企業(yè)辦公設(shè)備管理制度一、總則1.目的為了加強(qiáng)公司辦公設(shè)備的管理，規(guī)范辦公設(shè)備的采購(gòu)、使用、維護(hù)、報(bào)廢等流程，提高辦公設(shè)備的使用效率，降低辦公成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工及公司內(nèi)所有辦公設(shè)備，包括但不限于電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、投影儀、辦公桌椅、文件柜等。3.管理原則遵循“統(tǒng)一管理、分級(jí)負(fù)責(zé)、合理配置、高效使用、定期維護(hù)、及時(shí)更新”的原則，確保辦公設(shè)備的正常運(yùn)行，滿(mǎn)足公司業(yè)務(wù)發(fā)展的需要。二、管理職責(zé)1.行政部門(mén)負(fù)責(zé)制定和完善辦公設(shè)備管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。負(fù)責(zé)辦公設(shè)備的采購(gòu)、驗(yàn)收、登記、調(diào)配、報(bào)廢等管理工作。定期組織對(duì)辦公設(shè)備進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。負(fù)責(zé)聯(lián)系專(zhuān)業(yè)維修人員對(duì)辦公設(shè)備進(jìn)行維修保養(yǎng)，建立維修檔案。2.使用部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)辦公設(shè)備的日常使用和保管，確保設(shè)備的安全和正常運(yùn)行。配合行政部門(mén)做好辦公設(shè)備的采購(gòu)需求申報(bào)、驗(yàn)收、維修等工作。負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)員工進(jìn)行辦公設(shè)備使用培訓(xùn)，提高員工的操作技能和維護(hù)意識(shí)。3.財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)審核辦公設(shè)備采購(gòu)預(yù)算及費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)，確保費(fèi)用支出的合理性和合規(guī)性。負(fù)責(zé)對(duì)辦公設(shè)備的固定資產(chǎn)進(jìn)行核算和管理。三、辦公設(shè)備采購(gòu)1.采購(gòu)申請(qǐng)各部門(mén)根據(jù)工作需要，填寫(xiě)《辦公設(shè)備采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明設(shè)備名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)金額等信息，并提交至行政部門(mén)。行政部門(mén)對(duì)各部門(mén)提交的采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行匯總審核，結(jié)合公司實(shí)際情況和預(yù)算安排，提出采購(gòu)建議，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.采購(gòu)流程經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，行政部門(mén)按照公司采購(gòu)相關(guān)規(guī)定，通過(guò)招標(biāo)、詢(xún)價(jià)、比價(jià)等方式選擇供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。采購(gòu)合同簽訂前，行政部門(mén)應(yīng)仔細(xì)審核合同條款，確保合同內(nèi)容符合公司要求和法律法規(guī)規(guī)定。合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同副本交財(cái)務(wù)部門(mén)備案。采購(gòu)過(guò)程中，行政部門(mén)應(yīng)跟蹤采購(gòu)進(jìn)度，確保設(shè)備按時(shí)、按質(zhì)、按量到貨。3.驗(yàn)收辦公設(shè)備到貨后，行政部門(mén)應(yīng)組織使用部門(mén)、采購(gòu)人員等相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括設(shè)備的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、外觀(guān)質(zhì)量、技術(shù)性能等。驗(yàn)收合格后，由驗(yàn)收人員在《辦公設(shè)備驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備存在質(zhì)量問(wèn)題或與合同約定不符，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其限期更換或處理。驗(yàn)收合格的辦公設(shè)備，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)，并進(jìn)行登記造冊(cè)，建立固定資產(chǎn)臺(tái)賬。四、辦公設(shè)備使用與保管1.使用登記辦公設(shè)備發(fā)放后，使用部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)設(shè)備的使用登記工作，記錄設(shè)備的領(lǐng)用時(shí)間、使用人、使用情況等信息。使用人員應(yīng)在使用設(shè)備前檢查設(shè)備是否正常，如有問(wèn)題應(yīng)及時(shí)向行政部門(mén)報(bào)告。使用過(guò)程中應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行操作，不得擅自更改設(shè)備設(shè)置或拆卸設(shè)備部件。2.保管責(zé)任使用部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)辦公設(shè)備的日常保管工作，確保設(shè)備擺放整齊、干凈整潔，避免設(shè)備受到損壞或丟失。使用人員應(yīng)妥善保管辦公設(shè)備及相關(guān)資料，下班時(shí)應(yīng)關(guān)閉設(shè)備電源，整理好設(shè)備周邊環(huán)境。如因保管不善導(dǎo)致設(shè)備損壞或丟失，使用人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.借用與歸還因工作需要借用辦公設(shè)備的，借用人員應(yīng)填寫(xiě)《辦公設(shè)備借用申請(qǐng)表》，經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到行政部門(mén)辦理借用手續(xù)。借用期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借用期限的，應(yīng)提前向行政部門(mén)申請(qǐng)。借用人員應(yīng)按時(shí)歸還借用設(shè)備，歸還時(shí)應(yīng)確保設(shè)備完好無(wú)損。行政部門(mén)應(yīng)對(duì)借用設(shè)備進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備損壞或丟失，借用人員應(yīng)照價(jià)賠償。五、辦公設(shè)備維護(hù)與維修1.日常維護(hù)使用人員應(yīng)定期對(duì)辦公設(shè)備進(jìn)行清潔、保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備出現(xiàn)故障或異常情況，應(yīng)及時(shí)向行政部門(mén)報(bào)告。行政部門(mén)應(yīng)定期組織對(duì)辦公設(shè)備進(jìn)行巡檢，檢查設(shè)備的使用情況、維護(hù)記錄等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。2.維修申請(qǐng)辦公設(shè)備出現(xiàn)故障需要維修時(shí)，使用人員應(yīng)填寫(xiě)《辦公設(shè)備維修申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明設(shè)備故障情況及維修要求，提交至行政部門(mén)。行政部門(mén)接到維修申請(qǐng)后，應(yīng)及時(shí)安排專(zhuān)業(yè)維修人員進(jìn)行維修。如遇特殊情況無(wú)法及時(shí)維修的，應(yīng)向使用部門(mén)說(shuō)明原因，并盡快協(xié)調(diào)解決。3.維修記錄維修人員應(yīng)對(duì)每次維修情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括維修時(shí)間、故障原因、維修內(nèi)容、更換部件等信息。維修記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢(xún)。行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)辦公設(shè)備的維修記錄進(jìn)行整理分析，總結(jié)設(shè)備故障規(guī)律，采取相應(yīng)的預(yù)防措施，減少設(shè)備故障的發(fā)生。六、辦公設(shè)備報(bào)廢1.報(bào)廢條件辦公設(shè)備符合下列條件之一的，可申請(qǐng)報(bào)廢：已超過(guò)規(guī)定使用年限，且設(shè)備性能?chē)?yán)重下降，無(wú)法滿(mǎn)足工作需要的；因技術(shù)進(jìn)步或其他原因，現(xiàn)有設(shè)備已被淘汰，且無(wú)使用價(jià)值的；設(shè)備因損壞嚴(yán)重，無(wú)法修復(fù)或修復(fù)成本過(guò)高，不具備維修價(jià)值的；因自然災(zāi)害、意外事故等原因?qū)е略O(shè)備損壞，無(wú)法正常使用的。2.報(bào)廢申請(qǐng)使用部門(mén)認(rèn)為辦公設(shè)備符合報(bào)廢條件的，應(yīng)填寫(xiě)《辦公設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明設(shè)備名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、購(gòu)置時(shí)間、報(bào)廢原因等信息，并提交至行政部門(mén)。行政部門(mén)對(duì)使用部門(mén)提交的報(bào)廢申請(qǐng)進(jìn)行審核，必要時(shí)可組織相關(guān)人員進(jìn)行鑒定。審核通過(guò)后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.報(bào)廢處理經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意報(bào)廢的辦公設(shè)備，行政部門(mén)應(yīng)按照公司資產(chǎn)管理相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。對(duì)于有殘值的設(shè)備，應(yīng)進(jìn)行變賣(mài)或回收處理，變賣(mài)或回收款項(xiàng)應(yīng)及時(shí)上繳公司財(cái)務(wù)。辦公設(shè)備報(bào)廢后，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)在固定資產(chǎn)臺(tái)賬中進(jìn)行核銷(xiāo)，并更新相關(guān)記錄。七、辦公設(shè)備盤(pán)點(diǎn)1.盤(pán)點(diǎn)周期行政部門(mén)應(yīng)定期組織對(duì)辦公設(shè)備進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，每年至少進(jìn)行[X]次全面盤(pán)點(diǎn)。如遇公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)調(diào)整、人員變動(dòng)等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)盤(pán)點(diǎn)。2.盤(pán)點(diǎn)內(nèi)容辦公設(shè)備盤(pán)點(diǎn)內(nèi)容包括設(shè)備的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、使用狀態(tài)、存放地點(diǎn)等信息。盤(pán)點(diǎn)過(guò)程中，應(yīng)核對(duì)設(shè)備臺(tái)賬與實(shí)物是否相符，如有差異應(yīng)查明原因，并及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。3.盤(pán)點(diǎn)報(bào)告盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后，行政部門(mén)應(yīng)編制《辦公設(shè)備盤(pán)點(diǎn)報(bào)告》，詳細(xì)說(shuō)明盤(pán)點(diǎn)情況、存在問(wèn)題及處理建議等。盤(pán)點(diǎn)報(bào)告經(jīng)行政部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審閱。八、違規(guī)處理1.凡違反本制度規(guī)定，有下列行為之一的，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰：未經(jīng)批準(zhǔn)擅自采購(gòu)辦公設(shè)備的；擅自挪用、轉(zhuǎn)借辦公設(shè)備的；因保管不善導(dǎo)致辦公設(shè)備損壞或丟失，未按規(guī)定賠償?shù)?；擅自拆卸、改裝辦公設(shè)備，影響設(shè)備正常使用的；