咸安區(qū)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)咸安區(qū)檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高檔案管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于咸安區(qū)各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位及其他組織的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映各項(xiàng)工作活動的真實(shí)情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面收集與工作相關(guān)的各類文件、資料，保證檔案內(nèi)容的完整。4.保密性原則：對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。5.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和利用，提高檔案的使用價值。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門咸安區(qū)設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)全區(qū)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)和檔案的集中管理。（二）各單位檔案管理職責(zé)1.各單位應(yīng)明確一名領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，并指定專人負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理、保管和利用等工作。2.負(fù)責(zé)建立健全本單位的檔案管理制度，確保檔案工作的規(guī)范化、制度化。3.按照檔案管理部門的要求，及時將本單位形成的檔案整理歸檔，并移交檔案管理部門。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案的質(zhì)量。3.做好檔案的保管、保護(hù)工作，定期檢查檔案的保管狀況，采取有效措施防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱登記和統(tǒng)計(jì)工作，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，及時催還借出的檔案。5.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為各項(xiàng)工作提供檔案資料支持和服務(wù)。6.參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.反映咸安區(qū)政治、經(jīng)濟(jì)、文化、社會等各方面活動的文件、資料、記錄等。2.各單位在履行職能過程中形成的各類文件、報表、會議記錄、合同協(xié)議、業(yè)務(wù)文件等。3.重大活動、重要項(xiàng)目、突發(fā)事件等形成的專門檔案。4.干部職工的人事檔案、工資檔案、考核檔案等。5.其他具有保存價值的檔案資料。（二）收集要求1.各單位應(yīng)明確檔案收集的責(zé)任人，定期對本單位形成的文件、資料進(jìn)行收集，確保檔案的及時、完整。2.收集的檔案應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，載體應(yīng)符合檔案保管要求。3.對電子文件，應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)、背景信息等相關(guān)資料，并進(jìn)行有效的存儲和管理。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.分類科學(xué)、排列有序、編號規(guī)范、編目準(zhǔn)確。（四）整理方法1.按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征，進(jìn)行分類。一般可分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)工作類、人事管理類、財務(wù)管理類等。2.對每一類檔案，按照一定的順序進(jìn)行排列，編制檔案目錄號、案卷號等。3.對檔案進(jìn)行編目，包括編制卷內(nèi)文件目錄、備考表等，準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容和保管狀況。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.庫房應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，確保檔案存放整齊、有序。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類、編號順序上架存放，便于查找和利用。2.定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。3.對破損、褪色的檔案，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的質(zhì)量。4.建立檔案保管期限表，對檔案進(jìn)行定期鑒定，及時剔除已到保管期限且無保存價值的檔案。（三）安全管理1.加強(qiáng)檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備等。2.嚴(yán)格檔案庫房的出入制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫房。3.做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲等工作，定期進(jìn)行安全檢查，及時消除安全隱患。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本單位工作人員因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱與咸安區(qū)相關(guān)的檔案，須按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。3.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行利用。（二）利用方式1.查閱：本單位工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。外單位查閱檔案，須持單位介紹信，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱期限和用途，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出庫房。2.查閱、借閱檔案時，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、圈劃、污損、抽取、撤換檔案材料。3.查閱、借閱檔案后，應(yīng)及時歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的數(shù)量和完整性。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限表，結(jié)合檔案的實(shí)際情況，對檔案進(jìn)行鑒定。2.對已到保管期限且無保存價值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核后，予以銷毀。3.對涉及重要?dú)v史事件、重要人物等具有永久保存價值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保存。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，編制銷毀清冊，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等。2.銷毀清冊經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人和單位分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，報上級主管部門備案。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的場所進(jìn)行，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同負(fù)責(zé)，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字，并注明銷毀日期。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立咸安區(qū)檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。2.實(shí)現(xiàn)檔案信息的遠(yuǎn)程查詢、借閱和利用，為社會提供便捷的檔案信息服務(wù)。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對館藏檔案進(jìn)行全面數(shù)字化處理，包括掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等，建立檔案數(shù)據(jù)庫。2.系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.安全保障：建立檔案信息安全保障體系，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息管理系統(tǒng)的操作技能，嚴(yán)格按照系統(tǒng)操作規(guī)范進(jìn)行檔案管理工作。2.定期對檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。3.加強(qiáng)檔案信息的安全管理，防止檔案信息泄露、篡改等安全事故的發(fā)生。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)咸安區(qū)檔案管理部門負(fù)責(zé)對全區(qū)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況。3.檔案信息化建設(shè)情況。4.檔案安全管理情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：檔案管理部門每年定期對各單位的檔案管理工作進(jìn)行檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，檔案管理部門不定期對各單位的檔案管理工作進(jìn)行抽查。3.專項(xiàng)檢查：針對檔案管理中的重點(diǎn)問題或重要工作，開展專項(xiàng)檢查。（四）檢查結(jié)果處理1.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應(yīng)及時下達(dá)整