it設(shè)備送修管理制度一、總則1.目的為了規(guī)范公司IT設(shè)備的送修管理流程，確保設(shè)備得到及時、有效的維修，保障公司業(yè)務(wù)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有IT設(shè)備，包括但不限于電腦、服務(wù)器、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等。3.職責(zé)分工使用部門：負(fù)責(zé)本部門IT設(shè)備的日常使用和保管，發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障時及時提交送修申請，并配合維修人員進(jìn)行故障排查和維修。信息部門：負(fù)責(zé)IT設(shè)備送修的審核、協(xié)調(diào)維修供應(yīng)商、跟蹤維修進(jìn)度、驗(yàn)收維修結(jié)果等工作。財務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核IT設(shè)備維修費(fèi)用的報銷，確保費(fèi)用支出的合理性和合規(guī)性。二、送修申請1.故障報告使用部門在發(fā)現(xiàn)IT設(shè)備出現(xiàn)故障后，應(yīng)及時填寫《IT設(shè)備故障報告表》，詳細(xì)描述故障現(xiàn)象、出現(xiàn)時間、影響范圍等信息。2.送修申請?zhí)峤皇褂貌块T負(fù)責(zé)人對《IT設(shè)備故障報告表》進(jìn)行審核后，將其提交至信息部門。送修申請應(yīng)在故障發(fā)生后的[X]個工作日內(nèi)提交，特殊情況除外。3.緊急故障處理對于影響公司正常業(yè)務(wù)開展的緊急故障，使用部門可先電話通知信息部門，信息部門應(yīng)立即啟動緊急維修流程，并在故障解決后[X]個工作日內(nèi)補(bǔ)辦送修申請手續(xù)。三、送修審核1.初步審核信息部門收到送修申請后，應(yīng)安排專人對申請進(jìn)行初步審核，判斷故障是否屬于保修范圍、是否需要送外維修等。2.技術(shù)評估對于復(fù)雜故障或需要專業(yè)技術(shù)判斷的情況，信息部門應(yīng)組織相關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行技術(shù)評估，確定維修方案和維修費(fèi)用預(yù)算。3.審批流程送修申請經(jīng)初步審核和技術(shù)評估后，按照以下審批流程進(jìn)行審批：一般故障：由信息部門負(fù)責(zé)人審批。重大故障：由信息部門負(fù)責(zé)人審核后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。涉及金額較大的維修：由信息部門負(fù)責(zé)人審核后，報公司總經(jīng)理審批。四、維修供應(yīng)商選擇1.供應(yīng)商庫建立信息部門應(yīng)建立IT設(shè)備維修供應(yīng)商庫，對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、維修能力、價格等進(jìn)行評估和篩選，確保入圍供應(yīng)商具備良好的服務(wù)質(zhì)量和維修水平。2.供應(yīng)商選擇原則優(yōu)先選擇：優(yōu)先選擇入圍供應(yīng)商庫中的供應(yīng)商進(jìn)行維修。綜合評估：在選擇供應(yīng)商時，應(yīng)綜合考慮供應(yīng)商的報價、維修周期、服務(wù)質(zhì)量等因素，選擇最優(yōu)方案。定期評估：信息部門應(yīng)定期對維修供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行評估，對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，及時從供應(yīng)商庫中剔除。3.緊急情況下的供應(yīng)商選擇在緊急情況下，如無法從入圍供應(yīng)商庫中選擇合適的供應(yīng)商時，信息部門可臨時選擇其他具備維修能力的供應(yīng)商進(jìn)行維修，但應(yīng)在維修完成后[X]個工作日內(nèi)對該供應(yīng)商進(jìn)行評估，如符合要求，可將其納入供應(yīng)商庫。五、送修安排1.維修預(yù)約信息部門根據(jù)審批通過的送修申請，與選定的維修供應(yīng)商聯(lián)系，預(yù)約維修時間和地點(diǎn)。維修供應(yīng)商應(yīng)在接到預(yù)約后的[X]個工作日內(nèi)安排維修人員上門取件或送修設(shè)備。2.設(shè)備交接維修人員上門取件或送修設(shè)備時，使用部門應(yīng)與維修人員進(jìn)行設(shè)備交接，填寫《IT設(shè)備送修交接清單》，詳細(xì)記錄設(shè)備的型號、數(shù)量、故障現(xiàn)象、送修時間等信息。3.送修途中的設(shè)備保護(hù)維修供應(yīng)商在送修設(shè)備途中，應(yīng)采取必要的保護(hù)措施，確保設(shè)備安全運(yùn)輸，避免設(shè)備受到損壞。如因運(yùn)輸不當(dāng)導(dǎo)致設(shè)備損壞，維修供應(yīng)商應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。六、維修過程跟蹤1.維修進(jìn)度跟蹤信息部門應(yīng)建立IT設(shè)備維修進(jìn)度跟蹤臺賬，定期與維修供應(yīng)商溝通，了解設(shè)備維修進(jìn)度，及時掌握維修過程中的問題和困難。2.維修問題反饋維修供應(yīng)商在維修過程中如發(fā)現(xiàn)新的問題或需要增加維修費(fèi)用，應(yīng)及時與信息部門溝通，經(jīng)信息部門同意后方可進(jìn)行處理。3.維修期限要求維修供應(yīng)商應(yīng)在與信息部門約定的維修期限內(nèi)完成設(shè)備維修，如因特殊原因無法按時完成，應(yīng)提前向信息部門說明情況，并協(xié)商延長維修期限。七、維修驗(yàn)收1.驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備維修完成后，維修供應(yīng)商應(yīng)按照以下驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行自檢：故障排除：設(shè)備原故障已完全排除，各項(xiàng)功能正常。性能測試：設(shè)備性能指標(biāo)符合原廠標(biāo)準(zhǔn)或合同約定。外觀檢查：設(shè)備外觀無明顯損壞、劃痕等。2.驗(yàn)收流程維修供應(yīng)商自檢：維修供應(yīng)商完成維修后，應(yīng)首先進(jìn)行自檢，自檢合格后填寫《IT設(shè)備維修驗(yàn)收報告》，并通知信息部門進(jìn)行驗(yàn)收。信息部門驗(yàn)收：信息部門收到維修供應(yīng)商的驗(yàn)收通知后，應(yīng)安排專人對設(shè)備進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，在《IT設(shè)備維修驗(yàn)收報告》上簽字確認(rèn)；驗(yàn)收不合格的，應(yīng)要求維修供應(yīng)商重新維修，直至驗(yàn)收合格為止。3.驗(yàn)收記錄信息部門應(yīng)將設(shè)備維修驗(yàn)收情況記錄在《IT設(shè)備維修檔案》中，作為設(shè)備維修歷史資料保存。八、維修費(fèi)用結(jié)算1.費(fèi)用結(jié)算依據(jù)維修費(fèi)用結(jié)算以《IT設(shè)備維修驗(yàn)收報告》和維修發(fā)票為依據(jù)。維修發(fā)票應(yīng)注明設(shè)備型號、維修項(xiàng)目、維修費(fèi)用等信息，且與《IT設(shè)備維修驗(yàn)收報告》內(nèi)容一致。2.費(fèi)用報銷流程使用部門填寫報銷申請：使用部門在設(shè)備維修驗(yàn)收合格后，填寫《IT設(shè)備維修費(fèi)用報銷申請表》，并附上《IT設(shè)備維修驗(yàn)收報告》和維修發(fā)票。信息部門審核：信息部門對《IT設(shè)備維修費(fèi)用報銷申請表》進(jìn)行審核，確認(rèn)維修費(fèi)用的合理性和合規(guī)性。財務(wù)部門審批：財務(wù)部門對《IT設(shè)備維修費(fèi)用報銷申請表》進(jìn)行審批，審核通過后予以報銷。3.費(fèi)用支付方式維修費(fèi)用支付方式按照公司財務(wù)制度執(zhí)行，原則上采用銀行轉(zhuǎn)賬方式支付給維修供應(yīng)商。九、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.數(shù)據(jù)備份要求在送修IT設(shè)備前，使用部門應(yīng)確保對設(shè)備中的重要數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并妥善保管。2.數(shù)據(jù)恢復(fù)測試設(shè)備維修完成后，信息部門應(yīng)協(xié)助使用部門進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)測試，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。如發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失或損壞，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行恢復(fù)。3.數(shù)據(jù)安全保障在數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的數(shù)據(jù)安全管理制度，確保數(shù)據(jù)不被泄露、篡改或丟失。十、設(shè)備返還1.返還交接設(shè)備維修驗(yàn)收合格后，維修供應(yīng)商應(yīng)及時將設(shè)備返還給使用部門。使用部門在接收設(shè)備時，應(yīng)與維修供應(yīng)商進(jìn)行返還交接，核對設(shè)備的型號、數(shù)量、外觀等信息，確保設(shè)備與送修時一致。2.返還記錄使用部門應(yīng)在《IT設(shè)備送修交接清單》上簽字確認(rèn)設(shè)備已返還，并將返還情況記錄在《IT設(shè)備維修檔案》中。十一、維修檔案管理1.檔案建立信息部門應(yīng)建立IT設(shè)備維修檔案，對每臺設(shè)備的送修申請、維修過程、驗(yàn)收結(jié)果、維修費(fèi)用等信息進(jìn)行詳細(xì)記錄。維修檔案應(yīng)采用電子文檔和紙質(zhì)文檔相結(jié)合的方式進(jìn)行保存，保存期限為[X]年。2.檔案內(nèi)容IT設(shè)備維修檔案應(yīng)包括以下內(nèi)容：《IT設(shè)備故障報告表》《IT設(shè)備送修申請審批表》《IT設(shè)備送修交接清單》《IT設(shè)備維修驗(yàn)收報告》《IT設(shè)備維修費(fèi)用報銷申請表》及相關(guān)發(fā)票維修過程中的其他相關(guān)資料3.檔案查詢與借閱公司內(nèi)部人員因工作需要查詢或借閱IT設(shè)備維修檔案時，應(yīng)填寫《IT設(shè)備維修檔案查詢/借閱申請表》，經(jīng)信息部門負(fù)責(zé)人審批后，方可進(jìn)行查詢或借閱。查詢或借閱人員應(yīng)