it公司文檔管理制度一、總則（一）目的為加強IT公司文檔管理，確保公司各類文檔的規(guī)范生成、妥善保管、有效利用和安全保密，提高公司運營效率和管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于IT公司全體員工，包括但不限于軟件開發(fā)人員、測試人員、項目經(jīng)理、行政人員等，以及與公司有業(yè)務往來的合作伙伴和外部機構(gòu)。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：公司文檔管理工作由行政部門統(tǒng)一負責，實行集中管理，確保文檔的完整性、準確性和一致性。2.分級分類原則：根據(jù)文檔的重要性、使用頻率和保密級別進行分級分類管理，便于查找、使用和保護。3.及時歸檔原則：各類文檔應在形成或完成后及時歸檔，確保文檔的時效性和完整性。4.安全保密原則：嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度，確保文檔的安全保密，防止文檔泄露、丟失和損壞。二、文檔分類與編號（一）文檔分類1.行政文檔：包括公司規(guī)章制度、會議紀要、工作計劃與總結(jié)、行政公文、證照文件等。2.人事文檔：包括員工檔案、招聘資料、培訓記錄、績效考核文件、薪酬福利文件等。3.財務文檔：包括財務報表、預算文件、成本核算資料、審計報告等。4.業(yè)務文檔：項目文檔：包括項目計劃、需求文檔、設計文檔、測試報告、項目總結(jié)等。技術(shù)文檔：包括技術(shù)方案、技術(shù)手冊、代碼文檔、技術(shù)研究報告等。市場文檔：包括市場調(diào)研報告、營銷策劃方案、宣傳資料等。5.其他文檔：包括客戶資料、合作伙伴協(xié)議、合同文件、行業(yè)資料等。（二）文檔編號1.編號規(guī)則：文檔編號采用“分類代碼+年份+順序號”的格式，其中分類代碼按照上述文檔分類進行設定。行政文檔：XZ+年份+順序號人事文檔：RS+年份+順序號財務文檔：CW+年份+順序號業(yè)務文檔：項目文檔：XM+年份+順序號技術(shù)文檔：JS+年份+順序號市場文檔：SC+年份+順序號其他文檔：QT+年份+順序號2.示例：如2023年第5號行政文檔，編號為XZ202305；2023年第10號項目文檔，編號為XM202310。三、文檔生成與審批（一）文檔生成1.各部門和員工應根據(jù)工作需要及時生成各類文檔，確保文檔內(nèi)容真實、準確、完整。2.文檔生成應遵循公司統(tǒng)一的格式規(guī)范和模板要求，如無統(tǒng)一模板，應保持格式的一致性和規(guī)范性。3.對于重要文檔，應進行多次審核和修改，確保文檔質(zhì)量。（二）文檔審批1.一般文檔由部門負責人審核批準后歸檔。2.重要文檔，如涉及公司戰(zhàn)略、重大決策、合同協(xié)議等，需經(jīng)公司高層領導審批后歸檔。3.文檔審批流程應明確審批環(huán)節(jié)、審批人員和審批時間要求，確保審批工作的高效進行。四、文檔歸檔與保管（一）歸檔要求1.文檔形成部門應在文檔完成后及時整理、分類，按照編號規(guī)則進行編號，并提交至行政部門歸檔。2.歸檔文檔應確保字跡清晰、圖表準確、簽字蓋章齊全，如有電子文檔，應同時提交紙質(zhì)文檔和電子版本，并確保兩者內(nèi)容一致。3.行政部門應定期對歸檔文檔進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時通知相關(guān)部門進行整改。（二）保管方式1.紙質(zhì)文檔：采用紙質(zhì)檔案盒或文件夾進行分類存放，存放地點應保持干燥、通風、防火、防潮、防蟲。2.電子文檔：存儲在公司服務器的指定文件夾中，并定期進行備份。備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的物理位置，如外部硬盤、磁帶等，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.特殊文檔：對于涉及公司機密的文檔，應按照公司保密制度進行單獨保管，采取加密存儲、限制訪問權(quán)限等措施，確保文檔安全。（三）保管期限1.行政文檔：長期保管，其中涉及公司重要歷史資料和法律法規(guī)要求永久保存的文檔，應永久保管。2.人事文檔：員工離職后，其檔案應繼續(xù)保管一定期限，具體期限按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。3.財務文檔：按照國家財務法規(guī)要求進行保管，一般為10年或15年。4.業(yè)務文檔：項目文檔：自項目結(jié)束后保管一定期限，一般為5年至10年，具體期限根據(jù)項目性質(zhì)和重要程度確定。技術(shù)文檔：長期保管，以便于技術(shù)人員查閱和參考。市場文檔：根據(jù)業(yè)務需要確定保管期限，一般為3年至5年。5.其他文檔：根據(jù)文檔性質(zhì)和公司實際情況確定保管期限。五、文檔查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱文檔，應填寫《文檔查閱申請表》，經(jīng)部門負責人批準后，到行政部門查閱。2.涉及公司機密的文檔，查閱人員應簽署保密協(xié)議，并經(jīng)公司保密管理部門批準后，方可查閱。3.公司高層領導有權(quán)查閱公司各類文檔。（二）查閱流程1.查閱人員填寫《文檔查閱申請表》，注明查閱文檔的名稱、編號、查閱目的和查閱時間等信息。2.部門負責人對申請表進行審核，簽署意見后提交至行政部門。3.行政部門根據(jù)申請表提供的信息，查找相應文檔，供查閱人員查閱。查閱人員應在指定地點查閱文檔，不得擅自將文檔帶出。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應在《文檔查閱登記表》上簽字確認，行政部門負責將文檔歸還原位。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱文檔，應填寫《文檔借閱申請表》，經(jīng)部門負責人批準后，到行政部門辦理借閱手續(xù)。2.涉及公司機密的文檔，借閱人員應簽署保密協(xié)議，并經(jīng)公司保密管理部門批準后，方可借閱。3.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱流程1.借閱人員填寫《文檔借閱申請表》，注明借閱文檔的名稱、編號、借閱目的和借閱時間等信息。2.部門負責人對申請表進行審核，簽署意見后提交至行政部門。3.行政部門根據(jù)申請表提供的信息，查找相應文檔，辦理借閱手續(xù)。借閱人員應在借閱期限內(nèi)歸還文檔，如需續(xù)借，應提前向行政部門提出申請。4.借閱人員應妥善保管借閱的文檔，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復印、摘抄、傳播文檔內(nèi)容。如文檔出現(xiàn)損壞、丟失等情況，借閱人員應承擔相應責任。六、文檔變更與廢止（一）文檔變更1.當文檔內(nèi)容需要修改、補充或更新時，文檔形成部門應填寫《文檔變更申請表》，說明變更原因、變更內(nèi)容和變更時間等信息。2.《文檔變更申請表》經(jīng)部門負責人審核、公司相關(guān)領導批準后，由行政部門負責組織實施變更。3.變更后的文檔應重新編號，并按照歸檔要求進行歸檔。同時，行政部門應及時通知相關(guān)部門和人員，確保他們使用的是最新版本的文檔。（二）文檔廢止1.當文檔不再具有使用價值或已被新的文檔替代時，文檔形成部門應填寫《文檔廢止申請表》，說明廢止原因和廢止時間等信息。2.《文檔廢止申請表》經(jīng)部門負責人審核、公司相關(guān)領導批準后，由行政部門負責組織廢止工作。3.廢止的文檔應進行標識，并單獨存放一定期限，以便于追溯和查詢。到期后，由行政部門按照公司規(guī)定進行銷毀處理。七、文檔安全與保密（一）安全管理1.加強文檔存儲環(huán)境的安全管理，確保紙質(zhì)文檔和電子文檔的安全。定期對文檔存儲設備進行檢查和維護，防止設備故障導致文檔丟失或損壞。2.建立文檔備份制度，定期對重要文檔進行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在不同的物理位置。同時，定期對備份數(shù)據(jù)進行恢復測試，確保備份數(shù)據(jù)的可用性。3.加強對文檔查閱和借閱過程的管理，嚴格執(zhí)行查閱和借閱審批制度，防止文檔被不當使用或泄露。（二）保密管理1.嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度，對涉及公司機密的文檔進行嚴格保密。2.對接觸公司機密文檔的人員進行保密培訓，簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務。3.在文檔的生成、存儲、傳輸、使用和銷毀等環(huán)節(jié)，采取必要的保密措施，如加密存儲、限制訪問權(quán)限、專人傳遞等，防止文檔泄露。八、文檔銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無留存價值的文檔。2.經(jīng)公司相關(guān)領導批準廢止的文檔。3.因其他原因需要銷毀的文檔。（二）銷毀方式1.對于紙質(zhì)文檔，采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、銷毀地點、銷毀文檔名稱和數(shù)量等信息。2.對于電子文檔，采用格式化、刪除等方式進行銷毀，并確保數(shù)據(jù)無法恢復。同時，應對存儲介質(zhì)進行物理銷毀，如砸碎硬盤、消磁磁帶等。（三）銷毀審批文檔銷毀前，應填寫《文檔銷毀申請表》，經(jīng)部門負責人審核、公司相關(guān)領導批準后，由行政部門組織實施銷毀工作。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部門定期對公司文檔管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括文檔的生成、歸檔、保管、查閱、借閱、變更、廢止和銷毀等環(huán)節(jié)。2.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，行政部門應及時通知相關(guān)部門進行整改，并跟蹤整改情況，確保問題得到徹底解決。（二）考核評價1.將文檔管理工作納入員工績效考核體系，對在文檔管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的