國土所公文管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)國土所公文管理，確保公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高公文質(zhì)量和辦理效率，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和上級部門的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合國土所實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于國土所在工作中形成、使用和處理的各類公文，包括但不限于請示、報(bào)告、通知、通報(bào)、函、會議紀(jì)要等。（三）基本原則1.準(zhǔn)確規(guī)范原則公文的格式、內(nèi)容和處理程序應(yīng)符合國家法律法規(guī)、上級部門規(guī)定和本制度要求，確保公文準(zhǔn)確傳達(dá)意圖，避免出現(xiàn)差錯(cuò)。2.及時(shí)高效原則公文處理應(yīng)做到及時(shí)、迅速，嚴(yán)格按照規(guī)定的時(shí)限要求辦理，提高工作效率，確保政令暢通。3.安全保密原則嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，加強(qiáng)公文的保密管理，防止公文泄露，確保國家秘密和內(nèi)部信息安全。4.精簡實(shí)用原則精簡公文數(shù)量，嚴(yán)格控制發(fā)文規(guī)格，注重公文內(nèi)容的針對性和實(shí)用性，切實(shí)提高工作效能。二、公文種類（一）請示適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。（二）報(bào)告適用于向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，回復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。（三）通知適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。（四）通報(bào)適用于表彰先進(jìn)、批評錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況。（五）函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。（六）會議紀(jì)要適用于記載會議主要情況和議定事項(xiàng)。三、公文格式（一）一般格式公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等組成。1.份號公文印制份數(shù)的順序號。涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號。2.密級和保密期限公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)涉密程度分別標(biāo)注“絕密”“機(jī)密”“秘密”和保密期限。3.緊急程度公文送達(dá)和辦理的時(shí)限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特急”“加急”，電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特提”“特急”“加急”“平急”。4.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文時(shí)，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志可以并用聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，也可以單獨(dú)用主辦機(jī)關(guān)名稱。5.發(fā)文字號由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文時(shí)，使用主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號。6.簽發(fā)人上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。7.標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成。8.主送機(jī)關(guān)公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。9.正文公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。10.附件說明公文附件的順序號和名稱。11.發(fā)文機(jī)關(guān)署名署發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。12.成文日期署會議通過或者發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時(shí)，署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。13.印章公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，并與署名機(jī)關(guān)相符。有特定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報(bào)可以不加蓋印章。14.附注公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說明的事項(xiàng)。15.附件公文正文的說明、補(bǔ)充或者參考資料。16.抄送機(jī)關(guān)除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。17.印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期公文的送印機(jī)關(guān)和送印日期。（二）特定格式1.信函格式發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱，居中排布，上邊緣至上頁邊為30mm，推薦使用紅色小標(biāo)宋體字。聯(lián)合行文時(shí)，使用主辦機(jī)關(guān)標(biāo)志。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下4mm處印一條紅色雙線（上粗下細(xì)），距下頁邊20mm處印一條紅色雙線（上細(xì)下粗），線長均為170mm，居中排布。如需標(biāo)注份號、密級和保密期限、緊急程度，應(yīng)當(dāng)頂格居版心左邊緣編排在第一條紅色雙線下，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列，第一個(gè)要素與該線的距離為3號漢字高度的7/8。發(fā)文字號頂格居版心右邊緣編排在第一條紅色雙線下，與該線的距離為3號漢字高度的7/8。標(biāo)題居中編排，與其上最后一個(gè)要素相距二行。第二條紅色雙線上一行如有文字，與該線的距離為3號漢字高度的7/8。首頁不顯示頁碼。版記不加印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、分隔線，位于公文最后一面版心內(nèi)最下方。2.命令（令）格式發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱加“命令”或“令”字組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為20mm，推薦使用紅色小標(biāo)宋體字。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行居中編排令號，令號下空二行編排正文。簽發(fā)人職務(wù)、姓名標(biāo)注在正文右下方，簽發(fā)人職務(wù)居上，姓名居下。正文下一行右空4字編排成文日期。3.紀(jì)要格式紀(jì)要標(biāo)志由“XXXXX紀(jì)要”組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用紅色小標(biāo)宋體字。標(biāo)注出席人員名單，一般用3號黑體字，在正文或附件說明下空一行左空2字編排“出席”二字，后標(biāo)全角冒號，冒號后用3號仿宋體字標(biāo)注出席人單位、姓名，回行時(shí)與冒號后的首字對齊。標(biāo)注請假和列席人員名單，除依次另起一行并將“出席”二字改為“請假”或“列席”外，編排方法同出席人員名單。紀(jì)要格式可以根據(jù)實(shí)際制定。四、行文規(guī)則（一）一般規(guī)則1.國土所行文應(yīng)當(dāng)確有必要，講求實(shí)效，注重針對性和可操作性。2.行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。一般不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送被越過的機(jī)關(guān)。3.向上級機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)則：（1）原則上主送一個(gè)上級機(jī)關(guān)，根據(jù)需要同時(shí)抄送相關(guān)上級機(jī)關(guān)和同級機(jī)關(guān)，不抄送下級機(jī)關(guān)。（2）黨委、政府的部門向上級主管部門請示、報(bào)告重大事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)經(jīng)本級黨委、政府同意或者授權(quán)；屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)應(yīng)當(dāng)直接報(bào)送上級主管部門。（3）下級機(jī)關(guān)的請示事項(xiàng)，如需以本機(jī)關(guān)名義向上級機(jī)關(guān)請示，應(yīng)當(dāng)提出傾向性意見后上報(bào)，不得原文轉(zhuǎn)報(bào)上級機(jī)關(guān)。（4）請示應(yīng)當(dāng)一文一事。不得在報(bào)告等非請示性公文中夾帶請示事項(xiàng)。（5）除上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦事項(xiàng)外，不得以本機(jī)關(guān)名義向上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送公文，不得以本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人名義向上級機(jī)關(guān)報(bào)送公文。（6）受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向一個(gè)上級機(jī)關(guān)行文，必要時(shí)抄送另一個(gè)上級機(jī)關(guān)。4.向下級機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)則：（1）主送受理機(jī)關(guān)，根據(jù)需要抄送相關(guān)機(jī)關(guān)。重要行文應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送發(fā)文機(jī)關(guān)的直接上級機(jī)關(guān)。（2）黨委、政府的辦公廳（室）根據(jù)本級黨委、政府授權(quán)，可以向下級黨委、政府行文，其他部門和單位不得向下級黨委、政府發(fā)布指令性公文或者在公文中向下級黨委、政府提出指令性要求。需經(jīng)政府審批的具體事項(xiàng)，經(jīng)政府同意后可以由政府職能部門行文，文中須注明已經(jīng)政府同意。（3）黨委、政府的部門在各自職權(quán)范圍內(nèi)可以向下級黨委、政府的相關(guān)部門行文。（4）涉及多個(gè)部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，部門之間未協(xié)商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上級機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)責(zé)令其糾正或者撤銷。（5）上級機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機(jī)關(guān)行文，必要時(shí)抄送該下級機(jī)關(guān)的另一個(gè)上級機(jī)關(guān)。5.同級機(jī)關(guān)或者不相隸屬機(jī)關(guān)之間行文，應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)則：（1）行文方向一般為平行文，但有隸屬關(guān)系或業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系的機(jī)關(guān)之間可以根據(jù)工作需要行文。（2）同級黨政機(jī)關(guān)、黨政機(jī)關(guān)與其他同級機(jī)關(guān)必要時(shí)可以聯(lián)合行文。屬于黨委、政府各自職權(quán)范圍內(nèi)的工作，不得聯(lián)合行文。（3）聯(lián)合行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)確有必要，且單位不宜過多。（4）聯(lián)合行文時(shí)，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志可以并用聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，也可以單獨(dú)用主辦機(jī)關(guān)名稱。如需同時(shí)標(biāo)注聯(lián)署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，一般應(yīng)當(dāng)將主辦機(jī)關(guān)名稱排列在前；如有“文件”二字，應(yīng)當(dāng)置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，以聯(lián)署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱為準(zhǔn)上下居中排布。（二）特殊情況行文1.遇有重大緊急情況，如自然災(zāi)害、事故災(zāi)難、公共衛(wèi)生事件、社會安全事件等，需要迅速傳達(dá)指示、部署工作的，可以采用特急件形式行文。2.與上級機(jī)關(guān)溝通重要事項(xiàng)、請求支持或匯報(bào)重大工作進(jìn)展的，可根據(jù)實(shí)際情況選擇適當(dāng)?shù)男形姆绞?，如請示、?bào)告等。3.與其他部門協(xié)調(diào)工作、商洽事務(wù)時(shí)，使用函進(jìn)行行文，確保溝通順暢、規(guī)范。五、發(fā)文辦理（一）草擬1.公文起草應(yīng)符合國家法律法規(guī)和方針政策，完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接。2.內(nèi)容應(yīng)觀點(diǎn)明確、條理清晰、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、表述準(zhǔn)確、文字精煉、標(biāo)點(diǎn)正確。3.涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，起草單位必須主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，主辦部門的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào)，仍不能取得一致時(shí)，主辦部門可以列明各方理據(jù)，提出建設(shè)性意見，并與有關(guān)部門會簽后報(bào)請上級機(jī)關(guān)協(xié)調(diào)或裁定。4.公文文稿簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由國土所負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：（1）行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準(zhǔn)確。（2）內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)和方針政策；是否完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)意圖；是否同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實(shí)可行。（3）涉及有關(guān)地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否經(jīng)過充分協(xié)商并達(dá)成一致意見。（4）文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準(zhǔn)確；文字、數(shù)字、計(jì)量單位和標(biāo)點(diǎn)符號等用法是否規(guī)范。（5）其他內(nèi)容是否符合公文起草的有關(guān)要求。（二）審核1.國土所負(fù)責(zé)人對文稿審核后，認(rèn)為有必要進(jìn)一步修改完善的，起草人員應(yīng)當(dāng)按照要求進(jìn)行修改。2.經(jīng)審核不宜發(fā)文的公文文稿，應(yīng)當(dāng)退回起草部門并說明理由；符合發(fā)文條件但內(nèi)容需作進(jìn)一步研究和修改的，由起草部門修改后重新報(bào)送。（三）簽發(fā)1.公文應(yīng)當(dāng)經(jīng)本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人審批簽發(fā)。重要公文和上行文由機(jī)關(guān)主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)。2.簽發(fā)人簽發(fā)公文，應(yīng)當(dāng)簽署意見、姓名和完整日期；圈閱或者簽名的，視為同意。聯(lián)合發(fā)文由所有聯(lián)署機(jī)關(guān)的負(fù)責(zé)人會簽。（四）登記1.對已簽發(fā)的公文，辦公室（負(fù)責(zé)公文管理的部門）應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記，登記內(nèi)容包括公文的標(biāo)題、發(fā)文字號、簽發(fā)人、成文日期、印發(fā)范圍、印刷份數(shù)等。2.登記后，辦公室應(yīng)及時(shí)將公文送印制部門印制。（五）印制1.公文印制必須確保質(zhì)量和時(shí)效。涉密公文應(yīng)當(dāng)在符合保密要求的場所印制。2.公文印制完畢，應(yīng)當(dāng)對公文的文字、格式和印刷質(zhì)量進(jìn)行檢查后分發(fā)。（六）核發(fā)1.公文印制完成后，由辦公室對公文的文字、格式、印刷質(zhì)量等進(jìn)行全面核對，確保無誤。2.核對無誤的公文，按照規(guī)定的范圍和份數(shù)進(jìn)行分發(fā)，并做好分發(fā)記錄。六、收文辦理（一）簽收1.收到公文后，辦公室應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)簽收，并對收到的公文逐件清點(diǎn)，核對無誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時(shí)間。2.對注明“親啟”的公文，應(yīng)當(dāng)交收件人本人簽收。（二）登記1.對簽收的公文，辦公室應(yīng)當(dāng)進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括公文的標(biāo)題、發(fā)文字號、來文機(jī)關(guān)、成文日期、密級、份數(shù)、收文時(shí)間等。2.登記后，辦公室應(yīng)及時(shí)將公文送有關(guān)負(fù)責(zé)人閱批。（三）初審1.對收到的公文，辦公室應(yīng)當(dāng)進(jìn)行初審。初審的重點(diǎn)是：是否應(yīng)當(dāng)由本機(jī)關(guān)辦理，是否符合行文規(guī)則，文種、格式是否符合要求，涉及其他地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否已經(jīng)協(xié)商、會簽，是否符合公文起草的其他要求。2.經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文，應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回來文機(jī)關(guān)并說明理由。（四）承辦1.閱知性公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應(yīng)當(dāng)提出擬辦意見報(bào)本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批示或者轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理；需要兩個(gè)以上部門辦理的，應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限。承辦部門對交辦的公文應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理，有明確辦理時(shí)限要求的應(yīng)當(dāng)在規(guī)定時(shí)限內(nèi)辦理完畢。2.承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理，不得延誤、推諉。對不屬于本部門職權(quán)范圍或者不宜由本部門辦理的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回交辦部門并說明理由。3.公文辦理中遇有涉及其他部門職權(quán)的事項(xiàng)，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商；如有分歧，主辦部門主要負(fù)責(zé)人要出面協(xié)調(diào)，如仍不能取得一致，可以報(bào)請上級機(jī)關(guān)協(xié)調(diào)或裁定。（五）傳閱1.根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示和工作需要將公文及時(shí)送傳閱對象閱知或者批示。辦理公文傳閱應(yīng)當(dāng)隨時(shí)掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。2.傳閱公文一般采用輪輻式傳閱的方法進(jìn)行。傳閱完畢后，由傳閱人注明傳閱日期和姓名。（六）催辦1.及時(shí)了解掌握公文的辦理進(jìn)展情況，督促承辦部門按期辦結(jié)。緊急公文或者重要公文應(yīng)當(dāng)由專人負(fù)責(zé)催辦。2.催辦工作應(yīng)根據(jù)公文的緩急程度和辦理要求，適時(shí)提醒承辦部門加快辦理進(jìn)度，確保公文及時(shí)處理。（七）答復(fù)1.公文的辦理結(jié)果應(yīng)當(dāng)及時(shí)答復(fù)來文機(jī)關(guān)，并根據(jù)需要告知相關(guān)單位。2.答復(fù)公文應(yīng)明確、具體、準(zhǔn)確，符合國家法律法規(guī)和政策要求，不得推諉、搪塞。七、公文歸檔（一）歸檔范圍國土所形成的具有保存價(jià)值的公文材料，包括收文、發(fā)文、內(nèi)部文件、會議文件、業(yè)務(wù)文件等，均應(yīng)歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的公文應(yīng)齊全完整，已破損的公文應(yīng)修整，字跡模糊或易褪變的公文應(yīng)復(fù)制。2.歸檔的公文應(yīng)符合檔案整理規(guī)范，按照年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限等進(jìn)行分類整理。3.電子公文應(yīng)與紙質(zhì)公文