圖文店采購管理制度總則1.目的為了規(guī)范圖文店的采購行為，確保采購工作的高效、有序進(jìn)行，保證所采購物資和服務(wù)的質(zhì)量，降低采購成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于圖文店內(nèi)所有物資和服務(wù)的采購活動(dòng)，包括但不限于紙張、油墨、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、辦公文具、電腦設(shè)備、軟件、廣告制作材料以及各類外包服務(wù)等。3.采購原則按需采購原則：根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需求，合理安排采購計(jì)劃，避免盲目采購和庫存積壓。質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：在滿足業(yè)務(wù)需求的前提下，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商和產(chǎn)品。價(jià)格合理原則：通過市場(chǎng)調(diào)研、詢價(jià)、招標(biāo)等方式，確保采購價(jià)格合理，具有市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應(yīng)商享有平等的參與機(jī)會(huì)。廉潔自律原則：采購人員應(yīng)嚴(yán)格遵守廉潔自律的規(guī)定，不得接受供應(yīng)商的賄賂、回扣或其他不正當(dāng)利益。采購流程1.需求申請(qǐng)各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《采購申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等信息。《采購申請(qǐng)表》需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購部門。2.采購審批采購部門收到《采購申請(qǐng)表》后，對(duì)采購需求進(jìn)行初步審核，核實(shí)需求的合理性和必要性。對(duì)于金額較大或重要的采購項(xiàng)目，采購部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行評(píng)審，形成評(píng)審意見，并報(bào)總經(jīng)理審批。總經(jīng)理根據(jù)評(píng)審意見和公司實(shí)際情況，做出最終審批決定。審批通過的《采購申請(qǐng)表》返回采購部門，作為采購執(zhí)行的依據(jù)。3.供應(yīng)商選擇與管理供應(yīng)商開發(fā)：采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。供應(yīng)商評(píng)估：對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。評(píng)估可采用實(shí)地考察、問卷調(diào)查、樣品測(cè)試、查閱供應(yīng)商歷史業(yè)績(jī)等方式進(jìn)行。供應(yīng)商選擇：根據(jù)評(píng)估結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商。對(duì)于常規(guī)物資和服務(wù)的采購，可選擇多家供應(yīng)商進(jìn)行比價(jià)采購；對(duì)于關(guān)鍵物資和重要服務(wù)的采購，應(yīng)選擇具有較強(qiáng)實(shí)力和良好信譽(yù)的供應(yīng)商，并簽訂合作協(xié)議。供應(yīng)商管理：建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、合作歷史、評(píng)估結(jié)果等內(nèi)容。定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行跟蹤評(píng)估，根據(jù)評(píng)估結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商合作策略，如增加或減少采購份額、暫停合作等。4.采購執(zhí)行詢價(jià)與報(bào)價(jià)：采購人員向選定的供應(yīng)商發(fā)送詢價(jià)單，要求供應(yīng)商提供產(chǎn)品或服務(wù)的報(bào)價(jià)。詢價(jià)單應(yīng)明確采購物資或服務(wù)的詳細(xì)規(guī)格、數(shù)量、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式等要求。比價(jià)與議價(jià)：采購人員收集多家供應(yīng)商的報(bào)價(jià)后，進(jìn)行比價(jià)分析。對(duì)于價(jià)格差異較大的項(xiàng)目，應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行議價(jià)，爭(zhēng)取更優(yōu)惠的價(jià)格。合同簽訂：確定中標(biāo)供應(yīng)商后，采購人員與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。合同簽訂前，需經(jīng)法務(wù)部門審核，確保合同的合法性和有效性。5.采購驗(yàn)收到貨通知：采購合同簽訂后，采購人員應(yīng)及時(shí)跟蹤采購進(jìn)度，確保供應(yīng)商按時(shí)交貨。貨物到達(dá)前，采購人員應(yīng)通知倉庫管理人員做好收貨準(zhǔn)備，并告知驗(yàn)收人員到貨時(shí)間、地點(diǎn)、貨物名稱、數(shù)量等信息。驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：制定明確的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，包括物資的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等方面。驗(yàn)收人員應(yīng)按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)采購物資進(jìn)行逐一驗(yàn)收，確保貨物符合要求。驗(yàn)收流程：驗(yàn)收人員在收到貨物后，應(yīng)首先核對(duì)送貨單與采購合同的一致性，然后對(duì)貨物進(jìn)行外觀檢查和數(shù)量清點(diǎn)。對(duì)于需要進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)的物資，應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗(yàn)。驗(yàn)收合格的物資，驗(yàn)收人員應(yīng)在送貨單上簽字確認(rèn)，并辦理入庫手續(xù)；驗(yàn)收不合格的物資，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商更換或處理。6.付款結(jié)算發(fā)票審核：采購人員收到供應(yīng)商開具的發(fā)票后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實(shí)性、合法性、準(zhǔn)確性，發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與采購合同和送貨單一致。付款申請(qǐng)：采購人員根據(jù)采購合同和驗(yàn)收情況，填寫《付款申請(qǐng)表》，注明供應(yīng)商名稱、采購項(xiàng)目、合同金額、已付款金額、本次申請(qǐng)付款金額等信息?！陡犊钌暾?qǐng)表》需經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門審核簽字后，提交至總經(jīng)理審批。付款執(zhí)行：總經(jīng)理審批通過后，財(cái)務(wù)部門按照合同約定的付款方式和時(shí)間，辦理付款手續(xù)。付款完成后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理，并將付款憑證存檔。采購預(yù)算管理1.預(yù)算編制采購部門應(yīng)根據(jù)公司年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和業(yè)務(wù)需求，編制年度采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)包括各類物資和服務(wù)的采購項(xiàng)目、預(yù)計(jì)采購金額、采購時(shí)間等內(nèi)容。采購預(yù)算編制過程中，應(yīng)充分考慮市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)、業(yè)務(wù)發(fā)展變化等因素，確保預(yù)算的合理性和準(zhǔn)確性。年度采購預(yù)算編制完成后，經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核、總經(jīng)理審批后，作為公司年度預(yù)算的一部分下達(dá)執(zhí)行。2.預(yù)算執(zhí)行與控制采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照采購預(yù)算執(zhí)行采購任務(wù)，不得隨意突破預(yù)算。如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)按照預(yù)算編制和審批程序進(jìn)行申請(qǐng)和調(diào)整。財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)采購預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行過程中的偏差，并采取有效措施進(jìn)行糾正。采購人員在采購過程中，應(yīng)嚴(yán)格控制采購成本，確保采購價(jià)格不超過預(yù)算范圍。對(duì)于超預(yù)算采購的項(xiàng)目，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行審批，并說明原因。采購風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估采購部門應(yīng)定期對(duì)采購過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和評(píng)估，如供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)、市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)等。風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估可采用定性和定量相結(jié)合的方法，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度進(jìn)行分析和評(píng)價(jià)。2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。對(duì)于供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)，可通過選擇信譽(yù)良好的供應(yīng)商、簽訂詳細(xì)的合同條款、加強(qiáng)供應(yīng)商管理等方式進(jìn)行防范；對(duì)于質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)嚴(yán)格驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)質(zhì)量檢驗(yàn)，選擇質(zhì)量可靠的供應(yīng)商；對(duì)于價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)，可采用套期保值、簽訂長(zhǎng)期合同、關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)等方式進(jìn)行應(yīng)對(duì)；對(duì)于市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)加強(qiáng)市場(chǎng)調(diào)研和分析，及時(shí)調(diào)整采購策略。3.風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與預(yù)警建立風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，定期對(duì)采購風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行監(jiān)控和預(yù)警。采購人員應(yīng)及時(shí)關(guān)注供應(yīng)商的經(jīng)營(yíng)狀況、市場(chǎng)價(jià)格變化等信息，發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)跡象及時(shí)報(bào)告，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)采購風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控情況，及時(shí)調(diào)整財(cái)務(wù)策略，確保公司資金安全。采購人員行為規(guī)范1.職業(yè)道德采購人員應(yīng)遵守國家法律法規(guī)和公司各項(xiàng)規(guī)章制度，誠實(shí)守信，廉潔奉公。不得利用職務(wù)之便謀取私利，不得接受供應(yīng)商的賄賂、回扣或其他不正當(dāng)利益。保守公司商業(yè)秘密，不得泄露采購信息和供應(yīng)商信息。2.工作紀(jì)律采購人員應(yīng)按時(shí)上下班，不得遲到早退。工作時(shí)間內(nèi)不得擅自離崗、串崗或從事與工作無關(guān)的事情。嚴(yán)格遵守采購流程和審批制度，不得擅自簡(jiǎn)化或省略采購環(huán)節(jié)。積極主動(dòng)地完成采購任務(wù)，不得推諉扯皮、敷衍了事。3.業(yè)務(wù)能力采購人員應(yīng)不斷學(xué)習(xí)和掌握采購業(yè)務(wù)知識(shí)，提高業(yè)務(wù)水平和工作能力。熟悉市場(chǎng)行情和供應(yīng)商情況，能夠準(zhǔn)確判斷采購物資的質(zhì)量和價(jià)格。具備良好的溝通協(xié)調(diào)能力和談判技巧，能夠與供應(yīng)商進(jìn)行有效的溝通和協(xié)商。監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機(jī)制建立采購監(jiān)督機(jī)制，對(duì)采購過程進(jìn)行全程監(jiān)督。采購部門內(nèi)部應(yīng)設(shè)立專人負(fù)責(zé)采購監(jiān)督工作，定期對(duì)采購項(xiàng)目進(jìn)行檢查和評(píng)估。財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)采購資金的管理和監(jiān)督，確保采購資金的合理使用和安全。審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)采購業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)，檢查采購制度的執(zhí)行情況、采購流程的合規(guī)性、采購成本的合理性等方面，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。2.考核制度制定采購人員考核制度，對(duì)采購人員的工作業(yè)績(jī)、工作態(tài)度、業(yè)務(wù)能力等方面進(jìn)行考核?？己酥笜?biāo)包括采購任務(wù)完成情況、采購成本控