自來水公司資料管理制度一、總則（一）目的為加強自來水公司資料管理，確保公司各類資料的完整性、準確性、安全性和有效利用，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于自來水公司各部門及全體員工在資料的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、銷毀等過程中的管理活動。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一原則公司資料實行集中統(tǒng)一管理，由專門的資料管理部門負責資料的整體規(guī)劃、協(xié)調和監(jiān)督，確保資料管理工作的規(guī)范化和標準化。2.分類管理原則按照資料的來源、性質、用途等進行分類，便于資料的整理、存儲和查找。3.安全保密原則嚴格遵守國家有關法律法規(guī)和公司保密制度，確保資料的安全與保密，防止資料泄露、丟失或損壞。4.方便利用原則在確保資料安全和保密的前提下，充分考慮資料的利用需求，優(yōu)化資料管理流程，提高資料的利用效率。二、資料分類與編號（一）資料分類1.行政文件類：包括公司下發(fā)的各類文件、通知、報告、會議紀要等。2.人事檔案類：員工個人基本信息、入職離職資料、考核記錄、培訓檔案等。3.工程技術類：自來水工程項目規(guī)劃、設計圖紙、施工方案、驗收報告等。4.生產運營類：水質檢測報告、供水管網運行記錄、設備維護檔案等。5.財務資料類：會計憑證、賬簿、報表、預算決算資料等。6.客戶服務類：客戶投訴記錄、用水申請資料、繳費信息等。（二）編號規(guī)則為便于資料的識別和管理，對各類資料進行編號。編號采用[部門代碼][年份][流水號]的格式。例如，行政文件類編號為XZ[2023]001，表示行政部門在2023年產生的第1份文件。具體部門代碼如下：1.行政部：XZ2.人事部：RS3.工程部：GC4.生產運營部：SC5.財務部：CW6.客戶服務部：KF三、資料收集與整理（一）收集職責1.各部門各部門負責本部門業(yè)務范圍內資料的收集工作，并指定專人負責資料的日常整理和保管。在業(yè)務活動中產生的各類資料，應及時收集、分類，確保資料的完整性和準確性。2.資料管理部門資料管理部門負責對公司各類資料收集工作進行指導和監(jiān)督，定期檢查各部門資料收集情況，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見。（二）收集要求1.及時性資料產生后，責任部門應在規(guī)定時間內將資料收集齊全，不得延誤。對于重要緊急資料，應立即收集并上報。2.完整性收集的資料應涵蓋業(yè)務活動的各個方面，包括相關文件、記錄、報表、圖表等，確保資料能夠全面反映業(yè)務真實情況。3.準確性資料內容應真實、準確，數據計算無誤，簽字蓋章齊全。對于存在疑問或不準確的資料，應及時核實更正。（三）整理要求1.分類清晰按照資料分類標準，對收集到的資料進行詳細分類，確保同類資料集中存放。2.排序規(guī)范各類資料應按照時間順序、重要程度等進行排序，便于查閱和管理。3.標識明確對每份資料應進行清晰標識，注明資料名稱、日期、編號、來源等關鍵信息。四、資料歸檔（一）歸檔期限1.定期歸檔各部門應每月定期將整理好的資料移交至資料管理部門進行歸檔。月度歸檔時間為次月的前[X]個工作日內。2.項目歸檔對于自來水工程項目，在項目結束后[X]個工作日內，由項目負責人將項目相關資料整理歸檔。（二）歸檔流程1.資料移交各部門資料整理人員填寫《資料移交清單》，詳細列出移交資料的名稱、數量、編號等信息，經部門負責人審核簽字后，將資料連同清單一并移交至資料管理部門。2.資料核對資料管理部門接收資料后，對照《資料移交清單》對資料進行逐一核對。如發(fā)現(xiàn)資料缺失、不完整或不符合要求，應及時通知移交部門進行補充或更正。3.歸檔存儲核對無誤后，資料管理部門按照資料分類和編號規(guī)則，將資料存入相應的檔案柜或電子存儲系統(tǒng)中，并更新資料管理臺賬。五、資料保管（一）保管方式1.紙質資料設立專門的檔案庫房，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設施設備，對紙質資料進行分類存放。檔案庫房應保持清潔、通風良好，溫度、濕度符合要求。2.電子資料建立電子資料存儲系統(tǒng)，采用磁盤陣列、磁帶庫等存儲設備進行數據備份，確保電子資料的安全性和完整性。同時，對電子資料進行加密處理，設置訪問權限，防止數據泄露。（二）保管期限1.永久保管涉及公司重大決策、戰(zhàn)略規(guī)劃、歷史沿革等重要資料，實行永久保管。2.定期保管其他資料根據其重要性和使用頻率，確定保管期限。保管期限分為[X]年、[X]年、[X]年等，到期后經鑒定確無保存價值的，按照規(guī)定程序進行銷毀。（三）保管檢查1.定期檢查資料管理部門應定期對資料保管情況進行檢查，每月至少進行一次庫房巡查，每季度進行一次全面清查。檢查內容包括資料的完整性、準確性、存儲環(huán)境等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.不定期抽查公司領導或相關部門可根據工作需要，不定期對資料保管情況進行抽查，確保資料保管工作規(guī)范有效。六、資料查閱（一）查閱范圍1.公司內部員工因工作需要，公司內部員工可查閱與本人工作相關的資料。查閱時需填寫《資料查閱申請表》，說明查閱目的和資料內容，經部門負責人批準后，到資料管理部門進行查閱。2.外部單位因業(yè)務往來、審計、調查等原因，外部單位需要查閱公司資料的，必須持有單位介紹信或相關證明文件，經公司分管領導批準后，由資料管理部門指定專人陪同查閱，并對查閱過程進行監(jiān)督。（二）查閱流程1.申請查閱人填寫《資料查閱申請表》，詳細注明查閱資料的名稱、編號、查閱用途等信息，提交所在部門負責人審批。2.審批部門負責人根據查閱人的工作需要，對申請進行審核。如申請理由充分，符合查閱規(guī)定，予以批準，并簽字確認。3.查閱登記查閱人持經批準的《資料查閱申請表》到資料管理部門進行查閱登記。資料管理部門工作人員按照申請表內容提供相應資料，并記錄查閱時間、查閱人、查閱資料名稱等信息。4.查閱使用查閱人應在資料管理部門指定的地點查閱資料，不得擅自將資料帶出或轉借他人。如需復印或摘抄資料，應事先征得資料管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。（三）查閱限制1.保密資料限制涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密、財務機密等保密資料，未經公司保密管理部門批準，嚴禁查閱。2.特殊資料限制對于一些重要且敏感的資料，如涉及重大項目的核心資料、尚未公開的決策文件等，查閱時應嚴格控制范圍和人數，并采取必要的保密措施。七、資料借閱（一）借閱范圍公司內部員工因工作需要，確需將資料借出使用的，可按照本制度規(guī)定辦理借閱手續(xù)。外部單位原則上不得借閱公司資料，如因特殊情況需要借閱的，必須按照公司相關規(guī)定經嚴格審批后方可借閱。（二）借閱流程1.申請借閱人填寫《資料借閱申請表》，詳細說明借閱資料的名稱、編號、借閱期限、借閱用途等信息，提交所在部門負責人審批。2.審批部門負責人對借閱申請進行審核，如認為借閱理由合理，符合借閱規(guī)定，簽署意見后報公司分管領導審批。3.借閱登記借閱人持經批準的《資料借閱申請表》到資料管理部門辦理借閱登記手續(xù)。資料管理部門工作人員按照申請表內容發(fā)放資料，并收取一定的押金（如需要），同時記錄借閱人姓名、部門、借閱資料名稱、數量、借閱期限、預計歸還日期等信息。4.資料借閱借閱人憑《資料借閱申請表》和本人有效證件領取資料，并在借閱期限內妥善保管，不得遺失、損壞或擅自轉借他人。（三）借閱期限資料借閱期限一般不超過[X]個工作日。如因特殊情況需要延長借閱期限的，借閱人應提前向資料管理部門提出申請，經批準后方可延期，但最長不得超過[X]個工作日。（四）歸還要求借閱人應在規(guī)定的借閱期限內歸還所借資料。歸還時，資料管理部門工作人員對資料進行檢查，如發(fā)現(xiàn)資料有損壞、遺失等情況，借閱人應承擔相應的賠償責任。資料歸還后，資料管理部門工作人員在《資料借閱申請表》上注明歸還日期，并退還押金（如收?。?。八、資料銷毀（一）銷毀范圍1.保管期限屆滿已到保管期限且經鑒定確無保存價值的資料，應按照規(guī)定程序進行銷毀。2.資料變更因機構改革、業(yè)務調整等原因，原相關資料不再適用或已失去效力的，應及時進行銷毀。3.資料損壞因自然災害、意外事故等原因造成損壞且無法修復的資料，經審批后可進行銷毀。（二）銷毀流程1.鑒定申請各部門對擬銷毀的資料進行初步鑒定，填寫《資料銷毀申請表》，詳細說明資料名稱、數量、編號、保管期限、銷毀原因等信息，提交資料管理部門審核。2.鑒定審核資料管理部門組織相關人員對《資料銷毀申請表》及擬銷毀資料進行審核。審核內容包括資料的真實性、準確性、完整性以及是否符合銷毀條件等。審核通過后，報公司分管領導審批。3.銷毀實施經公司分管領導批準后，資料管理部門負責組織實施資料銷毀工作。銷毀方式可采用焚燒、粉碎、電子數據擦除等確保資料無法恢復的方法。在銷毀過程中，應安排專人負責監(jiān)督，確保銷毀工作徹底、安全。4.銷毀記錄資料管理部門對資料銷毀過程進行詳細記錄，包括銷毀時間、地點、資料名稱、數量、銷毀方式、監(jiān)督人員等信息。記錄應妥善保存，以備查詢。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.資料管理部門資料管理部門負責定期對各部門資料管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內容包括資料收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.公司內部審計部門公司內部審計部門定期對資料管理工作進行審計監(jiān)督，審查資料管理制度的執(zhí)行情況、資料的真實性和完整性、資料保管的安全性等。對審計中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)問題，依法依規(guī)進行處理。（二）考核評價1.考核指標將資料管理工作納入員工績效考核體系，考核指標包括資料收集的及時性和完整性、資料整理的準確性和規(guī)范性、資料歸檔的按時率、資料保管的安全性、資料查閱和借閱的合規(guī)性等。2.考核方式考核采用定期考核與不定期檢查相結合的方式。定期考