理，對各類文件進(jìn)行統(tǒng)一編號。編號規(guī)則如下：采購合同：CGHT+年份+序號外協(xié)加工合同：WXJGHT+年份+序號采購訂單：CGDD+年份+序號進(jìn)貨檢驗記錄：JH檢驗記錄+年份+序號成品檢驗記錄：CP檢驗記錄+年份+序號供應(yīng)商評估表：GYSPPG+年份+序號供應(yīng)商考察報告：GYSPKC+年份+序號2.序號為三位數(shù)字，從001開始依次編號。（三）文件歸檔1.采購部門負(fù)責(zé)采購合同、采購訂單等文件的收集、整理和歸檔；質(zhì)量部門負(fù)責(zé)進(jìn)貨檢驗記錄、成品