企業(yè)接待公司管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司接待工作，樹立公司良好形象，加強(qiáng)與來(lái)訪客人的溝通與合作，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門因業(yè)務(wù)往來(lái)、商務(wù)洽談、參觀考察等活動(dòng)所涉及的接待工作。（三）基本原則1.熱情周到原則：以熱情、禮貌的態(tài)度對(duì)待來(lái)訪客人，提供周到細(xì)致的服務(wù)，讓客人感受到公司的友好與尊重。2.對(duì)口接待原則：根據(jù)客人的來(lái)訪目的和業(yè)務(wù)性質(zhì)，由對(duì)口部門負(fù)責(zé)接待工作，確保接待工作的專業(yè)性和針對(duì)性。3.勤儉節(jié)約原則：在接待過(guò)程中，合理安排經(jīng)費(fèi)，注重節(jié)約，反對(duì)鋪張浪費(fèi)，以最小的成本取得最佳的接待效果。4.安全保密原則：確?？腿说娜松戆踩托畔踩?，嚴(yán)格遵守公司的保密制度，不泄露公司機(jī)密信息。二、接待準(zhǔn)備（一）接待申請(qǐng)1.各部門如需安排接待活動(dòng)，應(yīng)提前填寫《接待申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明來(lái)訪客人的基本信息（包括姓名、單位、職務(wù)、人數(shù)等）、來(lái)訪目的、預(yù)計(jì)到訪時(shí)間、預(yù)計(jì)停留天數(shù)、接待要求等內(nèi)容。2.《接待申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交至行政部審核。行政部根據(jù)接待申請(qǐng)的內(nèi)容，綜合考慮公司的工作安排和接待能力，提出審核意見，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）接待方案制定1.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意的接待申請(qǐng)，由行政部牽頭，會(huì)同對(duì)口接待部門共同制定接待方案。接待方案應(yīng)包括以下內(nèi)容：接待日程安排：明確客人在公司期間的各項(xiàng)活動(dòng)安排，包括參觀考察、會(huì)議洽談、用餐、住宿等具體時(shí)間和地點(diǎn)。接待人員安排：確定陪同人員名單，明確各陪同人員的職責(zé)分工，確保接待工作的順利進(jìn)行。接待費(fèi)用預(yù)算：根據(jù)接待方案，詳細(xì)列出各項(xiàng)接待費(fèi)用的預(yù)算，包括餐飲、住宿、交通、禮品等費(fèi)用，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。其他事項(xiàng)：如特殊接待要求、安全保障措施等。2.接待方案經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由行政部負(fù)責(zé)組織實(shí)施。（三）接待資料準(zhǔn)備1.對(duì)口接待部門應(yīng)根據(jù)接待方案和客人的來(lái)訪目的，準(zhǔn)備相關(guān)的業(yè)務(wù)資料，如公司簡(jiǎn)介、產(chǎn)品資料、項(xiàng)目介紹等，以便在接待過(guò)程中向客人進(jìn)行介紹和展示。2.行政部負(fù)責(zé)準(zhǔn)備公司的宣傳資料、會(huì)議室布置、車輛安排等相關(guān)事宜，確保接待工作的順利進(jìn)行。（四）接待場(chǎng)地布置1.根據(jù)接待活動(dòng)的規(guī)模和性質(zhì)，合理安排接待場(chǎng)地。接待場(chǎng)地應(yīng)保持整潔、舒適、美觀，并根據(jù)需要擺放鮮花、水果、飲料等物品。2.在會(huì)議室、接待室等場(chǎng)所，應(yīng)提前準(zhǔn)備好投影儀、音響設(shè)備、麥克風(fēng)等會(huì)議設(shè)備，確保設(shè)備正常運(yùn)行，滿足接待活動(dòng)的需要。（五）接待人員培訓(xùn)1.行政部應(yīng)組織對(duì)接待人員進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括公司基本情況、接待禮儀、溝通技巧、安全保密知識(shí)等，提高接待人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和服務(wù)水平。2.接待人員應(yīng)熟悉接待方案和接待流程，掌握相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)和技能，確保接待工作的質(zhì)量和效果。三、接待流程（一）迎接客人1.根據(jù)客人的到訪時(shí)間，安排專人提前到達(dá)機(jī)場(chǎng)、車站、碼頭等交通樞紐迎接客人。迎接人員應(yīng)手持公司標(biāo)識(shí)牌，以便客人識(shí)別。2.迎接人員在見到客人后，應(yīng)主動(dòng)上前打招呼，自我介紹，并幫助客人提取行李，引導(dǎo)客人上車。在前往公司的途中，迎接人員應(yīng)與客人進(jìn)行友好的交流，介紹公司的基本情況和接待安排，讓客人感受到公司的熱情和周到。（二）入住安排1.如客人需要住宿，接待人員應(yīng)提前為客人預(yù)訂好酒店，并根據(jù)客人的身份和需求，安排合適的房間。2.客人到達(dá)酒店后，接待人員應(yīng)協(xié)助客人辦理入住手續(xù)，并將客人送至房間。在客人入住期間，接待人員應(yīng)保持與客人的聯(lián)系，及時(shí)了解客人的需求和意見，為客人提供必要的幫助和服務(wù)。（三）會(huì)議洽談1.根據(jù)接待方案的安排，組織客人參加會(huì)議或洽談活動(dòng)。會(huì)議或洽談活動(dòng)應(yīng)提前安排好場(chǎng)地、設(shè)備、資料等，并確保會(huì)議或洽談活動(dòng)的順利進(jìn)行。2.在會(huì)議或洽談活動(dòng)過(guò)程中，接待人員應(yīng)做好會(huì)議記錄，及時(shí)傳達(dá)客人的意見和要求，并協(xié)調(diào)相關(guān)部門解決客人提出的問(wèn)題。（四）參觀考察1.根據(jù)客人的來(lái)訪目的和需求，安排客人參觀公司的生產(chǎn)車間、研發(fā)中心、產(chǎn)品展示廳等場(chǎng)所。參觀過(guò)程中，接待人員應(yīng)向客人介紹公司的發(fā)展歷程、企業(yè)文化、產(chǎn)品特點(diǎn)、生產(chǎn)工藝等情況，讓客人對(duì)公司有更深入的了解。2.參觀結(jié)束后，接待人員應(yīng)與客人進(jìn)行交流，聽取客人的意見和建議，并及時(shí)反饋給相關(guān)部門。（五）用餐安排1.根據(jù)接待標(biāo)準(zhǔn)和客人的口味偏好，合理安排用餐地點(diǎn)和菜品。用餐過(guò)程中，接待人員應(yīng)注意引導(dǎo)客人文明用餐，避免浪費(fèi)。2.在宴請(qǐng)客人時(shí)，應(yīng)提前安排好座次，并注意禮儀規(guī)范。宴請(qǐng)結(jié)束后，接待人員應(yīng)與客人進(jìn)行交流，感謝客人的來(lái)訪，并表達(dá)公司的合作意愿。（六）送客安排1.根據(jù)客人的返程時(shí)間，安排專人提前到達(dá)酒店或公司，為客人辦理退房手續(xù)或送行。送行人員應(yīng)與客人進(jìn)行友好的交流，感謝客人的來(lái)訪，并歡迎客人再次光臨。2.客人離開后，送行人員應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)客人的返程情況，并將客人的意見和建議反饋給相關(guān)部門。四、接待費(fèi)用管理（一）費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)1.公司根據(jù)接待活動(dòng)的性質(zhì)和規(guī)模，制定相應(yīng)的接待費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)。接待費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括餐飲、住宿、交通、禮品等方面的費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。2.在接待過(guò)程中，接待人員應(yīng)嚴(yán)格按照接待費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，不得擅自提高或降低標(biāo)準(zhǔn)。（二）費(fèi)用報(bào)銷1.接待活動(dòng)結(jié)束后，接待人員應(yīng)及時(shí)整理接待費(fèi)用的相關(guān)票據(jù)，并填寫《接待費(fèi)用報(bào)銷單》。《接待費(fèi)用報(bào)銷單》應(yīng)詳細(xì)注明接待活動(dòng)的時(shí)間、地點(diǎn)、來(lái)訪客人的基本信息、接待費(fèi)用的明細(xì)等內(nèi)容。2.《接待費(fèi)用報(bào)銷單》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交至行政部審核。行政部根據(jù)接待申請(qǐng)和接待方案，對(duì)報(bào)銷票據(jù)的真實(shí)性、合法性、合理性進(jìn)行審核，并簽署審核意見。3.審核通過(guò)后的《接待費(fèi)用報(bào)銷單》報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由財(cái)務(wù)部按照公司的財(cái)務(wù)制度進(jìn)行報(bào)銷。（三）費(fèi)用控制1.行政部應(yīng)定期對(duì)公司的接待費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決接待費(fèi)用管理中存在的問(wèn)題。2.各部門應(yīng)嚴(yán)格控制接待費(fèi)用的支出，避免不必要的浪費(fèi)。如因特殊情況需要超出接待費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)的，應(yīng)提前報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。五、接待禮儀規(guī)范（一）儀表儀態(tài)1.接待人員應(yīng)保持良好的儀表儀態(tài)，穿著整潔得體，舉止大方端莊。男士應(yīng)著正裝，女士應(yīng)著職業(yè)裝或淡妝。2.在接待過(guò)程中，接待人員應(yīng)保持微笑，眼神專注，語(yǔ)言文明，態(tài)度熱情，展現(xiàn)公司的良好形象。（二）見面禮儀1.接待人員在見到客人時(shí)，應(yīng)主動(dòng)上前打招呼，自我介紹，并與客人握手。握手時(shí)應(yīng)注意力度適中，時(shí)間不宜過(guò)長(zhǎng)。2.如客人較多，接待人員應(yīng)按照一定的順序與客人握手，并使用禮貌用語(yǔ)，如“您好”、“歡迎光臨”等。（三）引導(dǎo)禮儀1.在引導(dǎo)客人時(shí)，接待人員應(yīng)走在客人的左前方，距離客人約一步左右，用手勢(shì)示意客人前行的方向。2.上下樓梯時(shí)，接待人員應(yīng)讓客人走在前面，并提醒客人注意安全。進(jìn)入電梯時(shí)，接待人員應(yīng)先進(jìn)入電梯，按下樓層按鈕，然后請(qǐng)客人進(jìn)入電梯。到達(dá)樓層后，接待人員應(yīng)先走出電梯，再次用手勢(shì)示意客人前行的方向。（四）介紹禮儀1.在介紹他人時(shí)，接待人員應(yīng)遵循“尊者優(yōu)先了解情況”的原則，先將客人介紹給公司領(lǐng)導(dǎo)或同事，再將公司領(lǐng)導(dǎo)或同事介紹給客人。2.介紹時(shí)應(yīng)使用禮貌用語(yǔ)，如“這是我們公司的[領(lǐng)導(dǎo)姓名或同事姓名]”，并簡(jiǎn)要介紹被介紹人的職務(wù)或職責(zé)。（五）會(huì)議禮儀1.在會(huì)議過(guò)程中，接待人員應(yīng)提前到達(dá)會(huì)議室，做好會(huì)議準(zhǔn)備工作，如擺放資料、調(diào)試設(shè)備等。2.客人進(jìn)入會(huì)議室時(shí)，接待人員應(yīng)起身相迎，并引導(dǎo)客人就座。會(huì)議期間，接待人員應(yīng)保持安靜，避免干擾會(huì)議的進(jìn)行。如有需要為客人提供服務(wù)，應(yīng)在會(huì)議間隙進(jìn)行。3.會(huì)議結(jié)束后，接待人員應(yīng)引導(dǎo)客人離開會(huì)議室，并感謝客人的參與。（六）用餐禮儀1.在宴請(qǐng)客人時(shí)，接待人員應(yīng)提前安排好座次，并引導(dǎo)客人就座。座次安排應(yīng)遵循“主陪在面對(duì)門的位置，副陪在主陪的對(duì)面，主賓在主陪的右手邊，副賓在主陪的左手邊”的原則。2.用餐過(guò)程中，接待人員應(yīng)注意禮儀規(guī)范，如使用公筷公勺、避免大聲喧嘩、不隨意離席等。如需為客人敬酒，應(yīng)注意敬酒的順序和方式，表達(dá)真誠(chéng)的敬意。3.宴請(qǐng)結(jié)束后，接待人員應(yīng)引導(dǎo)客人離開餐廳，并感謝客人的光臨。六、安全保障與保密措施（一）安全保障1.接待人員應(yīng)確?？腿说娜松戆踩诮哟^(guò)程中注意觀察客人的身體狀況，如有不適及時(shí)提供幫助。2.對(duì)于重要客人或大型接待活動(dòng)，應(yīng)提前制定安全保障預(yù)案，安排專人負(fù)責(zé)安全保衛(wèi)工作，確保客人的安全。3.在參觀考察等活動(dòng)中，接待人員應(yīng)向客人介紹公司的安全注意事項(xiàng)，提醒客人注意安全。（二）保密措施1.接待人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，不泄露公司的機(jī)密信息。在接待過(guò)程中，如涉及公司機(jī)密信息，應(yīng)提前向客人說(shuō)明保密要求，并采取相應(yīng)的保密措施。2.對(duì)于客人提供的機(jī)密信息，接待人員應(yīng)妥善保管，不得擅自傳播或使用。如需使用客人提供的機(jī)密信息，應(yīng)提前征得客人的同意。3.在接待活動(dòng)結(jié)束后，接待人員應(yīng)及時(shí)清理接待過(guò)程中涉及的機(jī)密文件和資料，確保不泄露公司機(jī)密信息。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部負(fù)責(zé)對(duì)公司的接待工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括接待方案的執(zhí)行情況、接待禮儀規(guī)范的遵守情況、接待費(fèi)用的控制情況等。2.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，行政部應(yīng)及時(shí)向相關(guān)部門和人員提出整改意見，并跟蹤整改情況，