交通公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)交通公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于交通公司總部及所屬各部門、各分支機(jī)構(gòu)的檔案管理工作。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指交通公司在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的對(duì)公司具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：全面收集公司在各個(gè)方面形成的檔案，保證檔案內(nèi)容的完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。5.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立綜合管理部作為檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司檔案的統(tǒng)籌管理工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.建立健全檔案管理制度，制定檔案管理流程和操作規(guī)范。3.對(duì)檔案進(jìn)行安全保管，定期檢查檔案保管狀況，確保檔案安全。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱登記和催還工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度。5.開展檔案信息化建設(shè)，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。6.對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案管理培訓(xùn)。7.參與檔案的鑒定、銷毀工作，提出檔案鑒定和銷毀意見。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和移交工作，確保檔案的齊全、完整。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的日常工作，接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，按照規(guī)定的時(shí)間和要求向檔案管理部門移交檔案。4.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類：公司各類文件、通知、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)章制度等。2.人事管理類：員工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、考核評(píng)價(jià)、薪酬福利、勞動(dòng)合同等。3.財(cái)務(wù)管理類：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)預(yù)算、決算等。4.業(yè)務(wù)經(jīng)營類：市場調(diào)研報(bào)告、客戶資料、業(yè)務(wù)合同、招投標(biāo)文件、運(yùn)輸記錄、安全檢查報(bào)告等。5.工程建設(shè)類：項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)圖紙、施工方案、工程合同、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。6.設(shè)備管理類：設(shè)備臺(tái)賬、采購合同、維修記錄、保養(yǎng)記錄、報(bào)廢清單等。7.其他類：公司榮譽(yù)證書、宣傳資料、照片、音像資料等具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地收集。2.檔案形成部門應(yīng)在文件材料形成后及時(shí)整理，按照檔案管理要求進(jìn)行分類、裝訂，并定期移交檔案管理部門。3.對(duì)于重要文件、合同等，應(yīng)一式多份，分別保存于不同部門，以確保檔案的安全性和可查閱性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般分為行政管理、人事管理、財(cái)務(wù)管理、業(yè)務(wù)經(jīng)營、工程建設(shè)、設(shè)備管理等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，以便于查閱和檢索。4.裝訂：對(duì)紙張較小、較薄的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行裝訂，使其整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.對(duì)重要檔案應(yīng)采取備份保管措施，如存儲(chǔ)電子檔案、制作復(fù)印件等，以防檔案原件損壞或丟失。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無誤。（三）安全管理1.嚴(yán)格執(zhí)行檔案庫房安全管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫房。2.加強(qiáng)檔案庫房的防火、防潮、防蟲、防盜等安全防范措施，配備必要的消防器材、除濕設(shè)備、防蟲藥品等。3.對(duì)電子檔案應(yīng)采取安全的存儲(chǔ)和備份措施，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)電子檔案的保密管理，防止信息泄露。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)，提供必要的協(xié)助，確保查閱工作順利進(jìn)行。查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記簿上登記查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。4.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損或抽取、撤換檔案材料。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、檔案名稱、編號(hào)、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.檔案借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)查明原因，并要求借閱人員作出說明。（三）特殊情況查閱與借閱1.外單位人員因工作需要查閱或借閱公司檔案，應(yīng)持單位介紹信或相關(guān)證明材料，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照公司有關(guān)規(guī)定辦理查閱或借閱手續(xù)。2.涉及公司機(jī)密的檔案，查閱或借閱時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度執(zhí)行，經(jīng)公司保密委員會(huì)批準(zhǔn)，并采取必要的保密措施。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。2.價(jià)值鑒定原則：根據(jù)檔案對(duì)公司的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和歷史研究價(jià)值，確定檔案的存毀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（三）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案分為[X]年、[X]年、[X]年三種。凡是在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，可列為定期保管。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，提出銷毀意見，編制《檔案銷毀清冊(cè)》。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀后，應(yīng)將《檔案銷毀清冊(cè)》永久保存，以備查考。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)字化處理1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整，符合檔案管理要求。2.對(duì)掃描后的電子檔案進(jìn)行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、目錄錄入等工作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。（三）系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速錄入，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、檔案編號(hào)、日期等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.借閱管理：實(shí)現(xiàn)檔案借閱的在線申請(qǐng)、審批、登記和催還等功能，提高借閱管理效率。4.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全和保密。5.統(tǒng)計(jì)分析：對(duì)檔案的數(shù)量、類別、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。（四）數(shù)據(jù)安全與備份1.加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取防火墻、加密技術(shù)等措施，防止數(shù)據(jù)泄露和被篡改。2.定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放，以確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。八、獎(jiǎng)勵(lì)與處罰（一）獎(jiǎng)勵(lì)1.對(duì)在檔案管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人，公司將給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.獎(jiǎng)勵(lì)方式包括榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)金、晉升等。（二）處罰1.對(duì)違反檔案管理制度，造成檔案丟